Πώς να αντιμετωπίσετε τα πράγματα
Εισαγωγή

Καλώς ήρθατε σε ένα χρυσωρυχείο στρατηγικών για να μάθετε πώς να έχετε περισσότερη ενέργεια, να μάθετε πώς να χαλαρώνετε και να κάνετε περισσότερα πράγματα με λιγότερη προσπάθεια. Εάν, όπως εγώ, αγαπάτε να κάνετε τα πράγματα και να τα κάνετε καλά, αλλά θέλετε επίσης να μην χάσετε το γούστο σας για τη ζωή, κάτι που φαίνεται εντελώς απίθανο και ακόμη και εντελώς αδύνατο με τέτοιους όγκους δουλειάς. Δεν υπάρχει λόγος να δοθεί τελεσίγραφο «ή-ή». Είναι πραγματικά δυνατό να κάνετε μια εξαιρετική δουλειά και να ζήσετε ευτυχισμένα στον συνηθισμένο, καθημερινό σας κόσμο.
Υποθέτω ότι η αποτελεσματικότητα είναι καλό πράγμα. Ίσως αυτό που κάνετε είναι σημαντικό, ενδιαφέρον ή χρήσιμο, ή ίσως απλά πρέπει να γίνει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Στην πρώτη περίπτωση, θέλετε να έχετε τη μέγιστη δυνατή απόδοση του χρόνου και της προσπάθειάς σας. Στο δεύτερο, θέλετε να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα το συντομότερο δυνατό, χωρίς να αφήσετε ενοχλητικές ουρές.
Και ό,τι κι αν κάνετε, πιθανότατα θα νιώθετε πιο άνετα σε μια χαλαρή κατάσταση, σίγουροι ότι ό,τι κι αν κάνετε αυτή τη στιγμή, αυτό ακριβώς πρέπει να κάνετε. Είτε πίνετε μια μπύρα με τους συναδέλφους σας μετά τη δουλειά, είτε σηκώνεστε στη μέση της νύχτας για να παρακολουθήσετε το μωρό σας που κοιμάται, απαντάτε σε ένα email ή πείτε λίγα λόγια για τη ζωή με έναν πιθανό πελάτη μετά από μια επαγγελματική συνάντηση, αυτό ακριβώς είναι θα έπρεπε να κάνεις.
ο κύριος στόχοςΗ συγγραφή αυτού του βιβλίου είναι να σας διδάξει να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και χαλαροί, είτε το θέλετε είτε το χρειάζεστε.
Εδώ και πολύ καιρό, όπως ίσως και εσείς, έψαχνα για απαντήσεις στις ερωτήσεις του τι να κάνω, πότε να το κάνω και πώς να το κάνω. Και μετά από περισσότερα από είκοσι χρόνια έρευνας και εφαρμογής νέων και νέων μεθόδων προσωπικής και οργανωτικής αποτελεσματικότητας, μετά από χρόνια έρευνας και εμπειρίας στον εαυτό μου, μπορώ να πω ότι δεν υπάρχει ούτε μια καθολική λύση στο πρόβλημα. Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα όπως ένα λογισμικό, ένας σούπερ προσωπικός προγραμματιστής ή ένας προσωπικός ρυθμιστής εργασιών και στόχων που θα οργανώσει την ημέρα, την εβδομάδα και ολόκληρη τη ζωή σας. Επιπλέον, μόλις ανεβάσετε την αποτελεσματικότητά σας σε υψηλότερο επίπεδο, θα ανοίξει για εσάς ένας νέος ορίζοντας δημιουργικών στόχων, για τους οποίους δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε μια απλή φόρμουλα για να τον πετύχετε.
Εάν δεν υπάρχουν σαφείς συνταγές για τη βελτίωση της προσωπικής οργάνωσης και της αποτελεσματικότητας, τότε υπάρχουν συνταγές που θα συμβάλουν σε αυτή τη βελτίωση. Χρόνο με το χρόνο, καθώς δούλευα με τον εαυτό μου, έβρισκα όλο και πιο σημαντικά πράγματα στα οποία έπρεπε να επικεντρωθώ, πράγματα να φοβάμαι και πράγματα να κάνω. Ανακάλυψα επίσης απλές διαδικασίες που θα μπορούσε ο καθένας από εμάς να μάθει να χρησιμοποιεί, οι οποίες θα βελτίωναν σημαντικά την ικανότητά μας να χρησιμοποιούμε ενεργά και εποικοδομητικά την πραγματικότητα σήμερα.
Το αποτέλεσμα είναι μια συλλογή ανακαλύψεων για περισσότερες από δύο δεκαετίες σχετικά με την προσωπική παραγωγικότητα - ένας οδηγός για τη μεγιστοποίηση των εργασιακών αποτελεσμάτων και την ελαχιστοποίηση της προσπάθειας, όλα σε έναν κόσμο όπου ο όγκος της εργασίας αυξάνεται σταθερά και οι εργασίες είναι όλο και πιο νεφελώδεις. Πέρασα πολλές ώρες με ανθρώπους στο χώρο εργασίας τους, βοηθώντας τους να οργανώσουν τη ροή εργασίας τους. Οι μέθοδοι που ανακάλυψα έχουν αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματικές σε όλους τους τύπους εταιρειών, σε όλα τα επίπεδα εργασίας, σε όλες τις κουλτούρες, και ήταν ακόμη και χρήσιμες στο σπίτι και στο σχολείο. Μετά από είκοσι χρόνια εκπαίδευσης με μερικούς παγκοσμίου φήμης επαγγελματίες, έχω μάθει με βεβαιότητα ότι ο κόσμος πραγματικά δεν έχει αρκετές από αυτές τις μεθόδους.
Οι διευθυντές θα ήθελαν να ενσταλάξουν στους εαυτούς τους και στους υφισταμένους τους τη φόρμουλα «παρέχω, ανεξάρτητα από το τι» ως βασικό πρότυπο. Γνωρίζουν, όπως και εγώ, ότι πίσω από κλειστές πόρτες, μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας, υπάρχουν αναπάντητες κλήσεις, αδιάθετες εργασίες, ανεπεξέργαστες πληροφορίες από επαγγελματικές συναντήσεις και διαπραγματεύσεις, ανεκπλήρωτες προσωπικές ευθύνες και καμιά δεκαριά επιστολές που δεν αναλήφθηκαν καν. Οι περισσότεροι από αυτούς τους επιχειρηματίες είναι αρκετά επιτυχημένοι γιατί οι κρίσεις που πρέπει να ξεπεράσουν και οι ευκαιρίες που τους ανοίγονται είναι πολύ μεγαλύτερες από τα προβλήματα που αφήνουν στην τύχη ή δημιουργούν οι ίδιοι στα γραφεία και στα χαρτοφυλάκια τους. Αλλά: μας έχει δοθεί ο ρυθμός των επιχειρήσεων και της ζωής σήμερα, το πώς να τα ισορροπήσουμε είναι ακόμα ένα ερώτημα.
Από τη μια πλευρά, χρειαζόμαστε δοκιμασμένες τεχνικές για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να εστιάσουν όλη τους την ενέργεια αντί να την αφήσουν να χαθεί σε μικρές περισπασμούς. Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ατμόσφαιρα εργασίας στην οποία οι πιο πολυάσχολοι εργαζόμενοι θα προστατεύονται αξιόπιστα από το άγχος. Χρειάζεστε ένα θετικό στυλ εργασίας, που να προσελκύει και να διατηρεί τα καλύτερα και πιο έξυπνα άτομα στην εταιρεία. Τέτοιες πληροφορίες αξίζουν το βάρος τους σε χρυσό στους οργανισμούς. Το χρειαζόμαστε επίσης στο σχολείο, όπου τα παιδιά μας δεν διδάσκονται ακόμη να εργάζονται με πληροφορίες, να εστιάζουν στα αποτελέσματα και σε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν για να το επιτύχουν. Και για τον καθένα μας ξεχωριστά - είναι επίσης πολύ χρήσιμο - θα μπορούσαμε να μάθουμε να αξιοποιούμε πλήρως τις ευκαιρίες που μας παρέχονται για να βελτιωθούμε και να είμαστε χρήσιμοι.
Η δύναμη, η απλότητα και η αποτελεσματικότητα για τις οποίες μιλάω στο βιβλίο βιώνονται καλύτερα σε πραγματικό χρόνο και πραγματικό κόσμο. Το βιβλίο στοχεύει να δομήσει τη δυναμική τέχνη της διαχείρισης ροής εργασιών και της προσωπικής παραγωγικότητας. Έχω οργανώσει τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να σας παρέχω μια εμπνευσμένη επισκόπηση, αλλά και να σας αφήσω να νιώσετε αμέσως τα αποτελέσματα. Το βιβλίο χωρίζεται σε τρία μέρη. Το πρώτο μέρος περιγράφει ολόκληρο το παιχνίδι, περιέχει μια σύντομη επισκόπηση του συστήματος και μια εξήγηση της μοναδικότητάς του και παρουσιάζει τις κύριες μεθοδολογίες γενικό περίγραμμα. Το δεύτερο μέρος μιλάει για τον τρόπο χρήσης του συστήματος. Αυτή είναι η εκπαίδευσή σας: βήμα προς βήμα, σιγά σιγά, θα μάθετε να εφαρμόζετε τα μοντέλα. Το τρίτο μέρος το ανεβάζει ακόμα πιο ψηλά - περιγράφει τα πιο σημαντικά και σημαντικά αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε εάν κάνετε αυτές τις μεθοδολογίες και μοντέλα αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς και της ζωής σας.
Σας συνιστώ να ενεργήσετε με βάση την αρχή "ακριβώς από το ρόπαλο" - δοκιμάστε το υλικό μόνοι σας, όχι απλώς να πιστεύετε, αλλά και να ελέγξετε ότι αυτές οι μέθοδοι όχι μόνο μπορούν, αλλά πρέπει να χρησιμοποιηθούν από εσάς προσωπικά. Και κάτι ακόμα - θέλω να καταλάβετε ότι όλα όσα προτείνω είναι πραγματικά απλά. Αυτό δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες, γιατί ξέρετε ήδη πώς να συγκεντρώνεστε, να γράφετε πράγματα, να λαμβάνετε αποφάσεις για αποτελέσματα και ενέργειες, να αναθεωρείτε θέσεις και να κάνετε επιλογές. Θα δείτε ότι πολλά από αυτά που κάνατε ενστικτωδώς και διαισθητικά είναι σωστά, και θα σας δώσω την ευκαιρία να μεταφέρετε αυτές τις δεξιότητες σε νέα επίπεδα αποτελεσματικότητας. Θέλω να σας ενθαρρύνω να τα συνδυάσετε όλα αυτά και να τα αποδεχτείτε ως ένα νέο μοντέλο συμπεριφοράς που θα γίνει φάρος για εσάς.
Στις σελίδες του βιβλίου αναφέρομαι συχνά στην εκπαίδευση και τα σεμινάρια μου. Τα τελευταία είκοσι χρόνια εργάστηκα ως σύμβουλος διαχείρισης, δουλεύοντας τόσο μόνος όσο και σε μικρές ομάδες. Η δουλειά μου ήταν να διεξάγω ιδιωτική εκπαίδευση παραγωγικότητας και εργαστήρια σχετικά με τις τεχνικές που παρουσιάζονται εδώ. Οι συνάδελφοί μου και εγώ έχουμε εκπαιδεύσει περισσότερους από χίλιους ανθρώπους ιδιωτικά, εκατοντάδες χιλιάδες επαγγελματίες και έχουμε πραγματοποιήσει αρκετές εκατοντάδες σεμινάρια - αυτή είναι η εμπειρία από την οποία θα αντλήσω παραδείγματα. Η υπόσχεση διατυπώθηκε σωστά από έναν από τους πελάτες μου. Έγραψε: «Άρχισα να χρησιμοποιώ τις μεθόδους σε αυτό το πρόγραμμα και μου έσωσε τη ζωή, αλλά όταν το έκανα συνήθεια, άλλαξε τη ζωή μου. Αυτό είναι ένα εμβόλιο ενάντια στον καθημερινό αγώνα ζωής και θανάτου, όταν «το έργο έπρεπε να είχε ολοκληρωθεί χθες» και ένα αντίδοτο στην ανισορροπία που πολλοί άνθρωποι δημιουργούν για τον εαυτό τους».

