Nima uchun hamma narsani boshingizda saqlash qiyin

Bizning qisqa muddatli xotiramiz kompyuterning operativ xotirasiga o'xshaydi - u shoshilinch vazifalar bilan ishlash uchun zarur va uning hajmi juda kichik. Shu bilan birga, biz o'rtacha ishlashga qodirmiz va faqat 1-3 bilan yaxshi va umuman ishlashimiz mumkin. Shu bilan birga, bizning e'tiborimizni talab qiladigan ma'lumotlar miqdori doimiy ravishda o'sib bormoqda. "Qanday qilib ishlarni bajarish kerak" kitobining muallifi Devid Allen yana takrorlaydi: "Sizning ongingiz g'oyalarni yaratishda, ularni saqlashda emas". Va bu uning yondashuvining maqsadlaridan biridir.

Ichki majburiyatlar to'g'risida

Muallifning fikriga ko'ra, stress va salbiy hissiyotlarning asosiy manbai - bu o'zi yoki boshqalar oldidagi hal qilinmagan yoki buzilgan majburiyatlar (asl nusxada Allen ularni ochiq ko'chadan deb ataydi). Tushkun fikrlarni bajarish, bajarishimiz kerak bo'lgan ish hajmini anglashdan ham qiyinroq. Siz kognitiv funktsiyalar, rejalashtirish va tugallanmagan ishlab chiqarish o'rtasidagi munosabatlar haqida ko'proq bilib olishingiz mumkin.

"Faqatgina yodda bo'lgan" kerak, mumkin yoki kerak "turidagi har qanday majburiyat, kuniga 24 soat, haftaning etti kunida, bartaraf etilmaydigan mantiqsiz ziddiyatni keltirib chiqaradi."

Allen, shuningdek, qo'l mehnatidan farqli o'laroq, intellektual mehnat aniq chegaralarga ega emas deb hisoblaydi. Va hatto ofisda band bo'lgan kundan keyin siz uyda ishlash haqida o'ylashingiz mumkin. Allen uchun ish va bo'sh vaqt o'rtasida umuman farq yo'q. Uning mantig'iga ko'ra, ish - bu narsalarning haqiqiy holatini yaratishga intilayotgan hamma narsa. Asosiysi, ushbu vazifalarni qo'yishdan oldin, natijalarni aniq belgilab, ularni hal qilish bosqichlarini belgilab qo'ying.

Qanday aniqroq o'ylashni o'rganish kerak

Avvalo, ichki majburiyatlarni tushunish muhimdir. Ishlarni bajarish (GTD) falsafasi shuni anglatadiki, butun ishni boshqarish jarayoni uchta oddiy printsipga asoslanadi.

Avvaliga siz boshingizni bo'shatishingiz kerak - barcha tugallanmagan fikrlar va vazifalarni o'zingiz ishongan tashqi tizimga to'plang.

Keyin siz ularga aniqlik kiritishingiz kerak - bu ma'lumot bilan nima qilishni hal qiling.

Buning uchun.

Qiyin vazifalarni aniqlashtirish uchun beshta qadam

1. To'plam

Barcha ochiq savollarni (ham shaxsiy, ham professional), tugallanmagan biznesni (asl nusxasida katta va noaniq so'zlar, tarjimada - "tugallanmagan") va sizni tashvishga soladigan boshqa ma'lumotlarni to'plang. Bularning hammasini "Inbox" bo'limiga yuboring - bu ham jismoniy (noutbuklar, papkalar) va ham raqamli bo'lishi mumkin bo'lgan ishonchli tashqi xotira (har qanday vazifalarni boshqarish dasturida sukut bo'yicha Inbox papkasi mavjud, yoki - ikkinchisi butunlay ishlab chiqilgan GTD asosida). Bunga sizning pochtangiz va tezkor xabarchilaringizni - odatiy Kirish qutisini qo'shing.

Tugallanmagan biznes ma'lumotlarini ommaviy axborot vositalarida saqlash orqali siz boshingizni bo'shatasiz. Asosiysi, juda ko'p ro'yxat ishlab chiqmaslik va ularni doimiy ravishda yangilab turish va qayta ishlash.

"Men kerak", "kerak", "kerak" vazifasi haqida o'ylashingiz bilanoq, bu vazifa tugallanmagan toifaga kiradi.

2. Qayta ishlash

Odatda, ma'lumot kun bo'yi bizga keladi, ammo kimdir uni ertalab qayta ishlashi, kechqurun ko'rib chiqishi va boshqalar uchun qulayroqdir. Allen odatda ushbu bosqichlarni vaqt o'tishi bilan ajratishni tavsiya qiladi. Axborotni qayta ishlash jarayonining o'zi savollarga ketma-ket javoblardan iborat.

"Nima bu?" (ma'lumot turini belgilash - vazifalar, eslatmalar yoki g'oyalar).

"Buning uchun hozir chora ko'rish kerakmi?" Ba'zi ma'lumotlar umuman ishlash uchun mo'ljallanmagan, ularni tashlab yuborish kerak. Ongni ozod qilish uchun boshqa qismini tizimga joylashtirish kerak.

Agar harakat talab qilinmasa va ma'lumot kerak bo'lmasa, biz shunchaki undan qutulamiz.

Agar hech qanday choralar ko'rilmasa, lekin ma'lumot kerak bo'lsa, biz keyinroq qaytib kelishini qoldiramiz. Buning uchun GTD kelajakdagi barcha rejalar - kitoblar, filmlar va sayohat joylari ro'yxatidan mumkin bo'lgan ish va oilaviy loyihalar ro'yxatiga yuboriladigan "Bir kun / ehtimol" jildini yaratishni taklif qiladi.

Boshqa variant: biz ma'lumotni ma'lumot sifatida saqlaymiz - keyingi harakatlarimiz va loyihalarimiz uchun. Buning uchun Dropbox va Google Drive kabi taniqli variantlar hamda Notebook kabi yangi vositalar yaxshi bo'ladi.

Agar harakat zarur bo'lsa, asosiy savol "Keyingi harakat nima?" Siz buni darhol bajarasiz, agar bu 2 daqiqadan ko'proq vaqtni talab qilsa (5, yoki ehtimol 10 ta - siz qaror qilasiz), yoki ko'proq mos keladigan kishiga topshirib, "Kutish ro'yxati" ga qo'ying.

Agar harakat aniq sanani talab qilsa, uni Taqvimga yuboring (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook eng aniq). Amal qilish muddati tugamagan harakatlar Keyingi harakatlar ro'yxatiga o'tadi, bu sizning vazifangiz menejeri yoki daftaringizdagi vazifalar ro'yxati.

Keyingi harakat nima? Siz to'plagan har qanday ma'lumot uchun bu asosiy savol. Agar siz unga to'g'ri javob bersangiz, tartibga solish uchun mo'l-ko'l bo'ladi. "Keyingi harakat" - bu aniq bir vazifani bajarish uchun harakat qilish uchun bajarilishi kerak bo'lgan navbatdagi aniq, jismoniy harakatlar.

