Setiap hari kita harus mengambil ratusan keputusan, dan semakin tinggi jabatannya, semakin banyak keputusan yang harus kita ambil. Bagaimana cara memisahkan yang penting dari yang tidak penting? Salah satu metode sederhana namun produktif adalah Eisenhower Square, yang juga dikenal sebagai Matriks Eisenhower. Sistem ini, dengan , berfungsi dengan baik untuk perencanaan harian dan jangka panjang. Di bawah ini Anda akan belajar tentang penulis teknik ini (dia adalah orang yang luar biasa), serta tentang kekhasan penggunaan teknik “Eisenhower Square” itu sendiri.

Dwight Eisenhower menjalani salah satu kehidupan paling produktif yang dapat Anda bayangkan.

Eisenhower adalah Presiden Amerika Serikat ke-34, menjabat dua periode dari tahun 1953 hingga 1961. Selama masa jabatannya, ia memulai program yang secara langsung mengarah pada pengembangan Sistem Jalan Raya Antar Negara Bagian di Amerika Serikat, peluncuran Internet (DARPA), pengembangan luar angkasa(NASA), dan penggunaan damai sumber alternatif Energi (Hukum Energi Atom).

Sebelum menjadi presiden, Eisenhower adalah seorang jenderal bintang lima ( peringkat tertinggi), menjabat sebagai Panglima Tertinggi Sekutu di Eropa selama Perang Dunia II, dan bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan invasi ke Afrika Utara, Prancis, dan Jerman.

Selain itu, ia menjabat sebagai rektor Universitas Columbia, menjadi orang pertama panglima tertinggi NATO, dan pada saat yang sama menemukan waktu untuk melanjutkan hobinya: bermain golf dan melukis cat minyak.

Eisenhower memiliki kemampuan luar biasa untuk mempertahankan produktivitasnya tidak hanya untuk beberapa minggu atau bulan, namun selama beberapa dekade. Dan oleh karena itu, teknik manajemen waktu, manajemen tugas, dan produktivitasnya telah dipelajari oleh banyak orang.

Strategi produktivitasnya yang paling terkenal dikenal sebagai “Eisenhower Square.” Ini adalah alat pengambilan keputusan sederhana yang dapat Anda mulai gunakan segera. Mari kita bicara tentang cara menjadi lebih produktif dan cara kerja strategi Eisenhower.

"Eisenhower Square": Bagaimana menjadi lebih produktif

Strategi Eisenhower dalam mengambil tindakan dan mengatur tugas sangatlah sederhana. Ini menggunakan matriks keputusan (pada gambar di bawah), di mana Anda akan mendistribusikan tindakan Anda berdasarkan empat kemungkinan:

Mendesak dan penting (tugas yang harus segera diselesaikan).

Penting tapi tidak mendesak (tugas yang bisa dijadwalkan untuk dikerjakan nanti).

Mendesak tetapi tidak penting (tugas yang dapat didelegasikan kepada orang lain).

Tidak mendesak dan tidak penting (tugas yang dapat dihilangkan).

Hal hebat tentang matriks ini adalah matriks ini dapat digunakan untuk rencana produktivitas jangka panjang (“Bagaimana saya harus menghabiskan waktu saya setiap minggu?”) dan tugas-tugas kecil sehari-hari (“Apa yang harus saya lakukan hari ini?”).

Catatan: Saya membuat template Eisenhower Square sebagai spreadsheet. Anda dapat mendownload template ini untuk penggunaan pribadi di bagian bawah artikel. (Omong-omong, saya menerjemahkan template ini ke dalam bahasa Rusia, dan jika Anda ingin mendapatkannya - .

Perbedaan antara mendesak dan penting

Yang penting jarang yang mendesak, dan yang mendesak jarang yang penting.

—Dwight Eisenhower

Tugas mendesak adalah tugas yang perlu ditanggapi dengan cepat: surat, panggilan telepon, SMS, berita. Sedangkan menurut Brett McKay: “Tugas penting adalah tugas yang berkontribusi terhadap misi, nilai, dan tujuan jangka panjang kita.”

Memisahkan tugas-tugas mendesak dan penting ini cukup mudah untuk dilakukan sekali, namun melakukannya berulang kali bisa sangat membuat frustrasi. tugas yang menantang. Alasan saya menyukai metode Eisenhower Square adalah karena metode ini memberikan kerangka kerja yang jelas untuk pengambilan keputusan secara berkelanjutan. Dan seperti semua hal dalam hidup, konsistensi adalah bagian yang sulit.

Berikut beberapa pengamatan lain yang saya lakukan menggunakan metode ini:

Likuidasi sebelum optimasi

Beberapa tahun yang lalu, saya membaca tentang pemrograman dan menemukan kutipan menarik:

"Tidak ada kode yang lebih cepat daripada tidak ada kode"

— Kevlin Henney

Dengan kata lain, cara tercepat untuk menyelesaikan sesuatu—membuat komputer Anda membaca baris kode atau mencoret tugas yang sudah selesai dari daftar tugas Anda—adalah dengan menghilangkan tugas tersebut sepenuhnya. Tidak lagi cara cepat melakukan sesuatu daripada tidak melakukannya sama sekali. Tentu saja, ini bukan alasan untuk bermalas-malasan, tetapi saran untuk memaksa diri Anda mengambil keputusan sulit dan menghapus tugas apa pun yang tidak membawa Anda menuju misi, nilai, atau tujuan Anda.

Terlalu sering kita menggunakan teknik produktivitas, manajemen waktu, dan pengoptimalan sebagai alasan untuk menghindari pertanyaan yang sangat penting: “Haruskah saya melakukan ini?” Jauh lebih mudah untuk tetap sibuk dan mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda hanya perlu menjadi sedikit lebih efisien atau "bekerja sedikit lebih larut malam ini" daripada menghilangkan tugas yang Anda rasa nyaman untuk dilakukan. Namun nyatanya ini bukanlah yang terbanyak metode yang efektif penggunaan waktu Anda. (Secara pribadi, saya menyukai kalimat tes “Apakah Anda sibuk atau produktif?”).