Μέρος πρώτο. Η τέχνη της ολοκλήρωσης των εργασιών

Κεφάλαιο 1. Νέες μέθοδοι για μια νέα ζωή

Η κατάσταση όταν ένα άτομο έχει μια τεράστια λίστα εργασιών που κρέμεται από πάνω του και ταυτόχρονα καταφέρνει να διατηρήσει ένα φρέσκο κεφάλι, μια θετική αίσθηση ηρεμίας και να εργάζεται παραγωγικά είναι αρκετά πραγματική. Αυτός είναι ένας υπέροχος τρόπος να ζεις και να εργάζεσαι, επιτυγχάνοντας υψηλό επίπεδοαποδοτικότητα. Πρόσφατα, αυτό έχει γίνει ένα στυλ εργασίας που απαιτείται από επιτυχημένους ειδικούς υψηλής ποιότητας. Γνωρίζετε ήδη τι και πώς πρέπει να κάνετε για να πετύχετε αυτό το επίπεδο. Ωστόσο, εάν είστε μέρος της πλειοψηφίας, πρέπει να εφαρμόσετε αυτή τη γνώση σε συντομότερο χρονικό πλαίσιο και με σαφή, συστηματικό τρόπο, ώστε να μπορείτε να φτάσετε στην κορυφή αντί να παρασυρθείτε κάπου στο κάτω μέρος. Παρά το γεγονός ότι η μέθοδος και οι τεχνολογίες που περιγράφονται στο βιβλίο βασίζονται σε ΚΟΙΝΗ ΛΟΓΙΚΗκαι προορίζονται για Πρακτική εφαρμογηΩστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να έχουν κοινές εργασιακές συνήθειες που πρέπει να αλλάξουν πριν από τη χρήση του συστήματος. Είναι απαραίτητο να κάνετε μικρές προσαρμογές στον τρόπο που ξεκαθαρίζετε και οργανώνετε τις εργασίες που σας απασχολούν.

Το άγχος προκαλείται από έλλειψη οργάνωσης, προετοιμασίας και δράσης.
Δαβίδ

Όλες οι μέθοδοι που παρουσιάζονται εδώ βασίζονται σε δύο βασικούς στόχους:
1. Συλλέξτε όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν τώρα, αργότερα, κάποια μέρα, μεγάλα, μικρά ή σχετικά σε ένα λογικό σύστημα, αλλά όχι στο μυαλό σας.
2. Αναγκάστε τον εαυτό σας να πάρει τελικές αποφάσεις για τα πάντα. Δηλαδή, θα πρέπει να έχετε πάντα ένα σχέδιο και να γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια - και μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία ή να την αναθεωρήσετε ανά πάσα στιγμή.
Αυτό το βιβλίο περιέχει μια δοκιμασμένη μέθοδο για επαγγελματική οργάνωση ροής εργασιών. Αποδεδειγμένα εργαλεία, κόλπα, τεχνικές και αμυχές καλύπτονται εδώ. Όπως θα δείτε αργότερα, όλες οι αρχές και οι μέθοδοι ισχύουν για οτιδήποτε κάνετε, όπως στο Καθημερινή ζωή, και στη δουλειά. Όπως πολλοί από τους προκατόχους σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό που περιγράφω ως ένα διαρκές δυναμικό στυλ στη δουλειά σας και στον κόσμο σας. Ή, και πάλι όπως πολλοί, μπορείτε απλά να το χρησιμοποιήσετε για να επιστρέψετε σε πιο αυστηρή λειτουργία ελέγχου όταν αισθάνεστε ότι το χρειάζεστε.

Πρόβλημα: Οι νέες απαιτήσεις δημιουργούν έλλειψη πόρων.

Σχεδόν όλοι με τους οποίους συνεργάστηκα είπαν ότι έχουν πάρα πολλές εργασίες και δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για να τις ολοκληρώσουν όλες. Μόλις την τελευταία εβδομάδα, συμβούλεψα έναν υπάλληλο μεγάλης επενδυτικής εταιρείας, ο οποίος ήταν πεπεισμένος ότι η νέα εταιρική θέση που του είχε ανατεθεί θα έβγαινε σε βάρος των οικογενειακών του υποχρεώσεων. Ως άτομο με μέτριες ικανότητες, ένας διευθυντής που προσπαθεί να παραμείνει στην κορυφή και απαντώντας σε 150 email κάθε μέρα, αναγκάζεται να αυξήσει το προσωπικό του τμήματος από 1.100 σε 2.000 άτομα - όλα αυτά για να μπορεί να περνά τα Σαββατοκύριακα με την οικογένειά του και όχι στη δουλειά. .
Το παράδοξο της νέας χιλιετίας: οι άνθρωποι θέλουν να βελτιώσουν την ποιότητα της ζωής τους και, ταυτόχρονα, αναλαμβάνουν περισσότερα από όσα μπορούν να αντέξουν. Το μάτι βλέπει, αλλά το δόντι είναι μουδιασμένο. Και ιδού το αποτέλεσμα: οι περισσότεροι άνθρωποι χάνονται και μπερδεύονται αναζητώντας τρόπους να διορθώσουν την κατάσταση.
Η εργασία πλέον δεν έχει ξεκάθαρα όρια.
Ο κύριος λόγος για το αυξανόμενο άγχος είναι ότι η ίδια η φύση της εργασίας έχει αλλάξει επανάσταση, ενώ οι δεξιότητες και οι δυνατότητές μας έχουν παραμείνει ίδιες. Μόλις στο δεύτερο μισό του εικοστού αιώνα, αυτό που σήμαινε «εργασία» μετατράπηκε από τις έννοιες των γραμμών συναρμολόγησης και όλων των ειδών κινητικών ενεργειών σε αυτό που εξέφρασε τόσο συνοπτικά ο Peter Drucker με τη φράση «η εργασία του μυαλού». Τα χωράφια πρέπει να οργώνονται, τα αυτοκίνητα να επισκευάζονται, τα κουτιά να πακετάρουν, οι αγελάδες να αρμέγονται. Ήξερες ακριβώς τι δουλειά έπρεπε να γίνει - μπορούσες να δεις το αποτέλεσμα. Και ήταν αρκετά εμφανές πότε το έργο ήταν στο ενδιάμεσο στάδιο και πότε είχε ήδη ολοκληρωθεί.