3. Tashkilot

Qayta ishlash natijasida sizning tizimingizni tashkil etadigan bir nechta saqlash toifalari olinadi.

Faol harakatlar ro'yxati: taqvim (aniq sanasi bo'lgan harakatlar uchun) va vazifalar ro'yxati - vazifa menejeri / bloknotda.

Loyihalar ro'yxati - bir nechta harakatlarni bajarishni talab qiladigan vazifalar (ko'pchilik menejerlar bir nechta darajadagi vazifalarga ega, bu loyihalar darajasini anglatadi, ammo shunchaki ro'yxat - loyihalar indekslari yordam beradi) va ular uchun ma'lumotnomalar - har qanday qulay va qulay omborda.

Kutish ro'yxati ishtirok etishni emas, balki sizning e'tiboringizni talab qiladigan vazifalar uchun mo'ljallangan. Kelajakda biron bir vaqtga to'g'ri keladigan vazifalar uchun eslatmalarni o'rnatish bilan bir qatorda, eslash funktsiyasi ko'pgina dasturlarda mavjud.

Biron kun / Balki ro'yxat - kelajakda dolzarb bo'lib qolishi mumkin bo'lgan vazifalar uchun: aslida siz bajarishni istagan narsalarning ro'yxati, ammo hozir buni qilmang.

4. Umumiy ma'lumot

Yig'ish, qayta ishlash va tartibga solishdan keyin siz uchun tegishli bo'lgan harakatlar uchun tayyor algoritmlar mavjud. Tizimni yangilab turish uchun uni vaqti-vaqti bilan ko'rib chiqish kerak - birinchi navbatda Taqvim va Vazifalar ro'yxati, shuningdek, Loyihalar ro'yxati, Kutish ro'yxati va Ishlar ro'yxati. Barcha rejalar va ro'yxatlarni har hafta ko'rib chiqing, bu rasmning yaxlitligi va ongning ravshanligini beradi: shuning uchun siz hech narsani sog'inmaysiz va asosiy narsaga e'tiboringizni qarating.

5. Ijro etish

Ish oqimini boshqarishda vazifalarning ustuvorligini to'g'ri belgilash muhimdir. Nimani va qachon qilishni aniqlash uchun Allen uchta xatti-harakatni tavsiya qiladi.

Vazifalarga ma'lum mezonlarni belgilang: kontekst (masalan, joy bo'yicha: uy, ofis, do'kon; yoki ishning mohiyati: qo'ng'iroqlar, uchrashuvlar va boshqalar); mavjud vaqt; mavjud energiya; shaxsiy ustuvorliklaringiz.

Ish odatda uchta narsadan birini anglatadi: siz rejalashtirgan narsani qilasiz yoki ishni rejalashtirasiz yoki vazifalarni paydo bo'lganda bajarasiz. Agar biron bir vaqt tiqilib qolsangiz, quyidagilarning qaysi birini qilayotganingizni va nima qilishga arziydiganingizni baholashga harakat qiling.

Ish past darajadan yuqoriga, past darajadagi maqsadlardan yuqori maqsadlarga o'tishdan boshlanadi. Birinchidan, dolzarb masalalar bilan shug'ullaning, keyin - mas'uliyat va e'tibor sohalari (oila, ish, sog'liq, do'stlar). Endi siz 1-3 yilga mo'ljallangan rejalarni qabul qilishingiz mumkin, undan keyin - 5 va undan ortiq yillarga istiqbolga. Oxirgi qadam sizning vazifangiz va printsiplaringizni baholashdir. Shunday qilib, bosqichma-bosqich barcha ishlaringizga oydinlik kiritishingiz osonroq bo'ladi.

Hosildorlik xizmatining muammosi shundaki, har kim o'zini barcha muammolarni hal qiladigan, ma'lumotni saqlaydigan va muloqot qiladigan joy sifatida tutadi. Aksariyat xizmatlar birinchi o'ringa qo'yishni va ularga amal qilishni so'raydi.

Ammo ozchiliklar muhim vazifalarni bajarishga e'tiborlarini qaratishlari va har xil mayda narsalarga e'tibor bermasliklari mumkin: favqulodda vazifalar, hamkasblar, do'stlar yoki tanishlar so'rovlari. Vazifalar ko'p bo'lganda, ular bilan kurashish qiyin. Shuning uchun, amalda, ishlarni boshqarish uchun bir nechta xizmatlardan foydalanishingiz kerak. Ko'p narsalar qilish kerak bo'lsa, biz ushbu xizmatlar va ro'yxatlarda chalkashib keta boshlaymiz va oxir-oqibat ulardan foydalanishni to'xtatamiz.

Getting Things Done (GTD) har qanday muammoni hal qilishingiz mumkin bo'lgan yagona tizimni yaratish uchun universal rejani taqdim etadi. Siz xotirjam bo'lishingiz va xavotir olmaysiz, chunki hech narsani unutmasligingizga amin bo'lasiz. O'z vaqtida tizim nima qilish kerakligini va nimaga e'tibor qaratish kerakligini taklif qiladi.

Xo'sh, nega ko'pchilik samarasiz ishlaydi?

Loyihalar, ishlar va vazifalar ko'p bo'lganda odamlar samarasiz ishlay boshlaydilar. Bularning barchasini boshlarida ushlab turish, ular uchun ustuvor ahamiyat berish qiyin. Shuning uchun, hech narsa umuman qilinmaydi, yoki qilinadigan narsa eng oson, ammo muhim narsalardir. Yana bir muammo paydo bo'ladi: kechagi shoshilinch vazifalarni hal qilish kerak bo'lganda.

Bundan tashqari, odam tezroq charchay boshlaydi, asabiylashadi. U muntazam g'ildirakdagi sincap kabi yuguradi va haqiqatan ham muhim, pul va strategik loyihalar chetda qoladi.

Ushbu vaziyatni engish uchun Devid Allen 2001 yilda nashr etilgan va dunyoda eng ko'p sotilgan kitobga aylangan "Getting Things Done" tizimi yordam beradi.

Siz bilishingiz kerak bo'lgan asosiy GTD tushunchalari haqida ayting

Muntazam - bu energiyani bezovta qiladigan, chalg'itadigan va isrof qiladigan amallar, fikrlar va tashvishlar. Rejim vazifalarga aylanmaguncha, uni boshqarish mumkin emas. Xuddi shu muammolarni bir necha bor o'ylash - umidsizlik va stressga olib keladigan ijodiy energiyaning samarasiz ishlatilishi.

GTD-ning maqsadi - boshingizni odatiy holatdan ozod qilish va ichki stressni olib tashlash.

Insonning operativ xotirasi - qisqa muddatli xotira joylashgan miya maydoni. Bu erda biz odatda hozirgi tugallanmagan ishlarni, boshqa odamlarga bergan va'dalarni va bizni bezovta qiladigan boshqa fikrlarni qo'yamiz. Afsuski, miyangizni to'g'ri ishlashi uchun qancha tartib saqlashingiz mumkinligi chegarasi bor. Agar sizning RAMingiz to'lgan bo'lsa, siz kichik vazifalar bilan chalg'itasiz va maqsadlaringizni unutasiz, bu esa stressga olib keladi.

