Секој ден треба да носиме стотици одлуки, а колку е повисока позицијата, толку повеќе одлуки треба да донесеме. Како да се одвои важното од неважното? Еден едноставен, но продуктивен метод е плоштадот Ајзенхауер, познат и како Ајзенхауер матрица. Овој систем, со , работи одлично и за дневно и за долгорочно планирање. Подолу ќе дознаете за авторот на оваа техника (тој беше извонредна личност), како и за карактеристиките на користење на самата техника „Плоштад Ајзенхауер“.

Двајт Ајзенхауер живеел еден од најпродуктивните животи што можете да ги замислите.

Ајзенхауер беше 34-тиот претседател на Соединетите држави, служејќи два мандати од 1953 до 1961 година. За време на неговиот мандат, тој започна програми кои директно доведоа до развој на Меѓудржавниот автопат систем во САД, лансирање на Интернет (DARPA), развој на надворешниот простор(НАСА) и мирни употреби алтернативни извориЕнергија (Закон за атомска енергија).

Пред да стане претседател, Ајзенхауер беше генерал со пет ѕвезди ( највисок ранг), служел како Врховен командант на сојузниците во Европа за време на Втората светска војна, и бил одговорен за планирање и извршување на инвазијата на Северна Африка, Франција и Германија.

Покрај тоа, тој служеше како претседател на Универзитетот Колумбија, стана првиот врховен врховен командантНАТО, а во исто време некако најде време да ги продолжи своите хоби: играње голф и сликање во масло.

Ајзенхауер имаше неверојатна способност да ја одржува својата продуктивност не само за неколку недели или месеци, туку и многу децении. И поради оваа причина, неговите техники за управување со времето, управување со задачи и продуктивност се проучувани од многу луѓе.

Неговата најпозната стратегија за продуктивност е позната како „Плоштад Ајзенхауер“. Тоа е едноставна алатка за донесување одлуки што можете да започнете да ја користите веднаш. Ајде да зборуваме за тоа како да бидеме попродуктивни и како функционира стратегијата на Ајзенхауер.

„Плоштад Ајзенхауер“: Како да бидете попродуктивни

Стратегијата на Ајзенхауер за преземање акција и организирање задачи е многу едноставна. Таа користи матрица за одлуки (на сликата подолу), во која ќе ги дистрибуирате вашите дејства врз основа на четири можности:

Итни и важни (задачи кои треба да се направат веднаш).

Важни, но не итни (задачи што може да се закажат подоцна).

Итни, но не важни (задачи што може да се делегираат на некој друг).

Не е итно и не е важно (задачи што може да се отстранат).

Добрата работа во врска со оваа матрица е тоа што може да се користи и за долгорочни планови за продуктивност („Како да го трошам времето секоја недела?“) и за мали дневни задачи („Што да правам денес?“).

Забелешка:Јас го создадов шаблонот Ајзенхауер како табела Можете да го преземете овој шаблон за ваша лична употреба на дното на статијата. (Патем, го преведов овој шаблон на руски, и ако сакате да го добиете - .

Разлика помеѓу итно и важно

Она што е важно ретко е итно, а она што е итно ретко е важно.

- Двајт Ајзенхауер

Итни задачи се оние задачи на кои треба брзо да се одговори: писма, телефонски повици, пораки, вести. Во меѓувреме, според зборовите на Брет Мекеј: „Важни задачи се задачи кои придонесуваат за нашата долгорочна мисија, вредности и цели“.

Одвојувањето на овие итни и важни задачи е доволно лесно да се направи еднаш, но тоа постојано може да биде крајно фрустрирачко. предизвикувачка задача. Причината зошто ми се допаѓа методот Ајзенхауер плоштад е тоа што обезбедува јасна рамка за донесување одлуки на тековна основа. И како и сè во животот, доследноста е незгодниот дел.

Еве некои други набљудувања што ги направив користејќи го овој метод:

Ликвидација пред оптимизација

Пред неколку години читав за програмирање и наидов на интересен цитат:

„Нема побрз код од без код“

- Кевлин Хени

Со други зборови, најбрзиот начин да завршите нешто - да го натерате вашиот компјутер да чита линии од код или да префрли завршена задача од списокот со задачи - е целосно да ја елиминирате таа задача. Нема повеќе брз начинправи нешто наместо воопшто да не го прави. Се разбира, ова не е причина да бидете мрзеливи, туку предлог да се присилите да донесете тешки одлуки и да отстраните каква било задача што не ве води кон вашата мисија, вредности или цели.

Премногу често користиме техники на продуктивност, управување со времето и оптимизација како изговор за да го избегнеме навистина важното прашање: „Дали навистина треба да го правам ова? Многу е полесно да останете зафатени и да си кажете дека само треба да бидете малку поефикасни или „да работите малку подоцна вечерва“, отколку да ја елиминирате задачата што едноставно ви е удобно да ја правите. Но, всушност ова не е најмногу ефективен начинкористење на вашето време. (Лично, ми се допаѓа тест фразата „Дали сте зафатени или сте продуктивни?“).

