Βασικές σκέψεις
- Το GTD είναι ένα συγκρότημα που απαιτεί μια μακρά προσαρμογή για τον εαυτό της.
- Παρ 'όλα αυτά, πολλοί άνθρωποι θεωρούν ότι το σύστημα είναι χρήσιμο, πολλές επιπλέον προσφέρουν τη δική τους, ανακυκλωμένη έκδοση.
- Ο David Allen υπόσχεται να επεκτείνει την έννοια του συστήματος σε ένα νέο βιβλίο, δίνοντας προσοχή στην εναρμόνιση της εργασίας και της ζωής.
Πίσω από τις σκηνές GTD: Γιατί χιλιάδες οπαδοί του συστήματος αναζητούν περισσότερα.
Στην ιστοσελίδα του βιβλίου Giant Amazon.com ένα και το ίδιο βιβλίο κατατάσσεται πρώτα στα αποτελέσματα του ερωτήματος "παραγωγικότητας" (εξαιρετικά από 170 χιλιάδες αντικείμενα) και στα αποτελέσματα του ερωτήματος "Time Management" (πάνω από 70 χιλιάδες αντικείμενα). Το βιβλίο ονομάζεται "Πώς να φέρει τα πράγματα για να παραγγείλετε: την τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος". Ο συγγραφέας είναι ο David Allen, ο Meek TM-Superman, προσποιώντας τον σύμβουλο διαχείρισης της Καλιφόρνιας. Αρχικά δημοσιεύθηκε το 2001, η σελίδα 350 Allen δημιουργεί ατελείωτες κριτικές, είναι ένας διεθνής μπεστ σέλερ για 7 χρόνια, εξακολουθεί να μην αφήνει τη λίστα "Είκοσι καλύτερα Επαγγελματικά βιβλία Σήμερα, "Wall Street Zhornal. 
"Πώς να φέρετε τα πράγματα για να παραγγείλετε" (ή GTD - συντομογραφία αγγλικό όνομα) - όχι άλλο βιβλίο για τη θεωρία της επιχειρηματικής σκέψης. Το σύστημα διαχείρισης χρόνου allen προσαρμόστηκε για τις απαιτήσεις της ηλικίας της πληροφορίας, οι οποίες προσέλκυσαν την προσοχή των υπαλλήλων πληροφορικής και δημιούργησαν μια ολόκληρη λατρεία οπαδών που εφαρμόζουν τις συμβουλές του Allen σε όλη τη διαδικασία ζωής.
Η βασική αρχή GTD είναι η μεταφορά όλων των υποχρεώσεων, των μονάδων πληροφοριών, σημαντικές περιπτώσεις από το κεφάλι σας στο σύστημα που εμπιστεύεστε. Ως αποτέλεσμα, η Allen υπόσχεται, έχετε σχεδόν στιγμιαία μείωση του στρες, και, κατά συνέπεια, αύξηση της παραγωγικότητας. Γιατί ένα τόσο απλό σύστημα έκανε τόσο πολύ θόρυβο; Σύμφωνα με το πλήθος των οπαδών, ο Allen έδωσε οδηγίες στους φτωχούς, γεμάτοι με τα βουνά του E-Miles, αγωνίζονται με την υπερφόρτωση πληροφοριών, που τελειώνουν το άγχος στις προσπάθειες παρακολούθησης του συνεχώς αυξανόμενου καταλόγου όρων και υποχρεώσεων.
Οι οπαδοί του συστήματος - η δύναμη με την οποία αξίζει να ληφθεί υπόψη. Κατόπιν αιτήματος της Google, το Google επιστρέφει περισσότερο από έξι εκατομμύρια αγώνες, το σύστημα ενέπνευσε τον συγγραφέα πολλών δημοφιλών ιστολογίων σχετικά με την προσωπική παραγωγικότητα, προκάλεσε μια ολόκληρη βιομηχανία διερμηνέων, γκουρού και επιθυμούσε να το μεταφέρει. Όπως είπε ο Χάρι Λύκος από το "ενσύρματο", "allen αναβίωσε την παράδοση" βοηθά τον εαυτό του "στην εποχή της πληροφορίας". Ωστόσο, ενώ οι Bloggers του Ryano ακολουθούν το γράμμα GTD, άλλοι οδηγούν σε ενεργές συζητήσεις δικτύου σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης του συστήματος GTD έτσι ώστε να αντιστοιχεί στις προσωπικές τους ανάγκες.
Είναι το σημάδι ότι το GTD χάνει τους χρήστες του ή το πρόβλημα είναι ότι οι άνθρωποι προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το σύστημα όχι για τον προορισμό τους; "Είναι αδύνατο να δώσουμε μια έτοιμη, καθολική συνταγή", λέει ο Allen - "οι άνθρωποι πρέπει να αναπτύξουν το σύστημά τους κατάλληλο για την υπόθεσή τους". Ο Allen πιστεύει ότι το GTD επιλύει το πρόβλημα των περισσότερων φορτωμένων ανθρώπων που δεν γνωρίζουν ότι πρέπει να είναι απαλλαγμένοι από υπερβολικές πληροφορίες.
GTD: Επανάσταση από κάτω προς τα πάνω
Σε αντίθεση με την παγκόσμια εταιρική κουλτούρα, πλήρως υπό την επιρροή του Marketing Super-Guru τύπου Stephen Kovi, Toma Peters και Harry Hamel, που επικεντρώνεται σε όραμα, αποστολές και σκοπούς, το σύστημα "από τη βάση προς τα πάνω" υπόσχεται να μειώσει το άγχος και να αυξήσει την παραγωγικότητα. Κάθε σωματίδιο των πληροφοριών που προσπαθεί ο εγκέφαλός μας να παρακολουθεί, ρίχνει φωτιά γύρω από τον κλίβανο στρες. Το GTD περιλαμβάνει τη συλλογή και την επεξεργασία κάθε σωματιδίου, κάθε υπόσχεση, σχεδόν κάθε σκέψη, εξοικονομεί πληροφορίες στην "κάρτα" και το επιτρέπει να το αποκτήσει με ένα σύνολο τακτικών αναθεωρήσεων.