Axborot yig'ish vositalari - ma'lumot qayerga boradi va nima qilish kerakligini qayd etasiz. Masalan:

  • tashkilotchilar;
  • daftarlar;
  • elektron pochta;
  • taqvim;
  • diktofon.

"Kirish qutisi" savati - siz vazifalar va vazifalarga aylantiradigan tartib uchun yagona ombor. Kirish qutisi bilan ishlashning eng muhim qoidalaridan biri uni muntazam tozalashdir.

Oddiy harakatlar- sizga kerak bo'lgan bir bosqichli harakatlar. Amalda, bunday masalalar uchun besh daqiqa vaqt ajratish qulayroq.

Loyiha - bajarish uchun bir necha qadamni talab qiladigan vazifa. Loyiha haqida eslatma qoldirish va uni amalga oshirishning dastlabki qadamlarini tavsiflash kerak. Natijada, loyiha oddiy harakatga aylanadi, uni keyingi besh daqiqada yakunlash va yakuniy natijani olish mumkin.

Loyihada tafsilotlarni tavsiflovchi karta yoki faylga havola bo'lishi kerak: mas'ul shaxslar, muddatlari, toifasi (masalan, "Marketing", "Huquqiy qism", "Rivojlanish"), kichik kartochkalarga vazifalari bilan bog'langan. Bunday tuzilmani tashkil qilish qulay.

Kontekst ro'yxati - muayyan sharoitlarda bajarish uchun qulay bo'lgan vazifalar ro'yxati. Masalan, "Xaridlar" kontekstli ro'yxatida do'konda sotib olish kerak bo'lgan narsalar va mahsulotlar ro'yxati mavjud. Qo'ng'iroqlar ro'yxati bo'sh bo'lganda qo'ng'iroqlar ro'yxatini o'z ichiga olishi mumkin.

Siz ishlaydigan va muloqot qiladigan odamlar uchun individual kontekstli ro'yxatlarni tuzish qulay. Muayyan odam bilan uchrashuvda siz tezda ro'yxatni ochishingiz va kerakli muammolarni hal qilishingiz mumkin.

Taqvimni qanday ishlataman?

Bunga quyidagilarni kiritish kerak:

  • ma'lum bir vaqtda bajarilishi kerak bo'lgan harakatlar (uchrashuvlar, ish uchrashuvlari, seminarlar);
  • ma'lum bir kunda amalga oshiriladigan harakatlar (loyihani aniq sanaga qadar yakunlang, konferentsiyada ishtirok eting);
  • aniq sanalar (yubileylar, tug'ilgan kunlar, bayramlar) haqida ma'lumot.

Bularning barchasini kuzatib borish uchun men Google Calendar-dan foydalanaman. Ushbu xizmat qulay, chunki:

  • ham telefondan, ham kompyuterdan foydalanish mumkin;
  • bitta ekranda bir nechta kalendarlar ko'rsatilishi mumkin;
  • smartfonda eslatmalar mavjud.

Agar siz taqvimga biror narsa qo'shgan bo'lsangiz, uni bajarasiz yoki boshqa sanaga qoldirasiz. Kundan-kunga muntazam ravishda ko'chiriladigan ishlar ro'yxati bilan taqvimni chalkashtirishga hojat yo'q. Bunday ro'yxatlar uchun alohida echimlar mavjud.

Agar ma'lum bir vaqtda muntazam ravishda mijozlarga, etkazib beruvchilarga yoki pudratchilarga qo'ng'iroq qilishingiz kerak bo'lsa, buning uchun CRM tizimidan foydalanish yaxshiroqdir.

Qanday ro'yxatlar yaratishga arziydi?

Harakatlarning ustuvor ro'yxatlari

Haftalik hisobotni tuzish, raqibning veb-saytini o'rganish, pochta qutingizdagi pochta qutisini tozalash, dizaynerlar uchun texnik topshiriqni tuzish - bu harakatlar ikki daqiqadan ko'proq vaqtni oladi, ammo ularni hech kimga topshirib bo'lmaydi. Biz bunday narsalarni ustuvor harakatlar ro'yxatiga kiritamiz va kun davomida amalga oshiramiz.

Bunday ro'yxatlar bilan ishlash qoidalari:

  • Ro'yxatlar ko'p bo'lmasligi kerak, ikkitasi yoki uchtasi etarli. Masalan, "Shaxsiy", "Ish", "Oila". Agar ma'lum bir kun uchun ro'yxatdagi vazifangiz bo'lsa, taqvimda eslatma o'rnating.
  • Ushbu ro'yxatdagi vazifalarni kontekst bo'yicha belgilash qulay: "Yo'lda", "Kompyuterda", "O'qing", "Sotib oling", "Va'dalar". Vazifalar bir yoki bir nechta yorliqlarga ega bo'lishi mumkin. Masalan, "Itni yurish" vazifasida "Shaxsiy" loyihasi va "Va'dalar" yorlig'i haqida so'z boradi.
  • Ro'yxatga vazifa qo'shishdan oldin, buni umuman bajarish kerakmi yoki yo'qligini o'ylab ko'ring. Agar javob ijobiy bo'lsa, ishni shaxsan yakunlashingiz kerakligini hal qiling. Axir, siz ovozli xabarni bo'ysunuvchiga yuborishingiz va unga vakil qilishingiz mumkin. Siz tayinlagan vazifalar "Tayinlangan" yorlig'i bilan belgilanadi. Unda Ish ro'yxati va Shaxsiy ro'yxatdagi holatlar mavjud.
  • Ro'yxatlarni muntazam ravishda ko'rib chiqing. Bepul daqiqangiz bo'lganda buni qiling. Avval bajarilishi kerak bo'lgan vazifalarni yuqoriga ko'taring.
  • Vazifalar ro'yxatlarini oyiga kamida bir marta tozalang.

"Bir kun" ro'yxati

Ushbu ro'yxat faol harakatlarni talab qilmaydigan vazifalarni o'z ichiga oladi. Bu shunday bo'lishi mumkin:

  • sotib olmoqchi bo'lgan kitoblar, yozuvlar, video treninglar;
  • o'zlashtirmoqchi bo'lgan foydali narsalar;
  • tashrif buyurmoqchi bo'lgan joylar;
  • sotib olmoqchi bo'lgan narsalar.

Siz vaqti-vaqti bilan ushbu ro'yxatni ko'rib chiqishingiz, eslatma olishingiz va ularni ishlash maqsadlariga aylantirishingiz kerak.

Kelajakda foydali bo'lgan ma'lumotnomani qanday saqlash kerak?

Ushbu ma'lumot harakatni talab qilmaydi. Ushbu ma'lumotni saqlashning asosiy mezonlari:

  • Sarlavhalar, teglar, qisqa tavsiflar bo'yicha qulay qidirish.
  • Axborotni omborga joylashtirish qulayligi.
  • Axborotni saqlashning intuitiv tuzilishi. Yangi ma'lumotlar kelib tushganda, siz tezda toifani va pastki toifani qaerga qo'yishni tanlashingiz kerak.
  • Har qanday qurilmadan saqlash imkoniyati.

