Зошто е тешко да се задржи сè во вашата глава?

Нашата краткорочна меморија е слична на RAM меморијата на компјутерот - потребна е за работа со тековните задачи, а нејзиниот волумен е исклучително мал. Во исто време, можеме да обработуваме во просек и да работиме добро само со 1–3. Во исто време, обемот на информации кои се борат за нашето внимание постојано расте. Дејвид Ален, автор на книгата Getting Things Done, повторува: „Вашиот ум е да создавате идеи, а не да ги складирате“. И ова е една од целите на неговиот пристап.

За внатрешните обврски

Според авторот, главниот извор на стрес и негативни емоции- ова се нерешени или прекршени обврски кон себе или другите (во оригиналот Ален ги нарекува отворени јамки). Депресивните мисли се уште потешки за поднесување отколку свесноста за обемот на работа што треба да ја направиме. Можете да дознаете повеќе за врската помеѓу когнитивните функции, планирањето и незавршените задачи.

„Секое обврзување што треба, може или треба што е само во умот создава ирационален стрес од кој е невозможно да се ослободите, 24 часа на ден, седум дена во неделата“.

Ален исто така верува дека, за разлика од физичкиот труд, интелектуалниот труд нема јасни граници. И не е дури ни дека после напорен ден во канцеларија продолжувате да размислувате за работа дома. За Ален воопшто не постои разлика помеѓу работа и слободно време. Според неговата логика, работа е сè до кое се стремиме да ја доведеме сегашната состојба на нештата. Главната работа е јасно да се разјаснат резултатите и да се одредат чекорите за нивно решавање пред да се постават овие цели.

Како да размислувате појасно

Пред сè, важно е да се разберат внатрешните обврски. Филозофијата за извршување на работите (во понатамошниот текст GTD) подразбира дека целиот процес на управување со работата се сведува на три едноставни принципи.

Прво треба да ја ослободите главата - соберете ги сите недовршени мисли и задачи надворешен систем, на кој му верувате.

Потоа треба да ги разјасните - одлучете што да правите со оваа информација.

Направи го.

Пет чекори за разјаснување на сложените проблеми

1. Колекција

Собери сè отворени прашања(и лични и професионални), недовршени работи (во оригиналот има обемни и нејасни зборови, преведени како „незавршена работа“) и други информации што едноставно ве засегаат. Испратете го сето тоа до одделот „Inbox“ - доверливо надворешно складирање, кое може да биде или физичко (тетратки, папки) или дигитално (која било апликација за управување со задачи стандардно содржи папка „Inbox“, на пример, или - втората е целосно развиена во врз основа на ГТД). Додајте на ова вашата пошта и инстант-месинџери - вашето стандардно сандаче.

Со складирање на информации за незавршени задачи на медиум, ја ослободувате главата. Главната работа е да не креирате премногу списоци и редовно да ги ажурирате и обработувате.

Штом мислите „треба“, „треба“, „треба“ во врска со задачата, оваа задача станува недовршена.

2. Обработка

Обично информациите ни доаѓаат во текот на денот, но попогодно е некој да ги обработи наутро, да ги прегледа навечер итн. Ален генерално препорачува да се одвојат овие фази навреме. Самиот процес на обработка на информации се состои од последователни одговори на прашања.

"Што е ова?" (дефинирање на типот на информации - задачи, белешки или идеи).

„Дали ова бара акција сега? Некои од информациите воопшто не се наменети за работа, само треба да се фрлат. Другиот дел треба да се стави во системот за да се ослободи свеста од него.

Ако не е потребно дејство и информациите не се потребни, ние едноставно се ослободуваме од нив.

Ако не е потребно дејство, туку потребни се информации, тогаш го одложуваме и се враќаме подоцна. За да го направите ова, GTD предлага создавање папка „Someday/Maybe“ во која се испраќаат сите идни планови - од списоци со книги, филмови и дестинации за патување до список на можни работни и семејни проекти.

Друга опција: ги зачувуваме информациите како референца - за нашите понатамошни активности и проекти. Добро познатите опции како Dropbox и Google Drive, како и новите алатки како Notebook, се погодни за ова.

Доколку е потребно дејство, клучното прашање е: „Која е следната акција? Или го правите тоа веднаш ако ви требаат не повеќе од 2 минути (5, или можеби 10 - зависи од вас), или делегирајте го на посоодветна личност и ставете го на списокот „Листа на чекање“.

Ако треба да доделите точен датум на дејство, испратете го во „Календар“ (најочигледни се Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook). Дејствата без краен рок одат во списокот „Следни дејства“, што во суштина е список на задачи во вашиот менаџер на задачи или бележник.

Која е следната акција? Ова главното прашањево врска со сите информации што сте ги собрале. Ако одговорите точно, ќе има што да се организира. „Следна акција“ е следната специфична физичко дејство, кој мора да се заврши за да се напредува кон завршување на одредена задача

3. Организација

Резултирачката обработка резултира со неколку категории за складирање што го формираат вашиот систем.

Списоци на активни дејства: календар (за дејства со точни рокови) и листа на задачи - во менаџерот на задачи/бележникот.