Ο χρόνος είναι ένας μηχανισμός που εμποδίζει όλα τα γεγονότα να συμβαίνουν ταυτόχρονα.
Ωστόσο, πρόσφατα αυτός ο μηχανισμός φαίνεται να έχει χαλάσει...

Σήμερα, οι περισσότεροι από εμάς δεν έχουμε ιδέα για τα πραγματικά όρια των έργων μας. Οι περισσότεροι άνθρωποι που γνωρίζω έχουν τουλάχιστον μισή ντουζίνα εργασίες σε αναμονή ανά πάσα στιγμή, που σημαίνει ότι έχουν έως και μισή ντουζίνα εργασίες για να ολοκληρώσουν «αυτή τη στιγμή». Αλλά ακόμα κι αν προσπαθούσαν να τους εκπληρώσουν για το υπόλοιπο της ζωής τους, δεν θα κατάφερναν να πετύχουν ένα λαμπρό αποτέλεσμα. Ίσως και εσείς να έχετε αντιμετωπίσει παρόμοιο πρόβλημα. Πόσο εποικοδομητικό θα μπορούσε να είναι το συνέδριο; Πόσο αποτελεσματικό θα είναι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα; Τι εμπνευσμένο αντίκτυπο θα έχει το δοκίμιο που γράφετε τώρα; Πώς να παρακινήσετε μια συνάντηση προσωπικού; Πόσο λειτουργική θα είναι η αναδιοργάνωση; Μια τελευταία ερώτηση: πόσες ακριβώς σχετικές πληροφορίες πρέπει να παρέχονται για να ολοκληρωθεί το έργο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο; Απαντήσεις: ένας μεγάλος αριθμός από; εύκολα προσβάσιμο ή τουλάχιστον δυνητικά κατάλληλο· μέσω του Διαδικτύου.

Σχεδόν κάθε έργο μπορεί να γίνει καλύτερα και η διαθεσιμότητα πληροφοριών συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό σε αυτό.

Από την άλλη πλευρά, η έλλειψη ορίων δημιουργεί περισσότερη δουλειά.
Πολλά από τα σύγχρονα οργανωτικά καθήκοντααπαιτούν διασταυρούμενη επικοινωνία, αλληλεπίδραση και συμμετοχή. Οι τάξεις των εργαζομένων στο γραφείο λιγοστεύουν, και μαζί τους η πολυτέλεια να μην χρειάζεται να δεχόμαστε ή να διαβάζουμε γράμματα από το τμήμα μάρκετινγκ και - ένας Θεός ξέρει - τι άλλα τμήματα φεύγει.
Η δουλειά μας συνεχίζει να αλλάζει.
Τα αυξανόμενα όρια των έργων και της εργασίας γενικότερα προκαλούν τον εργαζόμενο. Τώρα όμως πρέπει να λάβουμε υπόψη και το διευρυμένο φάσμα των αρμοδιοτήτων μας. Σε σεμινάρια, ρωτάω συχνά: «Πόσοι από εσάς στη δουλειά κάνετε μόνο αυτό που σας προσέλαβαν;» Τα σηκωμένα χέρια στο κοινό είναι κάτι σπάνιο. Τα όρια της εργασίας μπορεί να είναι πολύ ασαφή, αλλά αν αντιμετωπίσατε μια σαφώς καθορισμένη εργασία, θα πρέπει να γράψετε: τι ακριβώς πρέπει να κάνετε - πόσο και σε ποιο επίπεδο - φυσικά.
Ωστόσο, τέτοιοι τυχεροί είναι λίγοι. Υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό:
1. Φαίνεται ότι οι εταιρείες για τις οποίες εργαζόμαστε αλλάζουν καθημερινά τους στόχους, τα προϊόντα, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τις αγορές τεχνολογίας και τους μετόχους τους. Και όλα αυτά φυσικά επηρεάζουν δομές, μορφές, ρόλους και ευθύνες.
2. Σήμερα, ο μέσος εργαζόμενος έχει πολύ περισσότερη ελευθερία από ποτέ. Μπορεί να αλλάζει καριέρα τόσο συχνά όσο οι γονείς του άλλαξαν δουλειά. Και ακόμη και οι εργαζόμενοι στα σαράντα και στα πενήντα τους προσπαθούν να τηρήσουν τις τελευταίες τάσεις. Τώρα οι στόχοι τους είναι πολύ περισσότερο σύμφωνοι με την πραγματικότητα - καλύπτονται από θέσεις όπως κάθε είδους «διεύθυνση» ή «εκτελεστική επέκταση» - αυτό σημαίνει απλώς ότι δεν πρόκειται να παραμείνουν σε αυτή τη θέση για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Δεν μπορούμε ποτέ να προετοιμαστούμε για κάτι νέο.
Πρέπει να προσαρμοστούμε, και κάθε προσαρμογή είναι μια δοκιμασία... περνάμε μια δοκιμασία, πρέπει να αποδείξουμε κάτι στον εαυτό μας.
Πρέπει να έχει κανείς ελεγχόμενη αυτοπεποίθηση για να δεχτεί τις αλλαγές χωρίς δισταγμό.
Έρικ Χόφερ

Έτσι, όλα είναι αρκετά ασαφή - ποια ακριβώς είναι η δουλειά μας ή τι είδους συναισθηματική, διανοητική και σωματική επένδυση μπορεί να αξίζει τον κόπο; Χάνουμε τεράστια ποσότητα πληροφοριών, κάνουμε αμέτρητες επαφές και παράγουμε περίπου τον ίδιο γιγαντιαίο σωρό ιδεών και κάθε είδους συμφωνίες με τον εαυτό μας και τους άλλους. Αλλά δεν είμαστε τόσο έξυπνοι ώστε να ασχολούμαστε με όλες αυτές τις εσωτερικές και εξωτερικές τριβές.

Εάν είστε ελεύθεροι να αποφασίσετε ποιο βήμα θα κάνετε, τότε έχετε επίσης την ευθύνη να διασφαλίσετε ότι αυτό το βήμα είναι το σωστό.

Οι παλιές μέθοδοι και οι δεξιότητες δεν αρκούν.
Ούτε η κλασική μας εκπαίδευση, ούτε η παραδοσιακή διαχείριση χρόνου, ούτε η πληθώρα εργαλείων αυτο-οργάνωσης, όπως ένας organizer, το Microsoft Outlook ή η υπενθύμιση Palm, ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της εποχής. Εάν έχετε προσπαθήσει να χρησιμοποιήσετε κάποιο από τα παραπάνω, τότε πρέπει να έχετε πειστεί ότι όλα αυτά είναι εντελώς ακατάλληλα για την τρέχουσα ταχύτητα, την πολυπλοκότητα και τις μόνιμες αλλαγές στις προτεραιότητες σε αυτό που κάνετε. Σήμερα, όταν η ζωή είναι σε πλήρη εξέλιξη, και κυρίως πάνω από το κεφάλι, η ικανότητα να είσαι επιτυχημένος απαιτεί νέους τρόπους σκέψης - δεν υπάρχουν αρκετές νέες μέθοδοι, τεχνολογίες και δεξιότητες εργασίας για να μας βοηθήσουν να κατακτήσουμε τον κόσμο.