Како што вели Тим Ферис, „да се биде зафатен е облик на мрзеливост - мрзеливо размислување и недискриминирачко дејствување“.

Сметам дека методот Ајзенхауер е особено корисен затоа што ме принудува да се запрашам дали акцијата е навистина потребна, што во крајна линија значи преместување на задачата во квадрантот Избриши наместо безумно да ги повторувам. И искрено, ако едноставно ги елиминирате сите работи на кои трошите време секој ден, тогаш веројатно нема да ви треба никаков совет за тоа како да бидете попродуктивни во извршувањето на работата што навистина е важна.

Дали ова ќе ми помогне да ја постигнам мојата цел?

Една последна забелешка: може да биде многу тешко да се елиминираат непотребните активности ако не сте сигурни во која насока работите. Според моето искуство, има две прашања кои ќе го разјаснат целиот метод на Ајзенхауер.

Овие две прашања:

  1. За што работам? На што работам? Во која насока работам?
  2. Кои се основните вредности кон кои се стремам во мојот живот?

Ова се прашањата што си ги поставив во мојот годишен преглед и во мојот извештај за напредок. Одговарањето на овие прашања ми помогна да ги разјаснам категориите за одредени задачи во мојот живот. После ова, одлучувањето кои задачи да ги правите и кои задачи да ги избришете станува многу полесно, бидејќи ќе разберете што е важно за вас.

Методот на Ајзенхауер не е совршена стратегија, но сфатив дека е корисна алатка за донесување одлуки за зголемување на продуктивноста и елиминирање на задачите кои одземаат ментална енергија, време и ретко ме водат до моите цели. Се надевам дека овој метод ви е корисен.

Оригинална статија: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Мал бонус: Шаблон на плоштадот Ајзенхауер: го русиизирав шаблонот на плоштадот Ајзенхауер во табела што можете да ја преземете и користите секогаш кога сакате да ја подобрите вашата продуктивност и да го елиминирате потрошеното време. Можете да го добиете ако ме контактирате и јас веднаш ќе ви испратам копија од табелата.

Ајзенхауер матрицата е една од опциите за управување со времето, чиј творец е американската воена и политичка фигура Двајт Дејвид Ајзенхауер. Принципот на неговата работа е да ги подели сите случаи во четири групи, во зависност од нивниот степен на важност.

Планирајте според Ајзенхауер матрицата

Првото нешто што треба да го научите кога работите со матрицата е да бидете паметни во бизнисот. Умеете да го разликувате важното од итно, и не толку итното од неважното.

Временската матрица е поделена на 4 квадранти, во кои има 2 оски на важност и ист број оски на итност. Случаите и задачите се вклопуваат во секоја од нив, што помага јасно да се види приоритетот на секоја компонента: што да се направи прво, што да се направи второ, итн.

Шаблонот на матрицата изгледа вака:

Ајде да го разгледаме секој квадрант подетално.

Важно и итно

Идеалното управување со времето значи дека овој квадрант ќе биде празен. Ова се должи на фактот дека со правилно одредување приоритети и навремено завршување на задачите, едноставно нема да има блокада. Тоа може да биде нормално само од време на време, но постојаниот хаос во бизнисот е знак на неорганизираност.

За да избегнете проблеми со квадрантот „А“, треба да организирате компетентно планирање во други области и точно да ги спроведете сите точки. Меѓутоа, ако сè уште се појави потреба да се пополни, тогаш тука треба да се внесе следново:

  • Работи кои доколку не се завршат го загрозуваат постигнувањето на целта.
  • Задачи, чиј неуспех придонесува за појава на животни тешкотиии тешкотии.
  • Задачи кои се директно поврзани со здравјето.

Не заборавајте за. Често се случува работите од квадрантот „А“ да му се доверат на друго лице. Ако е тоа можно, искористете го ова право.

Не заборавајте за делегирање на одговорности. Често се случува работите од квадрантот „А“ да му се доверат на друго лице.

Важно, но не итно

Тука се наоѓаат најприоритетните работи и задачи, па затоа треба да му се посвети максимално внимание. Тоа се секојдневни активности кои се помалку итни, но сепак важни. Експертите забележале дека луѓето кои работат конкретно со квадрантот „Б“ постигнуваат поголем успех во животот и ги постигнуваат своите цели. Заработуваат повеќе пари и го прават тоа што го сакаат, што ги прави среќни.

Бидејќи нема итност во работите, нема паника, што го прави пристапот кон нивното спроведување избалансиран и разумен. Ова за возврат промовира висока ефикасност и продуктивност. Сепак, не треба да заборавиме дека ненавременото извршување на задачите од квадрантот „Б“ ги преместува во квадрантот „А“.

Значи, во оваа зона се вклопуваат сите тековни активности кои се поврзани со секојдневните активности: главни активности, спортски активности, планови за денот итн.