Список на проекти - задачи кои бараат повеќе од една акција за да се завршат (повеќето менаџери со задачи имаат неколку нивоа на задачи, кои исто така го вклучуваат и нивото на проектот, но едноставна листа - индекс на проекти - ќе помогне), и референтни материјализа нив - во секое практично и достапно складирање.

Список „Листа на чекање“ - за задачи кои бараат ваше внимание, а не учество. Како и поставување потсетници за задачи кои ќе станат релевантни во одреден момент во иднина - функцијата за потсетници е достапна и во повеќето апликации за задачи.

Списокот Еден ден/Можеби е за задачи кои би можеле да станат релевантни во иднина: во суштина листа на сè што би сакале да правите, но не го правите во моментов.

4. Преглед

По собирањето, обработката и организирањето, имате готови алгоритми на дејства во ваши раце за области кои се релевантни за вас. За да го одржувате системот ажуриран, тој мора да се прегледува одвреме-навреме - првенствено „Календар“ и „Список со задачи“, како и „Список на проекти“, „Листа на чекање“ и „Список за работа“. Прегледот на сите ваши планови и списоци неделно ќе ви даде чувство на доследност и јасност на умот за да не пропуштите ништо и да се фокусирате на она што е важно.

5. Извршување

Кога управувате со работниот тек, важно е правилно да се даде приоритет на задачите. За да открие што да прави и кога да го прави тоа, Ален препорачува да следите три однесувања.

Доделете одредени критериуми на задачите: контекст (на пример, по локација: дом, канцеларија, продавница; или природата на работата: повици, состаноци - и така натаму); достапно време; достапна енергија; вашите лични приоритети.

Концептот на „работа“ обично значи една од трите работи: го правите она што планирате да го направите, или ја планирате работата или ги завршувате задачите како што се случуваат. Ако се најдете заглавени во кој било момент, обидете се да оцените што точно правите во моментов што вреди да се направи.

Вреди да се започне со работа од дното нагоре, преминувајќи од цели со низок ред до повисоки. Прво зафати се сегашни афери, потоа - области на одговорност и внимание (семејство, работа, здравје, пријатели). Сега можете да преземете планови за 1-3 години однапред, а потоа - за иднината за 5 или повеќе години. Завршна фаза- проценка на неговата мисија и принципи. Така, чекор по чекор ќе ви биде полесно да ги разјасните сите ваши работи.

Проблемот со услугите за продуктивност е што секоја од нив се позиционира како место каде што можете да ги решите сите проблеми, да складирате информации и да комуницирате. Повеќето услуги бараат од вас да ги поставите вашите приоритети и да дејствувате соодветно.

Но, малку луѓе можат да се концентрираат на извршување на важни задачи и да не обрнуваат внимание на секакви ситници: итни задачи, барања од колеги, пријатели или познаници. Кога има многу задачи, тешко е да се справите со нив. Затоа, во пракса, мора да користите неколку услуги за да управувате со вашите работи. Кога работите стануваат зафатени, ние почнуваме да се збунуваме од овие услуги и списоци и на крајот престануваме да ги користиме.

Методологијата Getting Things Done (GTD) обезбедува универзален план кој ви овозможува да изградите унифициран систем, во која може да се реши секој проблем. Можете да се опуштите и да не се грижите, бидејќи ќе бидете сигурни дека нема да заборавите ништо. ВО вистински моментсистемот ќе предложи што треба да се направи и на што да се фокусира.

Па зошто толку многу луѓе работат непродуктивно?

Луѓето почнуваат да работат непродуктивно кога има премногу проекти, задачи и задачи. Тешко им е да го задржат сето тоа во нивните глави, а уште помалку да дадат приоритет. Затоа, или воопшто не се прави ништо, или се прави она што е најлесно, а се прават важните работи. Се појавува друг проблем: кога вчера требаше да се решат итните задачи.

Покрај тоа, едно лице почнува да се заморува побрзо и станува раздразливо. Тој постојано трча како верверица во тркалото на рутината, додека навистина важните, монетарни и стратешки проекти остануваат на страна.

Системот Getting Things Done, опишан од Дејвид Ален во книгата, која беше објавена во 2001 година и стана светски бестселер, ќе помогне да се справите со оваа ситуација.

Кажете ми за основните концепти за GTD што треба да ги знаете

Рутински- тоа се оние работи, мисли и грижи кои мачат, одвлекуваат и трошат енергија. Се додека рутината не се преточи во задачи, таа не може да се контролира. Размислувањето за истите проблеми одново и одново е неефикасно користење на креативната енергија и создава фрустрација и стрес.

Целта на GTD е да ја ослободи вашата глава од рутината и да ја отстрани внатрешната напнатост.

Човечка работна меморија- област на мозокот каде што се наоѓа краткорочна меморија. Ова е местото каде што обично ги ставаме тековните недовршени работи, ветувањата дадени на другите луѓе и другите мисли кои ни пречат. За жал, постои ограничување на тоа колку рутина можете да складирате за правилно функционирање на вашиот мозок. Ако вашата RAM меморија е полна, се одвлекувате од мали нешта и заборавате на вашите цели, што доведува до стрес.

