Ogni giorno dobbiamo prendere centinaia di decisioni, e più alta è la posizione, più decisioni dobbiamo prendere. Come separare l'importante dal secondario? Uno dei metodi semplici, ma comunque produttivi, è "Eisenhower Square", noto anche come "Eisenhower Matrix". Questo sistema funziona alla grande sia per la pianificazione quotidiana che per quella a lungo termine. Di seguito imparerai a conoscere l'autore di questa tecnica (era una persona eccezionale), nonché le peculiarità dell'uso della stessa tecnica "Eisenhower Square".

Dwight D. Eisenhower ha vissuto una delle vite più produttive che si possa immaginare.

Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti, ricoprendo due mandati dal 1953 al 1961. Durante il suo mandato, ha avviato programmi che hanno portato direttamente allo sviluppo dell'Interstate Highway System degli Stati Uniti, l'Internet Launch (DARPA), lo sviluppo di spazio(NASA) e uso pacifico fonti alternative Energia (legge sull'energia atomica).

Prima di diventare presidente, Eisenhower era un generale a cinque stelle (grado senior), servì come comandante supremo delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale ed era responsabile della pianificazione e dell'esecuzione delle invasioni del Nord Africa, della Francia e della Germania.

Inoltre, è stato presidente della Columbia University, è diventato il primo comandante supremo NATO, e in qualche modo ha trovato il tempo per dedicarsi ai suoi hobby: il golf e la pittura a olio.

Eisenhower aveva un'incredibile capacità di mantenere la sua produttività, non solo per settimane o mesi, ma per decenni. E per questo motivo i suoi metodi di gestione del tempo, gestione delle attività e produttività sono stati studiati da molte persone.

La sua strategia di performance più famosa è conosciuta come Eisenhower Square. È un semplice strumento decisionale che puoi iniziare a utilizzare fin da subito. Parliamo di come essere più produttivi e di come funziona la strategia di Eisenhower.

Eisenhower Square: come essere più produttivi

La strategia di Eisenhower per agire e organizzare le attività è molto semplice. Per questo, viene utilizzata una matrice decisionale (nella foto sotto), in cui distribuirai le tue azioni in base a quattro possibilità:

Urgente e importante (compiti che dovrebbero essere svolti immediatamente).

Importante ma non urgente (attività che possono essere programmate per essere eseguite in un secondo momento).

Urgente ma non importante (compiti che possono essere delegati a qualcun altro).

Non urgenti e non importanti (compiti che possono essere eliminati).

Il bello di questa matrice è che può essere utilizzata sia per fare piani a lungo termine per aumentare la produttività ("Come dovrei trascorrere il mio tempo ogni settimana?") Che per piccoli compiti quotidiani ("Cosa devo fare oggi? ") ...

Nota: Ho creato il modello Eisenhower Square come foglio di calcolo. Puoi scaricare questo modello per uso personale in fondo a questo articolo. (A proposito, ho tradotto questo modello in russo e se vuoi ottenerlo -.

Differenza tra urgente e importante

L'importante è raramente urgente e l'urgente è raramente importante.

- Dwight D. Eisenhower

I compiti urgenti sono quei compiti a cui è necessario rispondere rapidamente: lettere, telefonate, messaggi, notizie. Nel frattempo, nelle parole di Brett McKay, "Le sfide sono sfide che contribuiscono alla nostra missione, ai nostri valori e ai nostri obiettivi a lungo termine".

Separare queste questioni urgenti e importanti è abbastanza facile da fare una volta, ma farlo tutto il tempo può essere scoraggiante. Il motivo per cui mi piace il metodo Eisenhower Square è che fornisce un quadro chiaro per prendere decisioni su base continuativa. E come tutto nella vita, la coerenza è la parte difficile.

Ecco alcune altre osservazioni che ho fatto usando questo metodo:

Eliminazione prima dell'ottimizzazione

Diversi anni fa, stavo leggendo della programmazione e mi sono imbattuto in una citazione interessante:

"Non c'è codice più veloce di nessun codice"

- Kevlin Henney

In altre parole, il modo più veloce per fare qualcosa è far leggere al computer righe di codice o cancellare un'attività completata dall'elenco delle cose da fare, per eliminare completamente quell'attività. Non piu modo veloce fare qualcosa di diverso dal non farlo affatto. Naturalmente, questo non è un motivo per essere pigri, ma un'offerta per costringerti a prendere decisioni difficili e rimuovere qualsiasi compito che non ti porti verso la tua missione, i tuoi valori o i tuoi obiettivi.

Troppo spesso utilizziamo tecniche di performance, gestione del tempo e ottimizzazione come scusa per evitare la domanda davvero importante: "Devo davvero farlo?" È molto più facile rimanere occupati e dire a te stesso che devi solo essere un po' più efficiente, o "lavorare un po' più tardi stasera", piuttosto che eliminare un compito che ti senti a tuo agio a svolgere. Ma in realtà, questo non è il massimo metodo efficace uso del tuo tempo. (Personalmente, mi piace la frase "Sei occupato o sei produttivo?").