Итно, но не и важно

Активностите што „лежат“ во срцето на овој квадрант имаат тенденција да го одвлекуваат вниманието. Нивната имплементација не дава никаква корисност во однос на постигнување на целите и не доведува до никакви резултати. Честопати тие само ве спречуваат да се фокусирате на она што е навистина важно и ја намалуваат вашата севкупна ефикасност. Кога работите со матрицата, главната работа е да не се мешаат случаите од квадрантите „А“ и „Ц“, во спротивно ќе се создаде конфузија во приоритетот на случаите.

Областа „Ц“ може да вклучува работи поврзани со преговори и состаноци што се наметнати од некого, славење родендени на луѓе во помалку интимен круг и домашни работи што се појавуваат ненадејно. Бидејќи работите од овој квадрант само ве забавуваат и „крадат“ време, треба да им посветите минимум време.

Не е итно и не е важно

Нема апсолутно никаква корист од активностите што се вклопуваат во овој квадрант. Со нив треба да се постапи последно. Дури и ако воопшто не ги правите, ќе биде само подобро. Сепак, неопходно е да се земат предвид таквите работи, како што велат, треба да го познавате непријателот по видување. Ова се најмногу „јадачи“ на корисно време од кои треба да се ослободите.

Работите што спаѓаат во квадрантот „Д“ немаат апсолутно никаква корист.

Но, најинтересно е што работите од овој квадрант навистина привлекуваат луѓе. Ова е најпријатното и наједноставното нешто на кое не треба да работите. Тие се релаксирачки и пријатни. Пријатните занимации го отежнуваат откажувањето од нив.

Ова вклучува разговор на телефон со пријатели и роднини, седење внатре социјалните мрежи, сурфање на интернет, компјутерски игри, гледање телевизија, дружење во клубови.

Се разбира, одморот е важен за продуктивна работа, исто како што е кислородот за човекот, но треба да биде и корисен. Наместо да седите на каучот цел викенд, организирајте излети и патувања во природа, развијте активен план за рекреација, ова, патем, ќе ви помогне да го подобрите вашето здравје. Читајте едукативно или едноставно интересна книга, за кои немаше време порано, ова ќе го поттикне умот.

Кога го контролирате вашиот живот, запомнете дека треба да се планира и одмор. Неприфатливо е тоа да биде спонтано. Но, не го занемарувајте и тоа. Ова е полн со продолжено безделничење, бидејќи прекумерната работа никогаш никому не му користела. Правилото е соодветно овде: „Време за бизнис е време за забава“.

Пример распоред за секој ден може да изгледа вака:

Можете сами да ги нацртате листовите или да преземете готови формулари од Интернет.

Приоритетизација

Отпрвин, од навика, ќе биде тешко да се одреди итноста и важноста на секоја задача, но крајниот резултат вреди. Обидете се со следнава вежба:

  1. Нацртајте табела со колони: број на ставка, материја, итност, важност. Прилагодете го бројот на линии сами, во зависност од должината на списокот.
  2. Во втората колона „да се направи“, запишете ги сите задачи и активности што обично ги правите.
  3. После тоа, преминете на нивно оценување: колку е важна или итна секоја активност.

За да го олесните ова, користете ги следниве критериуми за важност кога поставувате прашања за секој случај:

  • Завршувањето на оваа задача е неопходно за да се постигне мојата клучна цел (Да - тоа значи важно; Не - не е важно).
  • Неисполнувањето на задачата повлекува сериозни последици за тековните активности (Да - важно; Не - неважно).

Критериум за итност:

  • Ако задачата не е завршена сега, тогаш таа ја губи својата важност (Да - итно; Не - не итно).

Оваа алатка за одредување приоритети во голема мера ќе го поедностави целиот процес на работа. Откако ќе поминете низ таков преглед, ќе откриете колку време сте трошеле до овој момент и колку корисно време, се испоставува, се ослободува.

Да претпоставиме дека смислено пристапивте кон формулацијата на целта, надмината внатрешен отпорво форма на страв и одолговлекување нашле одлична мотивација за постигнување резултати. Активни сте и полни со енергија! Меѓутоа, по некое време сте изненадени кога ќе забележите дека, откако сте работеле чесно и упорно планираните 8-12 часа, не можете точно да одредите

  • што од планираното е веќе направено;
  • каков среден резултат е добиен;
  • колку сте поблиску до остварување на целта што си ја поставивте.

Сликата се покажува прилично депресивна: денот ви е полн со грижи, секогаш сте зафатени со нешто, но резултатот не се приближува. Наместо да бидете задоволни што успеавте да одите уште неколку чекори кон целта, само се чувствувате уморни и разочарани.