Majburiy GTD marosimlari bormi?

Ha, ularning bir nechtasi bor.

"Kirish qutisi" savatidagi barcha ma'lumotlar to'plami

Axborot to'plash uchun ko'plab vositalar mavjud. Ammo bularning barchasi bir joyga to'planishi kerak, u bilan siz ishlashni davom ettirasiz.

Kirish qutisini bo'shatish

Haftada bir yoki ikki marta siz "Kirish qutisi" ro'yxatini ko'rib chiqishingiz va to'plangan papkalar yoki yorliqlar bo'yicha saralashingiz kerak bo'ladi. Ushbu marosim odatiy holga aylanishi kerak, bu tushunarli harakatlar algoritmidan va ularni muntazam ravishda takrorlashdan hosil bo'ladi.

Vazifangizni har hafta qanday qilib tozalashingiz haqida oddiy, bosqichma-bosqich rejangiz bo'lishi kerak. Ishlar ko'rib chiqilgan kunlarni belgilaydigan taqvim yarating. O'zingizga sovg'a tayinlang, masalan, 30 kun ichida kamida 20 kun ichida siz Kirish qutisini tozalab, kalendaringizdagi kunlarni o'chirib tashlasangiz.

Ustuvor vazifalarni belgilab, ustuvor harakatlar ro'yxati va "Bir kun" ro'yxatini qayta ko'rib chiqish

Ro'yxatlarni qayta ko'rib chiqishda, ustuvorlikni to'g'ri belgilash va kuchingizni aniq hisoblash muhimdir. Bu o'zingizni og'ir vazifalar bilan ortiqcha yuklamaslik va o'zingizning samarasizligingizdan aziyat chekmaslik uchun kerak.

Keraksiz savatlarni yo'q qilish

Ko'pincha, hamkasblar va sheriklar bilan muloqot paytida yangi pochta qutilari, hujjatlar, ro'yxatlar paydo bo'ladi.

Sizning vazifangiz ma'lumotni "Kirish qutisi" jildiga oqishi uchun imkon qadar hamma narsani avtomatlashtirishdir.

Bu pochta qutisi yoki elektron rejalashtiruvchi bo'lishi mumkin. Xizmatlar va Zapier ma'lumotni avtomatlashtirish va yo'naltirish uchun javob beradi. Axborot to'plash uchun kamroq savat bo'lishi kerak.

"Kirish qutisi" savati bilan qanday ishlash va to'plangan holatlarni tartiblash kerak?

Birinchidan, pochta qutingizdan vazifa, ish yoki ma'lumotni chiqarib oling va “Bu nima? Haqiqatan ham biron bir narsa qilish kerakmi? "

Agar sizga hech narsa qilish kerak bo'lmasa, sizda ikkita variant bor. Agar endi foydasiz bo'lgan axlat bo'lsa, siz uni tashlaysiz. Agar u foydali ma'lumot bo'lsa, uni arxivga qo'ying. U toifalar va yorliqlar bo'yicha tuzilgan bo'lishi kerak, shuning uchun qidirayotgan narsangizni topish oson.

Agar sizga ma'lumot bilan biror narsa qilish kerak bo'lsa, uchta variant mavjud:

1. Kerakli narsani to'ldiring. Agar harakat muhim bo'lsa va 2-5 daqiqadan ko'proq vaqt talab qilinmasa.

2. Birovga vakil. Agar harakat ikki daqiqadan ko'proq davom etsa, uni kimgadir topshirishingiz mumkinligini o'ylab ko'ring.

Biror kishiga topshirishda quyidagilar yozilishi kerak:

  • yakuniy natija;
  • ish rejasi (maqsad sari yo'l);
  • topshiriqni bajarish sanasi;
  • nazorat sanasi va unga tayyor bo'lishi kerak bo'lgan natija (oraliq yoki yakuniy).

3. Kelajak uchun qoldiring. Iltimos, ko'rsating:

  • kerakli natija;
  • amalga oshiriladigan eng yaqin keyingi harakat. Esingizda bo'lsin: loyihani umuman bajarish mumkin emas, faqat yakuniy natijaga yaqinlashtiradigan aniq oddiy qadamlarni qo'yishingiz mumkin;
  • topshirish muddati; tugatish muddati. Agar aniq vaqt jadvali bo'lmasa, amalni "Bir kun" ro'yxatiga qo'shing.

Belgilangan kunda ularni qabul qilish uchun o'zingizga xabar yuborishingiz mumkin. Buning uchun ikkala "Google Calendar" to'g'ri kuni eslatmaga ega va sizga ma'lum bir vaqt ichida xat yuboradigan pochta uchun dastur mos keladi.

Ishingizni qanday rejalashtirish kerak?

Barcha ishlarni uch bosqichga bo'lish mumkin:

  1. Rejalashtirilgan rejani oldindan amalga oshirish. Sizni maqsadingizga yaqinlashtiradigan strategik muhim narsalar ham bo'lishi kerak, yoki shunchaki bajarilishi kerak bo'lgan odatiy ishlar ham bo'lishi mumkin.
  2. Kutilmagan tarzda paydo bo'ladigan ishni bajarish. Bu kun davomida hamkasblar, menejerlarning topshiriqlari, mijozlarning xatlari keladi.
  3. Rejalashtirish keyingi ish: ro'yxatlarni tuzish va qayta ko'rib chiqish, birinchi o'ringa qo'yish. Ushbu nuqta rejalashtirish uchun rejalashtirishni amalga oshirishingiz uchun juda ko'p vaqt talab qilinmasligi kerak.

Ishlar va vazifalarni rejalashtirish amaliyoti (xotira kitobi) Devid Allenning kitobida tasvirlangan.

Devid Allen

Shaxsiy ishlash va vaqtni boshqarish bo'yicha maslahatchi, GTD samaradorligi metodikasi muallifi

Xotira kitobi uchun sizga 43 ta papka kerak: 31 tasida 1 dan 31 gacha raqamlar, yana 12 tasida oylarning nomi ko'rsatilgan. Kundalik papkalar ertadan boshlab oldinga qo'yiladi. 31 raqamli papkaning orqasida keyingi oy uchun papka, uning orqasida qolgan oylar bo'lgan papkalar mavjud.

Keyingi kun uchun papkaning tarkibi har kuni axlat qutisiga yuboriladi, so'ngra papka kunlik papkalarning oxiriga (xuddi keyingi oyga o'tkazilgandek) orqasiga joylashtiriladi. Joriy oy uchun 31-papkani bo'shatganingizda, orqasida yangi oy nomi ko'rsatilgan papka, so'ngra yangi oy kunlari joylashgan papkalar bo'ladi. Xuddi shunday, joriy oy bo'lgan papka o'tgan yili keyingi yilga o'tkaziladi.

Muayyan papkada siz aniq harakatlarni talab qiladigan hujjatlarni saqlashingiz kerak (to'ldirilishi kerak bo'lgan ariza, yuborish uchun xat).
Tizimning ishlashi uchun uni har kuni yangilab turish kerak. Ertaga papkani yangilashni unutib qo'ysangiz, tizimga ishonishingiz mumkin emas. Muhim ma'lumotlar o'tkazib yuboriladi, ular bilan boshqa yo'llar bilan ishlash kerak bo'ladi.