Η επεξεργασία πληροφοριών, σύμφωνα με τη μέθοδο Allen, δεν απαιτεί φιλοσοφική αυτοβοήθεια στις προσπάθειες ανάπτυξης παγκόσμιας αποστολής και όρασης. Αρκετές λίστες συμφραζόμενων Tu-Do δίνουν οδηγίες για το πώς να περάσουν μια εργάσιμη ημέρα από το GTD. Όπως πολλοί άλλοι εκπρόσωποι του κινήματος αυτο-αναπτυξιακής ανάπτυξης, ο Άλεν έκανε μια σταδιοδρομία για την μετατροπή των περίπλοκων τεχνικών σε πρακτικές οδηγίες για τον εταιρικό κόσμο. Η ανακάλυψη ότι οι υπάλληλοι μπορούν να καθαρίσουν το μυαλό, απελευθερώνοντας το ταχυδρομείο, ο "εισερχόμενος φάκελος" και ο επιτραπέζιοι φάκελος έχει γίνει κάτι σαν ιδέες για τις μάζες. Πολλοί οπαδοί του Allen σφραγίστηκαν από κενά γραμματοκιβώτια, καθαρά τραπέζια και την ικανότητα να αισθάνονται τον έλεγχο πάνω σε μια δέσμη εργασίας με την οποία πρέπει να αντιμετωπίσουν. Ωστόσο, βελτιωμένη βελτιωμένη.
Οι υποστηρικτές του GTD βρήκαν ελαττώματα στο σύστημα, το ίδιο Διαδίκτυο έχει αλλάξει τον χώρο εργασίας μας, καθιστώντας ακόμα μεγαλύτερη αναταραχή. Εκτός από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, έχουμε τώρα στο Facebook, SMS, Fast Channel και περισσότερο μέσα επικοινωνίας. Οι λύσεις δεν έγιναν για να περιμένουν, η παγκόσμια κοινότητα των οπαδών ανέπτυξε μια σειρά από βήματα με νέα σύνορα.
Εν τω μεταξύ, ο Allen ήταν απασχολημένος εξάπλωση της ίδιας GTD, ο οποίος περιγράφηκε το 2001. Σε απάντηση της κριτικής που περιγράφουν τις ελλείψεις στη μεθοδολογία, η Allen δήλωσε ότι η GTD δεν ήταν συνδεδεμένη με την τεχνική εφαρμογή. "GTD εκτός χρόνου, δεν έχει σημασία αν οι άνθρωποι ξοδεύουν όλο το χρόνο τους με έναν υπολογιστή ή έναν υπολογιστή δεν τους έχουν καθόλου. Και οι δύο τύποι ανθρώπων υπήρχαν το 2001, και οι δύο τύποι είναι τώρα ", είπε. "Τα γρήγορα κανάλια στο Διαδίκτυο είναι μόνο ένα ποσοτικό χαρακτηριστικό, όχι υψηλής ποιότητας. Το GTD αφορά τις υποχρεώσεις σας.
Το νέο βιβλίο Allen, "καθιστώντας όλη την εργασία", που κυκλοφόρησε στα τέλη του 2008, υπόσχεται να ρίξει φως στην πραγματική βάση της αυτοδιοίκησης: έλεγχος και προοπτική. Είναι ο Άλεν που αποφάσισε να στραφεί στους χρήστες αντιμετωπίζουν; Οι μαθητές δεν έσπασαν τον γκουρού τους;
GTD οπαδοί και βελτιώσεις GTD
Οι οπαδοί του GTD Marlin Mann, Gina Trapani και Leo Babauta βελτίωσαν το παιδικό σύστημα της διοργάνωσης Allen, το μετατρέποντάς το σε κάτι πιο τεχνικό, πιο λογικό και περισσότερο zen. Έτσι, έσκαψαν την προσοχή του Διαδικτύου.
Ενώ το βιβλίο Allen ενημέρωσε να χρησιμοποιήσει χαρτί, φακέλους και αρχεία καρτών, οι συγγραφείς των περισσότερων ιστότοπων γέλασαν να συζητήσουν τη χρήση προγραμμάτων διαχείρισης έργων, αρχείων κειμένου, ταχυδρομικών πελατών (για παράδειγμα, προοπτικές ή gmail), χειρός, χαρτί σημειωματάριο και Ακόμη και κάρτες καρτών. Η κωμική θέση της Μαρίνας Mann "Hipster PDA" (ο συγγραφέας πρότεινε να κάνει το "φορητό" από το χαρτί - για να συνδέσει τη στοίβα των καρτών από χαρτόνι με μια κάρτα χαρτιού) από το 2004 προκάλεσε μια τρελή απάντηση και έκανε το blog του "43 φακέλους" αστέρι. Ακόμα καταλαμβάνει μια αξιότιμη θέση στην κορυφή 100 του Technosati και προσελκύει ετησίως 8 εκατομμύρια απόψεις.
Με την ευκαιρία, ο Mann ήταν ένας από τους πρώτους υποστηρικτές της GTD. Για παράδειγμα, το όνομα "43 φακέλους" είναι ένα αφιέρωμα στο επικωνόμενο υποσύστημα GTD. Χρησιμοποιεί 12 εμμηνόρροια και 31 ημερολόγια για την κατηγοριοποίηση των υλικών εργασιών στις οποίες πρέπει να επιστρέψετε σε μια συγκεκριμένη ημέρα. Στο Blog Mann επεξεργάζεται τις τεχνικές Allen των επιχειρήσεων, ώστε να καταστούν χρήσιμες για τους "προγραμματιστές, προγραμματιστές και άλλες ποικιλίες των gicks".