„Проблемот на поставување цели“

Во управувањето со времето, овој феномен се нарекува „проблеми со поставување цели“. Кога ќе се соочите со него, почнувате да чувствувате познат херојантички грчки мит - Сизиф, кој е осуден од ден на ден да тркала огромен камен до врвот на планината, паѓајќи во моментот кога ќе се постигне целта. Таков карпа кој не може да се подигне во вашиот случај е куп секојдневни задачи, чиј волумен не се намалува, без разлика колку труд ќе вложите.

Поставете ги вашите приоритети

Иако проблемот со кој се соочувате е навистина сериозен и од големи размери, сосема е можно да се реши. Но, од каде да се започне? Прво, пред да започнете да дејствувате, треба да сфатите што точно сакате да постигнете во оваа фаза и да ги рангирате задачите во зависност од нивниот приоритет.

Не започнувајте да работите на некоја задача пред да знаете точно која е вашата цел и колку далеку ќе ве однесе.

Се разбира, постои цела категорија на задачи кои можат да се извршуваат хаотично, според принципот „откриено и направено“. На свој начин, ова е дури и корисно: таквата активност создава одредено расположение и ви помага да се вклучите во вашата главна работа без никакви проблеми. Таквите задачи вклучуваат, на пример, „рутина“ во домаќинството: миење садови, бришење прашина, бришење на подот итн. Списокот на такви секојдневни рутински задачи е мал, а предноста од нивното извршување е што речиси веднаш го гледате резултатот од вашите напори и По завршувањето, доживувате не само чувство на задоволство од завршената работа, туку и доста опиплива физичка удобност.

Меѓутоа, кога станува збор за оние задачи што треба да се решат додека се работи на голем проект, списокот со задачи може да стане речиси „бездимензионален“. Хаотичната стратегија нема да работи овде - на крајот на краиштата, вие сте ограничени на време за да го завршите целиот проект. Тоа значи дека постои голем ризик кога решавате многу ситни прашања и едноставно немате време да направите нешто навистина важно за да ја постигнете конечната цел. Затоа, пред да започнете сè одеднаш, одвојте неколку минути за да размислите.

Рангирајте ги тековните задачи

Размислувањето преку вашите постапки е добра идеја, но сакате да го направите тоа не само ефективно, туку и брзо. Добро познат метод кој активно се користи во управувањето со времето е погоден за оваа намена. Таа е позната како Ајзенхауер матрица. ВО различни извориПредложени се неколку различни начини на користење на овој метод. Ни се чини дека наједноставниот и најрационален е оној што ќе се дискутира подолу. Се покажа како погодна алатка за практична примена, па со задоволство го споделуваме со вас.

Матрицата е именувана по 34-тиот претседател на Соединетите држави, Двајт Ајзенхауер, поранешен армиски генерал. Тој е заслужен за пронајдокот овој метод, но, најверојатно, заслугата на Ајзенхауер лежи во фактот што едно време тој ја изразил мислата: „Не се важни сите итни работи и не се итни сите важни работи“. Цитатот се здоби со популарност и, се разбира, ја формираше основата на идејата за матрицата.

Користејќи ја матрицата на Ајзенхауер, можете брзо да сортирате дури и прилично долг список со задачи. За да го направите ова, запишете ги вашите тековни задачи (најдобро да ги користите ГТД техника), а потоа оценете го секој од нив според само два критериуми:

  • Дали е важно? (Не навистина)
  • Дали е итно? (Не навистина)

Како резултат на тоа, сите ставки од вашата листа, во зависност од степенот на нивната важност/итност, може да се стават во еден од 4-те квадранти на Ајзенхауер матрицата, што изгледа вака:

Вреди да се напомене дека матрицата во различни системиуправувањето со времето има различни имиња, исто како што толкувањето на квадрантите може малку да се разликува кај различни автори. Така, Стивен Кови, автор на книгата „7 навики на високо ефективни луѓе“, ја нарекува матрицата на итност/Важност. Тој дава детални препораки за неговата употреба во неговата работа. Во други извори, овој метод се нарекува визуелна верзија на „4D правила“, за кои ќе зборуваме малку подоцна.

Како да се работи со квадранти

Ајзенхауер матрицата не само што има многу варијации на имиња, туку и многу толкувања за тоа како да се справите со задачите поставени во секој од квадрантите. Предлагаме подетално да се задржиме на две толкувања, од кои првото изгледа попогодно за секојдневна употреба.

Метод Направи-Планирајте-Делегирајте-Елиминирајте

Всушност, името на овој метод веќе содржи информации за тоа како да се справите со задачите што сте ги поставиле во секој од 4-те квадранти. Ајде да го разгледаме ова малку подетално.

Квадрант 1: Итно и важно

Тоа се работи кои бараат итна акција, инаку ќе се случи нешто непоправливо: пожар, бубачка што може да го блокира ослободувањето или нешто слично. Идеалната опција е кога овој квадрант останува празен. Како последно средство, можете да ставите задачи од квадрантот бр. 2 во него ако непредвидени околности одеднаш бараат нивно итно решение.