Agar siz bir necha kunga ketmoqchi bo'lsangiz, jo'nab ketishdan oldin siz yo'q bo'lgan kunlar uchun papkalarni tekshirishingiz kerak.

Zamonaviy rejalashtirish tizimlarini hisobga olgan holda uni amalda qanday tashkil qilish kerak:

  1. Esda qolarli kitob o'rniga har kuni uchun bajariladigan ishlar ro'yxati bo'lgan tashkilotchidan foydalaning va unga joriy kun uchun vazifalarni kiriting. Belgilangan vaqt va uchrashuvlar avval yozib olinishi va eslatmalar o'rnatilishi kerak, shunda tizim ularni oldindan xabardor qiladi.
  2. Bir oy davomida bajariladigan ishlar ro'yxati bilan fayl yarating. Bu shu vaqt ichida nima qilishni xohlayotganlaringiz ro'yxati. Siz oy davomida unga ishlarni qo'shasiz. Vazifalarni qayta ko'rib chiqish haftada bir marta bo'lishi kerak. Eng muhim vazifalaringizni rejalashtirayotganda, ustuvor vazifalaringizni tushunishingiz uchun haftani haftalarga tarqating. Siz ularni birinchi navbatda bajarasiz, aks holda har doim kichik va dolzarb masalalarga o'tiladi.
  3. Yil rejalari bilan fayl yarating. Uni oyiga bir marta ko'rib chiqish kerak. Ushbu fayldagi ishlar oylik rejalarga o'tkaziladi.
  4. 3-5 yillik uzoq muddatli maqsadlar asosida yil rejalarini tuzing. Ushbu vazifalarni yil oxirida yoki boshga kunlik vazifalar yuklanmagan ta'til paytida tayinlash yaxshiroqdir.

Ushbu to'rtta nuqta Devid Allen tabiiy rejalashtirish tizimi deb ataydi. Ushbu tizim sizga muhim maqsadlar sari borishga va muntazam ravishda vaqtni sarflamaslikka imkon beradi.

Har qanday loyihani rejalashtirish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan universal reja bormi?

Ha albatta. Devid Allen buni tabiiy rejalashtirish modeli deb ataydi. U bir necha bosqichdan iborat.

Qadam 1. Ideal natijaning maqsadi va surati

Ideal yakuniy natijani aniqlang yoki unga erishganingizni tasavvur qiling.

Uni muvaffaqiyatning barcha mezonlari bilan tasvirlab bering (pul, odamlar, tan olish). Yakuniy natijani qanchalik batafsil tavsiflasangiz, motivatsiya shunchalik kuchliroq bo'ladi, ayniqsa, aniq harakatlar qilish kerak bo'lgan paytlarda, ammo bunga vaqt yo'q.

Qadam 2. Printsiplar

Maqsadingizga erishishda amal qiladigan printsiplarni tasvirlab bering. Masalan: "Men odamlarga harakatlarning to'liq erkinligini beraman, agar ular ... (byudjet doirasida turing, loyihani ma'lum muddatgacha bajaring)." O'zingizga savol bering: «Qanday harakatlar mening faoliyatimga xalaqit berishi mumkin? Qanday qilib ularni oldini olishim mumkin? "

Printsiplar aniq va faoliyatni boshqarish uchun ishonchli ko'rsatma beradi.

Qadam 3. Aqliy hujum

Aqliy hujum uyushtiring, unda har xil fikrlarni yodga oling.

Aqliy hujumning asosiy tamoyillari:

  • hukm qilmang;
  • bahslashmang;
  • baholamang;
  • tanqid qilmang;
  • sifat haqida emas, miqdor haqida o'ylang;
  • chekka tahlil va tashkilot.

Qadam 4. Loyiha rejasi ro'yxat sifatida

Aqliy hujumingizni natijalar ro'yxatida tuzing. Oxirida rejalashtirishni boshlang va orqaga qarab harakat qiling. Bu rejalashtirishni osonlashtiradi va maqsadingizga birinchi qadamni belgilaydi. Oxiridan rejalashtirishga misol:

Maqsad (ideal natija): Men ispan tilida gaplasha olaman va odamlarni tushunaman.

Nima uchun bu: Ispaniyalik sheriklar bilan ishbilarmonlik muzokaralari paytida tarjimonlar ishtirokisiz muloqot qilmoqchiman va Ispaniyada ta'til paytida boshqalar bilan erkin muloqot qilishni xohlayman.

Maqsadga qadamlar:

  • Maqsadga erishishdan bir qadam oldin: men mahalliy ispan tilida so'zlashuvchi topdim va u bilan haftada ikki marta suhbatlashdim.
  • Bir qadam oldin: men tilni bilish testini B1 topshirdim.
  • Bir qadam oldin: men A1 darajasidagi testni topshirdim.
  • Undan bir qadam oldin: Men bir oy ichida sakkiz marta ispan tili darslarida qatnashdim va barcha uy vazifalarini bajardim.
  • Undan bir qadam oldin: Men ispan tiliga yozildim va bir oylik o'qish uchun pul to'ladim.
  • Undan bir qadam oldin: Ispaniya kurslari haqida ma'lumot to'pladim va taqqoslash jadvalini tuzdim.
  • Birinchi qadam: taqvim bo'yicha Ispaniya kurslari haqida ma'lumot to'plash vaqtini rejalashtirganman.

Agar jamoa bitta vazifani bajarayotganda va butun rejani bir joyda tashkil qilish kerak bo'lsa, undan foydalanish qulay. Undagi birinchi ustun - maqsad sari boradigan bosqichlar, ikkinchi ustun - javobgarlar. Keyinchalik vaqt oralig'idagi ustunlar bo'ladi. Hujayralar ma'lum bir bosqichning holatini o'z ichiga oladi, masalan, "Rejalashtirilgan", "Amalga oshirilmoqda", "Bajarildi", "Kechiktirildi".

GTD va tabiiy rejalashtirish tizimi qiyin ko'rinishi mumkin. Ammo uni o'zingiz uchun moslashtirsangiz va muntazam ravishda foydalanishni boshlasangiz, hamma narsa birinchi qarashda ko'ringandan ancha osonroq ekanligini his qilasiz.

Shuning uchun GTD usulida ma'lumot to'plash va qayd qilish birinchi o'rinda turadi. Shuning uchun siz sehrli daftaringizni intellektual salohiyatingiz bilan har doim va har doim yoningizda saqlashingiz kerak.

2. Tayinlangan ishlarni tekislash

Vazifa bo'yicha biz quyidagi savollarni beramiz:

  1. Ushbu vazifa qanchalik muhim?
  2. Ushbu vazifa qancha vaqtni oladi?
  3. Siz buni o'z vaqtida bajarishingiz kerakmi yoki xohlagan vaqtda qilishingiz mumkinmi?