Алатки за собирање информации- каде одат информациите и каде снимате што треба да се направи. На пример:

  • организатори;
  • тетратки;
  • Е-пошта;
  • календар;
  • Диктафон.

Инбокс- единствено складиште за рутина, кое го претворате во работи и задачи. Еден од повеќето важни правилаработењето со корпата „Inbox“ значи редовно чистење.

Едноставни чекори- дејства во еден чекор што бараат . Во пракса, попогодно е да потрошите пет минути на такви работи.

Проект- задача која бара повеќе од еден чекор за да се заврши. Треба да оставите потсетник за проектот и да ги опишете првите чекори за да го завршите. Како резултат на тоа, проектот се претвора во едноставна акција која може да се заврши во следните пет минути и да се добие конечниот резултат.

Проектот треба да има врска до картичка или датотека што ги опишува деталите: одговорните, роковите, категоријата (на пример, „маркетинг“, „правно“, „развој“), врски до помали картички со задачи. Удобно е да се организира таква структура во.

Контекст листа- список на работи што се погодни за изведување под одредени услови. На пример, во контекстуалната листа „Шопинг“ ќе има список на работи и производи што треба да се купат во продавницата. Списокот со повици може да содржи листа на повици што треба да ги остварите кога сте слободни.

Удобно е да направите индивидуални контекстуални списоци за луѓето со кои работите и комуницирате. Кога се среќавате со одредена личност, можете брзо да го отворите списокот и да ги решите потребните прашања.

Како да го користите календарот?

Мора да внесете:

  • дејствија што треба да се извршат во одредено време (состаноци, деловни состаноци, семинари);
  • дејствија што треба да се направат на одреден ден (заврши проект до одреден датум, учествувај на конференција);
  • информации за конкретни датуми (годишнини, родендени, празници).

Го користам Google Calendar за да ги снимам сите овие работи. Оваа услуга е погодна затоа што:

  • достапни и од телефон и од компјутер;
  • Можете да прикажете неколку календари на еден екран одеднаш;
  • Има потсетници на вашиот паметен телефон.

Ако ставите нешто во вашиот календар, или ќе го завршите или ќе го преместите на друг датум. Нема потреба да го натрупувате вашиот календар со список со задачи што редовно се пренесува од ден на ден. Постојат посебни решенија за такви списоци.

Ако редовно треба да повикувате клиенти, добавувачи или изведувачи во одредено време, подобро е да користите CRM систем за ова.

Кои списоци треба да ги чувате?

Листи со приоритетни акции

Составете извештај за неделата, проучете ја веб-страницата на конкурентот, испразнете го сандачето во вашето поштенско сандаче, изгответе технички спецификации за дизајнерите - сите овие дејства траат повеќе од две минути, но не можат да бидат делегирани на никого. Ваквите работи ги ставаме на листата на приоритетни акции и ги завршуваме во текот на денот.

Правила за работа со такви списоци:

  • Не треба да има многу списоци, доволни се два или три. На пример, „Лично“, „Работа“, „Семејство“. Ако имате задача на списокот за одреден ден, поставете потсетник на вашиот календар.
  • Удобно е да се означат задачите во оваа листа по контекст: „На пат“, „На компјутер“, „Читај“, „Купи“, „Ветувања“. Задачите може да имаат една или повеќе етикети. На пример, задачата „Прошетајте го кучето“ ќе биде доделена на проектот „Личен“ и на етикетата „Ветувања“.
  • Пред да додадете задача на вашата листа, размислете дали воопшто треба да ја направите. Ако одговорот е да, одлучете дали треба сами да ја извршите оваа задача. На крајот на краиштата, можете да испратите гласовна порака до подреден и да му делегирате. Задачите што сте ги доделиле ќе имаат ознака „Доделено“. Ќе содржи работи и од списокот „Работна“ и од списокот „Лична“.
  • Редовно прегледувајте ги списоците. Направете го ова кога имате слободна минута. Поместете ги работите што треба да се направат прво на врвот.
  • Исчистете ги вашите списоци со задачи барем еднаш месечно.

Список некогаш

Оваа листа ќе содржи работи за кои не е потребно активно дејство. Тоа може да биде:

  • книги, снимки, видео обуки што сакате да ги купите;
  • корисни што сакате да ги совладате;
  • места што сакате да ги посетите;
  • работи што сакате да ги купите.

Треба периодично да ја разгледувате оваа листа, да запишувате и да ги претворате во цели на кои ќе работите.

Како да зачувате референтни информации што ќе бидат корисни во иднина?

Оваа информација не бара акција. Главните критериуми за складирање на овие информации се:

  • Практично пребарување по наслови, ознаки, краток опис.
  • Леснотија на ставање информации во складирање.
  • Интуитивна структура за складирање на информации. Кога ќе се појават нови податоци, мора брзо да изберете категорија и поткатегорија каде да ги ставите.
  • Достапност на складирање од кој било уред.

Дали има задолжителни GTD ритуали?

Да, има неколку од нив.

Собирање на сите информации во Inbox

Постојат многу алатки за собирање информации. Но, сето тоа треба да тече на едно место, со кое ќе продолжите да работите.