Квадрант 2: Важно, но не и итно

Ова е квадрант за најпродуктивните задачи. Нема потреба да се решаваат во моментов, па секој може интелигентно да се планира и ефикасно да се имплементира. Работејќи на извршување на задачите од вториот квадрант, ќе завршите со истата продуктивност, чиј недостаток ве доведе до очај.

За понатамошно оптимизирање на работата во овој квадрант, можете да ги рангирате задачите поставени во него според истиот принцип на важност/итност. На овој начин, прво можете да обрнете внимание на поитни и поважни (не „горливи“!) задачи, а потоа мирно да преминете на решавање на помалку итни и важни (но сепак значајни за постигнување на целта) прашања.

Квадрант 3: Не е важно, но итно

Работите од овој квадрант се самите одвлекувања кои го нарушуваат непречениот тек на работниот процес и го попречуваат постигнувањето на крајната цел. Тоа се долги телефонски разговори, бесплодни дискусии кои немаат конечна цел, потреба да се одвлече вниманието за да му помогнете на некој од вашите колеги итн. Се препорачува, доколку е можно, да ги делегирате таквите работи на некој што ќе може да ги реши наместо вас. Главна идеја– не ги изведувајте сами. Можете да ги делегирате или целосно да одбиете да ги извршите.

Квадрант 4: Не е важен или итен

Можете едноставно да заборавите на работите што завршуваат во овој квадрант. Како по правило, ова се некои од вашите моментални желби кои немаат никаква врска со вашите цели. Ако таков квадрант се испостави дека е празен, ова е идеална опција. Но, дури и ако во него има некои задачи кои сепак би сакале да ги завршите, одложете го решавањето на ова прашање на неодредено долг период и вратете се на нив откако ќе се постигне главната цел, но засега едноставно не вреди да ја трошите својата енергија. на нив и времето.

Правило „4D“

Да бидеме фер, мора да се каже дека правилото „4D“ во различни толкувања не мора да ги опишува квадрантите на матрицата за која зборуваме. Но, еден од нив е сосема конзистентен со нивните описи дадени погоре и може да се користи при работа со квадранти:

Направи, делегира, одложи или фрли (направи (итно), делегира (на други), одложи (привремено), напушти).
Дали, одлучете, делегирајте, избришете (Направи (сега), Одлучете (по кој редослед да направите), Инструкции, Избриши).

Главната предност на опишаниот метод е тоа што ви овозможува брзо рангирање на кој било број задачи. Покрај тоа, матрицата

  • Помага визуелно да го претстави обемот на планираните задачи и степенот на нивната важност/итност. На овој начин, добивате можност ефективно да го искористите вашето време.
  • Со негова помош, можете лесно да ги поделите задачите во групи врз основа на само 2 едноставни критериуми. Ако не за оваа состојба, тогаш дистрибуирањето на задачите низ квадрантите би било многу потешко.

Проверете ја ефективноста на матрицата во пракса

Можете да ја користите матрицата на Ајзенхауер не само за да одредите кои задачи ве доближуваат до предвидениот резултат, а кои создаваат пречки на патот до вашата цел. Можете исто така да го користите овој метод за да процените колку сте ефективни во целина. Значи, ако сите ваши задачи се ставени во вториот квадрант, можеме да кажеме дека сте достигнале максимална ефикасност.

Дополнително, поделбата на задачите во квадранти ви овозможува јасно да одредите каде точно оди поголемиот дел од вашето време и енергија, а исто така предлага начини за подобрување на вашата лична продуктивност. На пример, сериозно размислете за делегирање на повеќето задачи на други членови на тимот или конечно престанете да трошите време и енергија на работи што наоѓаат место во квадрантот бр. 4.

Можете да ја оптимизирате употребата на методот на матрица Ајзенхауер користејќи апликации кои веќе постојат во различни верзии: мобилни, веб и десктоп верзии. И за да избегнете грешки при поставувањето цели и да одредите рационални начини за нивно постигнување, користете ја услугата SmartProgress. Со негова помош веќе се реализирани повеќе од 35.000 цели од различни луѓе. Дали ја дефиниравте вашата цел?

Време за читање 6 минути

Во оваа статија ќе погледнеме што е управување со времето, кои се неговите главни методи и детално ќе опишеме пример на матрицата Ајзенхауер. Оваа матрица е најчестиот начин на распределба на времето во која било област од човечкиот живот.

Ајзенхауер матрица - метод за управување со времето

Управување со времето- способноста на лицето правилно да го распредели своето време за извршување на одредени задачи. Има огромен број методи за управување со времето. Еден од најпопуларните и најраспространетите методи за управување со времето е методот Ајзенхауер.

Двајт Дејвид Ајзенхауер е позната политичка и воена личност, Дејвид е роден на 14 октомври 1890 година во Денисон (Тексас, Америка). Сите го знаат како 34-ти претседател на Америка, кој се истакна по организациски и ментални способности. Ова му овозможи да постигне голем успех во животот и да стане пример за многу јавни луѓе. Дејвид верувал дека имањето и правењето вредни работи ја дефинира личноста како личност и придонесува за развој во сите области и потфати.