Οι άνεμοι και τα νερά πάντα βοηθούν τους ικανούς καπετάνιους.
Έντουαρντ Γκίμπον

Η παραδοσιακή προσέγγιση της διαχείρισης του χρόνου και της αυτοοργάνωσης ήταν σχετική στα παλιά χρόνια. Πραγματικά έδωσε πρακτικές συστάσεις για την οργάνωση της εργασίας ακόμα και όταν μετατράπηκε από τις γραμμές συναρμολόγησης σέρβις σε το νέο είδοςεργάζονται όπου ήταν απαραίτητο να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με το τι να γίνει και πότε. Όταν ο ίδιος ο χρόνος έγινε μέσο παραγωγής, τα προσωπικά ημερολόγια έγιναν το κύριο εργαλείο εργασίας. (Πίσω στα τέλη της δεκαετίας του '80, πολλοί ειδικοί θεωρούσαν το ημερολόγιο τσέπης ως την κορυφή της αυτοοργάνωσης, αλλά ακόμα και σήμερα πολλοί άνθρωποι το θεωρούν το κύριο εργαλείο αυτοελέγχου). Μαζί με τη διακριτοποίηση του χρόνου ήρθε και η ανάγκη να ληφθούν οι σωστές αποφάσεις για το τι θα κάνουμε. Οι λίστες προτεραιοτήτων ABC και οι λίστες υποχρεώσεων έγιναν βασικές τεχνικές που χρησιμοποιούσαν οι άνθρωποι για να τους βοηθήσουν να καταλάβουν τα πράγματα και να λάβουν ουσιαστικές, λογικές αποφάσεις.
Ίσως έχετε συνειδητοποιήσει ότι ένας προγραμματιστής, αν και πραγματικά σημαντικός, σας βοηθά να οργανώσετε μόνο ένα μικρό μέρος των δραστηριοτήτων σας. Και οι καθημερινές λίστες «to-do» και τα φύλλα προτεραιοτήτων αποδείχθηκαν ότι δεν ήταν σε θέση να αντεπεξέλθουν σε όλο τον όγκο των ετερογενών εργασιών που κάθε επαγγελματίας έχει να αντιμετωπίσει. Η εργάσιμη ημέρα πολλών ανθρώπων αποτελείται από δεκάδες, ακόμη και εκατοντάδες επιστολές, και δεν υπάρχει τρόπος να αγνοήσετε ένα μόνο αίτημα, ένα παράπονο ή μια μόνο παραγγελία. Πολύ λίγοι άνθρωποι μπορούσαν (ή έπρεπε) να οργανώσουν τις ευθύνες τους σε τρεις στήλες προτεραιότητας. A, B και C ή δημιουργήστε μια λίστα με τις υποχρεώσεις, χωρίς να φοβάστε ότι το πρώτο τηλεφώνημα ή παραγγελία από το αφεντικό σας θα δυσφημήσει ολόκληρο το σχέδιο.
Ναπολεόντεια σχέδια ενάντια στην καθημερινή μουντάδα.
Από την άλλη πλευρά, πολλά βιβλία διαχείρισης, τεχνικές, σεμινάρια και γκουρού προωθούν τη «μακροπρόθεσμη θέαση» ως λύση σε προβλήματα σε αυτόν τον τρελό κόσμο. Όταν ξεκαθαρίσετε τους στόχους και τις αξίες σας, η ίδια η συνείδησή σας θα αρχίσει να εκδίδει εντολές, κατευθύνοντας τη δουλειά σας προς τη σωστή κατεύθυνση. Στην πράξη, η άσκηση της σκέψης για τον στόχο δεν φέρνει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Έχω δει τέτοιες αποτυχημένες προσπάθειες περισσότερες από μία φορές. Και αυτό συνέβη για έναν από τους τρεις λόγους που αναφέρονται παρακάτω:
1. Υπάρχουν πάρα πολλοί περισπασμοί στην καθημερινή ρουτίνα που δεν σας επιτρέπουν να συγκεντρωθείτε σε πιο σημαντικές θέσεις.
2. Τα αναποτελεσματικά συστήματα αυτοοργάνωσης δημιουργούν μια τεράστια υποσυνείδητη αποστροφή για την έναρξη νέων, ακόμη μεγαλύτερης κλίμακας έργων, τα οποία, πιθανότατα, θα οργανωθούν επίσης στην κόλαση και θα οδηγήσουν σε ακόμη μεγαλύτερη αναταραχή και άγχος.
3. Όταν οι μακροπρόθεσμες προτεραιότητες είναι ήδη ξεκάθαρες, μια ολόκληρη σειρά από δευτερεύουσες θέσεις εμφανίζονται από το πουθενά, υπενθυμίζοντας μας ότι πολύ περισσότερα πράγματα απαιτούν αλλαγή. Ήδη σε αυτό το στάδιο, αρχίζουμε να εκνευριζόμαστε από τον υπερβολικό αριθμό πραγμάτων που πρέπει να αναλάβουμε. Και η ουσία της δουλειάς, η ουσία, περιγράφεται στις πρώτες θέσεις της λίστας των προτεραιοτήτων. Οι προτεραιότητές μας! Το να εστιάσετε στις προτεραιότητες δεν θα σας βοηθήσει. Ναι, δίνουν σημασία και κατεύθυνση, αλλά δημιουργούν και επιπλέον δυσκολίες.
Η συγκέντρωση στις βασικές προτεραιότητες και αξίες είναι πραγματικά απαραίτητη, δεν έχω καμία αμφιβολία. Αυτό όμως δεν σημαίνει καθόλου ότι δεν χρειάζεται να γίνει τίποτα περισσότερο. Το αντίθετο - αυξάνει το ποντάρισμα σε ένα παιχνίδι που θα πρέπει να παίζεται κάθε μέρα. Για έναν διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, για παράδειγμα, η απόφαση να εργαστεί με θέματα ποιότητας της επαγγελματικής ζωής προκειμένου να προσελκύσει και να διατηρήσει έναν ταλαντούχο υπάλληλο δεν απλοποιεί το έργο.
Υπάρχει ένα σημαντικό κενό στη νέα κουλτούρα εργασίας της γνώσης μας - ένα σύστημα με μια λογική αλυσίδα μοντέλων συμπεριφοράς και εργαλείων που λειτουργούν αποτελεσματικά μόνο στο επίπεδο όπου η εργασία γίνεται στην πραγματικότητα. Αλλά στην πραγματικότητα, αυτό το σύστημα θα πρέπει να συνδυάζει τα αποτελέσματα μιας ματιάς σε προοπτική και λεπτομέρειες, τα πάντα, ακόμα και τα πιο μικρά. πρέπει να λαμβάνει υπόψη πολλαπλά επίπεδα προτεραιοτήτων· πρέπει να ελέγχει εκατοντάδες νήματα ΝΕΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ, που φτάνει καθημερινά - θα πρέπει, τελικά, να απλοποιήσει τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών.

Υπόσχεση: «Έτοιμη κατάσταση» ενός πολεμικού καλλιτέχνη.

Φανταστείτε για λίγο τι θα συνέβαινε αν η αυτοοργάνωσή σας ήταν πραγματικά υπό συνεχή έλεγχο. Τι θα γινόταν αν μπορούσατε πραγματικά να δώσετε 100% προσοχή σε ό,τι κάνετε αυτή τη στιγμή, χωρίς περισπασμούς;
Και είναι δυνατό. Το να έχετε τον έλεγχο, να παραμένετε ήρεμοι και χαλαροί και να επιτύχετε πράγματα με νόημα με ελάχιστη προσπάθεια είναι όλα πιθανά. Η ικανότητά σας να κρατάτε μια κατάσταση υπό έλεγχο είναι ευθέως ανάλογη με την ικανότητά σας να χαλαρώνετε.
Μπορείτε να ζήσετε μόνοι σας αυτό που οι δάσκαλοι των πολεμικών τεχνών αποκαλούν «μια συνείδηση τόσο καθαρή όσο το νερό» και οι πρωταθλητές αθλητές αποκαλούν «ζώνη» μέσα πολύπλοκος κόσμος, στο οποίο συμμετέχουμε όλοι. Στην πραγματικότητα, όλοι σας έχετε βιώσει αυτή την κατάσταση κατά καιρούς.

Στη ζωή, καταφέρνεις να δίνεις ελάχιστη σημασία σε όλα: είτε πλένεις παράθυρα είτε γράφεις ένα αριστούργημα...
Νάντια Μπουλανζέρ

Είναι μια διαδικασία εργασίας, πράξης και ύπαρξης όταν η συνείδηση είναι ξεκάθαρη και συμβαίνουν μόνο εποικοδομητικά πράγματα. Αυτή η κατάσταση μπορεί να επιτευχθεί από οποιονδήποτε, όποιος χρειάζεται να εργαστεί αποτελεσματικά στις δύσκολες συνθήκες της ζωής στον εικοστό αιώνα. Αυτή η κατάσταση θα γίνει σύντομα μια κοινή απαίτηση για τους επαγγελματίες που θέλουν να διατηρήσουν την ισορροπία και να επιτύχουν σημαντικά θετικά αποτελέσματα εργασίας.
Ο κωπηλάτης παγκόσμιας κλάσης, Craig Lambert περιέγραψε την αίσθηση της κρυστάλλινης συνείδησης:

Οι κωπηλάτες έχουν το δικό τους όνομα για την πολιτεία ελλείψει οποιασδήποτε αντίστασης: φυσικό εγκεφαλικό... Θυμηθείτε την παιδική απόλαυση της αιώρησης σε μια κούνια στην αυλή: την ευκολία κίνησης, την παρόρμηση που προέρχεται από την ίδια την κούνια. Η ταλάντευση μας μεταφέρει: δεν καταβάλλουμε καμία προσπάθεια. Αντλούμε τα πόδια μας για να πετάξουμε ψηλότερα, αλλά η βαρύτητα κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εμάς. Δεν καταβάλλουμε μεγάλη προσπάθεια· η περισσότερη δουλειά γίνεται από μόνη της. Το σκάφος σε μεταφέρει - σαν να θέλει να κινηθεί πιο γρήγορα. Το καθήκον μας είναι να συνεργαστούμε με το σκάφος - να σταματήσουμε επιτέλους να το σταματήσουμε, προσπαθώντας να επιταχύνουμε μόνοι μας. Η υπερβολική προσπάθεια θα επιβραδύνει το σκάφος. Η προσπάθεια γίνεται προσπάθεια και η προσπάθεια δυσφημεί τον εαυτό της. Οι καριεριστές (Social Climbers) προσπαθούν να γίνουν αριστοκράτες. Αλλά οι αριστοκράτες δεν προσπαθούν πλέον να κάνουν τίποτα - είναι ήδη αριστοκράτες. Είναι επίσης μια φυσική εξέλιξη - όλα γίνονται από μόνα τους.