Seperti yang dikatakan Tim Ferriss, “Kesibukan adalah salah satu bentuk kemalasan—malas berpikir dan bertindak sembarangan.”

Menurut saya metode Eisenhower sangat berguna karena memaksa saya mempertanyakan apakah tindakan tersebut benar-benar diperlukan, yang pada akhirnya berarti memindahkan tugas ke kuadran Hapus daripada mengulanginya tanpa berpikir panjang. Dan sejujurnya, jika Anda menghilangkan semua hal yang menyia-nyiakan waktu Anda setiap hari, maka Anda mungkin tidak memerlukan nasihat apa pun tentang cara menjadi lebih produktif dalam melakukan pekerjaan yang benar-benar penting.

Apakah ini akan membantu saya mencapai tujuan saya?

Satu catatan terakhir: Akan sangat sulit untuk menghilangkan aktivitas yang tidak perlu jika Anda tidak yakin ke arah mana Anda bekerja. Menurut pengalaman saya, ada dua pertanyaan yang akan memperjelas keseluruhan metode Eisenhower.

Dua pertanyaan ini:

  1. Untuk apa saya bekerja? Apa yang sedang saya kerjakan? Ke arah mana saya bekerja?
  2. Apa nilai inti yang saya perjuangkan dalam hidup saya?

Ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang saya tanyakan pada diri saya sendiri dalam Tinjauan Tahunan dan Laporan Kemajuan saya. Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini membantu saya memperjelas kategori untuk tugas-tugas tertentu dalam hidup saya. Setelah ini, memutuskan tugas mana yang harus dilakukan dan tugas mana yang dihapus menjadi lebih mudah, karena Anda akan memahami apa yang penting bagi Anda.

Metode Eisenhower bukanlah strategi yang sempurna, tetapi menurut saya metode ini merupakan alat pengambilan keputusan yang berguna untuk meningkatkan produktivitas dan menghilangkan tugas-tugas yang menyita energi mental, waktu, dan jarang membawa saya ke tujuan. Saya harap metode ini bermanfaat bagi Anda.

Artikel asli: http://jamesclear.com/eisenhower-box

PS: Bonus kecil: Templat Eisenhower Square: Saya telah meng-Rusiakan templat Eisenhower Square menjadi sebuah tabel yang dapat Anda unduh dan gunakan kapan pun Anda ingin meningkatkan produktivitas dan menghilangkan waktu yang terbuang. Anda bisa mendapatkannya dengan menghubungi saya dan saya akan segera mengirimkan salinan tabelnya kepada Anda.

Matriks Eisenhower adalah salah satu opsi manajemen waktu yang diciptakan oleh tokoh militer dan politik Amerika Dwight David Eisenhower. Prinsip kerjanya adalah membagi semua kasus menjadi empat kelompok, tergantung pada tingkat kepentingannya.

Rencanakan sesuai dengan matriks Eisenhower

Hal pertama yang perlu Anda pelajari saat bekerja dengan matriks adalah menjadi pintar dalam berbisnis. Mampu membedakan mana yang penting dan mana yang mendesak, mana yang kurang mendesak dan tidak penting.

Matriks waktu dibagi menjadi 4 kuadran yang didalamnya terdapat 2 sumbu penting dan jumlah sumbu urgensi yang sama. Kasus dan tugas cocok dengan masing-masingnya, yang membantu untuk melihat dengan jelas prioritas setiap komponen: apa yang harus dilakukan pertama kali, apa yang harus dilakukan kedua, dan seterusnya.

Templat matriks terlihat seperti ini:

Mari kita lihat setiap kuadran lebih detail.

Penting dan mendesak

Manajemen waktu yang ideal berarti kuadran ini akan kosong. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa dengan penentuan prioritas yang tepat dan penyelesaian tugas yang tepat waktu, tidak akan ada penyumbatan. Hal ini mungkin normal terjadi dari waktu ke waktu, namun kekacauan yang terus-menerus dalam bisnis adalah tanda disorganisasi.

Untuk menghindari masalah dengan kuadran “A”, Anda perlu mengatur perencanaan yang kompeten di bidang lain dan melaksanakan semua poin dengan tepat. Namun jika masih perlu diisi, maka yang harus dimasukkan di sini adalah:

  • Hal-hal yang bila tidak diselesaikan akan membahayakan tercapainya tujuan.
  • Tugas-tugas, yang kegagalannya berkontribusi pada munculnya kesulitan dan kesulitan hidup.
  • Tugas yang berhubungan langsung dengan kesehatan.

Jangan lupakan. Seringkali hal-hal dari kuadran “A” bisa dititipkan kepada orang lain. Jika memungkinkan, gunakan hak ini.

Jangan lupa tentang mendelegasikan tanggung jawab. Seringkali hal-hal dari kuadran “A” bisa dititipkan kepada orang lain.

Penting, tapi tidak mendesak

Hal dan tugas yang paling diprioritaskan terletak di sini, sehingga perlu mendapat perhatian yang maksimal. Ini adalah aktivitas sehari-hari yang tidak terlalu mendesak, namun tetap penting. Para ahli telah memperhatikan bahwa orang yang bekerja secara khusus dengan kuadran “B” mencapai kesuksesan yang lebih besar dalam hidup dan mencapai tujuan mereka. Mereka mendapatkan lebih banyak uang dan melakukan apa yang mereka sukai, yang membuat mereka bahagia.

Karena tidak ada hal yang mendesak, tidak ada kepanikan, sehingga pendekatan pelaksanaannya seimbang dan masuk akal. Hal ini pada gilirannya mendorong efisiensi dan produktivitas yang tinggi. Namun, kita tidak boleh lupa bahwa pelaksanaan tugas-tugas dari kuadran “B” yang terlalu dini akan memindahkannya ke kuadran “A”.

Jadi, semua aktivitas terkini yang terkait dengan aktivitas sehari-hari masuk ke dalam zona ini: aktivitas utama, aktivitas olahraga, rencana hari itu, dll.