Το 2004, η Mann επεσήμανε ότι οι Κκινηματοποιοί έχουν δικό τους, απολύτως διαφορετικό από τους συνηθισμένους χρήστες της GTD, τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, είναι πρακτικά αδιαχώριστες από τους φορητούς υπολογιστές και την τεχνολογία τους που είναι η κινητήρια δύναμη τους.
Ας επιστρέψουμε στο 2008. Priacta, η αμερικανική εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού για τη διαχείριση του χρόνου, δημοσιεύει μια λίστα με περισσότερα από 100 ονόματα προγραμμάτων GTD. Πολλοί από αυτούς είναι ελεύθεροι, το υπόλοιπο κοστίζει από 10 έως 350 δολάρια.
Massachusetts Σύμβουλος για την προσωπική παραγωγικότητα Matthew Concorel Ένας από τους πολλούς bloggers που έχουν παρατηρήσει ότι μόλις ολοκληρώσετε τη συλλογή δεδομένων (θεμελιώδη στη διαδικασία GTD), θα μείνετε ένα προς ένα πριν από τα τρομακτικά μεγέθη του καταλόγου "Τι να κάνετε", Χωρίς συμβουλές "Πώς να το κάνετε αυτό".
Νέα Υόρκη Ο επιχειρηματίας Mark Horst, συγγραφέας του βιβλίου για την προσωπική παραγωγικότητα "Bit Lightacy", έδωσε μια ολόκληρη σειρά καυτών διαφορών μεταξύ του γκουρού της διαχείρισης του χρόνου, μετά την προσέγγιση του ALLEN's "Atavism of the Internet εποχή, με τα ροή του, αρχεία καρτών και σημειωματάρια "
Ο Horst προτείνει να διαχειριστεί περιπτώσεις που χρησιμοποιούν "πιο ικανές λίστες TU-DU", όπου δημιουργούνται αρχεία χρησιμοποιώντας e-mail και οι λίστες προτεραιότητας δημιουργούνται αυτόματα.
Με τη σειρά του, ο Horst επικρίθηκε από τον Tim Ferris, ο συγγραφέας του Bestseller "The 4-Ώρες Εβδομάδα εργασίας". "Οι τεχνολογικές συμβουλές στο" Bit Lightacy "έχουν λιγότερες εφαρμογές και μικρότερη διάρκεια ζωής από τις αρχές του GTD που ολοκληρώθηκαν Ferris.
Το βιβλίο του Ferris προωθεί τα καθήκοντα outsourcing με εκτελεστές χαμηλής αμοιβής από τις αναπτυσσόμενες χώρες, να κερδίσουν χρήματα μεγάλα χρήματα για μια πολυτελή ζωή. Το βιβλίο επικρίθηκε επανειλημμένα για αμφίβολη ηθική, ξεχνώντας εντελώς ότι δόθηκε χρήσιμες συμβουλές στη διαχείριση του χρόνου και τη διαχείριση πληροφοριών.
Παρά το γεγονός ότι ορισμένοι εμπειρογνώμονες δεν συμφωνούν με τις προσεγγίσεις του συστήματος, το GTD παραμένει ένα από τα κορυφαία συστήματα διαχείρισης χρόνου. GTD οπαδός και έκδοση δημοσιογράφου Κηδεμόνας., Ο Ben Hammersley έγινε προσκολλημένος αμέσως μετά τη συμβουλή του David Allen προσπάθησε το 2005. Σύμφωνα με τον ίδιο, "Πώς να βάλετε τα πράγματα με τη σειρά" "τόσο κοντά στη λατρεία, μόλις ο κατάλογος των περιπτώσεων μπορεί να είναι κοντά στη λατρεία." Ο Hammersley πρόσθεσε ότι γι 'αυτόν προσωπικά η δυσκολία μάθησης του συστήματος ξεθωριάζει σε σχέση με τον τρόπο με τον οποίο το σύστημα έχει αλλάξει τη ζωή του.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, στη μέθοδο GTD, η συλλογή και η παραγωγή πληροφοριών είναι στην πρώτη θέση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο μαγικός σας σημειωματάριο με το πνευματικό σας δυναμικό πρέπει να διατηρείται μαζί σας παντού και πάντα.
2. Σημαία των καθορισμένων περιπτώσεων
Για την εργασία, ρωτήστε τις ερωτήσεις:
- Πόσο σημαντικό είναι αυτό το καθήκον;
- Πόσο καιρό θα χρειαστεί για να εκτελέσει αυτό το έργο;
- Πρέπει να το εκπληρώσετε σε μια συγκεκριμένη ώρα ή να γίνει;
Επιπλέον, η μέθοδος GTD παρέχει στον αριθμό 2, ο ορισμός των σαφών βημάτων για την εκπλήρωση μιας συγκεκριμένης υπόθεσης. Για παράδειγμα, στη λίστα σας: Δημιουργήστε ένα επιχειρηματικό σχέδιο για ένα νέο έργο. Στη συνέχεια, για να ολοκληρώσετε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να το σπάσετε σε μικρότερες, διασυνδεδεμένες υποτάξεις.
Εάν η εργασία είναι να δημιουργηθεί ένα επιχειρηματικό σχέδιο, τότε η υπόθεση αυτή είναι συχνά μια μεγάλη εργασία. Και κάθε φορά που κοιτάζετε αυτό το σήμα στη λίστα σας, θέλετε να το αναβάλλετε ξανά και ξανά. Το πρόβλημα είναι ότι ο εγκέφαλός σας αντιλαμβάνεται αυτό το καθήκον χωρίς λεπτομέρειες. Για το λόγο αυτό, πρέπει να διαιρέσετε αυτό το πρόβλημα για αρκετές, μικρότερες:
- Βρείτε παραδείγματα επιχειρηματικού σχεδίου στο Διαδίκτυο.