Bundan tashqari, GTD usuli # 2-bandda muayyan ishni yakunlash uchun aniq qadamlar ta'rifini beradi. Masalan, sizning ro'yxatingizda bir eslatma: yangi loyiha uchun biznes-reja tuzing. Keyin, ushbu vazifani bajarish uchun siz uni kichikroq, tegishli kichik vazifalarga ajratishingiz kerak.

Agar vazifa biznes-reja tuzishdan iborat bo'lsa, unda bu biznes ko'pincha juda ko'p ishlarni bajaradi. Va har safar ro'yxatdagi ushbu belgini ko'rganingizda, uni qayta-qayta qoldirishni xohlaysiz. Muammo shundaki, sizning miyangiz bu vazifani o'ziga xos xususiyatlarsiz qabul qiladi. Shu sababli, siz ushbu vazifani bir nechta kichikroq qismlarga ajratishingiz kerak:

  1. Internetda biznes-reja namunalarini toping.
  2. Tarkibiga qarang, tanishib chiqing va mohiyatini tushunib oling.
  3. Loyihangiz uchun shunga o'xshash namunani yarating.
  4. Eskizlar qiling.
  5. O'zgartirish, takomillashtirish va h.k.

Nima uchun bu yo'l osonroq?Chunki bizning miyamiz katta vazifalarni rejalashtirishni va kichikroq ishlarga ajratishni yaxshi ko'radi. Bundan tashqari, bu har doim sodir bo'ladi. Aytaylik, siz restoranga borishni xohlaysiz. Sizning miyangiz bosqichma-bosqich o'ylashni (rejalashtirishni) boshlaydi:

  • Siz qanday oshxonani xohlaysiz;
  • Qanday tanishlarga qo'ng'iroq qilish kerak;
  • Qaysi vaqtga borish yaxshiroq;
  • Ob-havo qanday bo'ladi va nimani kiyish yaxshiroq ...

Shunday qilib, miya bu vazifani subtaskalarga ajratadi va ko'p ish qilmasdan hamma narsani bosqichma-bosqich hal qiladi. Va qiyinroq va unchalik yoqimsiz narsalarda miyangiz sizning yordamingizga muhtoj.

3. Ishlarni tashkil qilish

GTD usulining uchinchi bandi quyidagilarni tashkil qilishdan iborat:

  • Ahamiyati bo'yicha;
  • Shoshilinch;
  • Va qilingan qadamlar soni bo'yicha.

Buning uchun siz bir nechta toifalar va pastki toifalarni yaratishingiz kerak, shundan so'ng ishlarni ularga ko'ra taqsimlang.

1-misol. Bir oy ichida siz sobiq ish do'stingiz bilan uchrashuv o'tkazasiz. Siz u bilan uchrashishni xohlaysiz, lekin bu vaqt ichida nima bo'lishi mumkinligini bilmayapsiz, qaerda bo'lasiz va hokazo. Ushbu vazifani №1 kichik toifaga xavfsiz qo'shish mumkin. Google taqvimida bir hafta davomida eslatmani o'rnating va keyin bu muammoni hal qiling.

2-misol.Sizda istak bor - o'rganish - Aslida, buning uchun kerak Va buni vaqt bo'lganda amalga oshirish mumkin. Ushbu vazifani # 2 kichik toifaga qo'shish mumkin, ya'ni buni bajarish maqsadga muvofiqdir.

- Ikkinchi toifa muhim masalalar. Ushbu masala uchun sarflanadigan taxminiy vaqtni taxmin qilamiz. Agar bu 3 daqiqadan kam vaqtni olsa (qisqa maqolani o'qing, elektron pochtangizga javob yozing ...), uni biron bir joyga yozishni boshlashdan oldin darhol qilish kerak.

Shundan so'ng, 2-toifani pastki toifalarga bo'ling. Masalan, 1 - loyiha, 2 - shaxsiy; 3 - biznes ... O'zingizning korxonangizni toifalarga bo'ling va agar ma'lum bir vaqtda hal qilinishi kerak bo'lgan savollar bo'lsa, unda bu vaqtni uning yonida ko'rsating.

4. Ko'rish va yangilash

GTD tizimida # 4 element ham juda muhimdir. Ro'yxatingizni haftasiga 1-2 marta ko'rib chiqing. Bu yangisini qo'shish, bajarilgan ishlarni o'chirish yoki ahamiyatini yo'qotgan ishlarni o'chirish uchun amalga oshiriladi.

GTD tizimidan foydalanadigan ko'plab odamlar bu fikrni e'tiborsiz qoldiradilar. Va bu eng muhim bosqichlardan biridir. Chunki unumdorlikning asosi aniqlik va ongdir. Agar sizning ro'yxatingiz dahshatli bo'lsa, unda siz unga qaytishni istamaysiz va o'zingizning harakatlaringizdan voz kechasiz.

5. Do

O'z biznesingizni shoshilinchlik, muhimlik, kayfiyat va motivatsiyaga muvofiq ravishda bajaring. GTDni hayotingizga tatbiq etish uchun amaliyot va intizom talab etiladi.

Bunga arziydi, chunki GTD vositalaridan foydalangan holda siz hamqadam bo'lasiz, rivojlanasiz va o'zingizni to'liq his qilasiz!

Kamroq ishlash va ko'proq ishni bajarish yo'llarini qidiryapsizmi? Siz vaziyatni nazorat qilishni yo'qotib, yigirma loyihani qabul qildingizmi? Balki charchoq hozirgina to'planib qolgan: ish, uy, fitnes, sog'lom turmush tarzi, do'stlar, ota-onalar, oila, bolalar?

Bunday holatda Devid Allen va uning GTD usuli sizga yordam berishi mumkin. Bu sizga vaqt va ongni qanday boshqarishni o'rgatadigan stressga qarshi emlash.

GTD usulining mohiyati

Devid Allen eng kam kuch sarflagan holda qiymatni maksimal darajaga ko'tarish uchun shaxsiy samaradorlik strategiyasini ishlab chiqdi va sinovdan o'tkazdi. U muhim va zarur vazifalar o'rtasida vaqtni samarali taqsimlash usulini tasvirlab berdi. Uning usulining nomi - Getting Things Done (GTD) - "ishlarni oxirigacha etkazish" deb tarjima qilinadi, garchi bu "narsalarni qanday qilib tartibga solish kerak" degan ma'noni anglatadi. Printsiplar sodda:

1. Barcha tugallanmagan biznes boshdan tashqi diskka o'tkaziladi. Ma'lumotlar to'planadi va ro'yxatda qayd etiladi. Hamma narsa keltirilgan: hatto eng kichik narsa. Ro'yxat istalgan vaqtda mavjud bo'lishi kerak, unga doimo qarab turish kerak.

2. Kelajakda muammo haqida o'ylash uchun vaqt sarflamaslik uchun tushuntirishlar yoziladi.

3. Ro'yxatlar haqida eslatmalar tizimi yaratildi. Ular muntazam ravishda (har kuni, haftada) yangilanishi kerak: bajarilgan vazifalarni kesib o'ting, yangilarini kiriting. Boshqarish: gorizontal - bajariladigan ishlar ro'yxati bo'yicha; vertikal - har bir aniq holat uchun (nima qilingan va qanday istiqbollar mavjud).