Σύγκριση με κρυστάλλινη συνείδηση.
Υπάρχει ένα σύμβολο στο καράτε που υποδηλώνει μια θέση πλήρους ετοιμότητας: «κρυστάλλινη συνείδηση». Φανταστείτε να πετάτε βότσαλα στάσιμο νερό. Τι συμβαίνει με το νερό; Η απάντηση είναι: η κίνηση του νερού εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τη δύναμη της ρίψης και το μέγεθος του βότσαλου, και μετά γίνεται ξανά ήρεμο. Δεν θα υπάρχει σιντριβάνι, αλλά μην περιμένετε ούτε κύκλους στο νερό.
Στο καράτε τον πιο σημαντικό ρόλο παίζει η ταχύτητα του χτυπήματος και όχι η δύναμή του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι δεν μπορούν να μάθουν να σπάνε σανίδες και να χωρίζουν τούβλα με τα χέρια τους: αυτό δεν απαιτεί ωμή βία, αλλά μόνο τη δυνατότητα σωστής ρύθμισης της ταχύτητας. Αλλά τα τεταμένα χέρια δεν μπορούν να κάνουν γρήγορες κινήσεις. Έτσι, το τελευταίο στάδιο της εκπαίδευσης στις πολεμικές τέχνες απαιτεί όσο τίποτα άλλο ισορροπία και χαλάρωση. Η κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης και η ευελιξία είναι το πιο σημαντικό πράγμα.
Οτιδήποτε σας κάνει να αντιδράτε έντονα ή να αντιδράτε αδύναμα μπορεί να έχει επίδραση πάνω σας. Και το κάνει. Μια ανεπαρκής απάντηση σε ένα γράμμα, μια τεταμένη συζήτηση με το αφεντικό σας, με τους υφισταμένους σας, περιοδικά που δεν έχετε διαβάσει, σκέψεις για ημιτελή δουλειά που περιστρέφονται συνεχώς στο κεφάλι σας, παιδιά που μένουν χωρίς επίβλεψη - όλα αυτά θα οδηγήσουν σε χειρότερα αποτελέσματα από ό,τι περιμένατε. Οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να δίνουν περισσότερη ή λιγότερη προσοχή από όσο θα έπρεπε σε πράγματα που το αξίζουν, μόνο και μόνο επειδή δεν έχουν κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης.

Εάν η συνείδησή σας είναι άδεια, είναι έτοιμη να δεχτεί τα πάντα ανά πάσα στιγμή, είναι ανοιχτή σε όλα.
Sbanry Suzuki

Μπορείτε να μπείτε στην «παραγωγική σας κατάσταση» όταν χρειάζεται;
Θυμηθείτε όταν ήσασταν μέσα τελευταία φοράδούλεψε παραγωγικά. Πιθανότατα, ένιωθες ότι ελέγχεις την κατάσταση, δεν ήσουν υπό πίεση, ήσουν συγκεντρωμένος σε αυτό που έκανες, ο χρόνος φαινόταν να πετούσε αμέσως (μήπως ήταν ώρα για φαγητό;) και ένιωθες ότι ήταν ουσιαστική προσέγγιση επιθυμητό αποτέλεσμα. Θα θέλατε να το επαναλάβετε; Και αν αισθάνεστε εντελώς, καλά, εντελώς λάθος - αισθάνεστε ότι έχετε χάσει τον έλεγχο της κατάστασης, είστε αναστατωμένοι, η προσοχή σας είναι διάσπαρτη, βαριέστε - μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτή την κατάσταση; Είναι τώρα που όλα όσα σε κάνουν να αντιδράς βίαια ή να αντιδράς νωχελικά μπορεί να σε κυριεύσει. Και αυτό το κάνει συχνά.

Υπάρχει μόνο ένα πράγμα που μπορούμε να κάνουμε και πιο ευτυχισμένοι άνθρωποιαυτοί που μπορούν να το κάνουν χρησιμοποιώντας όλες τους τις ικανότητες. Μπορούμε να είμαστε πλήρως παρόντες. Μπορούμε να είμαστε εντελώς εδώ. Μπορούμε να... δώσουμε την πλήρη προσοχή μας στην ευκαιρία που έχουμε μπροστά μας.
Σημάδι

Η μεθοδολογία εκτέλεσης θα έχει βαθύ αντίκτυπο στη ζωή σας, δείχνοντάς σας πώς να διατηρείτε κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης ενώ αποδίδετε στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας.

Αρχή: Χειριστείτε αποτελεσματικά τις εσωτερικές υποχρεώσεις.

Μετά από είκοσι χρόνια πρακτικής, κατάλαβα την πιο κοινότοπη αλήθεια - η κύρια αιτία του άγχους είναι ότι οι άνθρωποι κατανέμουν και χειρίζονται λανθασμένα ευθύνες, «τρύπες» που επιβάλλουν στον εαυτό τους και τις οποίες πρέπει να εκπληρώσουν. Χωρίς αμφιβολία, όσοι είναι συνεχώς υπό στρες θα μπορούν να χαλαρώσουν πιο εύκολα, να συγκεντρωθούν γρηγορότερα και να εργαστούν με περισσότερη ενέργεια μόλις μάθουν να ξεμπερδεύουν τους Γόρδιους κόμπους τους.
Σίγουρα, χωρίς να το καταλάβετε, έχετε δώσει πολλές φορές στον εαυτό σας ένα σωρό επιχειρήματα και επιχειρήματα, πολύ περισσότερα από ό,τι φαίνεται, και καθένα από αυτά, ακόμη και το πιο μικρό, εντοπίστηκε εξ ολοκλήρου από το υποσυνείδητο. Αυτές είναι οι ίδιες οι «τρύπες» και οι υποχρεώσεις που θα όριζα ως κάτι που αποσπά την προσοχή σας, κάτι που δεν περιστρέφεται καθόλου εκεί που πρέπει. Τέτοιες τρύπες μπορεί να είναι οτιδήποτε, από τέτοια αντικείμενα στη λίστα "to-do" όπως "Ταΐστε την περιοχή του Βόλγα που λιμοκτονεί", έως το στοιχείο "Προσλάβετε έναν νέο βοηθό" έως μικρά πράγματα όπως "Αντικαταστήστε την ηλεκτρική ξύστρα". Είναι πολύ πιθανό ότι ακόμη και τώρα έχετε περισσότερες διαδικασίες σκέψης που συμβαίνουν στο πίσω μέρος του μυαλού σας από ό, τι νομίζετε. Σκεφτείτε μόνο πόσες λεπτομέρειες πρέπει να σκεφτείτε αν έχετε έστω και μια μικρή ευθύνη. Για παράδειγμα, έχεις συνεχώς τη σκέψη ότι πρέπει να ασχοληθείς με τα πάντα μέσω e-mailκαι φωνητικά μηνύματα.

Οτιδήποτε δεν είναι στη θέση του είναι μια «τρύπα» που αποσπά την προσοχή σας.

Και φυσικά, υπάρχουν πολλά έργα που βρίσκονται στη λίστα σας, στόχοι, καθήκοντα που δεν έχουν ακόμη ξεκαθαριστεί και γενικά η ζωή που απλά πρέπει να ζήσετε.
Και έχετε δημιουργήσει ένα ορισμένο επίπεδο εσωτερικής ευθύνης για τα πάντα στη ζωή σας και για τη δουλειά σας, η οποία, γενικά, είναι επίσης μια «τρύπα».
Συλλέξτε και ταξινομήστε όλα τα πράγματα που σας θυμίζουν συνεχώς τον εαυτό σας και σχεδιάστε πώς να τα αντιμετωπίσετε όλα εάν θέλετε η εργασία σας να είναι αποτελεσματική. Παρά την φαινομενική απλότητά του, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν ιδέα πώς μπορεί να γίνει αυτό.
Βασικές απαιτήσεις για οργανωτικές υποχρεώσεις.
Η οργάνωση δεσμεύσεων απαιτεί ορισμένες βασικές ενέργειες και συγκεκριμένες συμπεριφορές:
* Πρώτον, αν κρατάς υποχρεώσεις στο κεφάλι σου, τότε η συνείδησή σου δεν μπορεί πλέον να είναι κρυστάλλινη. Όλα όσα θεωρείτε ημιτελή αυτή τη στιγμή πρέπει να τα μαζέψετε και να τα οργανώσετε κάπου, αλλά όχι στο κεφάλι σας, σε κάποιο μέρος όπου θα κοιτάζετε περιοδικά.
* Δεύτερον, πρέπει να είστε ξεκάθαροι για το ποια είναι η δέσμευσή σας και τι ακριβώς πρέπει να κάνετε για να πλησιάσετε το αποτέλεσμα.
* Τρίτον, όταν έχετε καταχωρίσει όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, πρέπει να τοποθετήσετε υπενθυμίσεις για αυτές.
Σημαντική άσκηση: έλεγχος αυτού του μοντέλου.
Σας προτείνω να γράψετε σε χαρτί το έργο ή την κατάστασή σας στην οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Ποιες θέσεις σε εκνευρίζουν συνεχώς; Τι σας αποσπά την προσοχή και, αντίθετα, τι σας ενδιαφέρει; Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα έργο εργασίας που σας απασχολεί αυτή τη στιγμή ή απλώς μια κατάσταση που πρέπει να επιλύσετε, και όσο πιο γρήγορα, τόσο το καλύτερο. Ίσως σχεδιάζετε να ταξιδέψετε ως διακοπές και πρέπει να τα βγάλετε πέρα με τις υπόλοιπες υποθέσεις. Ή έχετε κληρονομήσει 6 εκατομμύρια δολάρια και δεν ξέρετε τι να κάνετε με τα μετρητά. Δεν έχει σημασία.
Είναι σαφές? Εξαιρετική! Τώρα, με μια φράση, περιγράψτε το επιτυχημένο αποτέλεσμα για το οποίο προσπαθείτε. Με άλλα λόγια, πώς πρέπει να φαίνονται όλα ώστε να μπορείτε να πείτε με ασφάλεια «η δουλειά τελείωσε». Μπορείτε να γράψετε κάτι απλό, όπως "πηγαίνετε διακοπές στη Χαβάη", "επιλύστε την κατάσταση με τον πελάτη XXX", "Εξετάστε την κατάσταση στο σχολείο της Σούζαν", "Διευκρίνιση της νέας δομής διαχωρισμού της διοίκησης". Ολα ΕΝΤΑΞΕΙ? Σούπερ!
Τώρα γράψτε την επόμενη ενέργεια που πρόκειται να κάνετε για να κάνετε το πρώτο βήμα στο θέμα. Δεν έχετε τίποτα άλλο να κάνετε, αλλά έχετε κολλήσει εκεί. Τι θα κάνετε τώρα? Τι βήμα θα κάνετε; Ίσως σηκώσω το τηλέφωνο και τηλεφωνήσω; Ίσως γράψετε ένα email; Καθίστε στο γραφείο σας με στυλό και χαρτί και κάντε καταιγισμό ιδεών με τον εαυτό σας; Μιλήστε με τον σύζυγό σας, τη γραμματέα σας, τον δικηγόρο σας, το αφεντικό σας; Θα πας στο κατάστημα οικοδομικών υλικών και θα αγοράσεις καρφιά; Τι?
Έχετε απαντήσει σε αυτή την ερώτηση; Ας προχωρήσουμε.
Επωφεληθήκατε από αυτά τα δύο λεπτά προβληματισμού; Εάν εσείς, όπως οι περισσότεροι από τους μαθητές στα σεμινάριά μου, έχετε ολοκληρώσει αυτήν την άσκηση, τότε αυτό θα σας βοηθήσει ήδη, τουλάχιστον, να χαλαρώσετε, να συγκεντρωθείτε και να δημιουργήσετε αυξημένο έλεγχο. Θα έχετε επίσης κίνητρο να κάνετε κάτι για ένα θέμα που μόλις και μετά βίας έχετε σκεφτεί πριν.
Εάν μάθατε κάτι χρήσιμο από αυτή την άσκηση, σκεφτείτε το: τι έχει αλλάξει; Τι συνέβη για να δημιουργήσετε βελτιωμένες συνθήκες για τη δουλειά σας; Το πρόβλημα δεν έχει γίνει ακόμη υλικό, τουλάχιστον στον φυσικό κόσμο των πραγμάτων. Στην πραγματικότητα, μόλις είχατε μια ξεκάθαρη άποψη για το αποτέλεσμα και την επόμενη δράση σας, τίποτα περισσότερο. Τι προκάλεσε όμως αυτό; Απάντηση: προβληματισμός. Οχι τόσο πολύ. Αλλά αρκεί να καθορίσετε την ευθύνη σας και τους απαραίτητους πόρους για να την εκπληρώσετε.