- Κοιτάξτε τη συντήρηση, εξοικειωθείτε και καταλάβετε την ουσία.
- Δημιουργήστε ένα παρόμοιο δείγμα για το έργο σας.
- Κάνετε το περίγραμμα.
- Κάτι να αλλάξει, να βελτιωθεί, κλπ.
Γιατί είναι τόσο ευκολότερο;Επειδή, ο εγκέφαλός μας αρέσει να σχεδιάζει και να μοιράζεται εξαιρετικά καθήκοντα για μικρότερα. Επιπλέον, συμβαίνει συνεχώς. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να πάτε στο εστιατόριο. Ο εγκέφαλός σας αρχίζει να σκέφτεται σταδιακά (σχέδιο):
- Τι είδους κουζίνα θέλετε?
- Τι είναι γνωστό να καλέσετε.
- Τι ώρα είναι καλύτερο να πάτε?
- Ποιος είναι ο καιρός και τι είναι καλύτερο να φορέσει ...
Έτσι, ο εγκέφαλος μοιράζεται αυτό το πρόβλημα στις υποταχές και χωρίς ειδική επιβάρυνση, όλα επιλύουν τα πάντα στα στάδια. Και σε πιο πολύπλοκα και λιγότερο ευχάριστα πράγματα, ο εγκέφαλός σας απαιτεί τη βοήθειά σας.
3. Συστηματοποίηση περιπτώσεων
Το τρίτο σημείο της μεθόδου GTD είναι η συστηματική περίπτωση:
- Ανάλογα με το βαθμό σπουδαιότητας ·
- Επείγον;
- Και με τον αριθμό των μέτρων που έχουν ληφθεί.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε διάφορες κατηγορίες και υποκατηγορίες, μετά από τα οποία, διανείμετε περιπτώσεις σε αυτά.
Παράδειγμα 1. Ένα μήνα αργότερα, έχετε μια συνάντηση με έναν πρώην φίλο της εργασίας. Θέλετε να συναντήσετε μαζί του, αλλά δεν ξέρετε τι μπορεί να συμβεί κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου, όπου θα είστε κλπ. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να προστεθεί με ασφάλεια στην υποκατηγορία Νο. 1. Βάλτε μια υπενθύμιση στο Ημερολόγιο Google για την εβδομάδα και στη συνέχεια λύστε αυτή την ερώτηση.
Παράδειγμα 2.Έχετε μια επιθυμία να μάθετε στην ουσία, είναι για και μπορεί να γίνει όταν υπάρχει χρόνος. Αυτή η εργασία μπορεί να προστεθεί στην υποκατηγορία Νο. 2, δηλ. - Συνιστάται να κάνετε.
- Η δεύτερη κατηγορία είναι σημαντικά πράγματα. Εκτιμούμε έναν κατά προσέγγιση χρόνο που θα πάει σε αυτό το θέμα. Εάν διαρκεί λιγότερο από 3 λεπτά (διαβάστε ένα μικρό άρθρο, απαντήστε σε ένα email ...), τότε πρέπει να γίνει αμέσως, προτού αρχίσετε να το γράψετε κάπου.
Μετά από αυτό, η κατηγορία αριθ. 2 διαιρέστε την υποκατηγορία. Για παράδειγμα, 1 - έργο, 2 - προσωπικά. 3 - Επιχειρήσεις ... Διανέμουν τα βέλη σας ανά κατηγορία και εάν υπάρχουν ερωτήσεις που πρέπει να λυθούν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, στη συνέχεια, δίπλα να καθορίσετε ακριβώς αυτή τη φορά.
4. Προβολή και ενημέρωση
Στο σύστημα GTD, η ρήτρα αριθ. 4 είναι επίσης πολύ σημαντική. 1-2 φορές την εβδομάδα Δείτε τη λίστα σας. Αυτό γίνεται για να προσθέσει ένα νέο, διαγράφεται, ή να αφαιρέσει περιπτώσεις που έχουν χάσει τη συνάφεια τους.
Πολλοί που χρησιμοποιούν το σύστημα GTD, αγνοούν αυτό το στοιχείο. Και αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα στάδια. Επειδή, η βάση της παραγωγικότητας είναι η ακρίβεια και η ευαισθητοποίηση. Εάν η λίστα σας βρίσκεται σε μια τρομερή μορφή, δεν θα έχετε την επιθυμία να του επιστρέψετε και να σκεφτείτε την επιχείρησή σας.
5. Εκτελέστε
Εκτελέστε τις υποθέσεις σας καθώς είναι επειγόντως, σημασία, η διάθεσή σας και τα κίνητρά σας. Προκειμένου να εισαχθεί η μέθοδος GTD στη ζωή σας, απαιτείται η πρακτική και η πειθαρχία.
Αξίζει, επειδή, χρησιμοποιώντας το εργαλείο GTD, θα επιθυμήσετε, θα αναπτύξετε και θα νιώσετε πλήρη!