Ishingizni optimallashtirish uchun topshiriq uchun aniq vaqt va sanani rejalashtiring. Rejalashtiruvchi yoki taqvimdan foydalaning. Devid Allenning maslahatini tinglang. Barcha harakatlarni ketma-ket bajaring.

Mashq qilaylikmi?


1. O'tkazish. Fikrlaringizni ta'kidlab, qog'ozga boshingizda paydo bo'lgan birinchi vaziyat / vazifa / loyihani bitta gap bilan yozing. Bu intilish kasbiy faoliyat, oila yoki shaxsga tegishli bo'ladimi, muhim emas. Bu muvaffaqiyatli mahsulotga o'xshash bo'lishi kerak. Masalan:

· Maldiv orollariga yakka o'zi / butun oila bilan ta'tilga chiqing;

· Chelyabinskda zavod / do'konlar tarmog'ini ishga tushirish;

· Buvining retsepti bo'yicha pirojnoe / pancake pishiring.

2. Izohlar. Ushbu loyihada ilgari surilishi kerak bo'lgan aniq jismoniy harakatlarni yozing. Siz hozir nima qila olasiz? Qayerga borish kerak? Kimga qo'ng'iroq qilishim kerak? Nima yozish kerak? Kim bilan suhbatlashish kerak?

· Yo'nalish variantlarini tanlash uchun sayyohlik agentligiga qo'ng'iroq qiling;

· Tayyorlangan so'rovni elektron pochta orqali yuborish;

· ABV do'konida un, sariyog ', tuxum sotib oling.

3. Qanday qilishni tavsiya etishi haqida o'ylab ko'ring
Devid Allen. Bir lahza aks etgandan keyin nima o'zgardi? Qoida tariqasida ma'lum bir vazifani ta'kidlash nafaqat uning ustidan nazoratni kuchaytiradi, balki dam olishga ham imkon beradi. Istalgan natijaning o'ziga xos qiyofasi shakllanganligi sababli, unga erishish yo'lidagi dastlabki qadamlar bayon qilingan, zarur resurslar aniqlangan.

Muammo haqida emas, balki uni hal qilish yo'llari haqida o'ylang

Mulohaza va muammoni aniqlash sizning intellektual ishingizdir. Intellektual mehnat unumdorligi: "Ishning kutilayotgan natijalari qanday?" Degan savolga javob bilan belgilanadi. Natija qanchalik aniq belgilangan bo'lsa, intellektual samaradorligingiz shunchalik yuqori bo'ladi.

Muammo hal qilinishi kerak bo'lgan aniq vazifaga aylanadi. Jarayon oddiy qadamlarga bo'linadi, ularning eng yaqini darhol bajariladi. Biror kishi birin-ketin vazifalarni bajarmaydi: men bir kun qo'shiq aytishni o'rganmoqchiman, shoshilinch ravishda loyiha tuzishim kerak, bolani bolalar bog'chasi... U ro'yxatni oladi va aniq harakatlarni bajarish yo'lidan pastga tushadi:

· Qo'shiq aytishni o'rganish uchun o'qituvchiga qo'ng'iroq qilishingiz kerak - bu 2 daqiqa davom etadi. Men hozir qo'ng'iroq qilyapman;

· Loyiha uchun siz ertaga namuna yasash uchun do'konga ro'yxat bo'yicha materiallar sotib olish uchun borishingiz kerak, yo'lda men bolani olib ketaman.

GTD tizimi tufayli bosh bajarilmagan loyihalar haqida qizg'in fikrlar bilan to'ldirilmagan. Ro'yxat allaqachon sizning oldingizda. Siz dam olishingiz va keyingi bosqichga o'tishingiz mumkin.

Bu xuddi supermarketdagi kabi

Siz aylanib yurishingiz va sotib olishingiz kerak bo'lgan mahsulotlarni doimo yodda tutishingiz mumkin. Bu butun kuchni talab qiladi, ammo baribir nimadir, lekin u unutiladi yoki siz keraksiz narsalarni to'playsiz.

Yoki do'konga qog'ozga (smartfonga) yozilgan ro'yxat bilan kelishingiz mumkin: bu holda miya resurslari faqat jarayonlarni optimallashtirishga sarflanadi. Ro'yxatga qarab va u erda sutni ko'rganingizda, navi, ishlab chiqaruvchisi, ishlab chiqarilgan sanasi, narxiga e'tibor berib borib sotib olasiz. Bu sog'liq va oilaga ko'proq foyda keltiradi.

Natija aniqlanganda, odam doimo to'g'ri yo'nalishda harakat qiladi: "Maqsadga yaqinlashish uchun keyingi qadam nima?"

Moddiy bo'lmagan fikrlarni jismoniy harakatlarga aylantiring

Devid Allen global loyihalarda ishlash uchun miyani odatiy holatdan ozod qilish uchun bir qator yordam vositalarini taklif etadi. Vazifalar ro'yxati quyidagicha saqlanishi mumkin:

  • kundalik;
  • qog'oz varaqlar uchun tovoqlar;
  • stikerlar bilan papkalar;
  • elektron tashkilotchilar yoki planerlar;
  • vazifa menejerlari (biznikiga qarang).

Ko'plab ulkan loyihalar har biri 1-2 daqiqani tashkil etadigan kichik harakatlar to'plamidan iborat. Bunday holda, siz faqat qilishingiz va unutishingiz kerak. Bu ikki minutlik printsipi - GTD-ning muhimlaridan biri. Oddiy treker bilan buni odat qiling (biz bu haqda yozganmiz).


Elektron versiya Devid Allenning kitoblarini "Qanday qilib narsalarni tartibga solish" havolalaridan yuklab olish mumkin: bookscafe.net, BookPoisk, FB2LIT.

Shu bilan birga, aksariyat elektron kutubxonalar oxirida kitobni to'lashdan so'ng yuklab olish mumkin bo'lgan (170 dan 400 rublgacha) havolasi bo'lgan kirish qismini taklif qilsa, u holda bookscafe.net Devid Allenning 7 ta kitobidan ikkitasini bepul taqdim etadi.

Zamonaviy hayot xakerlarini vaqtni boshqarish sohasida biznikida o'rganishingiz mumkin.

Bepul o'zini o'zi takomillashtirish vositalarining ajoyib tanlovi: rejalashtiruvchilar, tashkilotchilar, kundaliklar, nazorat ro'yxatlari - "narsalarni tartibga solishga yordam beradigan 40+ ro'yxatlar" havolasini bosing.

Onlayn do'konlarda: "Qanday qilib narsalarni tartibga keltirish" kitobining qog'ozli nusxasini sotib olishingiz mumkin: Ozon, Labyrinth, book24.

Xulosa

Ko'p yillar davomida siz o'z hayotingizni qanday boshqarishni o'rganishni orzu qilganmisiz? Vaqt keldi. Kashfiyot qiling: o'zingizning samaradorligingizni oshiring, har qanday ishni bajarishni o'zingiz uchun osonlashtiring. Fikringizni odatiy narsalardan xalos qiling, ijodkorga aylaning.