Come dice Tim Ferris, "Il lavoro costante è una forma di pigrizia: pensiero pigro e azione indiscriminata".

Trovo il metodo Eisenhower particolarmente utile perché mi chiedo se questa azione sia davvero necessaria, il che alla fine significa spostare l'attività nel quadrante Elimina piuttosto che ripeterle senza pensare. E onestamente, se distruggi tutte le cose su cui trascorri il tuo tempo ogni giorno, probabilmente non avrai bisogno di alcun consiglio su come essere più produttivo nei lavori che contano davvero.

Questo mi aiuterà a raggiungere il mio obiettivo?

Un'ultima nota: può essere molto difficile per te eliminare azioni non necessarie se non sei sicuro della direzione in cui stai lavorando. Nella mia esperienza, ci sono due domande che chiariranno l'intero metodo Eisenhower.

Queste due domande:

  1. Per cosa sto lavorando? A cosa sto lavorando? In che direzione sto lavorando?
  2. Quali sono i valori fondamentali a cui lotto nella mia vita?

Queste sono le domande che mi sono posto nella mia revisione annuale e nel mio rapporto sui progressi. Le risposte a queste domande mi hanno aiutato a chiarire le categorie per compiti specifici nella mia vita. Dopodiché, diventa molto più facile decidere quali attività fare e quali attività eliminare, perché capirai cosa è importante per te.

Il Metodo Eisenhower non è una strategia ideale, ma per me stesso ho scoperto che è un utile strumento decisionale per aumentare la produttività ed eliminare compiti che richiedono energia mentale, tempo e raramente mi portano al mio obiettivo. Spero che trovi utile questo metodo.

Articolo originale: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Piccolo bonus: modello Eisenhower Square: ho russificato il modello Eisenhower Square come foglio di calcolo che puoi scaricare e utilizzare ogni volta che vuoi per migliorare la tua produttività ed eliminare inutili perdite di tempo. Puoi ottenerlo contattandomi e ti invierò immediatamente una copia della tabella.

La matrice di Eisenhower è una delle opzioni di gestione del tempo create dal leader politico e militare americano Dwight David Eisenhower. Il principio del suo lavoro è dividere tutti i casi in quattro gruppi, a seconda del grado della loro importanza.

Piano di Eisenhower Matrix

La prima cosa da imparare lavorando con una matrice è essere competenti negli affari. Saper distinguere importante da urgente, non molto urgente da poco importante.

La matrice temporale è suddivisa in 4 quadranti, in cui sono presenti 2 assi di importanza e altrettanti assi di urgenza. Atti e compiti si inseriscono in ciascuno di essi, il che aiuta a vedere chiaramente la priorità di ciascun componente: cosa fare prima, cosa secondo, ecc.

Il modello di matrice ha questo aspetto:

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun quadrante.

Importante e urgente

La gestione del tempo ideale significa che questo quadrante sarà vuoto. Ciò è dovuto al fatto che con un'adeguata definizione delle priorità e il tempestivo completamento degli affari, semplicemente non ci sarà un blocco. Questo può essere normale solo di tanto in tanto, ma il caos costante negli affari è un segno di disorganizzazione.

Per evitare problemi con il quadrante "A", è necessario organizzare una pianificazione competente in altre aree e seguire esattamente tutti i punti. Tuttavia, se si presenta comunque la necessità di riempirlo, adattarlo qui:

  • Casi, il cui fallimento mette in pericolo il raggiungimento dell'obiettivo.
  • Compiti, il cui fallimento contribuisce all'emergere delle difficoltà e delle difficoltà della vita.
  • Compiti che sono direttamente collegati alla salute.

Non dimenticare. Capita spesso che le cose nel quadrante "A" possano essere delegate ad un'altra persona. Se questo è possibile, usa questo diritto.

Non dimenticare la delega delle responsabilità. Capita spesso che le cose nel quadrante "A" possano essere delegate ad un'altra persona.

Importante ma non urgente

Gli affari e i compiti con la massima priorità si trovano qui, quindi deve ricevere la massima attenzione. Queste sono attività quotidiane, la cui urgenza non è così alta, ma sono comunque importanti. Gli esperti hanno notato che le persone che lavorano con il quadrante "B" ottengono un maggiore successo nella vita e raggiungono i loro obiettivi. Guadagnano più soldi e fanno ciò che amano, il che li rende felici.

Poiché non c'è urgenza nelle questioni, non c'è panico, il che rende l'approccio alla loro attuazione equilibrato e ragionevole. Ciò a sua volta contribuisce all'elevata efficienza e produttività. Tuttavia, non dimenticare che l'esecuzione tardiva dei casi dal quadrante "B" li sposta nel quadrante "A".

Quindi, tutte le attività attuali legate agli affari quotidiani si inseriscono in questa zona: attività principali, attività sportive, programmi per la giornata, ecc.