Γιατί είναι δύσκολο να κρατήσετε τα πάντα στο κεφάλι μου
Η βραχυπρόθεσμη μνήμη μας είναι παρόμοια με την επιχειρησιακή μνήμη του υπολογιστή - είναι απαραίτητο να συνεργαστεί με σχετικές εργασίες και ο όγκος του είναι εξαιρετικά μικρός. Ταυτόχρονα, είμαστε σε θέση να επεξεργαστούμε κατά μέσο όρο και μόνο 1-3 εργασία είναι καλά και καθόλου. Ταυτόχρονα, η ποσότητα των πληροφοριών που εφαρμόζεται στην προσοχή μας αυξάνεται συνεχώς. Ο συγγραφέας του βιβλίου "Πώς να φέρει τα πράγματα για να παραγγείλετε" David Allen επαναλαμβάνει: "Το μυαλό σας να δημιουργήσετε ιδέες, όχι την αποθήκευση τους". Και αυτός είναι ένας από τους στόχους της προσέγγισής της.
Σχετικά με τις εγχώριες υποχρεώσεις
Σύμφωνα με τον συγγραφέα, η κύρια πηγή στρες και Αρνητικά συναισθήματα - Αυτές είναι ανεπίλυτες ή διαταραχές υποχρεώσεις μπροστά τους ή άλλοι (στον αρχικό Allen τους καλεί ανοιχτούς βρόχους). Οι καταπιεστικές σκέψεις υπομένονται ακόμη πιο δύσκολες από την ευαισθητοποίηση του όγκου εργασίας που πρέπει να εκπληρώσουμε. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους συνδέσμους των γνωστικών λειτουργιών, του σχεδιασμού και των ημιτελών εργασιών μπορούν να βρεθούν και.
"Οποιαδήποτε υποχρέωση όπως" θα ήταν απαραίτητη ή θα έπρεπε ", η οποία είναι μόνο συνειδητή, δημιουργεί μια παράλογη ένταση, από την οποία είναι αδύνατο να απαλλαγούμε από, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα."
Ο Allen πιστεύει επίσης ότι σε αντίθεση με τη σωματική εργασία, η πνευματική εργασία δεν έχει σαφή όρια. Και το σημείο δεν είναι καν ότι μετά από μια κουραστική μέρα στο γραφείο, συνεχίζετε να σκέφτεστε το έργο του σπιτιού. Για το Allen, δεν υπάρχει διαφορά μεταξύ εργασίας και αναψυχής. Σύμφωνα με τη λογική του, η εργασία είναι ότι προσπαθούμε να φέρουμε την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων. Το κύριο πράγμα, πριν από τη διαμόρφωση αυτών των καθηκόντων σας, διευκρινίζει σαφώς τα αποτελέσματα και καθορίζει τα βήματα για την επίλυσή τους.
Πώς να μάθετε να σκέφτεστε πιο καθαρά
Πρώτα απ 'όλα είναι σημαντικό να αντιμετωπιστούν οι εσωτερικές υποχρεώσεις. Τα πράγματα που κάνουν φιλοσοφία (εφεξής GTD) υποδηλώνουν ότι ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης της εργασίας μειώνεται σε τρεις απλές αρχές.
Πρώτα πρέπει να απελευθερώσετε το κεφάλι σας - να συλλέξετε όλες τις ελλιπείς σκέψεις και τα καθήκοντα στο εξωτερικό σύστημα που εμπιστεύεστε.
Στη συνέχεια, πρέπει να τα διευκρινίσετε - να αποφασίσετε τι να κάνετε με αυτές τις πληροφορίες.
Για να το κάνω αυτό.
Πέντε βήματα για τη διευκρίνιση σύνθετων εργασιών
1. Συλλογή
Συλλέξτε όλες τις ανοικτές ερωτήσεις (τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές), ελλιπείς περιπτώσεις (στην αρχική καθαρότερη και αβέβαιη λέξη πράγματα, στη μετάφραση - "ελλιπείς") και άλλες πληροφορίες που σας παίρνουν. Στείλτε όλα αυτά στο τμήμα εισερχομένων - μια αξιόπιστη εξωτερική αποθήκευση, η οποία μπορεί να είναι και τα δύο φυσικά (σημειωματάρια, φακέλους) και ψηφιακά (οποιαδήποτε διαχείριση εργασιών η προεπιλεγμένη εφαρμογή περιέχει το φάκελο "εισερχόμενες", για παράδειγμα, ή - το τελευταίο εξ ολοκλήρου αναπτυγμένο στο GTD -με βάση). Προσθέστε το ταχυδρομείο και τους αγγελιοφόρους σας σε αυτό - η εισερχόμενη προεπιλογή σας.
Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με τις ημιτελή υποθέσεις σε έναν μεταφορέα, να απελευθερώσετε το κεφάλι σας. Το κύριο πράγμα δεν είναι να παράγετε πάρα πολλές λίστες και να τις ενημερώσετε τακτικά και να τα επεξεργαστούν.
Μόλις σκεφτείτε κάποιο είδος εργασίας, "πρέπει", πρέπει να "," ανάγκη "," πρέπει να είναι ", αυτό το έργο πηγαίνει στην κατηγορία των ημιτελή
2. Επεξεργασία
Συνήθως, οι πληροφορίες μας πηγαίνουν καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, αλλά για να το χειριστείτε πιο άνετα το πρωί, για να κάνετε μια κριτική - το βράδυ και ούτω καθεξής. Ο Άλεν συνιστά γενικά να διαχωρίζουν εγκαίρως τα στάδια. Η ίδια η διαδικασία επεξεργασίας πληροφοριών αποτελείται από συνεπείς απαντήσεις σε ερωτήσεις.
"Τι είναι αυτό?" (Ορισμός τύπου πληροφοριών - εργασίες, σημειώσεις ή ιδέες).
"Μήπως τώρα οι ενέργειες;" Μέρος των πληροφοριών δεν προορίζονται καθόλου να εργαστούν, αξίζει απλώς να ρίξει έξω. Άλλο μέρος πρέπει να τοποθετηθεί στο σύστημα για να απελευθερώσει τη συνείδηση \u200b\u200bαπό αυτό.
