Svaki dan moramo donositi stotine odluka, a što je viši položaj, to više odluka moramo donijeti. Kako odvojiti važno od nevažnog? Jedna jednostavna, ali produktivna metoda je Ajzenhauerov kvadrat, poznat i kao Ajzenhauerova matrica. Ovaj sistem, sa , odlično radi i za dnevno i za dugoročno planiranje. U nastavku ćete saznati o autoru ove tehnike (bio je izvanredna osoba), kao i o karakteristikama korištenja same tehnike "Eisenhower Square".

Dwight Eisenhower živio je jedan od najproduktivnijih života koje možete zamisliti.

Eisenhower je bio 34. predsjednik Sjedinjenih Država, koji je služio dva mandata od 1953. do 1961. godine. Tokom svog mandata započeo je programe koji su direktno doveli do razvoja međudržavnog sistema autoputeva u Sjedinjenim Državama, pokretanja interneta (DARPA), razvoja vanjski prostor(NASA), i mirne upotrebe alternativni izvori Energija (Zakon o atomskoj energiji).

Prije nego što je postao predsjednik, Eisenhower je bio general s pet zvjezdica ( najviši rang), služio je kao vrhovni komandant savezničkih snaga u Evropi tokom Drugog svetskog rata i bio je odgovoran za planiranje i izvođenje invazije na severnu Afriku, Francusku i Nemačku.

Osim toga, bio je predsjednik Kolumbija univerziteta, postao je prvi vrhovni komandant NATO-a, a u isto vrijeme nekako je našao vremena da nastavi svoje hobije: igranje golfa i slikanje uljem.

Ajzenhauer je imao neverovatnu sposobnost da održi svoju produktivnost ne samo nekoliko nedelja ili meseci, već decenijama. I iz tog razloga, mnoge su ljudi proučavali njegove tehnike upravljanja vremenom, upravljanja zadacima i produktivnosti.

Njegova najpoznatija strategija produktivnosti poznata je kao „Ajzenhauerov trg“. To je jednostavan alat za donošenje odluka koji možete početi koristiti odmah. Hajde da razgovaramo o tome kako da budemo produktivniji i kako funkcioniše Eisenhowerova strategija.

"Eisenhower Square": Kako biti produktivniji

Ajzenhauerova strategija za preduzimanje akcije i organizovanje zadataka je vrlo jednostavna. Koristi matricu odlučivanja (na slici ispod), u kojoj ćete svoje akcije rasporediti na osnovu četiri mogućnosti:

Hitno i važno (zadaci koje treba odmah uraditi).

Važni, ali ne hitni (zadaci koji se mogu zakazati za kasnije).

Hitno, ali ne i važno (zadaci koji se mogu prenijeti na nekog drugog).

Nije hitno i nije važno (zadaci koji se mogu eliminisati).

Odlična stvar kod ove matrice je što se može koristiti i za dugoročne planove produktivnosti („Kako da provodim vrijeme svake sedmice?“) i za male dnevne zadatke („Šta da radim danas?“).

Bilješka: Napravio sam predložak Eisenhower Square kao tabelu. Ovaj predložak za svoju ličnu upotrebu možete preuzeti na dnu članka. (Usput, preveo sam ovaj šablon na ruski, a ako želite da ga nabavite - .

Razlika između hitnog i važnog

Ono što je važno retko je hitno, a ono što je hitno retko je važno.

— Dvajt Ajzenhauer

Hitni zadaci su oni zadaci na koje treba brzo odgovoriti: pisma, telefonski pozivi, poruke, vijesti. U međuvremenu, prema riječima Bretta McKaya: “Važni zadaci su zadaci koji doprinose našoj dugoročnoj misiji, vrijednostima i ciljevima.”

Razdvajanje ovih hitnih i važnih zadataka je dovoljno lako obaviti jednom, ali ponavljanje može biti izuzetno frustrirajuće. izazovan zadatak. Razlog zašto mi se sviđa metoda Ajzenhauerovog trga je taj što pruža jasan okvir za donošenje odluka na stalnoj osnovi. I kao i sve u životu, dosljednost je težak dio.

Evo još nekih zapažanja koja sam napravio koristeći ovu metodu:

Likvidacija prije optimizacije

Prije nekoliko godina čitao sam o programiranju i naišao na zanimljiv citat:

"Ne postoji brži kod od nema kod"

— Kevlin Henney

Drugim riječima, najbrži način da nešto obavite – natjerate računar da pročita redove koda ili prekrižite završeni zadatak sa vaše liste obaveza – jeste da taj zadatak u potpunosti eliminišete. Dosta brz način radije nešto umjesto da to uopšte ne radim. Naravno, ovo nije razlog da budete lijeni, već sugestija da se prisilite na teške odluke i uklonite svaki zadatak koji vas ne vodi ka vašoj misiji, vrijednostima ili ciljevima.

Prečesto koristimo tehnike produktivnosti, upravljanje vremenom i optimizaciju kao izgovor da izbjegnemo zaista važno pitanje: “Da li bih to zapravo trebao raditi?” Mnogo je lakše ostati zauzet i reći sebi da samo trebate biti malo efikasniji ili "raditi malo kasnije večeras" nego da eliminirate zadatak koji vam je jednostavno ugodno da radite. Ali u stvari ovo nije najviše efikasan metod korištenje vašeg vremena. (Lično mi se sviđa testna fraza „Jesi li zauzet ili si produktivan?“).