Urgente ma non importante

Le attività che “sottomettono” questo quadrante tendono ad essere una distrazione. La loro attuazione non ha alcuna utilità in termini di raggiungimento degli obiettivi e non porta ad alcun risultato. Spesso interferiscono solo con la concentrazione su questioni veramente importanti e riducono l'efficienza complessiva. Quando si lavora con la matrice, l'importante è non confondere i casi dei quadranti A e C, altrimenti ci sarà confusione nella priorità dei casi.

Nell'area "C" possono essere attribuite questioni relative a trattative e incontri che vengono imposti da qualcuno, con la celebrazione di compleanni di persone che non sono molto vicine alla cerchia, faccende domestiche che sorgono all'improvviso. Poiché le cose di questo quadrante rallentano e "rubano" solo il tempo, devono dedicare un minimo di tempo.

Non urgente e non importante

Non c'è assolutamente alcun vantaggio nel fare cose che rientrano in questo quadrante. Dovrebbero essere affrontati per ultimi. Anche se non li fai affatto, andrà solo meglio. Tuttavia, è necessario tenere conto di tali casi, come si suol dire, il nemico deve essere conosciuto di vista. Questi sono i mangiatori di tempo più utili di cui vale la pena sbarazzarsi.

I casi che rientrano nel quadrante "D" sono assolutamente inutili.

Ma la cosa più interessante è che è da questo quadrante che le persone sono molto attratte dagli affari. Ecco la cosa più piacevole e semplice, su cui non è necessario lavorare. Sono rilassanti e piacevoli. Un piacevole passatempo rende problematico abbandonarli.

Questo si adatta a parlare al telefono con amici e parenti, seduti dentro nei social network, Navigare su internet, giochi per computer, guardare la TV, uscire nei club.

Certo, il riposo è importante per il lavoro produttivo, proprio come l'ossigeno lo è per gli esseri umani, ma dovrebbe anche essere utile. Invece di sederti sul divano per l'intero fine settimana, organizza uscite e gite nella natura, sviluppa un piano di ricreazione attivo, che, tra l'altro, ti aiuterà a migliorare la tua salute. Leggi informativa o semplicemente libro interessante, per il quale non c'era tempo prima, spronerà la mente.

Mentre mantieni il controllo della tua vita, ricorda che anche il riposo deve essere pianificato. È inaccettabile che sia spontaneo. Ma non trascurarlo neanche. Questo è irto di ozio prolungato, poiché il superlavoro non ha ancora giovato a nessuno. La regola è appropriata qui: "Tempo per affari - ora per divertimento".

Un esempio di un programma per ogni giorno potrebbe essere simile a questo:

Puoi disegnare tu stesso i fogli o scaricare moduli già pronti da Internet.

Priorità

All'inizio, per abitudine, sarà difficile determinare l'urgenza e l'importanza di ciascun caso, ma ne vale la pena. Prova il seguente esercizio:

  1. Disegna una tabella con colonne: p / p, caso, urgenza, importanza. Regola tu stesso il numero di righe, a seconda della lunghezza dell'elenco.
  2. Nella seconda colonna, "affari", annota tutte le attività e le attività che svolgi di solito.
  3. Dopodiché, passa alla loro valutazione: quanto è importante o urgente ogni lezione.

Per rendere questo più facile, usa i seguenti criteri di importanza quando fai domande per ogni caso:

  • Il completamento di questo compito è necessario per raggiungere il mio obiettivo chiave (Sì - significa che è importante; No - non importa).
  • Il mancato svolgimento del lavoro comporta gravi conseguenze per le attività in corso (Sì - importante; No - non importante).

Criterio di urgenza:

  • Se l'attività non viene completata ora, perde la sua rilevanza (Sì - urgente; No - non urgente).

Questo strumento di definizione delle priorità semplificherà notevolmente l'intero flusso di lavoro. Dopo aver svolto tale ricerca, scoprirai quanto tempo hai perso fino a questo punto e quanto utile viene rilasciato.

Supponiamo che tu ti sia avvicinato premurosamente alla formulazione di un obiettivo, superato resistenza interna sotto forma di paura e procrastinazione, ha trovato un'ottima motivazione per ottenere risultati. Sei attivo e pieno di energia! Tuttavia, dopo un po' sei sorpreso di notare che dopo aver onestamente e persistentemente elaborato le 8-12 ore previste, non puoi determinarlo con certezza

  • ciò che è già stato fatto che è stato pianificato;
  • quale risultato intermedio è stato ottenuto;
  • quanto ti sei avvicinato al raggiungimento dell'obiettivo che ti sei prefissato.

L'immagine si rivela piuttosto deprimente: la tua giornata è piena di preoccupazioni, sei sempre impegnato con qualcosa e il risultato non si avvicina di più. Invece della soddisfazione che sei riuscito a fare qualche passo in più sulla strada per la meta, ti senti solo stanco e deluso.