Εάν δεν απαιτούνται οι ενέργειες και οι πληροφορίες δεν είναι απαραίτητες, απλά απαλλαγείτε από αυτό.
Εάν δεν απαιτούνται οι ενέργειες, αλλά χρειάζονται οι πληροφορίες, τότε το αναβάλλετε για να επιστρέψετε αργότερα. Για να το κάνετε αυτό, η GTD προσφέρει να δημιουργήσει ένα φάκελο "ποτέ / ίσως", στο οποίο αποστέλλονται όλα τα σχέδια για το μέλλον - από τους καταλόγους βιβλίων, ταινιών και ταξιδιωτικών θέσεων στον κατάλογο των πιθανών εργαζομένων και οικογενειακών έργων.
Μια άλλη επιλογή: διατηρούμε πληροφορίες ως αναφορά - για τις περαιτέρω δράσεις και τα έργα μας. Για αυτό το κοστούμι τόσο γνωστές επιλογές, όπως το Dropbox και το Google Drive και τα νέα εργαλεία όπως το σημειωματάριο.
Εάν η ενέργεια είναι απαραίτητη, μια βασική ερώτηση: "Ποια είναι η ακόλουθη ενέργεια;" Μπορείτε είτε να το εκτελέσετε αμέσως αν δεν χρειάζεστε περισσότερο από 2 λεπτά (5, ίσως 10 - για να σας λύσει) ή να μεταβιβάσετε ένα πιο κατάλληλο άτομο και να τοποθετήσετε τη λίστα "λίστα αναμονής".
Εάν η ενέργεια πρέπει να ανατεθεί στην ακριβή ημερομηνία, στείλτε το στο "Ημερολόγιο" (το ημερολόγιο Google, το Ημερολόγιο της Apple, το Microsoft Outlook είναι το πιο προφανές). Ενέργειες χωρίς όρο να μεταβείτε στη λίστα "Οι ακόλουθες ενέργειες", οι οποίες στην πραγματικότητα είναι μια λίστα των καθηκόντων στον διαχειριστή εργασιών ή στο σημειωματάριο.
Ποια είναι η ακόλουθη ενέργεια; Αυτή είναι η κύρια ερώτηση σχετικά με οποιεσδήποτε πληροφορίες που έχετε συλλέξει. Εάν απαντήσετε σωστά, θα είναι τι να οργανώσετε. "Επόμενη ενέργεια" είναι η ακόλουθη συγκεκριμένη, σωματική δράση που πρέπει να εκτελεστεί για να μετακινηθείτε στην ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας.
3. Οργάνωση
Ως αποτέλεσμα της επεξεργασίας, λαμβάνονται αρκετές κατηγορίες αποθήκευσης, οι οποίες αποτελούν το σύστημά σας.
Κατάλογος ενεργών ενεργειών: Ημερολόγιο (για δράση με μια ακριβή περίοδο) και μια λίστα των καθηκόντων - στο Manager Task / Notepad.
Ο κατάλογος των έργων - καθηκόντων που απαιτούν περισσότερες από μία δράσεις για εκτέλεση (οι περισσότεροι από τους διαχειριστές καθηκόντων έχουν πολλά επίπεδα καθηκόντων που υποδηλώνουν και το επίπεδο των έργων, αλλά θα βοηθήσουν επίσης και απλά - το δείκτη του έργου) και τα υλικά αναφοράς σε αυτά - σε αυτά κάθε βολική και οικονομικά προσιτή αποθήκευση.
Λίστα "Κατάλογος αναμονής" - Για εργασίες που απαιτούν την προσοχή σας, όχι συμμετοχή. Εκτός από τις καθιερωμένες υπενθυμίσεις για τα καθήκοντα που θα είναι σημαντικά σε ένα συγκεκριμένο σημείο του μέλλοντος - η λειτουργία υπενθύμισης είναι επίσης διαθέσιμη στις περισσότερες αιτήσεις για εργασίες.
Ο κατάλογος "Μερικές φορές / ίσως" - για εργασίες που μπορούν να γίνουν σχετικές στο μέλλον: στην πραγματικότητα, ο κατάλογος όλων που θα θέλατε να κάνετε, αλλά μην το κάνετε τώρα.
4. Επισκόπηση
Μετά τη συλλογή, την επεξεργασία και την οργάνωση, έχετε έτοιμο αλγορίθμους δράσης σε κορυφαίες περιοχές. Για να διατηρηθεί η συνάφεια του συστήματος, πρέπει να εξεταστεί από καιρό σε καιρό - πρώτον απ 'όλα, το "ημερολόγιο" και "κατάλογος των καθηκόντων", καθώς και ο "κατάλογος των έργων", "λίστα αναμονής" και "κατάλογος των Πιθανές υποθέσεις. " Περιηγηθείτε σε όλα τα σχέδια και απαριθμεί εβδομαδιαίως, θα δώσει μια αίσθηση της ακεραιότητας της εικόνας και της σαφήνειας του νου: έτσι δεν θα χάσετε τίποτα και να εστιάσετε στο κύριο πράγμα.
5. Εφαρμογή
Κατά τη διαχείριση της ροής εργασίας, είναι σημαντικό να κανονίσετε σωστά τα καθήκοντα προτεραιότητας. Για να καταλάβετε τι και όταν αξίζει να κάνετε, ο Allen συμβουλεύει να τηρήσει τρία μοντέλα συμπεριφοράς.
Ορίστε ορισμένα κριτήρια στα καθήκοντα: Πλαίσιο (για παράδειγμα, στον τόπο: Σπίτι, γραφείο, κατάστημα, ή χαρακτήρας εργασίας: κλήσεις, συναντήσεις - και ούτω καθεξής). Διαθέσιμος χρόνος; Διαθέσιμη ενέργεια; Τις προσωπικές σας προτεραιότητες.