Σκεφτείτε σαν άνθρωπος της δράσης, ενεργήστε σαν άνθρωπος της λογικής.
Χένρι Μπεργκσον

Πραγματικό έργο πνευματικής εργασίας.
Καλώς ήρθατε στον πραγματικό κόσμο της πνευματικής εργασίας, όπου ισχύει η βασική αρχή: «Θα πρέπει να σκέφτεστε τη δουλειά σας πιο προσεκτικά από όσο νομίζετε ότι είναι απαραίτητο, αλλά όχι τόσο διαβρωτικά όσο φαντάζεστε με τρόμο». Ο Peter Drucker γράφει: «Η πνευματική εργασία δεν έχει προβλήματα. Πρέπει να εγκατασταθούν. Ποια είναι τα αναμενόμενα αποτελέσματα της εργασίας; - αυτό είναι το κύριο ερώτημα με το οποίο καθορίζεται η παραγωγικότητα της πνευματικής εργασίας. Και απαντώντας σε αυτή την ερώτηση, ρισκάρεις ούτως ή άλλως. Συνήθως, δεν υπάρχει σωστή απάντηση, αλλά υπάρχουν πολλά για να διαλέξετε. Και τα αποτελέσματα πρέπει να καθοριστούν με σαφήνεια, τότε η εργασία θα είναι αποτελεσματική.
Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν φείδονται προσπαθειών προσπαθώντας να ξεκαθαρίσουν τα προβλήματα και τις υποθέσεις τους. Ποτέ δεν μας διδάσκουν πουθενά ότι πριν ξεκινήσουμε τη δουλειά, πρέπει να το σκεφτόμαστε: οι περισσότερες καθημερινές κινήσεις είναι ήδη καθορισμένες για εμάς από το βουνό των πραγμάτων που δεν έχουν γίνει ακόμη. Μας επιτίθενται μόλις φτάνουμε στη δουλειά. Αυτή είναι μια οικογένεια που πρέπει να ταΐσει. βρώμικα ρούχα που πρέπει να πλυθούν. παιδιά που πρέπει να είναι καλά ντυμένα. Πολύ λίγοι άνθρωποι αφιερώνουν χρόνο για να σκεφτούν εποικοδομητικά για το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ωστόσο, είναι ακριβώς η σκέψη για το αποτέλεσμα που είναι περισσότερο αποτελεσματική μέθοδοςΚάνε τα όνειρα πραγματικότητα.
Γιατί γυρίζουν τα πράγματα στο κεφάλι μου;
Τις περισσότερες φορές, ο λόγος που κάτι είναι στο μυαλό σας είναι επειδή θέλετε να το αλλάξετε, ωστόσο:
* Δεν έχετε ακόμη ορίσει με σαφήνεια το επιθυμητό αποτέλεσμα
* Δεν έχετε αποφασίσει ακόμα ποιο θα είναι το επόμενο βήμα σας, τι πρόκειται να κάνετε
*Δεν έχετε ορίσει υπενθύμιση.

Η συνεχής, μη παραγωγική σκέψη για πράγματα που πρέπει να γίνουν είναι η πιο αδηφάγα καταβόθρα χρόνου και ενέργειας.
Κέλλυ

Γι' αυτό είναι πάντα στο μυαλό σου. Μέχρι να οργανωθούν οι σκέψεις σας, να ληφθούν αποφάσεις και τα επιθυμητά αποτελέσματα να μην έχουν ταξινομηθεί σύμφωνα με το συνηθισμένο σας σχήμα, θα επιστρέφετε διαρκώς διανοητικά στο πρόβλημα, η συνείδησή σας δεν θα το ξεφορτωθεί τόσο εύκολα. Μπορείτε να εξαπατήσετε οποιονδήποτε, αλλά όχι τη συνείδησή σας. Ξέρει σίγουρα αν έχεις έρθει ή όχι απαραίτητες λύσεις, έχετε σημειώσει τα επιθυμητά αποτελέσματα και έχετε κανονίσει τις υπενθυμίσεις έτσι ώστε να είναι εύκολο να επεξεργαστούν. Μέχρι να το κάνετε αυτό, η συνείδηση δεν θα σβήσει. Ακόμα κι αν έχετε αποφασίσει για το επόμενο βήμα, η συνείδησή σας δεν θα σας αφήσει να φύγετε μέχρι να ορίσετε μια υπενθύμιση, τόσο που να είστε απολύτως σίγουροι ότι θα λειτουργήσει. Αν χρειαστεί να το κάνετε αυτό, θα σας πιέσει και θα αυξήσει το άγχος σας.
Η συνείδησή σας δεν έχει τη δική της συνείδηση.
Άλλωστε, το μυαλό σου είναι ανόητο σε κάποιο βαθμό, αλλά ανόητο με έναν ελαφρώς άτυπο τρόπο. Εάν η συνείδηση είχε έμφυτη νοημοσύνη, θα σας υπενθύμιζε μόνο εκείνα τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε.
Έχετε φακό του οποίου οι μπαταρίες έχουν τελειώσει; Πότε πιστεύετε ότι η συνείδησή σας θα σας υπενθυμίσει ότι ήρθε η ώρα να τα αντικαταστήσετε; Όταν παρατηρήσεις ότι αυτά έχουν ήδη καθίσει! Όχι πολύ σπουδαίο. Αν η συνείδησή σας είχε μια έμφυτη ευφυΐα, θα σας θύμιζε νεκρές μπαταρίες όταν περάσατε από μια βιτρίνα με μπαταρίες σε ένα κατάστημα. Και θα σας υπενθυμίσει επίσης το μέγεθος των μπαταριών.
Πόσες φορές έχετε σκεφτεί τι άλλο πρέπει να κάνετε από τη στιγμή που ξυπνήσατε σήμερα το πρωί μέχρι τώρα; Πάνω από μία φορά; Γιατί; Ναι, είναι απλώς χάσιμο χρόνου και ενέργειας να σκεφτείς τι δεν μπορείς ακόμα να σημειώσεις πρόοδο αυτή τη στιγμή. Και αυτό είναι απλώς περιττή ανησυχία για το τι πρέπει να κάνετε, αλλά δεν το κάνετε.
Φαίνεται ότι οι περισσότεροι άνθρωποι αφήνουν το μυαλό τους να είναι πολύ απασχολημένο, ειδικά όταν το σύνδρομο «too much to do» γίνεται οξύ.