"Il problema della definizione degli obiettivi"

Nella gestione del tempo, questo fenomeno è chiamato "problema della definizione degli obiettivi". Di fronte a lei, inizi a sentirti come famoso eroe dell'antico mito greco - Sisifo, che è condannato giorno dopo giorno a far rotolare un enorme masso sulla cima della montagna, cadendo nel momento in cui l'obiettivo è raggiunto. Un macigno così travolgente nel tuo caso è un mucchio di attività quotidiane, il cui volume non diminuisce, indipendentemente dagli sforzi che fai.

dare priorità

Sebbene il problema che stai affrontando sia davvero serio e su larga scala, è abbastanza possibile risolverlo. Ma da dove inizi? Innanzitutto, prima di iniziare ad agire, devi capire esattamente cosa vuoi ottenere in questa fase e classificare i compiti in base alla loro priorità.

Non iniziare a lavorare su un'attività prima di sapere esattamente qual è l'obiettivo e fino a che punto ti porterà avanti.

Naturalmente, c'è un'intera categoria di cose che possono essere fatte caoticamente, secondo il principio "trovato-fatto". A suo modo, è persino utile: tale attività crea un certo stato d'animo e aiuta a essere coinvolti nel lavoro principale senza problemi. Tali casi includono, ad esempio, la "routine" domestica: lavare i piatti, pulire la polvere, spazzare il pavimento, ecc. Al termine, si prova non solo un senso di soddisfazione per il lavoro svolto, ma anche un comfort fisico abbastanza tangibile.

Tuttavia, quando si tratta di compiti che devono essere risolti nel corso del lavoro su un progetto su larga scala, l'elenco delle cose da fare può diventare quasi "adimensionale". Una strategia caotica non funzionerà qui, perché sei limitato nel tempo per completare l'intero progetto. Ciò significa che c'è un grande rischio, risolvere molti problemi secondari, semplicemente non avere il tempo di fare qualcosa di veramente importante per raggiungere l'obiettivo finale. Pertanto, prima di afferrare tutto in una volta, prenditi qualche minuto per pensare.

Classifica le attività attuali

Pensare alle tue azioni è una buona idea, ma vuoi farlo non solo in modo efficiente, ma anche rapidamente. Un metodo ben noto, che viene utilizzato attivamente nella gestione del tempo, è adatto a questo scopo. È conosciuta come la matrice di Eisenhower. V diverse fonti vengono suggeriti diversi modi di utilizzare questo metodo. Quello che verrà discusso di seguito ci sembra il più semplice e razionale. Si è dimostrato uno strumento conveniente per applicazione pratica, quindi siamo felici di condividerlo con voi.

Matrix porta il nome del 34 presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, un ex generale dell'esercito. È lui che è accreditato con l'invenzione questo metodo, ma, molto probabilmente, il merito di Eisenhower è che un tempo espresse l'idea: "Non tutte le questioni urgenti sono importanti, e non tutte le questioni importanti sono urgenti". La citazione ha guadagnato popolarità e, naturalmente, ha costituito la base per l'idea della matrice.

Con Eisenhower Matrix, puoi ordinare rapidamente anche una lista di cose da fare abbastanza lunga. Per fare ciò, annota le attività correnti (meglio di tutte usando Metodo GTD), e poi valuta ciascuno di essi in base a due soli criteri:

  • Importa? (Non proprio)
  • È urgente? (Non proprio)

Di conseguenza, tutti gli elementi della tua lista, a seconda del loro grado di importanza/urgenza, possono essere collocati in uno dei 4 quadranti della Matrice di Eisenhower, che assomiglia a questo:

Vale la pena notare che la matrice in diversi sistemi di gestione del tempo ha nomi diversi, così come l'interpretazione dei quadranti può differire leggermente da autori diversi. Ad esempio, Stephen Covey, autore di The 7 Habits of Highly Effective People, lo chiama la matrice Urgenza \ Importanza. Fornisce raccomandazioni dettagliate sul suo utilizzo nel suo lavoro. In altre fonti, questo metodo è chiamato una versione visiva della "Regola 4D", di cui parleremo un po' più avanti.

Come lavorare con i quadranti

La matrice di Eisenhower ha non solo molte varianti di nomi, ma anche molte interpretazioni su come affrontare i problemi posti in ciascuno dei quadranti. Proponiamo di soffermarci più in dettaglio su due interpretazioni, e la prima sembra essere più conveniente per l'uso quotidiano.

Metodo Fai-Pianifica-Delega-Elimina

In realtà, il nome di questo metodo contiene già informazioni su come affrontare i problemi che hai posto in ciascuno dei 4 quadranti. Soffermiamoci su questo in modo più dettagliato.

Quadrante 1: urgente e importante

Sono casi che richiedono un intervento immediato, altrimenti accadranno cose irreparabili: incendio, un bug che può bloccare il rilascio, o qualcosa del genere. Idealmente, questo quadrante è vuoto. È possibile, come ultima risorsa, collocare compiti dal quadrante n. 2, se circostanze impreviste richiedono improvvisamente la loro soluzione urgente.

Quadrante 2: importante ma non urgente

Questo è il quadrante per le attività più produttive. Non è necessario risolverli in questo momento, quindi ognuno può essere ragionevolmente pianificato e implementato in modo efficiente. Lavorando sull'implementazione delle attività del secondo quadrante, ti ritroverai con la stessa produttività, la cui mancanza ti ha portato alla disperazione.