Η έννοια της "εργασίας" συνήθως υποδηλώνει ένα από τα τρία: κάνετε ό, τι έχουν προγραμματίσει, ή σχεδιάζετε μια δουλειά ή πραγματοποιείτε εργασίες όπως συμβαίνει. Εάν είστε κολλημένοι σε κάποιο σημείο, προσπαθήστε να αξιολογήσετε τι ακριβώς από τα παραπάνω κάνετε τώρα και τι να κάνετε.
Αξίζει να αρχίσετε να ξεκινάτε, απομακρύνοντας από τους στόχους χαμηλής τάξης υψηλότερα. Πρώτη ασχολείται με τις τρέχουσες υποθέσεις, στη συνέχεια - ζώνες ευθύνης και προσοχή (οικογένεια, εργασία, υγεία, φίλοι). Τώρα μπορείτε να λάβετε σχέδια για 1-3 χρόνια μπροστά, μετά - για το μέλλον για 5 ή περισσότερα χρόνια. Το τελευταίο στάδιο αποτελεί αξιολόγηση της αποστολής και των αρχών της. Έτσι βήμα προς βήμα θα διευκρινίσετε όλες τις υποθέσεις σας.
Το βιβλίο του David Allen "Πώς να θέσει τα πράγματα με τη σειρά" Ανακατασκευάω κάθε χρόνο και κάθε φορά που βρίσκω κάτι νέο για τον εαυτό μου. Αυτό που δεν έδωσα προσοχή πριν. Για μένα, αυτό είναι το κύριο βιβλίο GTD. Επεξεργασία προσωπικής αποτελεσματικότητας!
Αυτό δεν σημαίνει ότι διάβασα την τελευταία φορά που δεν είναι προσεκτικά. Ανάπτυξη, ανεβάζουμε νέα επίπεδα και με αυτά τα επίπεδα τα είδη ανοίγουν εντελώς διαφορετικά.
Όχι το γεγονός ότι το επόμενο έτος, ξαναβλέπω το ίδιο βιβλίο, δεν θα βρω κάτι άλλο ...
- Με την ευαισθητοποίησή του. Αυτό που κατάλαβα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ανάγνωσης ή ποια συμπεράσματα έκαναν.
- Τι νέο υπάρχει εισήχθη στο σύστημα σχεδιασμού μου στο MyLiforganized.
Συνειδητοποίηση που ήρθε μετά την ανάκαμψη του βιβλίου "Πώς να φέρει τα πράγματα για να παραγγείλετε"
Το GTD είναι μια συνήθεια!
Ακόμη και αν διάβασα το βιβλίο και όλα καταλαβαίνουν την πρώτη φορά - θα χρειαστεί πολύ περισσότερο χρόνο για να διασφαλιστεί ότι οι αρχές της λήψης των πραγμάτων πραγματοποιούνται στο υποσυνείδητο επίπεδο.
Δεν υπάρχει άλλος, μικρότερος δρόμος από την καθημερινή πρακτική.
Ακόμα κι αν περάσετε από την εκπαίδευση, μπορείτε να πάρετε μόνο
- Η γνώση
- Δεξιότητες
- Περιπτώσεις
Και μετά από μια εβδομάδα ή δύο θα έχετε
- Δημιουργήθηκε από το σύστημα που λαμβάνει υπόψη τις αξίες και τις προτεραιότητές σας
- Όλες οι τρέχουσες εργασίες αποσυναρμολογούνται και δομημένες
- Έτοιμοι περιπτώσεις και πρότυπα για παραγωγική εργασία στο MLO
- Απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις σας σχετικά με το MyLiforganized, τον προγραμματισμό, να φέρει τα πράγματα να παραγγείλετε, μέγιστη παραγωγικότητα
Γράψτε μου σε ποια είναι η μεγαλύτερη δυσκολία σας στο σχεδιασμό και τη διάρθρωση και θα σας πω τη βέλτιστη επιλογή να βγείτε από την κατάσταση!
Εάν είστε διαχειριστής έργου και "πνιγμός" στη ροή εργασιών, προσπαθήστε να οργανώσετε την εργασία σχετικά με το σύστημα λήψης.
GTD: Τι είναι αυτό
GTD (λαμβάνοντας τα πράγματα) - Μεθοδολογία για την οργάνωση και τον έλεγχο των καθηκόντων. Ήρθε με τον David Allen, επιχειρηματικό λεωφορείο και σύμβουλος διαχείρισης. Απαιτείται όχι μόνο να σχεδιάζεται, αλλά και να φέρει την επιδιωκόμενη επιχείρηση στο τέλος.
Το GTD συχνά αποδίδεται στη διαχείριση του χρόνου: εάν χρησιμοποιείται σωστά, το σύστημα βοηθά να έχεις χρόνο και να καταπολεμήσει το multitasking.
Αρχές GTD, χωρίς συμμόρφωση με τίποτα
Κρατήστε το κεφάλι του
Η βασική αρχή στην οποία χτίζεται ολόκληρη η μεθοδολογία. Όλα πρέπει να διορθωθούν. Ακόμη και μικρά καθήκοντα και τι φαίνεται ασήμαντο.
Πιο εύκολο σημαίνει καλύτερα
Να διορθώσετε και να συστηματοποιήσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για εσάς. Εάν αγαπάτε σημειωματάρια, τότε η επιχείρηση σε εφαρμογές και οι διαχειριστές εργασιών δεν θα απλοποιήσουν τη ζωή, αλλά μάλλον, αντίθετα.
Σκεφτείτε την απόφαση
Συχνά συμβαίνει ότι υπάρχουν πράγματα, επειδή τους αντιλαμβανόμαστε ως ένα άλλο πρόβλημα και όχι για μια απόφαση.