Празнење на сандачето

Еднаш или двапати неделно ќе треба да ја прегледате листата на Inbox и да го сортирате она што е акумулирано во папки или етикети. Овој ритуал треба да стане навика, која се формира од јасен алгоритам на дејства и нивно систематско повторување.

Треба да го имате едноставно чекор по чекор планкако го правите неделното средување на вашиот систем на задачи. Водете календар во кој ќе ги означите деновите кога сте ги средувале случаите. Дајте си награда ако, на пример, за 30 дена најмалку 20 дена го испразните вашето сандаче и прекрстете денови во календарот.

Преглед на списокот со приоритетни дејства и списокот „Некогаш“, приоретизирање

Кога ги разгледувате списоците, важно е правилно да ги поставите приоритетите и реално да ги пресметате вашите силни страни. Ова е неопходно за да не се оптоварувате со огромни задачи и да не страдате од свеста за вашата неефикасност.

Уништување на дополнителни колички

Често, додека комуницирате со колегите и партнерите, се појавуваат нови поштенски сандачиња, документи и списоци.

Ваша задача е да автоматизирате сè што е можно повеќе, така што податоците се влеваат во папката „Inbox“.

Ова може да биде или поштенско сандаче или електронски планер. Услугите и Zapier се погодни за автоматизирање и пренасочување на информациите. Треба да има малку корпи за собирање информации.

Како да работите со корпата „Inbox“ и да ги сортирате работите што се насобрале во неа?

Прво, повлечете задача, задачи или информации од вашето сандаче и одговорете на прашањето: „Што е ова? Дали навистина е потребно да се направи нешто?“

Ако не треба да правите ништо, постојат две опции. Ако е ѓубре што веќе не е корисно, го фрлате. Ако ова корисни информации, ставете го во архива. Треба да биде структуриран по категории и ознаки за да може лесно да се најде она што ви треба.

Ако треба да направите нешто со информациите, постојат три опции:

1. Направете го она што е потребно.Ако дејството е важно и нема да трае повеќе од 2–5 минути.

2.Делегирајте некому.Ако некоја активност трае повеќе од две минути, размислете дали можете да ја делегирате некому.

Кога делегирате некому, мора да се запише следново:

  • конечен резултат;
  • работен план (пат до целта);
  • датум на завршување на задачата;
  • датумот на контрола и резултатот што треба да биде подготвен за тоа (привремен или конечен).

3. Оставете го настрана за во иднина.Ве молиме наведете:

  • посакуваниот резултат;
  • најблиската следна акција што треба да се преземе. Запомнете: невозможно е да го завршите целиот проект, можете само да преземете конкретни едноставни чекори што ќе ве доближат до конечниот резултат;
  • рок. Ако немате одредена временска рамка, ставете ја активноста на вашата листа „Someday“.

Можете да си праќате пораки за да ги добиете на назначениот ден. За ова одговара и Google Calendar со потсетник за посакуваниот ден и апликација за е-пошта која ќе ви испрати писмо во одредено време.

Како да ја планирате вашата работа?

Целата работа може да се подели во три дејства:

  1. Спроведување на планираното однапред. Овие можат да бидат или стратешки важни работи што ќе ве приближат до вашата цел, или рутински работи што само треба да ги направите.
  2. Извршување на работата како што неочекувано се појавува. Ова е кога задачите од колегите, менаџерите и писмата од клиентите пристигнуваат во текот на денот.
  3. Планирање понатамошна работа: составување и ревидирање на листи, приоретизирање. Оваа точка не треба да одзема толку многу од вашето време што не планирате за доброто на планирањето.

Практиката на планирање задачи и задачи (меморанска книга) е опишана во книгата на Дејвид Ален.

Дејвид Ален

Консултант за лична ефективност и управување со времето, автор на методот на продуктивност GTD

За спомен-книгата потребни ви се 43 папки: 31 се означени со броеви од 1 до 31, уште 12 со имиња на месеците. Дневните папки се поставени на предната страна почнувајќи од утрешниот датум. Зад папката со број 31 е папката за следниот месец, а зад неа се папките со преостанатите месеци.

Содржината на папката за следниот ден секојдневно се пренесува во корпата за отпадоци, а потоа папката се става зад последната од дневните папки (како да е префрлена во следниот месец). Кога ќе ја испразните папката 31 за тековниот месец, зад неа ќе има папка со името на новиот месец, а зад неа ќе има папки со деновите од новиот месец. Слично, папката со тековниот месец кога поминал се префрла во следната година.

Во одредена папка, треба да складирате документи за кои се потребни конкретни дејства (образец што треба да се пополни, писмо што треба да се испрати).
За да функционира системот, мора да се ажурира секојдневно. Ако заборавите да ја ажурирате утрешната папка, нема да можете да му верувате на системот. Ќе се пропуштат важни информации кои ќе треба да се решаваат на други начини.

Ако заминувате неколку дена, тогаш пред поаѓање треба да ги проверите папките за деновите во кои ќе отсуствувате.