Ελέγξτε το μυαλό σας αλλιώς θα αρχίσει να σας ελέγχει.
Ίσως δώσατε επίσης μεγάλη προσοχή σε κατηγορίες όπως "διάφορα", "τρύπες" και κάθε είδους σκέψεις.
Μεταμόρφωση «Διάφορα».
Μια εργασία που σας ενδιαφέρει, για την οποία, ωστόσο, δεν έχετε καταφέρει ακόμη να προσδιορίσετε το τελικό αποτέλεσμα και τη σειρά εκτέλεσης - αυτό είναι "διάφορο". Οι άνθρωποι προσπάθησαν να οργανώσουν «πράγματα» που δεν είχαν ακόμη μετατραπεί σε επιχείρηση - αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα περισσότερα συστήματα αυτοοργάνωσης απέτυχαν στην πρακτική εφαρμογή.
Εφόσον οι υποθέσεις ανήκουν στην κατηγορία «διάφορα», είναι αδύνατη η διάρθρωσή τους. Οι περισσότερες από τις "λίστες υποχρεώσεων" που έχω δει αποτελούνταν κυρίως από "πράγματα" - και καμία παραγωγική δουλειά που έπρεπε να γίνει. Αυτές ήταν υπενθυμίσεις πολλών ανεπίλυτων προβλημάτων που δεν είχαν ακόμη παρουσιαστεί με τη μορφή επιθυμητών αποτελεσμάτων και συνεπών ενεργειών - αυτές είναι οι λεπτομέρειες και τα μικρά πράγματα που πρέπει να κάνει ο ιδιοκτήτης μιας τέτοιας λίστας.

Είναι απαραίτητο να μετατρέψουμε τα «πράγματα» που προσπαθούμε να μετατρέψουμε σε κάτι με το οποίο μπορούμε να δουλέψουμε, σε μια ακολουθία ενεργειών.

Το "διάφορα" δεν είναι και τόσο κακό. Αυτό που προσελκύει την προσοχή μας είναι, από τη φύση του, ακριβώς αυτό - «διαφορετικό». Αλλά από τη στιγμή που αυτό το «διάφορο» μπει στη ζωή μας, πρέπει απλώς να ξεκαθαρίσουμε και να ταξινομήσουμε αυτό το «διάφορο» για εμάς. Αυτή είναι η ευθύνη μας ως εργαζόμενοι στη γνώση: εάν τα «διάφορα» είναι ήδη τακτοποιημένα και προφανή - αυτό είναι, η δουλειά μας δεν απαιτείται πλέον.
Στο τέλος ενός από τα σεμινάριά μου, ένας ανώτερος διευθυντής σε μια μεγάλη εταιρεία βιοτεχνολογίας κοίταξε τη λίστα των υποχρεώσεών της που είχε φέρει μαζί της και αναφώνησε: «Διάολε! Αυτό είναι ένα άμορφο, μη βιώσιμο χάος!». Αυτή είναι ίσως η καλύτερη περιγραφή που έχω ακούσει ποτέ για τις άκαρπες απόπειρες σύνταξης λιστών με βάση την τεχνολογία των περισσότερων συστημάτων αυτοοργάνωσης. Ένας τεράστιος αριθμός ανθρώπων προσπάθησαν να οργανώσουν τη δουλειά τους αναδιατάσσοντας ημιτελή πράγματα που ήταν ακατανόητα ακόμη και για τον εαυτό τους. δεν καταλάβαιναν καν τι και πόσο έπρεπε να οργανώσουν για να πετύχουν ένα αξιόλογο αποτέλεσμα. Εάν θέλουν οι προσπάθειες που δαπανώνται για την οργάνωση να αξίζουν τον κόπο, τότε αξίζει να συγκεντρώσουν αυτά που πρέπει να σκεφτούν και, στην πραγματικότητα, να σκεφτούν.

Διαδικασία: Οικονομία Δράσεων

Μπορείτε να προπονηθείτε σαν αθλητής: προπονηθείτε για να είστε πιο υπεύθυνοι, πιο δραστήριοι, πιο συγκεντρωμένοι διανοητικά. Μπορείτε να σκέφτεστε πιο αποτελεσματικά, να ρυθμίζετε και να ελέγχετε τα αποτελέσματα με μεγαλύτερη ευκολία. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο σε όλους τους τομείς της ζωής σας - επαγγελματικό και προσωπικό - και να κάνετε περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια· μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα καθολικό σύστημα διαχείρισης για την εργασία και τη ζωή.
Πριν όμως πετύχετε κάτι από τα παραπάνω, θα πρέπει να συνηθίσετε τα εξής: μην κρατάτε τίποτα περιττό στο κεφάλι σας. Και ο τρόπος για να επιτευχθεί αυτό -όπως βλέπουμε, δεν είναι καθόλου η οργάνωση του χρόνου, η οργάνωση της ενημέρωσης ή η οργάνωση προτεραιοτήτων. Στο τέλος:
* Δεν οργανώνετε 5 λεπτά και δεν ενθουσιάζεστε αν τα 5 λεπτά μετατραπούν σε 6.
* Δεν οργανώνετε περιττές πληροφορίες - διαφορετικά θα ήταν σωστό να πάτε στη βιβλιοθήκη και να πεθάνετε εκεί, ή να συνδεθείτε στο Διαδίκτυο και να αυτοκτονήσετε, ή ακόμα και απλά να ανοίξετε τον τηλεφωνικό κατάλογο και να ανατινάξετε το μυαλό σας.
* Δεν οργανώνεις προτεραιότητες - απλώς τις έχεις.
Και το κλειδί για την οργάνωση «πράξεων» είναι η οργάνωση δραστηριοτήτων.
Η οργάνωση δράσης είναι το πρωταρχικό καθήκον.
Πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο, πώς χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες, πώς συγκεντρώνεστε στις προτεραιότητες - με βάση όλα αυτά, πρέπει να διανείμετε τους πόρους σας. Η επιλογή του τι να κάνετε ανά πάσα στιγμή είναι η πραγματική πρόκληση. Η διοργάνωση δράσεων είναι ο κύριος στόχος.
Αυτό φαίνεται προφανές. Ωστόσο, μπορεί να εκπλαγείτε πόσες ενέργειες σχετικά με τον αριθμό εργασιών και έργων παραμένουν ασαφείς. Και είναι πραγματικά δύσκολο να οργανώσεις δράσεις που δεν έχουν καν καθοριστεί ακόμη. Πολλοί άνθρωποι επιβαρύνονται με δεκάδες πράγματα που πρέπει να κάνουν για να προχωρήσουν σε πολλά έργα παράλληλα, αλλά δεν το γνωρίζουν ακόμα.
Επομένως, το τυπικό παράπονο "Δεν έχω χρόνο για" (συμπληρώστε το απαραίτητο) είναι αρκετά κατανοητό: πολλά έργα φαίνονται συντριπτικά και είναι πραγματικά συντριπτικά επειδή είναι αδύνατο να ολοκληρωθεί ολόκληρο το έργο! Μπορείτε να εκτελέσετε μόνο ενέργειες που σχετίζονται με αυτό το έργο.

Το πρώτο βήμα είναι η μισή μάχη.
Έλληνες

Πολλές ενέργειες χρειάζονται μόνο ένα ή δύο λεπτά, αλλά το έργο προχωρά!
Έχοντας δουλέψει με χιλιάδες επαγγελματίες, έμαθα ότι η έλλειψη χρόνου δεν είναι το κύριο πρόβλημά τους (αν και μπορεί εύκολα να το σκεφτούν). Το πραγματικό πρόβλημα είναι η έλλειψη σαφήνειας και βεβαιότητας για το έργο στο σύνολό του, και το επόμενο βήμα είναι ασαφές. Η αποσαφήνιση των λεπτομερειών από την αρχή της εργασίας, αντί όταν το πρόβλημα έχει ήδη μεγαλώσει, αυξάνει σημαντικά την αποτελεσματικότητα.

Η ολοκλήρωση των εργασιών σπάνια καθυστερεί λόγω έλλειψης χρόνου. Έχει σταματήσει λόγω του γεγονότος ότι αρχικά τα καθήκοντα δεν ήταν σαφώς καθορισμένα.

Η αξία μιας προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω.
Με τα χρόνια που εργάζομαι για τη βελτίωση της προσωπικής παραγωγικότητας, έχω καταλάβει την αξία μιας προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω. Στο μυαλό μου, τα περισσότερα Ο σωστός τρόπος- αυτό είναι έργο "από πάνω προς τα κάτω", δηλ. πρώτα, ο καθορισμός των μακροπρόθεσμων στόχων ολόκληρου του έργου, στη συνέχεια - οι δευτερεύοντες στόχοι και, τέλος, οι λεπτομέρειες υλοποίησης. Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναι τόσο βυθισμένοι στη ρουτίνα που τους είναι αρκετά δύσκολο να συγκεντρωθούν σε κάτι μεγαλύτερο και πολλά υποσχόμενο. Η πρακτική λοιπόν δείχνει ότι η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω είναι πιο αποτελεσματική.
Εστιάστε στα πράγματα που έχετε στο χέρι και εφαρμόστε τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο - όλα αυτά θα σας φέρουν πιο κοντά στους μακροπρόθεσμους στόχους σας.