Per ottimizzare ulteriormente il lavoro all'interno di questo quadrante, è possibile classificare i compiti in esso collocati secondo lo stesso principio di importanza/urgenza. Quindi puoi prima prestare attenzione a compiti più urgenti e importanti (non "brucianti"!), quindi passare con calma alla risoluzione di problemi meno urgenti e importanti (ma comunque significativi per raggiungere l'obiettivo).

Quadrante 3: non importante, ma urgente

Le attività in questo quadrante sono proprio le distrazioni che interrompono il flusso regolare del flusso di lavoro e interferiscono con il raggiungimento dell'obiettivo finale. Queste sono lunghe conversazioni telefoniche, discussioni inutili che non hanno un obiettivo finale, la necessità di essere distratti per aiutare qualcuno dai colleghi, ecc. Si consiglia di delegare tali questioni, quando possibile, a qualcuno che può affrontarle abbastanza per te . idea principale- non eseguirli da soli. Puoi delegarli o rifiutarti di eseguirli del tutto.

Quadrante 4: non importante e non urgente

Puoi semplicemente dimenticare i casi che sono finiti in questo quadrante. Di norma, questi sono alcuni dei tuoi desideri momentanei che non hanno nulla a che fare con i tuoi obiettivi. Se un quadrante del genere risulta vuoto, questo è l'ideale. Ma anche se contiene alcune attività che vorresti ancora completare, rimandare la soluzione di questo problema per un periodo indefinito e tornarci dopo che l'obiettivo principale è stato raggiunto, ma per ora semplicemente non vale la pena spendere energie su di esse. e volta.

Regola "4D"

Per correttezza va detto che la regola “4D” nelle diverse interpretazioni non descrive necessariamente i quadranti della matrice di cui stiamo parlando. Ma uno di questi è abbastanza coerente con le descrizioni fornite sopra e può essere applicato quando si lavora con i quadranti:

Fai, delega, differisci o scarica
Fai, Decidi, Delega, Elimina (Esegui (ora), Decidi (in quale ordine), Arma, Elimina).

Il vantaggio principale del metodo descritto è che consente di classificare rapidamente un numero qualsiasi di problemi. Inoltre, la matrice

  • Aiuta a rappresentare visivamente il volume dei casi pianificati e il grado della loro importanza/urgenza. In questo modo, hai l'opportunità di utilizzare il tuo tempo in modo efficiente.
  • Con il suo aiuto, puoi facilmente dividere le attività in gruppi in base a soli 2 semplici criteri. Se non fosse per questa condizione, sarebbe molto più difficile distribuire le attività tra i quadranti.

Testare l'efficacia della matrice nella pratica

La matrice di Eisenhower può essere utilizzata non solo per determinare quali attività ti avvicineranno al risultato previsto e quali creeranno ostacoli sulla strada verso l'obiettivo. Puoi anche usare questo metodo per valutare quanto sei efficace in generale. Quindi, se tutte le tue attività sono collocate nel secondo quadrante, puoi dire di aver raggiunto la massima efficienza.

Inoltre, suddividere le attività in quadranti ti consente di identificare visivamente dove sta andando la maggior parte del tuo tempo e delle tue energie e ti dice anche come migliorare le tue prestazioni personali. Ad esempio, pensa seriamente di delegare la maggior parte dei compiti ad altri membri del team, o finalmente smetti di sprecare tempo ed energie su cose che hanno trovato posto nel quadrante numero 4.

È possibile ottimizzare l'applicazione del metodo della matrice di Eisenhower utilizzando applicazioni già esistenti in varie versioni: versioni mobile, web e desktop. E per non commettere errori nella definizione degli obiettivi e determinare modi razionali per raggiungerli, utilizza il servizio SmartProgress... Con il suo aiuto, più di 35.000 obiettivi sono già stati realizzati da varie persone. Hai definito il tuo obiettivo?

Tempo di lettura 6 minuti

In questo articolo, esamineremo cos'è la gestione del tempo, quali sono i suoi metodi principali e descriveremo in dettaglio un esempio di matrice di Eisenhower. Questa matrice è il modo più comune di allocare il tempo in qualsiasi sfera dell'attività umana.

Matrice di Eisenhower - Metodo di gestione del tempo

Gestione del tempo- la capacità di una persona di allocare adeguatamente il proprio tempo per svolgere compiti specifici. Ci sono un numero enorme di metodi di gestione del tempo. Uno dei modi più popolari e diffusi per implementare la gestione del tempo è il metodo Eisenhower.

Dwight David Eisenhower è un famoso leader politico e militare, è nato David il 14 ottobre 1890 a Denison (Texas, America). Tutti lo conoscono come il 34° presidente d'America, che si è distinto per le sue capacità organizzative e mentali. Questo gli ha permesso di ottenere un grande successo nella vita, di diventare un esempio per molte persone pubbliche. David credeva che la presenza e l'attuazione di atti di valore definiscano una persona come persona, contribuiscano allo sviluppo in tutte le aree e gli sforzi.