Bugundan boshlang. Faqat kitob o'qimang, GTD texnikasidan foydalaning. Shaxsiy amaliy tajriba men o'qigan o'nlab kitoblarga qaraganda foydaliroq. 40 kun davomida GTD-dan foydalanish uchun o'zingizni chorlang. Nima uchun 40? Chunki aynan shu vaqt ichida odam yangi faoliyatni o'zlashtirishi, ishtirok etishi va baholashi mumkin. GTD usuli kasbiy va shaxsiy sohalarda intellektual ishlarni optimallashtiradi. Ishlarda tartib bo'ladi, boshda va hayotda tartib bo'ladi.

Shunday qilib. Keyingi qadamingiz qanday?

Agar siz loyiha menejeri bo'lsangiz va vazifalar oqimiga g'arq bo'lsangiz, o'z ishingizni Getting Things Done tizimida tashkil etishga harakat qiling.

GTD: bu nima?

GTD (Getting Things Done) - vazifalarni tartibga solish va boshqarish uchun metodologiya. Uni biznes-murabbiy va menejment bo'yicha maslahatchi Devid Allen ixtiro qilgan. Bu nafaqat rejalashtirish, balki rejalashtirilgan ishlarni oxiriga etkazish uchun ham kerak.

GTD ko'pincha vaqtni boshqarish deb nomlanadi: agar to'g'ri qo'llanilsa, tizim sizga ko'proq ishni bajarishga va ko'p vazifalarga qarshi kurashishga yordam beradi.

GTD printsiplari, ularsiz hech narsa ishlamaydi

Boshingizda hech narsa saqlamang

Butun metodologiya qurilgan asosiy printsip. Hamma narsani yozib olish kerak. Hatto kichik vazifalar va ahamiyatsiz ko'rinadigan narsalar.

Oddiyroq

Ma'lumotni o'zingiz uchun qulay tarzda qayd etish va tartibga solish kerak. Agar siz daftarlarni yaxshi ko'rsangiz, unda ilovalar va vazifalar menejerlarida ishlash hayotingizni osonlashtirmaydi, aksincha.

Yechim haqida o'ylab ko'ring

Ko'pincha narsalar to'xtab qoladi, chunki biz ularni echim izlash o'rniga, boshqa muammo deb bilamiz.

Bir vaqtning o'zida bitta vazifa

GTD-da ko'p vazifalar to'sqinlik qilmoqda. Siz hozirgina bajarayotgan vazifangiz haqida o'ylashingiz kerak. Ya'ni, maketni tekshirishda konferentsiya uchun ma'ruza haqida o'ylamang.

Amallar ro'yxatini tuzing

Vazifa menejeri yoki taqvimida chizilgan vazifalar barcha muammolarni hal qilmaydi. Ularning har birini aniq harakatlar ro'yxati sifatida qabul qilishingiz kerak, keyin ular bilan ishlash osonroq bo'ladi.

GTD metodologiyasi qanday ishlaydi

GTDni qanday qo'llashni tavsiflovchi ko'plab usullar mavjud. Ammo birinchi navbatda, ketma-ket to'rtta qadamni eslash kifoya.

Vazifalar bo'yicha barcha ma'lumotlarni to'plang

Barcha kiruvchi ma'lumotlarni saqlaydigan joyni tanlang. GTD-ning qulaylik printsipini buzmaslik uchun bu bitta narsa bo'lishi kerak: yoki ilova yoki daftar. Shu tarzda siz istalgan vaqtda biror narsani tekshirishingiz yoki o'zgartirishingiz mumkin va qaerda saqlaganingizni yoki yozganingizni eslashingiz shart emas.

Barcha ma'lumotlarni qayta ishlash

Agar siz faqat barcha vazifalarni birlashtirsangiz, tezda chalkashib ketasiz va muhim narsani o'tkazib yuborasiz. Sizga vazifalar bo'linadigan tizim kerak.

Buning uchun qarorlar daraxtidan yoki Allen aytganidek, ish oqimining diagrammasidan foydalaning.

Vazifalarni to'g'ri taqsimlashda sizga ushbu savollarni bering.

  1. Bu qanday vazifa?
  2. Natija qanday bo'lishi kerak?
  3. Sizga biron bir harakat kerakmi?
  4. Agar shunday bo'lsa, keyingi harakat nima?
  5. U qancha vaqt oladi?

Natijani tartibga soling

Savollarga javoblar vazifalarni to'g'ri bloklarga ajratishda yordam beradi. Agar ish ikki daqiqadan kam davom etsa, masalan, elektron pochtaga javob berishingiz kerak, darhol buni qiling.

Vazifani bajarish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lganda, uni bir necha bosqichli uzoq muddatli loyihaga ajratish yaxshidir. Agar buning iloji bo'lmasa, sizga ikkita variant qoladi.

Kechiktirish

Agar hech kim bu vazifani sizdan ko'ra yaxshiroq uddalay olmasa, lekin bu juda ko'p vaqtni talab qilsa, siz uning bajarilishini keyinga qoldirishingiz mumkin. Taqvim yoki blokda Quyidagi harakatlar.

DA Taqvim faqat aniq sana yoki vaqtga bog'liq bo'lgan vazifalarni kiriting. Ya'ni, ularni ma'lum bir kunda bajarish muhimdir.

DA Kutish ro'yxati bo'ysunuvchilardan biridan kutgan vazifalar bajariladi.

Blok ichiga Quyidagi harakatlar - hozircha vaqt yo'q bo'lgan barcha narsalar, lekin vaqt paydo bo'lishi bilan albatta ularga qaytishingiz kerak. Bunday vazifalarni unutmaslik uchun eslatmalar ro'yxatini yarating.

Hech qanday harakatni talab qilmaydigan vazifalar bilan nima qilish kerak:

  • ro'yxatdan chiqarib tashlash;
  • keyinroq ularga qaytishni istasangiz, ularni eslatmalar bo'limiga saqlang;
  • agar saqlanishi kerak bo'lgan muhim ma'lumot bo'lsa, mos yozuvlar bo'limiga o'ting.

Har bir topshiriq uchun amalni tanlang va bajaring

Har bir keladigan topshiriq bilan nima qilishingizni aniqlang. Nima qilish kerakligini bilmaguningizcha ustuvor ahamiyat berishni boshlamasligingiz muhimdir.

Asosiy GTD usulining maqsadi majburiyatlarni va harakatlarni boshqarishdir. Ya'ni, bajarilishi kerak bo'lgan barcha vazifalarni aniqlang, reja tuzing va uni o'zgartirish uchun qaror qabul qilishga tayyor bo'ling. Bunday tizim har bir keyingi qadam nima bo'lishini doimo bilishga yordam beradi.

GTD-da ishlash uchun qanday xizmatlar mos keladi

Smthngs - GTD brauzer menejeri. Ilova sifatida onlayn va oflayn rejimda foydalanish mumkin.

Onlayn xizmat. Siz vazifalarni boshqarishingiz va taraqqiyotni kuzatishingiz mumkin. Bepul va pullik rivojlangan versiyasi mavjud.