Kao što Tim Feriss kaže, "Biti zauzet je oblik lijenosti - lijeno razmišljanje i neselektivno djelovanje."

Smatram da je Eisenhowerova metoda posebno korisna jer me tjera da se zapitam da li je radnja zaista neophodna, što na kraju znači premještanje zadatka u kvadrant brisanja umjesto da ih bezumno ponavljam. I iskreno, ako samo eliminirate sve stvari na koje gubite vrijeme svaki dan, onda vam vjerovatno neće trebati savjet kako da budete produktivniji u obavljanju posla koji je zaista važan.

Hoće li mi ovo pomoći da postignem svoj cilj?

Još jedna napomena: može biti vrlo teško eliminirati nepotrebne aktivnosti ako niste sigurni u kojem smjeru radite. Prema mom iskustvu, postoje dva pitanja koja će razjasniti cijelu Eisenhowerovu metodu.

ova dva pitanja:

  1. Za šta radim? na čemu radim? U kom pravcu radim?
  2. Koje su osnovne vrijednosti kojima težim u životu?

Ovo su pitanja koja sam sebi postavio u svom godišnjem pregledu iu svom izvještaju o napretku. Odgovaranje na ova pitanja pomoglo mi je da razjasnim kategorije za određene zadatke u svom životu. Nakon toga, odlučivanje koje ćete zadatke raditi, a koje zadatke brisati postaje mnogo lakše, jer ćete shvatiti šta vam je važno.

Eisenhowerova metoda nije savršena strategija, ali sam je otkrio kao koristan alat za donošenje odluka za povećanje produktivnosti i eliminaciju zadataka koji oduzimaju mentalnu energiju, vrijeme i rijetko me vode do mojih ciljeva. Nadam se da će vam ova metoda biti korisna.

Originalni članak: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Mali bonus: predložak Eisenhower Square: Rusizovao sam predložak Eisenhower Square u tabelu koju možete preuzeti i koristiti kad god želite da poboljšate svoju produktivnost i eliminišete izgubljeno vrijeme. Možete ga dobiti tako što ćete me kontaktirati i odmah ću vam poslati kopiju tabele.

Eisenhowerova matrica jedna je od opcija upravljanja vremenom koju je kreirao američki vojni i politički lik Dwight David Eisenhower. Princip njenog rada je da se svi predmeti podijele u četiri grupe, u zavisnosti od stepena važnosti.

Planirajte prema Eisenhowerovoj matrici

Prva stvar koju trebate naučiti kada radite s matricom je da budete pametni u poslu. Budite u stanju da razlikujete važno od hitnog, i ne tako hitno od nevažnog.

Vremenska matrica je podijeljena na 4 kvadranta, u kojima se nalaze 2 ose važnosti i isti broj osovina hitnosti. Slučajevi i zadaci se uklapaju u svaki od njih, što pomaže da se jasno vidi prioritet svake komponente: šta prvo, šta drugo itd.

Predložak matrice izgleda ovako:

Pogledajmo svaki kvadrant detaljnije.

Važno i hitno

Idealno upravljanje vremenom znači da će ovaj kvadrant biti prazan. To je zbog činjenice da s pravilnom određivanjem prioriteta i blagovremenim dovršavanjem zadataka jednostavno neće biti blokade. To može biti normalno samo s vremena na vrijeme, ali stalni haos u poslovanju je znak neorganiziranosti.

Da biste izbjegli probleme s "A" kvadrantom, morate organizirati kompetentno planiranje u drugim područjima i točno izvršiti sve točke. Međutim, ako se i dalje ukaže potreba za popunjavanjem, ovdje treba unijeti sljedeće:

  • Stvari koje, ako nisu završene, ugrožavaju postizanje cilja.
  • Zadaci čiji neuspjeh doprinosi nastanku životnih poteškoća i poteškoća.
  • Zadaci koji su direktno povezani sa zdravljem.

Ne zaboravi. Često se dešava da se stvari iz kvadranta „A“ mogu povjeriti drugoj osobi. Ako je to moguće, iskoristite ovo pravo.

Ne zaboravite na delegiranje odgovornosti. Često se dešava da se stvari iz kvadranta „A“ mogu povjeriti drugoj osobi.

Važno, ali nije hitno

Ovdje se nalaze pitanja i zadaci najvećeg prioriteta, tako da mu treba posvetiti maksimalnu pažnju. To su svakodnevne aktivnosti koje su manje hitne, ali ipak važne. Stručnjaci su primijetili da ljudi koji rade posebno sa “B” kvadrantom postižu veći uspjeh u životu i postižu svoje ciljeve. Zarađuju više novca i rade ono što vole, što ih čini sretnima.

Pošto nema hitnosti u stvarima, nema panike, što čini pristup njihovoj realizaciji uravnoteženim i razumnim. Ovo zauzvrat promoviše visoku efikasnost i produktivnost. Međutim, ne treba zaboraviti da ih neblagovremeno izvršavanje zadataka iz kvadranta „B“ pomjera u kvadrant „A“.

Dakle, u ovu zonu se uklapaju sve aktuelne aktivnosti koje su vezane za dnevne aktivnosti: glavne aktivnosti, sportske aktivnosti, planovi za dan itd.