Mendesak, tapi tidak penting

Aktivitas yang “terletak” di jantung kuadran ini cenderung mengganggu. Implementasinya tidak memberikan manfaat apapun dalam mencapai tujuan dan tidak membawa hasil apapun. Seringkali hal-hal tersebut hanya menghalangi Anda untuk berfokus pada hal yang benar-benar penting dan mengurangi efektivitas Anda secara keseluruhan. Saat bekerja dengan matriks, hal utama adalah jangan membingungkan kasus dari kuadran "A" dan "C", jika tidak maka akan terjadi kebingungan dalam prioritas kasus.

Area “C” dapat mencakup hal-hal yang berkaitan dengan negosiasi dan pertemuan yang dipaksakan oleh seseorang, merayakan ulang tahun orang-orang di lingkungan yang kurang akrab, dan pekerjaan rumah tangga yang muncul secara tiba-tiba. Karena hal-hal dari kuadran ini hanya memperlambat Anda dan “mencuri” waktu, Anda perlu mencurahkan waktu minimum untuk hal tersebut.

Tidak mendesak dan tidak penting

Sama sekali tidak ada manfaat dari kegiatan yang masuk dalam kuadran ini. Mereka harus ditangani pada tahap terakhir. Bahkan jika Anda tidak melakukannya sama sekali, itu akan lebih baik. Namun, penting untuk mempertimbangkan hal-hal seperti itu; seperti yang mereka katakan, Anda perlu mengetahui musuh melalui penglihatannya. Ini adalah waktu-waktu berguna yang paling “memakan” yang harus Anda buang.

Hal-hal yang masuk dalam kuadran “D” sama sekali tidak ada manfaatnya.

Namun yang paling menarik adalah hal-hal dari kuadran ini sangat menarik perhatian orang. Inilah hal paling menyenangkan dan sederhana yang tidak perlu Anda kerjakan. Mereka santai dan menyenangkan. Hiburan yang menyenangkan membuat Anda sulit untuk melepaskannya.

Ini termasuk berbicara di telepon dengan teman dan kerabat, sambil duduk-duduk di jejaring sosial, Penjelajahan Internet, permainan komputer, menonton TV, nongkrong di klub.

Tentu saja, istirahat penting untuk pekerjaan produktif, seperti halnya oksigen bagi seseorang, tetapi istirahat juga harus bermanfaat. Daripada duduk di sofa sepanjang akhir pekan, mengatur jalan-jalan dan jalan-jalan ke alam, mengembangkan rencana rekreasi aktif, ini akan membantu meningkatkan kesehatan Anda. Baca mendidik atau sederhana buku yang menarik, yang sebelumnya tidak ada waktu, ini akan memacu pikiran.

Saat mengendalikan hidup Anda, ingatlah bahwa istirahat juga harus direncanakan. Tidak dapat diterima jika hal itu terjadi secara spontan. Tapi jangan mengabaikannya juga. Hal ini penuh dengan kemalasan yang berkepanjangan, karena kerja berlebihan tidak pernah menguntungkan siapa pun. Aturannya berlaku di sini: “Waktu untuk bisnis adalah waktu untuk bersenang-senang.”

Contoh jadwal untuk setiap hari mungkin terlihat seperti ini:

Anda dapat menggambar sendiri lembarannya atau mengunduh formulir yang sudah jadi dari Internet.

Prioritas

Pada awalnya, karena kebiasaan, akan sulit untuk menentukan urgensi dan pentingnya setiap tugas, namun hasil akhirnya sepadan. Cobalah latihan berikut:

  1. Gambarlah tabel dengan kolom: nomor item, materi, urgensi, kepentingan. Sesuaikan sendiri jumlah barisnya, tergantung panjang daftarnya.
  2. Pada kolom kedua “yang harus dilakukan”, tuliskan semua tugas dan aktivitas yang biasa Anda lakukan.
  3. Setelah itu, lanjutkan dengan menilai aktivitas tersebut: seberapa penting atau mendesaknya setiap aktivitas.

Untuk mempermudahnya, gunakan kriteria kepentingan berikut saat mengajukan pertanyaan untuk setiap kasus:

  • Menyelesaikan tugas ini diperlukan untuk mencapai tujuan utama saya (Ya - artinya penting; Tidak - tidak masalah).
  • Kegagalan menyelesaikan suatu tugas menimbulkan konsekuensi serius terhadap aktivitas saat ini (Ya - penting; Tidak - tidak penting).

Kriteria urgensi:

  • Jika tugas tidak diselesaikan sekarang, maka tugas tersebut kehilangan relevansinya (Ya - mendesak; Tidak - tidak mendesak).

Alat penentuan prioritas ini akan sangat menyederhanakan seluruh proses kerja. Setelah melalui pemeriksaan seperti itu, Anda akan mengetahui berapa banyak waktu yang telah Anda buang hingga saat ini dan berapa banyak waktu berguna yang ternyata telah dikeluarkan.

Mari kita asumsikan bahwa Anda dengan serius mendekati perumusan tujuan, mengatasinya resistensi internal dalam bentuk ketakutan dan penundaan, mereka menemukan motivasi yang sangat baik untuk mencapai hasil. Anda aktif dan penuh energi! Namun, setelah beberapa waktu Anda terkejut saat mengetahui bahwa, setelah bekerja dengan jujur ​​​​dan tekun selama 8 - 12 jam yang direncanakan, Anda tidak dapat menentukan secara akurat

  • apa yang direncanakan telah dilakukan;
  • hasil antara apa yang diperoleh;
  • seberapa dekat Anda untuk mencapai tujuan yang Anda tetapkan untuk diri sendiri.

Gambarannya ternyata cukup menyedihkan: harimu penuh dengan kekhawatiran, kamu selalu disibukkan dengan sesuatu, namun hasilnya tak kunjung semakin dekat. Bukannya merasa puas karena berhasil melangkah beberapa langkah lagi menuju tujuan, Anda malah merasa lelah dan kecewa.