Откако престанав да бидам претседател, многу поретко победувам на голф. © Двајт Дејвид Ајзенхауер

Како претседател, Дејвид беше ангажиран во огромен број работи, планови и задачи. Размислуваше како може јасно и правилно да го распредели своето драгоцено време за да заврши сè. Откако ги сфатил сите негови планови за одреден период, тој направил табела каде што ги изложил своите работи според нивното значење и итност. Подоцна, неговиот метод доби особена популарност и стана познат како Ајзенхауер матрица. Изгледа вака.

  • КвадрантВажни итни работи;
  • До квадрантотВажно неитно;
  • Ц квадрантНеважен итен;
  • Д квадрантНеважно, неитно.

Суштината на прозорецот Ајзенхауер е да се даде приоритет на активностите. Човек мора да ги подели сите свои планови според значењето и итноста и да ги поврзе со одредена категорија. Сега да ги разгледаме подетално главните сектори или квадранти на матрицата. Ќе разгледаме пример за Ајзенхауер матрицата малку подалеку во нашата статија.

Квадрант А

Ова вклучува важни итни работи кои не можат да се одложат, бидејќи тоа може да доведе до негативни последици. Во идеална ситуација, правилна распределба на времето, овој квадрат треба да биде празен. Човек мора да ги заврши важните задачи на време за да не станат итни.

Квадрант Б

Овде се наоѓаат важни неитни работи. Ако плановите на овој сектор се спроведат навремено, едно лице ќе добие огромен број вредни итни работи. Постепеното спроведување на плановите според степенот на важност помага да се доведат работите на време, без психичко и физичко исцрпување на телото.

Квадрант В

Неважни итни работи кои не се значајни во во моментот, но тие треба да се спроведат токму сега. Можеби нивната имплементација е вредна за некого, но за вас тие се обични без никаква вредност.

Квадрант Д

Во овој сектор, Ајзенхауер вклучи неважни, неитни задачи што треба да се завршат, но тие не се супер важни или итни. Нивното исполнување несомнено носи задоволство кај човекот, но неуспехот да се направи не се заканува со негативни последици.

Ќе ги разгледаме овие сектори подетално, опишувајќи пример на Ајзенхауер матрицата.

Цели на методот Ајзенхауер

Ајзенхауер методот има неколку главни цели.

  1. Развој на човековата самоорганизација. Откако видел сè што е планирано неколку дена, човекот станува поактивен, ги поврзува сите свои ресурси за да постигне резултат, а со тоа се организира без ничија помош.
  2. Висококвалитетна дистрибуција на задачи секојдневниот живот. Со составувањето на таква матрица, секој ќе може да види значајни задачи во одреден временски период и ќе се обиде да ги заврши за да нема брзање.
  3. Вештини за успешно планирање. Табелата со јасно напишани планови помага да се одвои одредено време за секоја задача и правилно да се пресмета ова време.

Со создавање на пример за Ајзенхауер матрицата, можеме подлабоко да ги анализираме целите на оваа техника на планирање.

Карактеристики на истакнување значајни задачи со примери

Како што веќе дознавме, матрицата на Ајзенхауер се состои од четири главни компоненти, кои ги вклучуваат нашите работи според степенот на значење и итност во моментот. Сега, со помош на примери, можеме да откриеме кои работи може да бидат итни и како сами да го одредиме тоа. Пример за Ајзенхауер матрицата ќе ви помогне целосно да ги разберете значајните и итни задачи во секојдневниот живот.

Квадрант А (важни итни работи)

Како што споменавме, овој сектор идеално треба да биде празен човек треба да има време да прави вредни работи на време за да не станат итни. На пример, можеме да вклучиме непланирана операција или итен состанок на работа во „секторот А“. Значајните задачи мора да се завршат навреме, бидејќи кога ќе станат итни и вредни, може да се појават ненадејни пречки за нивното спроведување (нагло влошување на здравјето, различни околности на виша сила). Да ја земеме ситуацијата со полагање испит. Ова е важно, но не и итно. Ако некое лице ја одложи подготовката до последниот ден, претворајќи ја во итна задача, тогаш тој едноставно физички нема да има време да направи сè, неговото тело ќе стане физички и психички исцрпено.

Квадрант Б (важни неитни работи)

Работите на овој сектор можат да почекаат, но неуспехот да го стори тоа ќе доведе до негативни последици. Се истакнуваат особено вредни задачи за да се завршат навреме. Ова може да вклучува задачи во врска со вашето здравје, личен развој. На пример, ако навреме одите на лекар за консултација, нема да се појави потреба од операција. Друг пример, ако научите англиски навреме, наскоро ќе можете да добиете нова добро платена позиција.