Hitno, ali nije važno

Aktivnosti koje „leže“ u srcu ovog kvadranta obično ometaju pažnju. Njihova implementacija ne daje nikakvu korist u smislu postizanja ciljeva i ne dovodi do rezultata. Često vas samo sprečavaju da se fokusirate na ono što je zaista važno i smanjuju vašu ukupnu efikasnost. Kada radite sa matricom, glavna stvar je da ne zbunite slučajeve iz kvadranata „A“ i „C“, inače će se stvoriti zabuna u prioritetu slučajeva.

Područje “C” može uključivati ​​stvari vezane za pregovore i sastanke koje je neko nametnuo, proslavljanje rođendana ljudi u manje intimnom krugu i kućne poslove koji nastaju iznenada. Budući da vas stvari iz ovog kvadranta samo usporavaju i “kradu” vrijeme, morate im posvetiti minimum vremena.

Nije hitno i nije važno

Nema apsolutno nikakve koristi od aktivnosti koje se uklapaju u ovaj kvadrant. Njima se treba pozabaviti na kraju. Čak i ako ih uopšte ne radite, biće samo bolje. Međutim, potrebno je uzeti u obzir takve stvari; kako kažu, neprijatelja morate poznavati iz viđenja. Ovo su „najviše „jedači“ korisnog vremena kojih biste se trebali riješiti.

Stvari koje spadaju u kvadrant "D" nemaju apsolutno nikakve koristi.

Ali najzanimljivije je da stvari iz ovog kvadranta zaista privlače ljude. Evo najprijatnije i najjednostavnije stvari na kojoj ne morate raditi. Oni su opuštajući i prijatni. Ugodne zabave otežavaju odricanje od njih.

To uključuje telefonski razgovor sa prijateljima i rođacima, sjedenje na društvenim mrežama, surfovanje internetom, kompjuterske igrice, gledanje TV-a, druženja po klubovima.

Naravno, odmor je važan za produktivan rad, kao što je kiseonik za čoveka, ali treba da bude i koristan. Umjesto da cijeli vikend sjedite na kauču, dogovarate izlete i izlete u prirodu, osmislite plan aktivne rekreacije, to će vam, inače, pomoći poboljšanju zdravlja. Čitajte edukativno ili jednostavno zanimljiva knjiga, za koje ranije nije bilo vremena, ovo će podstaći um.

Kada kontrolišete svoj život, zapamtite da i odmor treba planirati. Neprihvatljivo je da to bude spontano. Ali nemojte ni to zanemariti. Ovo je ispunjeno dugotrajnim neradom, jer prekomerni rad nikada nikome nije koristio. Ovdje je prikladno pravilo: “Vrijeme za posao je vrijeme za zabavu.”

Primjer rasporeda za svaki dan može izgledati ovako:

Listove možete sami nacrtati ili preuzeti gotove obrasce s interneta.

Određivanje prioriteta

U početku će iz navike biti teško odrediti hitnost i važnost svakog zadatka, ali krajnji rezultat je vrijedan toga. Isprobajte sljedeću vježbu:

  1. Nacrtajte tabelu sa kolonama: broj stavke, materija, hitnost, važnost. Podesite broj redova sami, u zavisnosti od dužine liste.
  2. U drugu kolonu „da uradite“ upišite sve zadatke i aktivnosti koje inače radite.
  3. Nakon toga pređite na njihovu procjenu: koliko je svaka aktivnost važna ili hitna.

Da biste ovo olakšali, koristite sljedeće kriterije važnosti kada postavljate pitanja za svaki slučaj:

  • Završetak ovog zadatka je neophodan za postizanje mog ključnog cilja (Da - znači važno; Ne - nije važno).
  • Neizvršavanje zadatka povlači ozbiljne posljedice za tekuće aktivnosti (Da – važno; Ne – nevažno).

Kriterijum hitnosti:

  • Ako zadatak nije dovršen sada, onda gubi svoju relevantnost (Da - hitno; Ne - nije hitno).

Ovaj alat za određivanje prioriteta uvelike će pojednostaviti cijeli radni proces. Nakon takvog pregleda, otkrit ćete koliko ste vremena do sada izgubili i koliko se korisnog vremena, ispostavilo se, oslobađa.

Pretpostavimo da ste promišljeno pristupili formulisanju cilja, savladali unutrašnji otpor u vidu straha i odugovlačenja, našli su odličnu motivaciju za postizanje rezultata. Aktivni ste i puni energije! Međutim, nakon nekog vremena sa iznenađenjem primijetite da, pošteno i uporno radili planiranih 8 - 12 sati, ne možete točno odrediti

  • ono što je planirano je već urađeno;
  • kakav je međurezultat dobijen;
  • koliko ste bliže postizanju cilja koji ste sebi postavili.

Slika ispada prilično depresivna: dan vam je pun briga, stalno ste nečim zauzeti, ali rezultat se ne približava. Umjesto da budete zadovoljni što ste uspjeli prijeći još nekoliko koraka do cilja, osjećate se samo umorno i razočarano.

"Problem postavljanja ciljeva"

U upravljanju vremenom, ovaj fenomen se naziva „problemi postavljanja ciljeva“. Kada se suočite s tim, počinjete osjećati poznati heroj starogrčki mit - Sizif, koji je iz dana u dan osuđen da kotrlja ogromnu stenu na vrh planine, padajući u trenutku kada je cilj postignut. Ovakva gromada koja se ne može podići u vašem slučaju je gomila svakodnevnih zadataka, čiji se obim ne smanjuje, bez obzira na to koliko se trudite.