Како да се организира ова во пракса, земајќи ги предвид модерни системипланирање:

  1. Наместо мемориска книга, користете организатор со списоци со задачи за секој ден и внесете задачи за тековниот ден во него. Состаноци и задачи чувствителни на времето треба прво да се запишат и да се постават потсетниците така што системот однапред ќе ве извести за нив.
  2. Направете датотека со листа на задачи за месецот. Ова е список на она што сакате да го направите во овој период. Додавате работи во него во текот на месецот. Прегледот на задачите треба да се случува еднаш неделно. Кога планирате, распоредете ги најважните задачи по недела за да ги разберете вашите приоритетни задачи. Прво ќе ги завршите, инаку целото време ќе ви биде потрошено на мали и итни работи.
  3. Направете датотека со планови за годината. Мора да се прегледува еднаш месечно. Работите од оваа датотека се префрлени на плановите за месецот.
  4. Направете планови за годината врз основа на долгорочни цели за 3-5 години. Подобро е да ги запишете овие работи или на крајот на годината или на одмор, кога главата не ви е натоварена со секојдневните задачи.

Овие четири точки се она што Дејвид Ален го нарекува природно планирање систем. Овој систем ви овозможува да се движите кон цели кои ви се важни и да не губите време на рутина.

Дали постои универзален план што може да се користи за планирање на кој било проект?

Да секако. Дејвид Ален го нарекува модел на природно планирање. Се состои од неколку чекори.

Чекор 1. Цел и слика за идеалниот резултат

Дефинирајте или идеален краен резултат, замислете дека сте го постигнале.

Опишете го со сите критериуми за успех (пари, луѓе, признание). Колку подетално го опишувате крајниот резултат, толку ќе биде посилна мотивацијата, особено во моментите кога треба да преземете конкретни активности, но нема време за тоа.

Чекор 2. Принципи

Опишете ги принципите до кои ќе се придржувате додека ја постигнувате целта. На пример: „Ќе им дадам целосна слобода на дејствување на луѓето ако тие ... (останат во рамките на буџетот, го завршуваат проектот до одреден рок). Запрашајте се: „Кои дејства би можеле да се мешаат во моите активности? Како можам да ги спречам?

Принципите се јасни и се сигурен водич во процесот на управување со активностите.

Чекор 3: Бура на идеи

Спроведете сесија за бура на идеи за време на која ги запишувате сите идеи што ќе ви паднат на ум.

Клучни принципи на бура на идеи:

  • не осудувај;
  • не се расправајте;
  • не осудувај;
  • не критикувајте;
  • размислете за квантитетот, а не за квалитетот;
  • стави анализа и организација на задната страна.

Чекор 4: Проектен план како листа

Организирајте ги резултатите од бурата на идеи во список со задачи. Почнете да планирате од крајот и одете наназад. На овој начин можете лесно да направите план и да го одредите првиот чекор кон вашата цел. Пример за планирање од крајот:

Цел (идеален резултат): Можам да зборувам шпански и да ги разбирам луѓето.

Зошто е ова: Сакам да комуницирам без учество на преведувачи за време на деловните преговори со шпанските партнери и слободно да комуницирам со другите за време на мојот одмор во Шпанија.

Фази до целта:

  • Еден чекор пред постигнување на целта: Го најдов носачот шпанскии разговарам со него два пати неделно.
  • Еден чекор пред тоа: го положив испитот за познавање јазик Б1.
  • Еден чекор претходно: го положив испитот за познавање јазик А1.
  • Еден чекор претходно: учев шпански осум пати во еден месец и ги завршив сите домашни задачи.
  • Еден чекор пред ова: се пријавив на курс по шпански и платив еден месец обука.
  • Еден чекор пред тоа: собрав информации за курсевите по шпански и создадов споредбена табела.
  • Прв чекор: Закажав време во мојот календар кога ќе собирам информации за курсевите по шпански.

Кога тимот работи на една задача и треба да го организира целиот план на едно место, погодно е да се користи. Првата колона во неа се етапите на патот до целта, втората колона се одговорните. Следно ќе има колони со временскиот период. Ќелиите ќе го содржат статусот на одредена фаза, на пример „Планирано“, „Во тек“, „Завршено“, „Одложено“.

ГТД и системот за природно планирање може да изгледаат тешки. Но, кога ќе го приспособите за себе и ќе почнете да го користите редовно, ќе почувствувате дека сè е многу полесно отколку што изгледаше на прв поглед.

Токму поради оваа причина, во методот GTD, собирањето и земањето белешки на информации е на прво место. Ова е причината зошто треба да ја чувате вашата магична тетратка со неговиот интелектуален потенцијал со вас, секаде и секогаш.

2. Распоред на зададените задачи

Што се однесува до задачата, ги поставуваме следниве прашања:

  1. Колку е важна оваа задача?
  2. Колку време ќе биде потребно за да се заврши оваа задача?
  3. Дали треба да го завршите во одредена временска рамка или може да се направи кога сакате?

Дополнително, методот GTD предвидува во точка бр. 2 дефинирање јасни чекори за завршување на одредена задача. На пример, има ознака за проверка на вашата листа: креирајте деловен план за нов проект. Потоа, за да ја завршите оваа задача, мора да ја поделите на помали, меѓусебно поврзани подзадачи.