Квадрант S (неважни итни работи)

Овој сектор ги обединува задачите што треба да се завршат во одреден временски период, но тие не се од особено значење за вас. За сами да ја одредите важноста на плановите, поставете си го прашањето: „Што ќе се случи ако не ја направам оваа задача? Ако на крајот работата е негативно влијаниена тебе, тоа значи дека е навистина важно. Пример за задачи во овој сектор може да биде неважен разговор со колега или пријател или учество во социјално истражување. Овие работи само ве одвлекуваат од важните работи. На пример, ако сте зафатени со некој вреден проект на работа, може да ви го одвлечат вниманието од некои други упатства од претпоставените или повик од пријател само за да разговарате. Дефинитивно треба да ги оставите овие задачи настрана и да се фокусирате на поважни работи за да не станат итни.

Квадрант Д (неважни неитни задачи)

Едно лице може да ги спроведе овие планови во слободно времекога нема доделени важни задачи. Тие носат чувство на задоволство од себе и сработеното. На пример, решивте да ја исчистите вашата библиотека и да ги ставите работите во вашиот плакар. Тука спаѓаат и компјутерските игри и дружењето на социјалните мрежи. Овие работи ви помагаат да се смирите, но не треба да ги ставате на прво место, а со тоа да игнорирате важни задачи.

Ајзенхауер матрица: Пример

Ајде да се обидеме да дознаеме, користејќи пример, како да идентификувате важни итни задачи за себе користејќи ја матрицата Ајзенхауер. Да го погледнеме примерот на Ајзенхауер матрицата.

Да речеме дека ги имате следниве задачи за прв пат:

  • поправете ја столицата за да не се ниша;
  • одете на стоматолог со болка во забите;
  • подготовка за утрешниот работен проект;
  • повик од колега барајќи од него да испрати извештај;
  • непланирана средба со шефот;
  • поминуваат време на социјалните мрежи;
  • совладување на вештини Англиски јазикза напредна обука.

Сега да се обидеме да ги структурираме именуваните задачи според нивната важност и итност. Ајде да создадеме свој пример за Ајзенхауер матрицата.

Квадрант А (важен итен):

  • Подготовка за работен проект;
  • Непланирана средба со шефот.

Квадрант Б (важно не-итно):

  • Посетете стоматолог со забоболка;
  • Совладување на англиски јазик за напредна обука.

Квадрант Ц (неважен итен):

  • Се јавува колега со барање да испрати извештај.

Квадрант D (неважен не-итен):

  • Поправете ја столицата за да не се ниша;
  • Поминете време на социјалните мрежи.

Така, откако ја сфативте вредноста на вашите претстојни задачи, можете лесно да ја разберете распределбата на приоритетите во овој момент во времето. Најдете време да работите на себе, да ги преиспитате вашите планови и потфати, ова ќе ви помогне да направите повеќе отколку што мислите.

Еден час само-подобрување ќе ве научи повеќе од еден ден на објаснувања. © Жан-Жак Русо

Вреди да се напомене дека техниката за распределба на времето што ја опишавме е дизајнирана за краткорочни цели што треба да се постигнат во блиска иднина. Тоа помага да се структурираат работите од секојдневниот живот и е многу корисен во која било област од работата и животот. Оваа техника може да ја користат и претседателите и учениците, бидејќи е разбирлива за секого и лесна за употреба.

Зошто е толку тешко да се избере помеѓу приоритетни и споредни задачи? Истражувањето на неврологот Антонио Дамасио покажува дека одлучувањето е нераскинливо поврзано со емоциите. Затоа, не е изненадувачки што анксиозноста и депресијата често се карактеризираат како состојби на заглавување и неспособност да донесуваат одлуки. Користењето едноставни алатки како Ајзенхауер матрицата помага не само да се разберат работите, туку и да се намали емоционалниот стрес. Со текот на времето, со совладување на принципите на овој концепт, можете лесно и брзо да ја одредите разликата помеѓу важно, итно, неважно и бескорисно.

Се верува дека матрицата на Ајзенхауер има многу врска со зборовите на Двајт Д. Ајзенхауер: „Имам два проблема: итен и важен. Итното не е важно, но важно е итно“.

Двајт Ајзенхауер е најпознат како 34-ти претседател на САД (од 1953 до 1961 година). Пред да стане претседател бил генерал и командувал сојузничките силиза време на Втората светска војна. Во 1950 година, Ајзенхауер стана првиот врховен командант на НАТО во Европа.

Специфичен професионална дејностпостојано го принудуваше Ајзенхауер да донесува тешки одлуки и секојдневно да се фокусира на различни задачи. За да го оптимизира процесот, тој го создаде својот метод, кој стана широко познат како Ајзенхауер матрица. Денес може да го користат не само генералите, туку и обични луѓетокму до домаќинките - помага да се даде приоритет на тековните задачи и да се стават работите во ред.