Postavite svoje prioritete

Iako je problem sa kojim se suočavate zaista ozbiljan i velikih razmera, sasvim ga je moguće rešiti. Ali odakle početi? Prvo, prije nego što počnete djelovati, morate shvatiti šta tačno želite postići u ovoj fazi i rangirati zadatke u zavisnosti od njihovog prioriteta.

Nemojte početi raditi na zadatku prije nego što znate tačno šta je vaš cilj i dokle će vas odvesti.

Naravno, postoji čitava kategorija zadataka koji se mogu obavljati haotično, po principu „otkriveno i urađeno“. Na svoj način, ovo je čak i korisno: takva aktivnost stvara određeno raspoloženje i pomaže vam da se bez problema uključite u svoj glavni posao. Takvi zadaci uključuju, na primjer, kućnu rutinu: pranje suđa, brisanje prašine, metenje poda itd. Spisak takvih svakodnevnih zadataka je mali, a prednost njihovog obavljanja je u tome što gotovo odmah vidite rezultat svog napora i Nakon završetka, doživljavate ne samo osjećaj zadovoljstva od obavljenog posla, već i sasvim opipljivu fizičku udobnost.

Međutim, kada su u pitanju oni zadaci koje je potrebno riješiti tokom rada na velikom projektu, lista obaveza može postati gotovo „bezdimenzionalna“. Haotična strategija ovdje neće funkcionirati - na kraju krajeva, vremenski ste ograničeni da dovršite cijeli projekat. To znači da postoji veliki rizik kada se rješava mnogo manjih problema i jednostavno nema vremena da se uradi nešto zaista važno za postizanje konačnog cilja. Zato prije nego što uđete u sve odjednom, odvojite nekoliko minuta za razmišljanje.

Ranking trenutne zadatke

Razmišljanje o svojim postupcima je dobra ideja, ali to želite učiniti ne samo efikasno, već i brzo. U tu svrhu pogodna je poznata metoda koja se aktivno koristi u upravljanju vremenom. Poznata je kao Eisenhowerova matrica. IN različitih izvora Predloženo je nekoliko različitih načina korištenja ove metode. Čini nam se da je najjednostavniji i najracionalniji onaj o kojem će biti riječi u nastavku. Pokazao se kao zgodan alat za praktična primjena, pa nam je drago da to podijelimo sa vama.

Matrix je dobio ime po 34. predsjedniku Sjedinjenih Država, Dwightu Eisenhoweru, bivšem vojnom generalu. On je zaslužan za pronalazak ovu metodu, ali, najvjerovatnije, Ajzenhauerova zasluga leži u činjenici da je svojevremeno izrazio misao: "Nisu sve hitne stvari važne, niti su sve važne stvari hitne." Citat je stekao popularnost i, naravno, činio osnovu ideje ​​matrice.

Koristeći Eisenhowerovu matricu, možete brzo sortirati čak i prilično dugačku listu obaveza. Da biste to učinili, zapišite svoje trenutne zadatke (najbolje korištenje GTD tehnika), a zatim procijenite svaki od njih prema samo dva kriterija:

  • Da li je važno? (Ne baš)
  • Da li je hitno? (Ne baš)

Kao rezultat toga, sve vaše stavke liste, u zavisnosti od njihovog stepena važnosti/hitnosti, mogu se postaviti u jedan od 4 kvadranta Eisenhowerove matrice, koja izgleda ovako:

Vrijedi napomenuti da je matrica u razni sistemi upravljanje vremenom ima različite nazive, baš kao što se tumačenje kvadranata može neznatno razlikovati među različitim autorima. Dakle, Stephen Covey, autor knjige "7 navika visoko efikasnih ljudi", naziva je matricom hitnosti/važnosti. Daje detaljne preporuke o njegovoj upotrebi u svom radu. U drugim izvorima, ova metoda se naziva vizualna verzija "4D pravila", o kojoj ćemo govoriti malo kasnije.

Kako raditi sa kvadrantima

Eisenhowerova matrica ne samo da ima mnogo varijacija imena, već i mnoga tumačenja kako se nositi sa zadacima postavljenim u svaki od kvadranata. Predlažemo da se detaljnije zadržimo na dva tumačenja, od kojih se prvo čini prikladnijim za svakodnevnu upotrebu.

Metoda Uradi-Planiraj-Delegiraj-Eliminiraj

Zapravo, naziv ove metode već sadrži informacije o tome kako se nositi sa zadacima koje ste postavili u svaki od 4 kvadranta. Pogledajmo ovo malo detaljnije.

Kvadrant 1: Hitno i važno

To su stvari koje zahtijevaju hitnu akciju, inače će se dogoditi nešto nepopravljivo: požar, greška koja bi mogla blokirati izdavanje ili nešto slično. Idealna opcija je kada ovaj kvadrant ostane prazan. U krajnjem slučaju, u njega možete staviti zadatke iz kvadranta br. 2 ako nepredviđene okolnosti iznenada zahtijevaju njihovo hitno rješavanje.