Da quando ho smesso di essere presidente, ho avuto molto meno successo nel vincere a golf. © Dwight David Eisenhower

Come presidente, David era immerso in un numero enorme di cose, piani, compiti. Si chiedeva come avrebbe potuto allocare in modo chiaro e corretto il suo tempo prezioso per fare tutto. Dopo aver compreso tutti i suoi piani per un certo periodo, creò un tavolo, dove espose i suoi affari secondo la loro importanza e urgenza. In seguito, il suo metodo guadagnò particolare popolarità e divenne noto come matrice di Eisenhower. Sembra questo.

  • un quadrante questioni urgenti importanti;
  • Nel quadrante Importante non urgente;
  • quadrante S Non importante urgente;
  • quadrante D Poco importante non urgente.

L'essenza della finestra di Eisenhower è dare priorità alle attività. Una persona deve dividere tutti i suoi piani in base all'importanza e all'urgenza, riferirsi a una certa categoria. Diamo ora uno sguardo più da vicino ai principali settori o quadranti della matrice. Un esempio di matrice di Eisenhower sarà considerato un po' più avanti nel nostro articolo.

quadrante A

Ciò include importanti questioni urgenti che non possono essere rinviate, poiché ciò può portare a conseguenze negative. In uno scenario ideale, con la corretta distribuzione del tempo, questo quadrato dovrebbe essere vuoto. Una persona deve svolgere compiti importanti in tempo in modo che non diventino urgenti.

quadrante B

Ci sono importanti questioni non urgenti qui. Con l'attuazione tempestiva dei piani di questo settore, una persona ha un numero enorme di preziose questioni urgenti. L'attuazione graduale dei piani in base al grado di importanza aiuta a mettere le cose in ordine durante, senza esaurimento psicofisico del corpo.

quadrante C

Questioni urgenti non importanti che non sono significative in questo momento, ma devono essere fatti subito. Forse la loro implementazione è preziosa per qualcuno, ma per te sono ordinarie senza alcun valore.

quadrante D

Eisenhower ha definito questo settore come compiti non importanti e non urgenti che devono essere svolti, ma non sono super importanti o urgenti. Il loro adempimento porta indubbiamente soddisfazione a una persona, ma il mancato adempimento non minaccia conseguenze negative.

Considereremo questi settori in modo più dettagliato descrivendo un esempio di matrice di Eisenhower.

Obiettivi del Metodo Eisenhower

Il Metodo Eisenhower ha diversi obiettivi principali.

  1. Sviluppo dell'auto-organizzazione umana... Vedendo tutto pianificato per diversi giorni, una persona si attiva, collega tutte le sue risorse per ottenere un risultato, organizzandosi così senza l'aiuto di nessuno.
  2. Distribuzione qualitativa dei compiti Vita di ogni giorno. Dopo aver compilato una tale matrice, tutti saranno in grado di vedere casi significativi in ​​un determinato periodo di tempo, cercheranno di soddisfarli in modo che non ci sia emergenza.
  3. Capacità di pianificazione di successo... Una tabella con piani chiaramente disposti aiuta ad allocare una certa quantità di tempo per ogni attività, per calcolare correttamente questa volta.

Compilando un esempio di matrice di Eisenhower, possiamo approfondire gli obiettivi di questa tecnica di pianificazione.

Funzionalità per evidenziare attività significative con esempi

Come abbiamo già scoperto, la matrice di Eisenhower è composta da quattro componenti principali, che includono i nostri casi in termini di grado di importanza e urgenza al momento. Ora, con l'aiuto di esempi, possiamo capire quali casi possono essere urgenti e come determinarlo noi stessi. Un esempio di matrice di Eisenhower ti aiuterà a comprendere appieno i compiti significativi e urgenti nella vita di tutti i giorni.

Quadrante A (importanti questioni urgenti)

Come accennato, questo settore dovrebbe idealmente essere vuoto, una persona dovrebbe avere il tempo di fare cose preziose in tempo, in modo che non diventino urgenti. Ad esempio, possiamo riferirci al “settore A” come un'operazione non pianificata o un incontro urgente sul lavoro. I casi significativi devono essere completati in tempo, perché quando diventano urgenti e preziosi, potrebbero esserci ostacoli improvvisi alla loro attuazione (un forte deterioramento della salute, varie circostanze di forza maggiore). Prendi la situazione dell'esame. Questo è importante, ma non urgente. Se una persona posticipa la preparazione per l'ultimo giorno, trasformandola in un compito urgente, semplicemente non avrà il tempo di fare tutto fisicamente, il suo corpo diventerà fisicamente e psicologicamente esausto.

Quadrante B (importanti questioni non urgenti)

Gli affari di questo settore possono aspettare, ma non farli porterà a conseguenze negative. Per questo vengono assegnati atti particolarmente preziosi, al fine di completarli in tempo. Ciò include compiti relativi alla propria salute, crescita personale... Ad esempio, se vai dal medico per un consulto in tempo, l'operazione non sarà necessaria. Un altro esempio, se impari l'inglese in tempo, puoi ottenere presto una nuova posizione ben pagata.