"Masalah Penetapan Tujuan"

Dalam manajemen waktu, fenomena ini disebut “masalah penetapan tujuan”. Saat menghadapinya, Anda mulai merasakan pahlawan terkenal mitos Yunani kuno - Sisyphus, yang ditakdirkan hari demi hari menggulingkan batu besar ke puncak gunung, jatuh saat tujuannya tercapai. Batu besar yang tidak dapat diangkat dalam kasus Anda adalah tumpukan tugas sehari-hari, yang volumenya tidak berkurang, tidak peduli berapa banyak usaha yang Anda lakukan.

Tetapkan prioritas Anda

Meskipun masalah yang Anda hadapi benar-benar serius dan berskala besar, namun sangat mungkin untuk diselesaikan. Tapi harus mulai dari mana? Pertama, sebelum Anda mulai bertindak, Anda perlu mencari tahu apa sebenarnya yang ingin Anda capai pada tahap ini dan memberi peringkat tugas berdasarkan prioritasnya.

Jangan mulai mengerjakan suatu tugas sebelum Anda tahu persis apa tujuan Anda dan seberapa jauh hal itu akan membawa Anda.

Tentu saja, ada seluruh kategori tugas yang dapat dilakukan secara kacau, sesuai dengan prinsip “ditemukan dan diselesaikan”. Dengan caranya sendiri, ini bahkan berguna: aktivitas seperti itu menciptakan suasana hati tertentu dan membantu Anda terlibat dalam pekerjaan utama Anda tanpa masalah. Tugas-tugas tersebut antara lain, misalnya, rutinitas rumah tangga: mencuci piring, mengelap debu, menyapu lantai, dll. Daftar tugas rutin sehari-hari seperti itu kecil, dan keuntungan melakukannya adalah Anda dapat langsung melihat hasil pekerjaan Anda. upaya dan Setelah selesai, Anda tidak hanya merasakan kepuasan atas pekerjaan yang dilakukan, tetapi juga kenyamanan fisik yang cukup nyata.

Namun, jika menyangkut tugas-tugas yang perlu diselesaikan saat mengerjakan proyek berskala besar, daftar tugas bisa menjadi hampir “tidak berdimensi”. Strategi kacau tidak akan berhasil di sini - lagi pula, Anda dibatasi waktu untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Artinya, ada risiko besar ketika menyelesaikan banyak masalah kecil dan tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu yang sangat penting untuk mencapai tujuan akhir. Jadi sebelum Anda terjun ke semuanya sekaligus, luangkan beberapa menit untuk berpikir.

Beri peringkat tugas saat ini

Memikirkan tindakan Anda adalah ide yang bagus, tetapi Anda ingin melakukannya tidak hanya secara efektif, tetapi juga dengan cepat. Metode terkenal yang digunakan secara aktif dalam manajemen waktu cocok untuk tujuan ini. Ini dikenal sebagai matriks Eisenhower. DI DALAM sumber yang berbeda Beberapa cara berbeda untuk menggunakan metode ini diusulkan. Bagi kami, yang paling sederhana dan rasional adalah yang akan dibahas di bawah ini. Ini telah membuktikan dirinya sebagai alat yang nyaman aplikasi praktis, jadi kami dengan senang hati membagikannya kepada Anda.

Nama Matrix diambil dari nama Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight Eisenhower, mantan jenderal angkatan darat. Dia dikreditkan dengan penemuannya metode ini, tetapi, kemungkinan besar, kelebihan Eisenhower terletak pada kenyataan bahwa pada suatu waktu ia mengungkapkan pemikirannya: "Tidak semua hal yang mendesak itu penting, dan tidak semua hal yang penting itu mendesak." Kutipan tersebut mendapatkan popularitas dan, tentu saja, menjadi dasar ide matriks.

Dengan menggunakan Matriks Eisenhower, Anda dapat dengan cepat mengurutkan daftar tugas yang cukup panjang sekalipun. Untuk melakukan ini, tuliskan tugas Anda saat ini (paling baik menggunakan teknik GTD), lalu evaluasi masing-masing berdasarkan dua kriteria saja:

  • Apakah itu penting? (Tidak terlalu)
  • Apa ini mendesak? (Tidak terlalu)

Hasilnya, semua item daftar Anda, bergantung pada tingkat kepentingan/urgensinya, dapat ditempatkan di salah satu dari 4 kuadran Matriks Eisenhower, yang terlihat seperti ini:

Perlu dicatat bahwa matriks di berbagai sistem manajemen waktu memiliki nama yang berbeda-beda, seperti halnya penafsiran kuadran mungkin sedikit berbeda di antara penulis yang berbeda. Jadi, Stephen Covey, penulis buku “The 7 Habits of Highly Effective People,” menyebutnya sebagai matriks Urgency\Importance. Dia memberikan rekomendasi rinci mengenai penggunaannya dalam karyanya. Di sumber lain, metode ini disebut versi visual dari “Aturan 4D”, yang akan kita bahas nanti.

Cara bekerja dengan kuadran

Matriks Eisenhower tidak hanya memiliki banyak variasi nama, tetapi juga banyak interpretasi tentang cara menangani tugas-tugas yang ditempatkan di setiap kuadran. Kami mengusulkan untuk membahas dua interpretasi secara lebih rinci, yang pertama tampaknya lebih nyaman untuk penggunaan sehari-hari.

metode Lakukan-Rencana-Delegasi-Hilangkan

Sebenarnya nama metode ini sudah berisi informasi tentang bagaimana menangani tugas-tugas yang Anda tempatkan di masing-masing 4 kuadran. Mari kita lihat ini lebih detail.

Kuadran 1: Mendesak dan Penting

Ini adalah hal-hal yang memerlukan tindakan segera, jika tidak, sesuatu yang tidak dapat diperbaiki akan terjadi: kebakaran, bug yang dapat menghalangi rilis, atau hal serupa. Pilihan ideal adalah ketika kuadran ini tetap kosong. Sebagai upaya terakhir, Anda dapat memasukkan tugas-tugas dari kuadran No. 2 ke dalamnya jika keadaan yang tidak terduga tiba-tiba memerlukan penyelesaian yang mendesak.