Како да се користи матрицата на Ајзенхауер

Оваа алатка е погодна за оние кои се подготвени и способни да ја проценат важноста на нивните задачи и јасно да ги категоризираат. Методот вклучува поделба на задачите и активностите во четири групи:

  1. итни и важни;
  2. важно, но не итно;
  3. итно, но не важно;
  4. не е итно или важно.

Крајната цел на методот Ајзенхауер е да помогне да се филтрираат неважните работи од важните одлуки и да се фокусира на она што навистина е важно.

Ако ја замислите матрицата на Ајзенхауер како слика, таа ќе изгледа вака:

Значењето на квадрантите во матрицата

Задачите се доделуваат на одредени квадранти, кои пак одредуваат кога и колку долго можете да ја завршите задачата.

  • Квадрант I - „Направете го тоа сега“ (итно и важно)

Ова вклучува приоритетни задачи кои бараат итно внимание. Тие имаат строги рокови и мора да се завршат пред се друго и лично.

  • Квадрант II - „Одлучете кога ќе го направите тоа“ (важно, но не и итно)

Овој квадрант е стратешкиот дел од матрицата, идеален за долгорочен развој. Елементите што ги вклучува се важни, но не бараат итно внимание. Во исто време, задачите имаат одреден рок и исто така се завршуваат лично.

  • Квадрант III - „Делегирајте некому“ (итно, но не и важно)

Телефонските повици, е-поштата и закажувањето состаноци и настани спаѓаат во овој квадрант. Овие типови задачи обично не бараат лично внимание бидејќи не вклучуваат мерлив исход. Квадрант III помага да се минимизираат одвлекувањата важна работа. Со делегирање, можете да се фокусирате на поголеми работи.

  • Квадрант IV - „Направете го тоа подоцна“ (не е важно, не е итно)

Активностите кои спаѓаат во квадрант IV се помошни активности кои не додаваат никаква вредност. Едноставно кажано, ова е нешто што секогаш може да се одложи без страв од какви било последици. Овие работи одземаат време и се мешаат со поважните задачи што ги ставате во првите два квадранта.

Избор на боја за матрицата

На секој квадрант од матрицата назначете боја и поврзете ја со ниво на приоритет.

На пример:

Црвено = итно.

Жолта = важно, но не многу итно.

Зелено = итно, но не е важно.

Сиво = не е итно, не е важно.

Додека ја користите матрицата за професионални цели, ќе откриете дека повеќето проблеми спаѓаат во квадрантите I и III. Активностите од квадрант II даваат најзначајни резултати бидејќи тие се деловни цели кои влијаат на долгорочниот успех на бизнисот, но сепак ретко се класифицираат како итни.

Најтешко е да се разбере она што ви го одвлекува вниманието од планираниот курс. Но, ако можете да се справите со овој фундаментален проблем на управување со времето, ќе се ослободите од размислувањата за залудно потрошени часови. Поставете си две прашања кои ќе ви помогнат да одлучите за вашите долгорочни стратегии за донесување одлуки:

  • Кога ќе работите на важни, но не итни задачи?
  • Кога можете да одвоите време да се справите со важни задачи пред тие одеднаш да станат итни?

Вреди да се запамети дека понекогаш задачите од еден квадрант неочекувано паѓаат во друг. Доколку ги има итен случај, вашите приоритети ќе се променат. На пример, имате мал бизнис и незадоволен клиент се јавува и бара да разговара со менаџер поради доцнење во испораката. Овој проблем веднаш ќе се издигне над другите елементи во матрицата.

Распределбата на задачите низ квадрантите има некои карактеристики што треба да се земат предвид:

  1. Списоците со задачи го олеснуваат животот. Уверете се дека кога доделувате задачи што ги одредувате вистинските прашања, кои помагаат да се одреди што треба прво да се направи. Клучната карактеристика е приоритет.
  2. Можете да додадете многу активности и задачи на секој квадрант, но најдобро е да го задржите максималниот број на не повеќе од осум ставки. Во спротивно ќе се оддалечите од главна цел- завршување на задачата.
  3. Направете посебни матрици за вашиот професионален и личен живот.
  4. Само вие можете да го одредите нивото на приоритет на ставките во вашата листа. Започнете секое утро со списокот со задачи од матрицата, а до крајот на неделата ќе го видите резултатот.

Шаблон за матрица на Ајзенхауер

За да го поедноставите процесот на дистрибуција на задачи, користете образец развиен од Evernote:

Ајзенхауер матрицата може да се преведе во софтвер за управување со проекти Trello. Направете список со задачи за секоја од четирите табли (= квадрант) и направете посебна табла „Inbox“ каде што ќе одат сите задачи пред да бидат дистрибуирани во квадранти. Ова ќе ви овозможи визуелно да го процените обемот на работа.

Ајзенхауер матрицата е едноставна алатка која ќе ви помогне да ја избегнете состојбата на парализа на анализа која се јавува секогаш кога не знаете од каде да започнете.