Μια εργασία ταυτόχρονα
Στο σύστημα GTD, το Multitasking αποτελεί εμπόδιο. Είναι απαραίτητο να σκεφτείτε μόνο την εργασία που εκτελείτε τώρα. Δηλαδή, μην σκεφτείτε την έκθεση για τη διάσκεψη, ενώ ελέγχετε τη διάταξη.
Κάντε μια λίστα δράσης
Οι εργασίες στον διαχειριστή εργασιών ή το ημερολόγιο δεν θα λύσουν όλα τα προβλήματα. Πρέπει να αντιληφθείτε κάθε ένα από αυτά ως κατάλογο συγκεκριμένων ενεργειών, τότε θα λειτουργήσει πιο εύκολη μαζί τους.
Πώς λειτουργεί η μεθοδολογία GTD
Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που περιγράφουν τον τρόπο εφαρμογής GTD. Αλλά για μια αρχή, αρκεί να θυμάστε τέσσερα διαδοχικά βήματα.
Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες
Επιλέξτε ένα μέρος όπου αποθηκεύετε όλες τις εισερχόμενες πληροφορίες. Για να μην παραβιάσετε την αρχή της GTD για την ευκολία, πρέπει να είναι κάτι ένα: είτε την εφαρμογή είτε το σημειωματάριο. Έτσι μπορείτε να ελέγξετε ή να αλλάξετε κάτι ανά πάσα στιγμή και δεν χρειάζεται να θυμάστε πού το αποθηκεύσατε ή καταγράφηκε.
Διαδικασία όλων των πληροφοριών
Εάν απλά διπλώστε όλες τις εργασίες σε μια δέσμη, συγχέετε γρήγορα και χάσετε κάτι σημαντικό. Χρειαζόμαστε ένα σύστημα για το οποίο θα μοιραστείτε την εργασία.
Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε το δέντρο λήψης αποφάσεων ή, όπως λέει ο Allen, το διάγραμμα ροής εργασίας.
Ρωτήστε σας αυτές τις ερωτήσεις για να διαιρέσετε σωστά τις εργασίες.
- Τι είναι αυτό το καθήκον;
- Τι πρέπει να είναι το αποτέλεσμα;
- Χρειάζεστε ενέργειες;
- Εάν ναι, ποια ενέργεια είναι η ακόλουθη;
- Πόσο χρόνο θα πάρει;
Οργανώστε το αποτέλεσμα
Οι απαντήσεις σε ερωτήσεις βοηθούν στη διανομή εργασιών σύμφωνα με τα σωστά μπλοκ. Εάν δεν διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά, για παράδειγμα, πρέπει απλά να απαντήσετε στην επιστολή, να το κάνετε αμέσως.
Όταν η εργασία απαιτείται περισσότερο χρόνο, είναι καλύτερο να το σπάσετε σε ένα μακροπρόθεσμο έργο από διάφορα στάδια. Εάν είναι αδύνατο, έχετε δύο επιλογές.
Αναβάλλω
Αν κάποιος είναι καλύτερος από εσάς με την εργασία, κανείς δεν μπορεί να αντιμετωπίσει, αλλά απαιτεί πολύ χρόνο, μπορείτε να την καθυστερήσετε. Οι εργασίες θα φέρουν Το ημερολόγιο ή σε μπλοκ Τις ακόλουθες ενέργειες.
ΣΕ Το ημερολόγιο Εισαγάγετε μόνο τις εργασίες που συνδέονται με συγκεκριμένες ημερομηνίες ή χρόνο. Δηλαδή, είναι σημαντικά για την εκπλήρωση της καθορισμένης ημέρας.
ΣΕ Λίστα αναμονής Οι εργασίες θα πάνε, η εκτέλεση της οποίας περιμένετε κάποιον από τους υφισταμένους.
Σε μπλοκ Τις ακόλουθες ενέργειες - Όλα τα πράγματα που δεν είναι καιρό για τώρα, αλλά σίγουρα θα χρειαστεί να επιστρέψετε αμέσως μόλις εμφανιστεί η ώρα. Για να μην ξεχάσουμε τα καθήκοντα αυτά, δημιουργήστε μια λίστα υπενθυμίσεων.
Τι να κάνετε με τις εργασίες που δεν απαιτούν καμία ενέργεια:
- Αφαιρέστε από τη λίστα.
- Εάν θέλετε να επιστρέψετε αργότερα, αποθηκεύστε στο τμήμα υπενθύμισης.
- Εάν αυτή είναι σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να αποθηκευτούν είναι στο τμήμα υλικών αναφοράς.
Επιλέξτε μια ενέργεια για κάθε εργασία και ακολουθήστε
Προσδιορίστε τι θα κάνετε με κάθε εισερχόμενη εργασία. Είναι σημαντικό να μην αρχίσετε να εκφράζετε προτεραιότητες μέχρι να καταλάβετε τι να κάνετε συγκεκριμένα.
Σκοπός της κύριας μεθόδου GTD είναι η διαχείριση υποχρεώσεων και ενεργειών. Δηλαδή, για να καθορίσετε όλες τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε, να έχετε ένα σχέδιο και να είστε έτοιμοι να λάβετε αποφάσεις για να το αλλάξετε. Ένα τέτοιο σύστημα βοηθά να γνωρίζετε πάντα τι θα είναι κάθε επόμενο βήμα.
Ποιες υπηρεσίες είναι κατάλληλες για εργασίες GTD
Smthngs - Διευθυντής GTD για το πρόγραμμα περιήγησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε online και offline ως εφαρμογή.
Online υπηρεσία. Μπορείτε να διαχειριστείτε εργασίες και να ακολουθήσετε την πρόοδο. Υπάρχει μια ελεύθερη και πληρωμένη εκτεταμένη έκδοση.