Kuadran 2: Penting tetapi tidak mendesak

Ini adalah kuadran untuk tugas-tugas paling produktif. Tidak ada kebutuhan untuk menyelesaikannya saat ini, sehingga masing-masing masalah dapat direncanakan dengan cerdas dan dilaksanakan secara efisien. Dengan mengerjakan pelaksanaan tugas-tugas dari kuadran kedua, Anda akan mendapatkan produktivitas yang sama, yang kekurangannya membuat Anda putus asa.

Untuk lebih mengoptimalkan pekerjaan dalam kuadran ini, Anda dapat mengurutkan tugas-tugas yang ditempatkan di dalamnya berdasarkan prinsip kepentingan/urgensi yang sama. Dengan cara ini, pertama-tama Anda dapat memperhatikan tugas-tugas yang lebih mendesak dan penting (tidak mendesak!), lalu dengan tenang melanjutkan ke penyelesaian masalah-masalah yang kurang mendesak dan penting (tetapi tetap signifikan untuk mencapai tujuan).

Kuadran 3: Tidak penting, tapi mendesak

Hal-hal yang berada pada kuadran ini merupakan gangguan-gangguan yang sangat mengganggu kelancaran proses kerja dan mengganggu pencapaian tujuan akhir. Ini adalah percakapan telepon yang panjang, diskusi tanpa hasil yang tidak memiliki tujuan akhir, kebutuhan untuk mengalihkan perhatian untuk membantu salah satu kolega Anda, dll. Disarankan, jika memungkinkan, untuk mendelegasikan masalah tersebut kepada seseorang yang dapat menanganinya untuk Anda. ide utama– jangan melakukannya sendiri. Anda dapat mendelegasikannya, atau menolak untuk melaksanakannya sama sekali.

Kuadran 4: Tidak penting atau mendesak

Anda bisa saja melupakan hal-hal yang berakhir di kuadran ini. Biasanya, ini adalah beberapa keinginan sesaat Anda yang tidak ada hubungannya dengan tujuan Anda. Jika kuadran tersebut ternyata kosong, ini merupakan pilihan ideal. Tetapi bahkan jika ada beberapa tugas di dalamnya yang masih ingin Anda selesaikan, tunda penyelesaian masalah ini untuk jangka waktu yang tidak terbatas dan kembali ke tugas tersebut setelah tujuan utama tercapai, tetapi untuk saat ini tidak ada gunanya membuang-buang energi Anda. pada mereka dan waktu.

Aturan "4D"

Agar adil, harus dikatakan bahwa aturan “4D” dalam berbagai interpretasi tidak serta merta menggambarkan kuadran matriks yang sedang kita bicarakan. Namun salah satunya cukup konsisten dengan uraian di atas, dan dapat digunakan saat bekerja dengan kuadran:

Lakukan, Delegasikan, Tunda, atau Buang (Lakukan (mendesak), Delegasikan (kepada orang lain), Tunda (sementara), Abaikan).
Lakukan, Putuskan, Delegasikan, Hapus (Lakukan (sekarang), Putuskan (urutan apa yang harus dilakukan), Instruksikan, Hapus).

Keuntungan utama dari metode yang dijelaskan ini adalah memungkinkan Anda menentukan peringkat sejumlah tugas dengan cepat. Selain itu, matriks

  • Membantu secara visual mewakili volume tugas yang direncanakan dan tingkat kepentingan/urgensinya. Dengan cara ini, Anda mendapat kesempatan untuk menggunakan waktu Anda secara efektif.
  • Dengan bantuannya, Anda dapat dengan mudah membagi tugas menjadi beberapa kelompok berdasarkan hanya 2 kriteria sederhana. Jika bukan karena kondisi ini, maka pembagian tugas lintas kuadran akan jauh lebih sulit.

Periksa efektivitas matriks dalam praktiknya

Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower tidak hanya untuk menentukan tugas mana yang membawa Anda lebih dekat ke hasil yang diinginkan, dan tugas mana yang menimbulkan hambatan dalam perjalanan menuju tujuan Anda. Anda juga dapat menggunakan metode ini untuk menilai seberapa efektif Anda secara keseluruhan. Jadi, jika semua tugas Anda ditempatkan di kuadran kedua, kami dapat mengatakan bahwa Anda telah mencapai efisiensi maksimal.

Selain itu, membagi tugas ke dalam kuadran memungkinkan Anda menentukan dengan jelas ke mana tepatnya sebagian besar waktu dan energi Anda dihabiskan, dan juga menyarankan cara untuk meningkatkan produktivitas pribadi Anda. Misalnya, pikirkan secara serius untuk mendelegasikan sebagian besar tugas kepada anggota tim lain atau akhirnya berhenti membuang-buang waktu dan energi untuk hal-hal yang mendapat tempat di kuadran No.4.

Anda dapat mengoptimalkan penggunaan metode matriks Eisenhower menggunakan aplikasi yang sudah ada dalam berbagai versi: versi mobile, web dan desktop. Dan untuk menghindari kesalahan dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara rasional untuk mencapainya, gunakan layanan tersebut Kemajuan Cerdas. Dengan bantuannya, lebih dari 35.000 tujuan telah diwujudkan oleh berbagai orang. Sudahkah Anda menentukan tujuan Anda?

Waktu membaca 6 menit

Pada artikel ini kita akan melihat apa itu manajemen waktu, apa metode utamanya dan menjelaskan secara rinci contoh matriks Eisenhower. Matriks ini adalah cara paling umum untuk mendistribusikan waktu di setiap bidang kehidupan manusia.

Matriks Eisenhower - metode manajemen waktu

Manajemen waktu– kemampuan seseorang untuk mengalokasikan waktunya dengan benar untuk melakukan tugas tertentu. Ada banyak sekali metode manajemen waktu. Salah satu metode manajemen waktu yang paling populer dan tersebar luas adalah metode Eisenhower.

Dwight David Eisenhower adalah seorang tokoh politik dan militer terkenal, David lahir pada tanggal 14 Oktober 1890 di Denison (Texas, Amerika). Semua orang mengenalnya sebagai Presiden Amerika ke-34, yang menonjol karena kemampuan organisasi dan mentalnya. Hal ini memungkinkan dia untuk mencapai kesuksesan besar dalam hidup dan menjadi teladan bagi banyak masyarakat. David percaya bahwa memiliki dan melakukan hal-hal yang berharga mendefinisikan seseorang sebagai pribadi dan berkontribusi terhadap pembangunan di segala bidang dan usaha.