Quadrante C (urgenze non importanti)

Questo settore riunisce compiti che devono essere completati in un determinato momento, ma non sono di particolare importanza per te. Per determinare tu stesso l'importanza dei piani, poniti la domanda: "Cosa accadrà se non completi questo incarico?" Se alla fine il caso ha un impatto negativo su di te, allora è davvero importante. Un esempio dei compiti di questo settore può essere una conversazione insignificante con un collega o un amico, la partecipazione a un sondaggio. Queste cose ti distraggono solo dalle cose importanti. Ad esempio, se sei impegnato con un progetto prezioso al lavoro, potresti essere distratto da qualsiasi altra istruzione dei tuoi superiori, solo una chiamata da un amico. È imperativo rimandare questi compiti, concentrandosi su quelli più importanti in modo che non diventino urgenti.

Quadrante D (compiti non importanti e non urgenti)

Una persona può realizzare questi piani in tempo libero quando non ci sono compiti importanti assegnati. Portano un senso di autocompiacimento per il lavoro svolto. Ad esempio, supponiamo che tu decida di ripulire la tua libreria, mettere le cose nell'armadio. Ciò include anche i giochi per computer, il congelamento sui social network. Queste cose ti aiutano a calmarti, ma non dovresti metterle al primo posto, ignorando così i compiti significativi.

Matrice di Eisenhower: un esempio

Usiamo un esempio per capire come definire importanti compiti urgenti per noi stessi utilizzando la matrice di Eisenhower. Consideriamo un esempio di matrice di Eisenhower.

Supponiamo che tu debba affrontare per la prima volta le seguenti attività:

  • fissa lo sgabello in modo che non traballi;
  • vedere un dentista con dolore dentale;
  • preparazione per il progetto di lavoro di domani;
  • una telefonata di un collega con la richiesta di inviare una segnalazione;
  • un incontro non programmato con il capo;
  • trascorrere del tempo sui social network;
  • padroneggiare le abilità in inglese per la formazione avanzata.

Ora proviamo a strutturare i compiti nominati in base alla loro importanza e urgenza. Creiamo il nostro esempio di matrice di Eisenhower.

Quadrante A (urgente importante):

  • Preparazione per un progetto di lavoro;
  • Un incontro imprevisto con il capo.

Quadrante B (importante non urgente):

  • Vedere un dentista con mal di denti;
  • Padroneggiare le competenze in inglese per la formazione avanzata.

Quadrante C (non importante urgente):

  • Una chiamata da un collega con la richiesta di inviare una segnalazione.

Quadrante D (non importante non urgente):

  • Fissa lo sgabello in modo che non traballi;
  • Trascorri del tempo sui social.

Pertanto, dopo aver compreso il valore dei tuoi affari imminenti, puoi facilmente capire la distribuzione delle priorità in un determinato momento. Non essere pigro per dedicare del tempo a lavorare su te stesso, a ripensare ai tuoi piani e alle tue imprese, questo ti aiuterà a fare più di quanto pensi.

Un'ora di auto-miglioramento insegnerà più di un giorno di spiegazioni. © Jean-Jacques Rousseau

Vale la pena notare che la tecnica di allocazione del tempo da noi descritta è progettata per obiettivi a breve termine che devono essere raggiunti nel prossimo futuro. Aiuta a strutturare gli affari della vita quotidiana, è molto utile in tutti i settori del lavoro e della vita. Questa tecnica può essere utilizzata sia dai presidenti che dagli scolari, poiché è chiara a tutti e facile da usare.

Perché è così difficile scegliere tra compiti prioritari e secondari? La ricerca del neuroscienziato Antonio Damasio mostra che il processo decisionale è indissolubilmente legato alle emozioni. Pertanto, non sorprende che l'ansia e la depressione siano spesso caratterizzate come stati di incertezza e incapacità di prendere decisioni. L'utilizzo di strumenti semplici come la matrice di Eisenhower ti aiuta non solo a sistemare le cose, ma anche a ridurre lo stress emotivo. Nel tempo, dopo aver padroneggiato i principi di questo concetto, puoi imparare a distinguere facilmente e rapidamente tra importante, urgente, secondario e inutile.

Si ritiene che Eisenhower Matrix sia strettamente correlato alle parole di Dwight D. Eisenhower: “Ho due problemi: urgenti e importanti. Urgente non è importante, importante è urgente".

Dwight D. Eisenhower è meglio conosciuto come il 34esimo presidente degli Stati Uniti (1953-1961). Prima di diventare presidente, è stato generale e comandante forze alleate Durante la seconda guerra mondiale. Nel 1950, Eisenhower divenne il primo comandante supremo delle forze combinate della NATO in Europa.

Specifico attività professionale costretto costantemente Eisenhower a prendere decisioni difficili e a concentrarsi su compiti diversi... Per ottimizzare il processo, creò il proprio metodo, che divenne ampiamente noto come matrice di Eisenhower. Oggi può essere utilizzato non solo dai generali, ma anche dalla gente comune fino alle casalinghe: aiuta a dare la priorità ai compiti attuali e a mettere le cose in ordine.