Kvadrant 2: Važno, ali nije hitno

Ovo je kvadrant za najproduktivnije zadatke. Nema potrebe rješavati ih odmah, tako da se svaki može inteligentno planirati i efikasno implementirati. Radeći na realizaciji zadataka iz drugog kvadranta, na kraju ćete imati istu produktivnost, čiji nedostatak vas je dovodio u očaj.

Da biste dodatno optimizirali rad unutar ovog kvadranta, možete rangirati zadatke postavljene u njemu prema istom principu važnost/hitnost. Na taj način možete prvo obratiti pažnju na hitnije i važnije (ne hitne!) zadatke, a zatim mirno preći na rješavanje manje hitnih i važnih (ali ipak značajnih za postizanje cilja) pitanja.

Kvadrant 3: Nije važno, ali hitno

Stvari iz ovog kvadranta su upravo one smetnje koje remete nesmetan tok radnog procesa i ometaju postizanje konačnog cilja. To su dugi telefonski razgovori, besplodne rasprave koje nemaju konačan cilj, potreba da se odvratite da biste pomogli nekom od svojih kolega itd. Preporučljivo je, ako je moguće, da takve stvari delegirate nekome ko može da ih riješi umjesto vas. glavna ideja– nemojte ih sami izvoditi. Možete ih delegirati ili odbiti da ih izvršite u potpunosti.

Kvadrant 4: Nije važno ili hitno

Možete jednostavno zaboraviti na stvari koje završavaju u ovom kvadrantu. Po pravilu, to su neke od vaših trenutnih želja koje nemaju veze sa vašim ciljevima. Ako se takav kvadrant ispostavi da je prazan, ovo je idealna opcija. Ali čak i ako u njemu postoje neki zadaci koje biste ipak željeli dovršiti, odložite rješavanje ovog problema na neograničeno dugo vrijeme i vratite im se nakon što se glavni cilj postigne, ali za sada jednostavno ne vrijedi trošiti energiju o njima i vremenu.

Pravilo "4D"

Da budemo pošteni, mora se reći da „4D“ pravilo u različitim interpretacijama ne opisuje nužno kvadrante matrice o kojoj govorimo. Ali jedan od njih je prilično konzistentan sa njihovim opisima datim gore, i može se koristiti pri radu s kvadrantima:

Uradi, Delegiraj, Odloži ili Odbaci (Uradi (hitno), Delegiraj (drugima), Odloži (privremeno), Napusti).
Uradi, Odluči, Delegiraj, Izbriši (Uradi (sada), Odluči (kojim redoslijedom učiniti), Uputi, Izbriši).

Glavna prednost opisane metode je što vam omogućava brzo rangiranje bilo kojeg broja zadataka. Osim toga, matrica

  • Pomaže vizuelno predstaviti obim planiranih zadataka i stepen njihove važnosti/hitnosti. Na ovaj način dobijate priliku da efikasno iskoristite svoje vreme.
  • Uz njegovu pomoć, lako možete podijeliti zadatke u grupe na osnovu samo 2 jednostavna kriterija. Da nije ovog uslova, onda bi distribucija zadataka po kvadrantima bila mnogo teža.

Proverite efikasnost matrice u praksi

Eisenhowerovu matricu možete koristiti ne samo da odredite koji zadaci vas približavaju željenom rezultatu, a koji stvaraju prepreke na putu do vašeg cilja. Ovu metodu možete koristiti i za procjenu koliko ste općenito učinkoviti. Dakle, ako se svi vaši zadaci smjeste u drugi kvadrant, možemo reći da ste postigli maksimalnu efikasnost.

Osim toga, podjela zadataka na kvadrante omogućava vam da jasno odredite gdje tačno odlazi većina vašeg vremena i energije, a također predlaže načine za poboljšanje vaše lične produktivnosti. Na primjer, ozbiljno razmislite o delegiranju većine zadataka drugim članovima tima ili konačno prestanite gubiti vrijeme i energiju na stvari koje nalaze mjesto u kvadrantu broj 4.

Možete optimizirati korištenje Eisenhowerove matrice koristeći aplikacije koje već postoje u različitim verzijama: mobilne, web i desktop verzije. A kako biste izbjegli greške u postavljanju ciljeva i odredili racionalne načine za njihovo postizanje, koristite uslugu SmartProgress. Uz njegovu pomoć, više od 35.000 ciljeva je već ostvareno od strane raznih ljudi. Da li ste definisali svoj cilj?

Vrijeme čitanja 6 minuta

U ovom članku ćemo pogledati što je upravljanje vremenom, koje su njegove glavne metode i detaljno opisati primjer Eisenhowerove matrice. Ova matrica je najčešći način raspodjele vremena u bilo kojoj oblasti ljudskog života.

Eisenhowerova matrica - metoda upravljanja vremenom

Vremenski menadžment– sposobnost osobe da pravilno rasporedi svoje vrijeme za obavljanje određenih zadataka. Postoji ogroman broj metoda upravljanja vremenom. Jedna od najpopularnijih i najrasprostranjenijih metoda upravljanja vremenom je Eisenhowerova metoda.

Dwight David Eisenhower je poznata politička i vojna ličnost, David je rođen 14. oktobra 1890. godine u Denisonu (Teksas, Amerika). Svi ga znaju kao 34. predsjednika Amerike, koji se isticao po svojim organizacijskim i mentalnim sposobnostima. To mu je omogućilo da postigne veliki uspjeh u životu i postane primjer za mnoge javne ljude. David je vjerovao da posjedovanje i činjenje vrijednih stvari definira osobu kao osobu i doprinosi razvoju u svim oblastima i nastojanjima.