Sejak saya berhenti menjadi presiden, saya semakin jarang menang dalam golf. © Dwight David Eisenhower

Sebagai presiden, David tenggelam dalam banyak urusan, rencana, dan tugas. Dia sedang memikirkan bagaimana dia dapat dengan jelas dan benar mendistribusikan waktunya yang berharga untuk menyelesaikan semuanya. Setelah memahami semua rencananya untuk jangka waktu tertentu, dia membuat tabel di mana dia menguraikan urusannya menurut signifikansi dan urgensinya. Belakangan, metodenya mendapatkan popularitas tertentu dan dikenal sebagai matriks Eisenhower. Ini terlihat seperti ini.

  • Sebuah kuadran Hal-hal penting yang mendesak;
  • Ke kuadran Penting tidak mendesak;
  • kuadran C Tidak penting dan mendesak;
  • kuadran D Tidak penting, tidak mendesak.

Inti dari jendela Eisenhower adalah memprioritaskan aktivitas. Seseorang harus membagi semua rencananya menurut signifikansi dan urgensinya, dan menghubungkannya dengan kategori tertentu. Sekarang mari kita lihat lebih dekat sektor atau kuadran utama dari matriks. Kita akan melihat contoh matriks Eisenhower lebih jauh di artikel kita.

Kuadran A

Hal ini termasuk hal-hal penting dan mendesak yang tidak dapat ditunda karena dapat menimbulkan akibat negatif. Dalam situasi ideal, distribusi waktu yang benar, kotak ini harus kosong. Seseorang harus menyelesaikan tugas-tugas penting tepat waktu agar tidak menjadi mendesak.

Kuadran B

Hal-hal penting yang tidak mendesak ada di sini. Jika rencana sektor ini dilaksanakan tepat waktu, seseorang akan memperoleh banyak hal berharga dan mendesak. Implementasi rencana secara bertahap sesuai dengan tingkat kepentingannya membantu menertibkan segala sesuatunya tepat waktu, tanpa kelelahan psikologis dan fisik pada tubuh.

Kuadran C

Hal-hal mendesak yang tidak penting dan tidak signifikan saat ini, namun hal tersebut perlu diterapkan sekarang juga. Mungkin implementasinya berharga bagi seseorang, tetapi bagi Anda itu biasa saja tanpa nilai apa pun.

Kuadran D

Di sektor ini, Eisenhower memasukkan tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak yang perlu dilakukan, namun tidak terlalu penting atau mendesak. Pemenuhannya tentu saja memberikan kepuasan bagi seseorang, namun kegagalan dalam memenuhinya tidak mengancam akibat negatif.

Kita akan melihat sektor-sektor ini secara lebih rinci dengan menggunakan contoh matriks Eisenhower.

Tujuan Metode Eisenhower

Metode Eisenhower mempunyai beberapa tujuan utama.

  1. Perkembangan pengorganisasian diri manusia. Setelah melihat segala sesuatu yang direncanakan selama beberapa hari, seseorang menjadi lebih aktif, menggunakan semua sumber dayanya untuk mencapai suatu hasil, sehingga mengatur dirinya sendiri tanpa bantuan siapa pun.
  2. Distribusi tugas berkualitas tinggi Kehidupan sehari-hari. Dengan menyusun matriks seperti itu, setiap orang akan dapat melihat tugas-tugas penting dalam jangka waktu tertentu dan akan berusaha menyelesaikannya tanpa terburu-buru.
  3. Keterampilan Perencanaan yang Sukses. Tabel dengan rencana yang ditulis dengan jelas membantu mengalokasikan sejumlah waktu tertentu untuk setiap tugas dan menghitung waktu ini dengan benar.

Dengan membuat contoh Matriks Eisenhower, kita dapat menganalisis lebih dalam tujuan dari teknik perencanaan ini.

Fitur menyoroti tugas-tugas penting dengan contoh

Sebagaimana telah kita ketahui, matriks Eisenhower terdiri dari empat komponen utama, yang mencakup urusan-urusan kita menurut tingkat signifikansi dan urgensinya saat ini. Sekarang, dengan bantuan contoh, kita dapat mengetahui hal-hal apa yang mungkin mendesak, dan bagaimana kita dapat menentukannya sendiri. Contoh matriks Eisenhower akan membantu Anda memahami sepenuhnya tugas-tugas penting dan mendesak dalam kehidupan sehari-hari.

Kuadran A (hal-hal penting dan mendesak)

Seperti yang kami sebutkan, sektor ini idealnya kosong, seseorang harus punya waktu untuk melakukan hal-hal berharga tepat waktu agar tidak menjadi mendesak. Misalnya, kita dapat memasukkan operasi yang tidak direncanakan atau pertemuan mendesak di tempat kerja di “sektor A”. Tugas-tugas penting harus diselesaikan tepat waktu, karena ketika tugas-tugas tersebut menjadi mendesak dan berharga, mungkin timbul hambatan yang tiba-tiba dalam pelaksanaannya (kemerosotan kesehatan yang tajam, berbagai keadaan force majeure). Mari kita ambil situasi lulus ujian. Ini penting namun tidak mendesak. Jika seseorang menunda persiapan sampai hari terakhir, mengubahnya menjadi tugas yang mendesak, maka secara fisik dia tidak akan punya waktu untuk melakukan semuanya, tubuhnya akan kelelahan secara fisik dan psikologis.

Kuadran B (hal-hal penting yang tidak mendesak)

Urusan-urusan di sektor ini bisa menunggu, namun kegagalan untuk melakukan hal ini akan menimbulkan konsekuensi negatif. Tugas-tugas yang sangat berharga disorot untuk menyelesaikannya tepat waktu. Ini mungkin termasuk tugas-tugas yang berkaitan dengan kesehatan Anda sendiri, pengembangan pribadi. Misalnya, jika Anda pergi ke dokter untuk konsultasi tepat waktu, kebutuhan akan pembedahan tidak akan muncul. Contoh lainnya, jika Anda belajar bahasa Inggris tepat waktu, Anda akan bisa mendapatkan posisi baru dengan gaji yang baik dalam waktu dekat.