Ако задачата е да се создаде бизнис план, тогаш оваа задача често е многу работа. И секој пат кога ќе ја погледнете таа ставка на вашата листа, сакате да ја одложувате повторно и повторно. Проблемот е што вашиот мозок ја перцепира оваа задача без специфики. Поради оваа причина, треба да ја поделите оваа задача на неколку помали:

  1. Најдете примери за бизнис план на Интернет.
  2. Погледнете ја содржината, запознајте се и разберете ја суштината.
  3. Направете сличен примерок за вашиот проект.
  4. Направете скици.
  5. Промени нешто, подобри нешто итн.

Зошто е толку полесно?Затоа што нашиот мозок сака да планира и да дели големи задачи на помали. Покрај тоа, ова се случува постојано. Да речеме дека сакате да одите во ресторан. Вашиот мозок почнува да размислува (планира) чекор по чекор:

  • Каква кујна сакате;
  • Кои пријатели да ги поканам?
  • Кое време е најдобро да се оди;
  • Какво ќе биде времето и што да облечам...

Така, мозокот ја дели оваа задача на подзадачи и без многу стрес решава сè чекор по чекор. А во посложени и помалку пријатни работи, на мозокот му е потребна вашата помош.

3. Систематизација на работите

Третата точка на методот GTD е да се организираат работите:

  • Според степенот на важност;
  • Итност;
  • И според бројот на преземени чекори.

За да го направите ова, треба да креирате неколку категории и подкатегории, а потоа да ги дистрибуирате случаите меѓу нив.

Пример 1.За еден месец имате состанок со поранешен работен пријател. Сакате да го запознаете, но не знаете што може да се случи во овој временски период, каде ќе бидете итн. Оваа задача може безбедно да се додаде во поткатегоријата бр. 1. Поставете потсетник во Календар на Google една недела однапред и потоа решете го овој проблем.

Пример 2.Имате желба за учење.Всушност ова е за И може да се направи кога има време. Оваа задача може да се додаде во подкатегоријата бр. 2, т.е., препорачливо е да се направи тоа.

- Втората категорија се важни работи. Го проценуваме приближното време што ќе биде потребно за да се заврши оваа задача. Ако се потребни помалку од 3 минути (прочитајте кратка статија, одговорете на е-пошта...), тогаш тоа треба да се направи веднаш, пред да почнете да го запишувате некаде.

По ова, поделете ја категоријата бр. 2 во подкатегории. На пример, 1 - проект, 2 - личен; 3 - бизнис... Дистрибуирајте ги вашите идеи во категории и ако има прашања што треба да се решат во одредено време, тогаш веднаш посочете го токму ова време.

4. Погледнете и ажурирајте

Во системот GTD, точката бр. 4 е исто така многу важна. Прегледајте ја вашата листа 1-2 пати неделно. Ова е направено со цел да се додадат нови работи, да се избришат нештата што се направени или да се избришат работите што ја изгубиле својата важност.

Многу луѓе кои го користат системот GTD ја игнорираат оваа точка. И ова е една од најважните фази. Бидејќи основата на продуктивноста е точноста и свесноста. Ако вашата листа е во ужасна форма, нема да имате желба да се вратите на неа и ќе се откажете од вашиот потфат.

5. Следете го

Завршете ги вашите задачи според нивната итност, важност, вашето расположение и мотивација. Вклучувањето на методот GTD во вашиот живот бара пракса и дисциплина.

Вреди, бидејќи користејќи ги GTD алатките, ќе имате време, ќе се развивате и ќе се чувствувате исполнето!

Барате начини да работите помалку и да завршите повеќе? Дали сте преземале дваесетина проекти и сте изгубиле контрола над ситуацијата? Можеби сте само уморни: работа, дом, фитнес, здрав начин на живот, пријатели, родители, семејство, деца?

Во овој случај, Дејвид Ален и неговиот GTD метод може да ви помогнат. Ова е вакцина против стрес која ќе ве научи како да управувате со времето и свеста.

Суштината на методот GTD

Дејвид Ален разви и тестираше стратегија за лична ефективност насочена кон добивање максимални придобивки со минимален напор. Тој опиша начин како ефективно да се распредели време помеѓу важните и неопходните активности. Името на неговиот метод – Getting Things Done (GTD) – се преведува како „доведување на работите до завршување“, иако значењето е посоодветно „како да се постават работите во ред“. Принципите се едноставни:

1. Сите незавршени задачи се префрлаат од вашата глава на надворешен диск. Информациите се собираат и се запишуваат во список. Сè е вклучено: дури и најмалата работа. Списокот треба да биде достапен во секое време; треба постојано да го гледате.

2. Објаснувањата се запишуваат за да не се губи време размислувајќи за проблемот во иднина.

3. Се креира систем на потсетници за листи. Тие треба редовно да се ажурираат (дневно, неделно): пречкртајте ги завршените задачи и додавајте нови. Контролата се врши: хоризонтална - на целата листа на задачи; вертикална – за секој конкретен случај (што е направено и какви се изгледите).

За да ја оптимизирате вашата работа, поставете одредено време и датум за завршување на задачата. Користете планер или календар. Слушнете што има да каже Дејвид Ален. Изведете ги сите дејства последователно.