Otkako sam prestao biti predsjednik, mnogo rjeđe pobjeđujem u golfu. © Dwight David Eisenhower

Kao predsjednik, David je bio uronjen u ogroman broj poslova, planova i zadataka. Razmišljao je o tome kako da jasno i pravilno rasporedi svoje dragocjeno vrijeme kako bi sve obavio. Sagledavši sve svoje planove za određeni period, napravio je tabelu u kojoj je izložio svoje poslove prema njihovom značaju i hitnosti. Kasnije je njegova metoda stekla posebnu popularnost i postala poznata kao Eisenhowerova matrica. To izgleda ovako.

  • Kvadrant Važne hitne stvari;
  • U kvadrant Važno nehitno;
  • C kvadrant Nevažno hitno;
  • D kvadrant Nevažno, nije hitno.

Suština Eisenhowerovog prozora je da odredi prioritete aktivnosti. Osoba mora sve svoje planove podijeliti prema značaju i hitnosti i povezati ih u određenu kategoriju. Sada pogledajmo bliže glavne sektore ili kvadrante matrice. Pogledat ćemo primjer Eisenhowerove matrice malo dalje u našem članku.

Kvadrant A

To uključuje važne hitne stvari koje se ne mogu odlagati, jer to može dovesti do negativnih posljedica. U idealnoj situaciji, pravilnoj raspodjeli vremena, ovaj kvadrat bi trebao biti prazan. Osoba mora obaviti važne zadatke na vrijeme kako ne bi postali hitni.

Kvadrant B

Ovdje se nalaze važni nehitni poslovi. Ako se planovi ovog sektora sprovedu na vrijeme, čovjek će dobiti ogroman broj vrijednih hitnih stvari. Postepeno sprovođenje planova prema stepenu važnosti pomaže da se stvari dovedu u red na vreme, bez psihičkog i fizičkog iscrpljivanja organizma.

Kvadrant C

Nevažne hitne stvari koje nisu bitne u ovog trenutka, ali ih treba odmah implementirati. Možda je nekome vrijedna njihova implementacija, ali za vas su obične bez ikakve vrijednosti.

Kvadrant D

Ajzenhauer je u ovaj sektor uključio nevažne, nehitne poslove koje je potrebno obaviti, ali nisu prevažni ili hitni. Njihovo ispunjavanje nesumnjivo donosi zadovoljstvo osobi, ali neispunjavanje ne prijeti negativnim posljedicama.

Detaljnije ćemo pogledati ove sektore, opisujući primjer Eisenhowerove matrice.

Ciljevi Eisenhowerove metode

Eisenhowerova metoda ima nekoliko glavnih ciljeva.

  1. Razvoj ljudske samoorganizacije. Nakon što je nekoliko dana vidio sve planirano, osoba postaje aktivnija, povezuje sve svoje resurse da postigne rezultat, organizirajući se tako bez ičije pomoći.
  2. Visokokvalitetna distribucija zadataka Svakodnevni život. Sastavljajući takvu matricu, svako će moći da vidi značajne zadatke u određenom vremenskom periodu i pokušaće da ih završi tako da nema žurbe.
  3. Vještine uspješnog planiranja. Tabela sa jasno napisanim planovima pomaže da se dodijeli određeno vrijeme za svaki zadatak i da se ovo vrijeme pravilno izračuna.

Kreiranjem primjera Eisenhowerove matrice možemo dublje analizirati ciljeve ove tehnike planiranja.

Osobine isticanja značajnih zadataka s primjerima

Kao što smo već saznali, Eisenhowerova matrica se sastoji od četiri glavne komponente, koje uključuju naše poslove prema stepenu važnosti i hitnosti u ovom trenutku. Sada, uz pomoć primjera, možemo shvatiti šta bi moglo biti hitno i kako to sami utvrditi. Primjer Eisenhowerove matrice pomoći će vam da u potpunosti shvatite značajne i hitne zadatke u svakodnevnom životu.

Kvadrant A (važne hitne stvari)

Kao što smo spomenuli, idealno bi bilo da ovaj sektor bude prazan, da čovjek ima vremena da obavi vrijedne stvari na vrijeme kako ne bi postale hitne. Na primjer, možemo uključiti neplaniranu operaciju ili hitan sastanak na poslu u „sektor A“. Značajni zadaci moraju biti obavljeni na vrijeme, jer kada postanu hitni i vrijedni, mogu se pojaviti iznenadne prepreke za njihovu realizaciju (naglo pogoršanje zdravlja, razne okolnosti više sile). Uzmimo situaciju položenog ispita. Ovo je važno, ali nije hitno. Ako osoba odgađa pripremu do posljednjeg dana, pretvarajući je u hitan zadatak, tada jednostavno fizički neće imati vremena sve obaviti, tijelo će se fizički i psihički iscrpiti.