Come usare la matrice di Eisenhower

Questo strumento è adatto a coloro che sono pronti e in grado di valutare l'importanza dei propri compiti e classificarli in modo chiaro. Il metodo prevede la suddivisione di compiti e attività in quattro gruppi:

  1. urgente e importante;
  2. importante ma non urgente;
  3. urgente ma non importante;
  4. non urgente o importante.

L'obiettivo finale del Metodo Eisenhower è aiutare a filtrare le questioni minori dalle decisioni importanti e concentrarsi su ciò che conta davvero.

Se rappresentiamo la matrice di Eisenhower sotto forma di un'immagine, apparirà così:

Il significato dei quadranti nella matrice

Le attività sono classificate in quadranti specifici, che a loro volta determinano quando e per quanto tempo è possibile completare un'attività.

  • Quadrante I - "Farlo immediatamente" (urgente e importante)

Questi includono compiti prioritari che richiedono attenzione immediata. Hanno scadenze ravvicinate e vanno seguite soprattutto e personalmente.

  • Quadrante II - “Decidi quando lo farai” (importante ma non urgente)

Questo quadrante è una parte strategica della matrice, ideale per lo sviluppo a lungo termine. Gli elementi che include sono importanti ma non richiedono un intervento immediato. Allo stesso tempo, le attività hanno una certa scadenza e vengono anche eseguite personalmente.

  • Quadrante III - "Delega a qualcuno" (urgente ma non importante)

Questo quadrante include telefonate, e-mail e pianificazione di riunioni ed eventi. Questi tipi di compiti di solito non richiedono attenzione personale perché non implicano un risultato misurabile. Il quadrante III aiuta a ridurre al minimo le distrazioni da lavoro importante... Con la delega puoi concentrarti su cose più serie.

  • Quadrante IV - "Do It Later" (non importante, non urgente)

Le attività che rientrano nel quadrante IV sono attività correlate che non forniscono alcun valore. In poche parole, è qualcosa che può sempre essere rimandato senza timore di conseguenze. Queste attività richiedono tempo e interferiscono con le attività più importanti inserite nei primi due quadranti.

Scegliere un colore per la matrice

Assegna un colore a ciascun quadrante della matrice e associalo a un livello di priorità.

Ad esempio:

Rosso = urgente.

Giallo = importante ma non molto urgente.

Verde = urgente ma non importante.

Grigio = non urgente, non importante.

Quando usi la matrice per scopi professionali, scoprirai che la maggior parte delle attività ricadono nei quadranti I e III. I risultati più significativi provengono dalle attività del quadrante II perché si tratta di obiettivi aziendali che influiscono sul successo a lungo termine di un'azienda e sono raramente classificati come urgenti.

La parte più difficile da capire è ciò che ti distrae dal corso pianificato. Ma se riesci a padroneggiare questo problema fondamentale della gestione del tempo, ti libererai del pensiero delle ore sprecate. Poniti due domande per determinare le tue strategie decisionali a lungo termine:

  • Quando ti occuperai di compiti importanti, ma non urgenti?
  • Quando puoi dedicare del tempo a compiti importanti prima che diventino improvvisamente urgenti?

Vale la pena ricordare che a volte le attività di un quadrante finiscono inaspettatamente in un altro. Se si verifica un'emergenza, le tue priorità cambieranno. Ad esempio, se possiedi una piccola impresa, un cliente scontento chiama e chiede di metterlo in contatto con un responsabile a causa di un ritardo nella consegna. Questo problema sorgerà immediatamente al di sopra degli altri elementi della matrice.

La distribuzione dei compiti per quadranti ha alcune peculiarità e dovrebbero essere prese in considerazione:

  1. Le liste di cose da fare semplificano la vita. Assicurati che quando assegni le attività, stai ponendo le domande giuste che ti aiutano a determinare cosa deve essere fatto prima. La caratteristica fondamentale è la priorità.
  2. Molte attività e compiti possono essere aggiunti a ciascun quadrante, ma è meglio mantenere il numero massimo inferiore a otto elementi. Altrimenti, ti allontanerai dall'obiettivo principale: il completamento dell'attività.
  3. Crea matrici separate per la vita professionale e personale.
  4. Solo tu puoi determinare il livello di priorità degli elementi nel tuo elenco. Inizia ogni mattina con l'elenco delle cose da fare della matrice e vedrai i risultati entro la fine della settimana.

Modello matrice di Eisenhower

Per semplificare il processo di assegnazione delle attività, utilizza il modello sviluppato da Evernote:

La matrice di Eisenhower può essere tradotta nel software di gestione dei progetti Trello. Crea un elenco di attività per ciascuna delle quattro schede (= quadrante) e crea una Posta in arrivo separata per tutte le attività a cui accedere prima di essere assegnate ai quadranti. Ciò ti consentirà di valutare visivamente il tuo carico di lavoro.

La matrice di Eisenhower è uno strumento semplice per aiutarti a evitare la paralisi analitica che si verifica ogni volta che non sai nemmeno da dove cominciare.