Да вежбаме?


1. Трансфер. Истакнете ја во вашите мисли и запишете ја на хартија во една реченица првата ситуација/задача/проект што ќе ви се појави во главата. Не е важно дали се однесува аспирацијата професионална дејност, семејство или поединец. Треба да изгледа како успешен резултат од работата. На пример:

· Одете на одмор на Малдиви заедно/со целото семејство;

· Отворање фабрика/синџир на продавници во Чељабинск;

· Печете торта/палачинки по рецепт на баба.

2. Објаснувања. Запишете конкретно физичко дејство што мора да се изврши за да напредувате во овој проект. Што можете да направите во моментов? Каде да се оди? Кој да се јави? Што да се напише? Со кого да разговарам?

· Повикајте ја туристичката агенција за да изберете опции за рута;

· Испратете подготвено барање до е-пошта;

· Купете брашно, путер, јајца во продавницата ABC.

3. Размислете што препорачува да правите.
Дејвид Ален. Што се смени по момент на размислување? Како по правило, изолирањето на одредена задача не само што ја зголемува контролата врз неа, туку и ви овозможува да се опуштите. Затоа што е формирана специфична слика посакуваниот резултат, зацртани се првите чекори кон негово постигнување и идентификувани се потребните ресурси.

Не размислувајте за проблемот, туку за начините како да го решите

Размислувањето и дефинирањето на задачите е вашата интелектуална работа. Продуктивноста на интелектуалната работа се одредува со одговорот на прашањето: „Кои се очекуваните резултати од работата? Колку е појасно дефиниран исходот, толку е поголема вашата интелектуална продуктивност.

Проблемот се претвора во специфичен проблем кој треба да се реши. Процесот е поделен на едноставни чекори, од кои најблискиот се извршува веднаш. Човек не поминува низ задачи една по друга: сакам да научам да пеам еден ден, треба итно да завршам проект, да земам дете од градинка. Тој го зема списокот и чекорите по патот на извршување конкретни дејства:

· За да научите да пеете, треба да повикате учител - ќе бидат потребни 2 минути. Јас се јавувам во моментов;

· За проектот треба да одам до продавница да купам материјали според списокот за да направам макета утре, а по пат ќе го земам детето.

Благодарение на системот GTD, главата не ви е исполнета со трескавични мисли за неисполнети проекти. Списокот е веќе пред вас. Можете да се опуштите и да продолжите на следниот чекор.

Тоа е како во супермаркет

Можете да шетате и постојано да ги имате на ум производите што треба да ги купите. Потребна ви е сета сила, но како и да е, нешто ќе се заборави, или ќе добиете многу дополнителни работи.

Или можете да дојдете во продавницата со список напишан на хартија (паметен телефон): во овој случај, ресурсите на мозокот се трошат само за оптимизирање на процесот. Откако го погледнавте списокот и видете млеко таму, одите и го купувате, внимавајќи на сортата, производителот, датумот на производство, цената. Ова носи повеќе придобивки за здравјето и семејниот буџет.

Кога резултатот ќе се одреди, личноста се движи во вистинската насока, постојано поставувајќи си го прашањето: „Кој е следниот чекор што треба да се преземе за да се приближи до целта?

Претворете ги нематеријалните мисли во физички дејства

Дејвид Ален нуди збир на помошни алатки кои ви овозможуваат да го ослободите вашиот мозок од рутината за работа на глобални проекти. Списокот на задачи може да се зачува со на пример:

  • дневник;
  • послужавници за листови хартија;
  • папки со налепници;
  • електронски организатори или планери;
  • менаџери на задачи (видете ги нашите).

Многу огромни проекти се состојат од збирка мали акции, од кои секоја трае 1-2 минути. Во овој случај, само треба да го направите тоа и да го заборавите. Ова е принципот на две минути - еден од клучните во GTD. Претворете го во навика - со помош на едноставен тракер (за такви пишувавме).


Електронска верзијаКнигата на Дејвид Ален „Да се ​​редат работите“ може да се преземе од следните линкови: bookscafe.net, KnigoPoisk, FB2LIT.

Згора на тоа, ако мнозинството електронски библиотекипонудете воведен фрагмент со врска на крајот, од кој можете да ја преземете целата книга по плаќањето (цена од 170 до 400 рубли), а потоа bookscafe.net нуди бесплатно две од 7-те книги на Дејвид Ален.

Можете да ги проучите модерните животни хакови во управувањето со времето во нашата.

Одличен избор на бесплатни алатки за само-подобрување: планери, организатори, дневници, листи за проверка - следете ја врската „40+ списоци што ќе ви помогнат да ги поставите работите во ред во вашиот живот“.

Хартиената верзија на книгата „Како да ги доведете работите во ред“ можете да ја купите во онлајн продавниците: Ozone, Labyrinth, book24.

Заклучок

Дали многу години сонувавте да научите како да управувате со вашиот живот? Времето дојде. Направете пробив: зголемете ја сопствената ефикасност, олеснете си да ја завршите секоја работа. Ослободете го умот од рутината, станете креативна личност.