Kvadrant B (važne nehitne stvari)

Poslovi ovog sektora mogu sačekati, ali ako se to ne uradi, to će dovesti do negativnih posljedica. Naglašeni su posebno vrijedni zadaci kako bi se izvršili na vrijeme. To može uključivati ​​zadatke koji se tiču ​​vašeg zdravlja, lični razvoj. Na primjer, ako na vrijeme odete kod ljekara na konsultaciju, potreba za operacijom se neće pojaviti. Drugi primjer, ako naučite engleski na vrijeme, moći ćete u bliskoj budućnosti dobiti novu dobro plaćenu poziciju.

Kvadrant S (nevažne hitne stvari)

Ovaj sektor okuplja zadatke koje je potrebno završiti u određenom trenutku, ali za vas nisu od posebne važnosti. Da biste sami utvrdili važnost planova, postavite sebi pitanje: „Šta će se dogoditi ako ne uradim ovaj zadatak?“ Ako neka stvar na kraju ima negativan uticaj na vas, onda je to zaista važno. Primjer zadataka u ovom sektoru može biti nevažan razgovor sa kolegom ili prijateljem ili učešće u društvenoj anketi. Ove stvari vas samo odvlače od važnih stvari. Na primjer, ako ste na poslu zauzeti vrijednim projektom, možda ćete biti ometeni nekim drugim uputstvima od nadređenih ili pozivom prijatelja samo za razgovor. Ove zadatke svakako treba ostaviti po strani i fokusirati se na važnije stvari kako ne bi postale hitne.

Kvadrant D (nevažni nehitni zadaci)

Osoba može implementirati ove planove u slobodno vrijeme kada nema dodeljenih važnih zadataka. Oni donose osjećaj zadovoljstva sobom i obavljenim poslom. Na primjer, odlučili ste očistiti svoju biblioteku i staviti stvari u svoj ormar. To uključuje i kompjuterske igrice i druženje na društvenim mrežama. Ove stvari vam pomažu da se smirite, ali ih ne biste trebali stavljati na prvo mjesto, ignorirajući važne zadatke.

Eisenhowerova matrica: Primjer

Pokušajmo na primjeru shvatiti kako identificirati važne hitne zadatke za sebe koristeći Eisenhowerovu matricu. Pogledajmo primjer Eisenhowerove matrice.

Recimo da prvi put imate sljedeće zadatke:

  • popravite stolicu tako da se ne klati;
  • idite stomatologu sa zuboboljom;
  • priprema za sutrašnji radni projekat;
  • poziv kolege sa molbom da pošalje izvještaj;
  • neplanirani sastanak sa šefom;
  • provoditi vrijeme na društvenim mrežama;
  • ovladavanje vještinama na engleskom za naprednu obuku.

Pokušajmo sada strukturirati imenovane zadatke prema njihovoj važnosti i hitnosti. Kreirajmo vlastiti primjer Eisenhowerove matrice.

Kvadrant A (važno hitno):

  • Priprema za radni projekat;
  • Neplanirani sastanak sa šefom.

Kvadrant B (važno nehitno):

  • Odlazak kod zubara sa zuboboljom;
  • Savladavanje znanja engleskog jezika za naprednu obuku.

Kvadrant C (nevažno hitno):

  • Zove kolega sa zahtjevom da pošalje izvještaj.

Kvadrant D (nevažno, nehitno):

  • Popravite stolicu tako da se ne klati;
  • Provedite vrijeme na društvenim mrežama.

Stoga, nakon što ste shvatili vrijednost vaših predstojećih zadataka, možete lako razumjeti raspodjelu prioriteta u ovom trenutku. Odvojite vrijeme da radite na sebi, da preispitate svoje planove i nastojanja, ovo će vam pomoći da uradite više nego što mislite.

Jedan sat samousavršavanja će vas naučiti više od jednog dana objašnjenja. © Jean-Jacques Rousseau

Vrijedi napomenuti da je tehnika raspodjele vremena koju smo opisali dizajnirana za kratkoročne ciljeve koje treba postići u bliskoj budućnosti. Pomaže u strukturiranju poslova svakodnevnog života i vrlo je korisna u svim područjima rada i života. Ovu tehniku ​​mogu koristiti i predsjednici i školarci, jer je svima razumljiva i laka za korištenje.

Zašto je tako teško izabrati između prioritetnih i sporednih zadataka? Istraživanje neuronaučnika Antonija Damasija pokazuje da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga nije iznenađujuće da se anksioznost i depresija često karakterišu kao stanja zaglavljenosti i nesposobnosti za donošenje odluka. Korištenje jednostavnih alata poput Eisenhowerove matrice pomaže ne samo u razumijevanju stvari, već i u smanjenju emocionalnog stresa. Vremenom, savladavanjem principa ovog koncepta, lako i brzo možete odrediti razliku između važnog, hitnog, nevažnog i beskorisnog.

Veruje se da Ajzenhauerova matrica ima mnogo veze sa rečima Dvajta D. Ajzenhauera: „Imam dva problema: hitan i važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno.”

Dwight D. Eisenhower je najpoznatiji kao 34. predsjednik Sjedinjenih Država (od 1953. do 1961.). Prije nego što je postao predsjednik, bio je general i komandovao je savezničke snage Tokom Drugog svetskog rata. Godine 1950. Ajzenhauer je postao prvi vrhovni komandant NATO-a u Evropi.