Kuadran S (hal-hal mendesak yang tidak penting)

Sektor ini menyatukan tugas-tugas yang perlu diselesaikan pada waktu tertentu, tetapi tugas tersebut tidak terlalu penting bagi Anda. Untuk menentukan sendiri pentingnya rencana, tanyakan pada diri Anda pertanyaan: “Apa yang akan terjadi jika saya tidak melakukan tugas ini?” Jika suatu hal akhirnya berdampak negatif pada Anda, maka itu sangat penting. Contoh tugas di sektor ini dapat berupa percakapan tidak penting dengan kolega atau teman, atau partisipasi dalam survei sosial. Hal-hal ini hanya mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal penting. Misalnya, jika Anda sibuk dengan proyek penting di tempat kerja, perhatian Anda mungkin terganggu oleh beberapa instruksi lain dari atasan Anda, atau telepon dari teman sekadar untuk mengobrol. Anda harus mengesampingkan tugas-tugas ini dan fokus pada hal-hal yang lebih penting agar tidak menjadi mendesak.

Kuadran D (tugas tidak penting dan tidak mendesak)

Seseorang dapat mengimplementasikan rencana ini di waktu senggang ketika tidak ada tugas penting yang diberikan. Mereka membawa perasaan puas terhadap diri sendiri dan pekerjaan yang dilakukan. Misalnya, Anda memutuskan untuk membersihkan perpustakaan dan menaruh barang-barang di lemari Anda. Ini juga termasuk permainan komputer dan nongkrong di jejaring sosial. Hal-hal ini membantu Anda menenangkan diri, tetapi Anda tidak boleh mengutamakannya, sehingga mengabaikan tugas-tugas penting.

Matriks Eisenhower: Contoh

Mari kita coba menggunakan contoh untuk mengetahui cara mengidentifikasi tugas-tugas penting yang mendesak untuk Anda sendiri menggunakan matriks Eisenhower. Mari kita lihat contoh matriks Eisenhower.

Katakanlah Anda mempunyai tugas berikut untuk pertama kalinya:

  • perbaiki bangku agar tidak goyah;
  • pergi ke dokter gigi dengan sakit gigi;
  • mempersiapkan proyek kerja besok;
  • telepon dari rekan yang memintanya untuk mengirimkan laporan;
  • pertemuan tidak terjadwal dengan bos;
  • menghabiskan waktu di jejaring sosial;
  • penguasaan keterampilan dalam bahasa Inggris untuk pelatihan lanjutan.

Sekarang mari kita coba menyusun tugas-tugas ini menurut kepentingan dan urgensinya. Mari kita buat contoh matriks Eisenhower kita sendiri.

Kuadran A (penting mendesak):

  • Persiapan proyek kerja;
  • Pertemuan tak terjadwal dengan bos.

Kuadran B (penting, tidak mendesak):

  • Mengunjungi dokter gigi dengan sakit gigi;
  • Menguasai keterampilan bahasa Inggris untuk pelatihan lanjutan.

Kuadran C (tidak penting mendesak):

  • Seorang kolega menelepon dengan permintaan untuk mengirim laporan.

Kuadran D (tidak penting, tidak mendesak):

  • Perbaiki bangku agar tidak goyah;
  • Habiskan waktu di jejaring sosial.

Jadi, setelah memahami pentingnya tugas Anda yang akan datang, Anda dapat dengan mudah memahami distribusi prioritas pada saat ini. Luangkan waktu untuk memperbaiki diri sendiri, memikirkan kembali rencana dan usaha Anda, ini akan membantu Anda melakukan lebih dari yang Anda pikirkan.

Satu jam pengembangan diri akan mengajari Anda lebih dari satu hari penjelasan. © Jean-Jacques Rousseau

Perlu dicatat bahwa teknik alokasi waktu yang kami jelaskan dirancang untuk tujuan jangka pendek yang perlu dicapai dalam waktu dekat. Ini membantu menyusun urusan kehidupan sehari-hari dan sangat berguna dalam semua bidang pekerjaan dan kehidupan. Teknik ini dapat digunakan baik oleh presiden maupun anak sekolah, karena dapat dimengerti oleh semua orang dan mudah digunakan.

Mengapa begitu sulit untuk memilih antara tugas prioritas dan tugas sekunder? Penelitian yang dilakukan oleh ahli saraf Antonio Damasio menunjukkan bahwa pengambilan keputusan terkait erat dengan emosi. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika kecemasan dan depresi sering kali ditandai dengan keadaan terjebak dan tidak mampu mengambil keputusan. Menggunakan alat sederhana seperti Matriks Eisenhower tidak hanya membantu memahami suatu hal, tetapi juga mengurangi stres emosional. Seiring berjalannya waktu, dengan menguasai prinsip-prinsip konsep ini, Anda dapat dengan mudah dan cepat menentukan perbedaan antara penting, mendesak, tidak penting, dan tidak berguna.

Matriks Eisenhower diyakini banyak kaitannya dengan perkataan Dwight D. Eisenhower: “Saya mempunyai dua masalah: masalah yang mendesak dan masalah yang penting. Yang mendesak itu tidak penting, yang penting itu mendesak.”

Dwight D. Eisenhower paling dikenal sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34 (dari tahun 1953 hingga 1961). Sebelum menjadi presiden, ia adalah seorang jenderal dan komandan pasukan sekutu Selama Perang Dunia Kedua. Pada tahun 1950, Eisenhower menjadi Panglima Tertinggi Sekutu NATO pertama di Eropa.

Spesifik aktivitas profesional terus-menerus memaksa Eisenhower untuk membuat keputusan sulit dan fokus setiap hari berbagai tugas. Untuk mengoptimalkan proses tersebut, ia menciptakan metodenya, yang kemudian dikenal luas sebagai matriks Eisenhower. Saat ini dapat digunakan tidak hanya oleh para jenderal, tetapi juga orang biasa sampai ke ibu rumah tangga - ada baiknya untuk memprioritaskan tugas-tugas saat ini dan menertibkan segala sesuatunya.