Започнете денес. Немојте само да ја читате книгата, користете ги техниките на GTD. Личното практично искуство е покорисно од десетици прочитани книги. Поставете си цел: 40 дена користење на GTD. Зошто 40? Затоа што во тоа време човекот успева да совлада, да се вклучи и да го цени нова активност. Методот GTD ја оптимизира интелектуалната работа во професионалната и личната сфера. Ќе има ред во работите, ќе има ред во главата и во животот.

Значи. Кој е вашиот следен чекор?

Ако сте проект менаџер и „давете“ во текот на задачите, обидете се да ја организирате вашата работа користејќи го системот Getting Things Done.

ГТД: што е тоа?

GTD (Getting Things Done) е методологија за организирање и контролирање задачи. Создаден е од Дејвид Ален, деловен тренер и консултант за менаџмент. Потребно е не само за планирање, туку и за завршување на планираните задачи.

GTD често се нарекува управување со времето: ако се користи правилно, системот ви помага да завршите повеќе и да се борите со мултитаскинг.

Принципи на GTD, без кои ништо не функционира

Немајте ништо на ум

Главниот принцип на кој е изградена целата методологија. Сè треба да се снима. Дури и мали задачи и работи кои изгледаат неважни.

Поедноставно е подобро

Треба да ги снимате и организирате информациите на начин што ви одговара. Ако ги сакате бележниците, тогаш бизнисот со апликации и менаџери со задачи нема да ви го олесни животот, туку спротивното.

Размислувајќи за решение

Често се случува работите да застанат во место затоа што ги доживуваме како само уште еден проблем, наместо да бараме решение.

Една по една задача

Според системот GTD, мултитаскингот е пречка. Треба само да размислите за задачата што ја извршувате сега. Односно, не размислувајте за извештајот од конференцијата додека го проверувате изгледот.

Направете листа на дејства

Задачите запишани во менаџерот на задачи или календарот нема да ги решат сите проблеми. Треба да го сфатите секој од нив како листа на конкретни дејства, тогаш ќе биде полесно да работите со нив.

Како функционира методологијата GTD

Постојат многу методи кои опишуваат како да се примени GTD. Но, прво, само запомнете четири последователни чекори.

Соберете ги сите информации за задачите

Изберете место каде што ќе ги зачувате сите дојдовни информации. За да не се наруши принципот на практичност на GTD, треба да биде едно: или апликација или бележник. На овој начин можете да проверите или промените нешто во секое време и нема да мора да се сеќавате каде сте го зачувале или запишале.

Обработете ги сите информации

Ако едноставно ги соберете сите ваши задачи, брзо ќе се збуните и ќе пропуштите нешто важно. Потребен ви е систем по кој ќе ги делите задачите.

За да го направат ова, тие користат дрво на одлуки или, како што го нарекува Ален, дијаграм на работниот тек.

Поставете си ги овие прашања за да ви помогнат правилно да ги поделите вашите задачи.

  1. Што е оваа задача?
  2. Каков треба да биде резултатот?
  3. Дали се потребни некои активности?
  4. Ако да, која е следната акција?
  5. Колку време ќе потрае?

Организирајте го резултатот

Одговарањето на прашања помага да се распределат задачите во правилните блокови. Ако ви требаат не повеќе од две минути, на пример, само треба да одговорите на е-пошта, направете го тоа веднаш.

Кога задачата бара повеќе време за да се заврши, подобро е да се подели на долгорочен проект со неколку фази. Ако ова не е можно, остануваат со две опции.

Одложи

Ако никој не може подобро да се справи со некоја задача од вас, но бара многу време, можете да го одложите нејзиното завршување. Ваквите задачи напишете ги во Календарили до блокот Следниве дејства.

ВО КалендарВнесете само задачи кои се поврзани со одредени датуми или времиња. Односно, важно е да ги завршите токму во дадениот ден.

ВО Листа на чекањеќе има задачи што ги очекувате од некој од вашите подредени.

Да блокира Следниве дејства- сите работи за кои сега нема време, но дефинитивно треба да им се вратите штом ќе се појави времето. За да избегнете да заборавите на таквите задачи, креирајте список со потсетници.

Што да направите со задачите што не бараат никакво дејство:

  • отстрани од списокот;
  • ако сакате да им се вратите подоцна, зачувајте ги во делот за потсетници;
  • ако ова важна информација, што мора да се зачува во делот за референтни материјали.

Изберете акција за секоја задача и завршете ја

Одредете што ќе правите со секоја дојдовна задача. Важно е да не почнете да давате приоритети додека не знаете што точно да правите.

Целта на основниот метод GTD е да управува со обврските и активностите. Односно, идентификувајте ги сите задачи што треба да се завршат, имајте план и бидете подготвени да донесувате одлуки за да го промените. Таквиот систем ви помага секогаш да знаете каков ќе биде секој следен чекор.

Кои услуги се погодни за работа со GTD?

Smthngs е GTD менаџер за прелистувачот. Може да се користи онлајн и офлајн како апликација.

Онлајн услуга. Можете да управувате со задачите и да го следите напредокот. Постои бесплатна и платена проширена верзија.