Specifično profesionalna aktivnost stalno prisiljavao Eisenhowera da donosi teške odluke i svakodnevno se fokusira na to razne zadatke. Kako bi optimizirao proces, stvorio je svoju metodu, koja je postala široko poznata kao Eisenhowerova matrica. Danas ga mogu koristiti ne samo generali, već i obični ljudi sve do domaćica - pomaže u određivanju prioriteta trenutnih zadataka i dovođenju stvari u red.

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Ovaj alat je pogodan za one koji su voljni i sposobni da procijene važnost svojih zadataka i jasno ih kategoriziraju. Metoda uključuje podjelu zadataka i radnji u četiri grupe:

  1. hitno i važno;
  2. važno, ali ne hitno;
  3. hitno, ali ne i važno;
  4. nije hitno ili važno.

Krajnji cilj Eisenhowerove metode je da pomogne filtriranje nevažnih stvari iz važnih odluka i fokusiranje na ono što je zaista važno.

Ako zamislite Eisenhowerovu matricu kao sliku, ona će izgledati ovako:

Značenje kvadranata u matrici

Zadaci su dodijeljeni određenim kvadrantima, koji zauzvrat određuju kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

  • Kvadrant I - "Uradi to sada" (hitno i važno)

Ovo uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pažnju. Imaju stroge rokove i moraju se završiti prije svega i lično.

  • Kvadrant II - "Odlučite kada ćete to učiniti" (važno, ali ne hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealan za dugoročni razvoj. Elementi koje uključuje su važni, ali ne zahtijevaju hitnu pažnju. Istovremeno, zadaci imaju određeni rok i takođe se obavljaju lično.

  • Kvadrant III - “Delegirati nekome” (hitno, ali nije važno)

Telefonski pozivi, e-poruke i zakazivanje sastanaka i događaja spadaju u ovaj kvadrant. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju ličnu pažnju jer ne uključuju mjerljiv ishod. Kvadrant III pomaže u smanjenju ometanja važan posao. Delegiranjem možete se fokusirati na veće stvari.

  • Kvadrant IV - „Uradi to kasnije“ (nije važno, nije hitno)

Aktivnosti koje spadaju u kvadrant IV su pomoćne aktivnosti koje ne dodaju nikakvu vrijednost. Jednostavno rečeno, to je nešto što se uvijek može odložiti bez straha od bilo kakvih posljedica. Ove stvari oduzimaju vrijeme i ometaju važnije zadatke koje stavljate u prva dva kvadranta.

Odabir boje za matricu

Svakom kvadrantu matrice dodelite boju i povežite je sa nivoom prioriteta.

Na primjer:

Crvena = hitno.

Žuta = važno, ali ne baš hitno.

Zeleno = hitno, ali nije važno.

Siva = nije hitno, nije važno.

Dok koristite matricu u profesionalne svrhe, otkrit ćete da većina problema spada u kvadrante I i III. Aktivnosti kvadranta II daju najznačajnije rezultate jer se radi o poslovnim ciljevima koji utiču na dugoročni uspjeh poslovanja, ali se rijetko klasifikuju kao hitni.

Najteže je razumjeti šta vas odvlači od planiranog kursa. Ali ako se možete nositi s ovim fundamentalnim problemom upravljanja vremenom, riješit ćete se misli o izgubljenim satima. Postavite sebi dva pitanja koja će vam pomoći da odlučite o svojim dugoročnim strategijama donošenja odluka:

  • Kada ćete raditi na važnim, ali ne hitnim poslovima?
  • Kada možete odvojiti vrijeme da se pozabavite važnim zadacima prije nego što odjednom postanu hitni?

Vrijedi zapamtiti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta neočekivano padaju u drugi. Ako se dogodi hitan slučaj, vaši prioriteti će se promijeniti. Na primjer, imate malo preduzeće i nezadovoljni kupac zove i traži razgovor sa menadžerom zbog kašnjenja isporuke. Ovaj problem će se odmah izdići iznad ostalih elemenata u matrici.

Raspodjela zadataka po kvadrantima ima neke karakteristike koje treba uzeti u obzir:

  1. Liste obaveza olakšavaju život. Pobrinite se da prilikom dodjele zadataka odredite prava pitanja, koji pomažu da se odredi šta prvo treba uraditi. Ključna karakteristika je prioritet.
  2. Svakom kvadrantu možete dodati mnogo aktivnosti i zadataka, ali najbolje je zadržati maksimalan broj na najviše osam stavki. U suprotnom ćete se udaljiti glavni cilj— izvršavanje zadatka.
  3. Kreirajte zasebne matrice za svoj profesionalni i privatni život.
  4. Samo vi možete odrediti nivo prioriteta stavki na vašoj listi. Započnite svako jutro sa to-do listom iz matrice, a do kraja sedmice vidjet ćete rezultat.

Predložak Eisenhowerove matrice

Da biste pojednostavili proces distribucije zadataka, koristite šablon koji je razvio Evernote:

Eisenhower matrica se može prevesti u softver za upravljanje projektima Trello. Napravite listu obaveza za svaku od četiri ploče (= kvadrant) i napravite zasebnu tablu „Primljeno“ na koju će svi zadaci ići prije nego što se distribuiraju u kvadrante. Ovo će vam omogućiti da vizuelno procenite svoje radno opterećenje.

Eisenhowerova matrica je jednostavan alat koji će vam pomoći da izbjegnete stanje paralize analize koje se javlja kad god ne znate odakle da počnete.