Cara menggunakan Matriks Eisenhower

Alat ini cocok bagi mereka yang bersedia dan mampu menilai pentingnya tugas mereka dan mengkategorikannya dengan jelas. Metode ini melibatkan pembagian tugas dan tindakan menjadi empat kelompok:

  1. mendesak dan penting;
  2. penting tapi tidak mendesak;
  3. mendesak tapi tidak penting;
  4. tidak mendesak atau penting.

Tujuan akhir Metode Eisenhower adalah membantu menyaring hal-hal yang tidak penting dari keputusan-keputusan penting dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.

Jika kita bayangkan matriks Eisenhower sebagai sebuah gambar, maka akan terlihat seperti ini:

Arti kuadran dalam matriks

Tugas ditugaskan ke kuadran tertentu, yang pada gilirannya menentukan kapan dan berapa lama Anda dapat menyelesaikan suatu tugas.

  • Kuadran I - “Lakukan sekarang” (mendesak dan penting)

Ini termasuk tugas-tugas prioritas yang memerlukan perhatian segera. Mereka memiliki tenggat waktu yang ketat dan harus diselesaikan di atas segalanya dan secara pribadi.

  • Kuadran II - “Putuskan kapan Anda akan melakukannya” (penting tapi tidak mendesak)

Kuadran ini merupakan bagian strategis dari matriks, ideal untuk pembangunan jangka panjang. Unsur-unsur yang tercakup di dalamnya penting tetapi tidak memerlukan perhatian segera. Pada saat yang sama, tugas memiliki tenggat waktu tertentu dan juga diselesaikan secara pribadi.

  • Kuadran III - “Delegasikan kepada seseorang” (mendesak tetapi tidak penting)

Panggilan telepon, email, dan penjadwalan rapat serta acara termasuk dalam kuadran ini. Jenis tugas ini biasanya tidak memerlukan perhatian pribadi karena tidak melibatkan hasil yang terukur. Kuadran III membantu meminimalkan gangguan pekerjaan penting. Dengan mendelegasikan, Anda bisa fokus pada hal-hal yang lebih besar.

  • Kuadran IV - “Lakukan nanti” (tidak penting, tidak mendesak)

Kegiatan yang masuk dalam Kuadran IV merupakan kegiatan tambahan yang tidak memberikan nilai tambah. Sederhananya, ini adalah sesuatu yang selalu dapat ditunda tanpa takut akan konsekuensinya. Hal-hal ini menyita waktu dan mengganggu tugas-tugas lebih penting yang Anda masukkan ke dalam dua kuadran pertama.

Memilih warna untuk matriks

Tetapkan warna pada setiap kuadran matriks dan kaitkan dengan tingkat prioritas.

Misalnya:

Merah = mendesak.

Kuning = penting, tapi tidak terlalu mendesak.

Hijau = mendesak tetapi tidak penting.

Abu-abu = tidak mendesak, tidak penting.

Saat Anda menggunakan matriks untuk tujuan profesional, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar masalah berada di kuadran I dan III. Kegiatan di Kuadran II menghasilkan hasil yang paling signifikan karena merupakan tujuan bisnis yang mempengaruhi keberhasilan bisnis dalam jangka panjang, namun jarang diklasifikasikan sebagai kegiatan yang mendesak.

Hal yang paling sulit untuk dipahami adalah apa yang mengalihkan perhatian Anda dari program studi yang Anda rencanakan. Namun jika Anda dapat mengatasi masalah mendasar dalam manajemen waktu ini, Anda akan terbebas dari pikiran tentang waktu yang terbuang percuma. Ajukan dua pertanyaan kepada diri Anda untuk membantu Anda memutuskan strategi pengambilan keputusan jangka panjang:

  • Kapan Anda akan mengerjakan tugas penting namun tidak mendesak?
  • Kapan Anda dapat meluangkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting sebelum tugas tersebut tiba-tiba menjadi mendesak?

Perlu diingat bahwa terkadang tugas dari satu kuadran tiba-tiba jatuh ke kuadran lain. Jika terjadi keadaan darurat, prioritas Anda akan berubah. Misalnya, Anda memiliki bisnis kecil dan pelanggan yang tidak puas menelepon dan meminta untuk berbicara dengan manajer karena keterlambatan pengiriman. Masalah ini akan segera muncul di atas elemen-elemen lain dalam matriks.

Pembagian tugas antar kuadran memiliki beberapa ciri yang perlu diperhatikan:

  1. Daftar tugas membuat hidup lebih mudah. Pastikan saat menugaskan tugas yang Anda tentukan pertanyaan yang tepat, yang membantu menentukan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Fitur utamanya adalah prioritas.
  2. Anda dapat menambahkan banyak aktivitas dan tugas ke setiap kuadran, namun yang terbaik adalah menjaga jumlah maksimum tidak lebih dari delapan item. Jika tidak, Anda akan menjauh tujuan utama- menyelesaikan tugas.
  3. Buat matriks terpisah untuk kehidupan profesional dan pribadi Anda.
  4. Hanya Anda yang dapat menentukan tingkat prioritas item dalam daftar Anda. Mulailah setiap pagi dengan daftar tugas dari matriks, dan pada akhir minggu Anda akan melihat hasilnya.

Templat matriks Eisenhower

Untuk menyederhanakan proses pembagian tugas, gunakan templat yang dikembangkan oleh Evernote:

Matriks Eisenhower dapat diterjemahkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Trello. Buatlah daftar tugas untuk masing-masing dari empat papan (= kuadran) dan buatlah papan “Kotak Masuk” terpisah di mana semua tugas akan ditempatkan sebelum didistribusikan ke kuadran. Ini akan memungkinkan Anda menilai beban kerja Anda secara visual.

Matriks Eisenhower adalah alat sederhana untuk membantu Anda menghindari kelumpuhan analisis yang terjadi setiap kali Anda bahkan tidak tahu harus mulai dari mana.