Βιβλίο του Ντέιβιντ Άλεν «Πώς να αντιμετωπίζεις τα πράγματα»(στο πρωτότυπο Ολοκληρώνοντας τα πράγματαή GTD, επίσης γνωστό ως «Πώς να βάλετε τα πράγματα σε τάξη») προσφέρει ένα αρμονικό σύστημα διαχείρισης θεμάτων: μεγάλα και μικρά, σημαντικά και ασήμαντα. Το σύστημα που περιγράφεται στο βιβλίο σας βοηθά να αντιμετωπίσετε όλες τις ευθύνες, τις επιθυμίες, τις πληροφορίες, τα καθήκοντα και τα έργα.

Από τον εκδότη:Ο καθενας στον σύγχρονο άνθρωποΥπάρχει μια καταστροφική έλλειψη χρόνου και όλοι παραπονιούνται για τη δική τους αποδιοργάνωση - μερικές φορές ξεχνάτε μια σημαντική συνάντηση, μερικές φορές καθυστερείτε, μερικές φορές δεν τηλεφωνείτε στην ώρα σας. Εξαιτίας αυτού, οι σχέσεις με τους συναδέλφους και τους φίλους επιδεινώνονται, τα σχέδια εργασίας καταρρέουν και η ευημερία χειροτερεύει. Όσο πιο οργανωμένος είναι ένας άνθρωπος, τόσο πιο εύκολο είναι να διαχειριστεί τη δουλειά, τις δουλειές του σπιτιού και τη ζωή γενικότερα, τόσο καλύτερες είναι οι σχέσεις του με τους άλλους. Το να είσαι οργανωμένος δεν είναι μια έμφυτη ικανότητα, αλλά μια δεξιότητα που μπορείς να μάθεις. Στο βιβλίο του «How to Deal with Things. Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος» Ο David Allen μιλά για απλές τεχνικές που στοχεύουν στην αύξηση της παραγωγικότητας και στην ανάπτυξη της σωστής προσέγγισης για την οργάνωση της ζωής σας. Ο συγγραφέας ισχυρίζεται ότι το κύριο πράγμα είναι η ικανότητα να χαλαρώνουμε· η παραγωγικότητά μας εξαρτάται από αυτό. Η συνείδηση πρέπει να είναι καθαρή και οι σκέψεις πρέπει να διατάσσονται. Από το βιβλίο θα μάθετε πώς να διαχωρίζετε σημαντικά πράγματα από τα ασήμαντα, πώς να βάζετε στόχους και να προσδιορίζετε προτεραιότητες, πώς να προγραμματίζετε, πώς να βελτιώνετε την προσωπική οργάνωση και πώς να εξοικονομείτε χρόνο.

Σχετικά υλικά:

Gleb Arkhangelsky Σχετικά με το βιβλίο: Στην πιο απλή και βήμα προς βήμα μορφή, χρησιμοποιώντας πραγματικά ρωσικά παραδείγματα, δίνει την απάντηση στο κύριο ερώτημα...
Οι Kjell Nordström και Jonas Ridderstrale το βιβλίο «Funky Business Forever!» όχι για τη «νέα οικονομία», αλλά για ό,τι νέο υπάρχει στην υπάρχουσα...
Το βιβλίο του Jim Collins συμπεριλήφθηκε στην κατάταξη των καλύτερων επιχειρηματικών βιβλίων που γράφτηκαν τα τελευταία 20 χρόνια. Η βαθμολογία συντάχθηκε από το περιοδικό Forbes με βάση τα αποτελέσματα...
Αυτός είναι ένας μοναδικός οδηγός για όποιον ξεκινά οποιαδήποτε επιχείρηση: από την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος σε μια υπάρχουσα εταιρεία έως τη δημιουργία ενός διεθνούς...

Ντέιβιντ Άλεν

Ολοκληρώνοντας τα πράγματα

Εισαγωγή

Πιστεύω ότι η αποτελεσματικότητα είναι καλό πράγμα. Ίσως αυτό που κάνετε είναι σημαντικό, ενδιαφέρον ή χρήσιμο, ή ίσως απλά πρέπει να γίνει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Στην πρώτη περίπτωση, θέλετε να έχετε τη μέγιστη δυνατή απόδοση του χρόνου και της προσπάθειάς σας. Στο δεύτερο, θέλετε να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα το συντομότερο δυνατό, χωρίς να αφήσετε ενοχλητικές ουρές.

Και ό,τι κι αν κάνετε, πιθανότατα θα ήσασταν πιο άνετα σε μια χαλαρή κατάσταση, σίγουροι ότι ό,τι κι αν κάνετε αυτή τη στιγμή είναι ακριβώς αυτό που αξίζει να κάνετε. Είτε πίνετε μια μπύρα με τους συναδέλφους σας μετά τη δουλειά, είτε σηκώνεστε στη μέση της νύχτας για να παρακολουθήσετε το μωρό σας που κοιμάται, απαντάτε σε ένα email ή πείτε λίγα λόγια για τη ζωή με έναν πιθανό πελάτη μετά από μια επαγγελματική συνάντηση, είναι αυτό είναι, τι πρέπει να κάνετε.

Ο κύριος σκοπός της συγγραφής αυτού του βιβλίου είναι να σας μάθει να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και χαλαροί, είτε το θέλετε είτε το χρειάζεστε.

Εδώ και πολύ καιρό, όπως ίσως και εσείς, έψαχνα για απαντήσεις στις ερωτήσεις του τι να κάνω, πότε να το κάνω και πώς να το κάνω. Και μετά από περισσότερα από είκοσι χρόνια έρευνας και εφαρμογής νέων και νέων μεθόδων προσωπικής και οργανωτικής αποτελεσματικότητας, μετά από χρόνια έρευνας και εμπειρίας στον εαυτό μου, μπορώ να πω ότι δεν υπάρχει ούτε μια καθολική λύση στο πρόβλημα. Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα όπως ένα λογισμικό, ένας σούπερ προσωπικός προγραμματιστής ή ένας προσωπικός ρυθμιστής εργασιών και στόχων που θα οργανώσει την ημέρα, την εβδομάδα και ολόκληρη τη ζωή σας. Επιπλέον, μόλις ανεβάσετε την αποτελεσματικότητά σας στο επόμενο επίπεδο, θα ανοίξετε έναν νέο ορίζοντα δημιουργικών στόχων που δεν μπορούν πλέον να επιτευχθούν χρησιμοποιώντας μια απλή φόρμουλα.

Εάν δεν υπάρχουν σαφείς συνταγές για τη βελτίωση της προσωπικής οργάνωσης και της αποτελεσματικότητας, τότε υπάρχουν συνταγές που θα συμβάλουν σε αυτή τη βελτίωση. Χρόνο με το χρόνο, καθώς δούλευα με τον εαυτό μου, έβρισκα όλο και πιο σημαντικά πράγματα στα οποία έπρεπε να επικεντρωθώ, πράγματα να φοβάμαι και πράγματα να κάνω. Ανακάλυψα επίσης απλές διαδικασίες που θα μπορούσε ο καθένας από εμάς να μάθει να χρησιμοποιεί, οι οποίες θα βελτίωναν πολύ την ικανότητά μας να χρησιμοποιούμε ενεργά και εποικοδομητικά τις πραγματικότητες του σήμερα.

Το αποτέλεσμα είναι μια συλλογή από περισσότερες από δύο δεκαετίες ανακαλύψεων σχετικά με την προσωπική παραγωγικότητα - ένας οδηγός για τη μεγιστοποίηση των αποτελεσμάτων της εργασίας και την ελαχιστοποίηση της προσπάθειας που δαπανάται για αυτήν, όλα σε έναν κόσμο όπου ο όγκος της εργασίας αυξάνεται σταθερά και οι εργασίες συνεχώς πιο νεφελώδης. Πέρασα πολλές ώρες με ανθρώπους στο χώρο εργασίας τους, βοηθώντας τους να οργανώσουν τη ροή εργασίας τους. Οι μέθοδοι που ανακάλυψα έχουν αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματικές σε όλους τους τύπους εταιρειών, σε όλα τα επίπεδα εργασίας, σε όλες τις κουλτούρες, και ήταν ακόμη και χρήσιμες στο σπίτι και στο σχολείο. Μετά από είκοσι χρόνια εκπαίδευσης με μερικούς παγκοσμίου φήμης επαγγελματίες, έχω μάθει με βεβαιότητα ότι ο κόσμος πραγματικά δεν έχει αρκετές από αυτές τις μεθόδους.

Οι διευθυντές θα ήθελαν να ενσταλάξουν στους εαυτούς τους και στους υφισταμένους τους τη φόρμουλα «παρέχω, ανεξάρτητα από το τι» ως βασικό πρότυπο. Γνωρίζουν, όπως και εγώ, ότι πίσω από κλειστές πόρτες, μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας, υπάρχουν αναπάντητες κλήσεις, αδιάθετες εργασίες, ανεπεξέργαστες πληροφορίες από επαγγελματικές συναντήσεις και διαπραγματεύσεις, ανεκπλήρωτες προσωπικές ευθύνες και καμιά δεκαριά επιστολές που δεν αναλήφθηκαν καν. Οι περισσότεροι από αυτούς τους επιχειρηματίες είναι αρκετά επιτυχημένοι επειδή οι κρίσεις που πρέπει να ξεπεράσουν και οι ευκαιρίες που τους ανοίγονται είναι πολύ μεγαλύτερες από τα προβλήματα που αφήνουν στην τύχη ή δημιουργούν οι ίδιοι στα γραφεία και στα χαρτοφυλάκια τους. Αλλά: μας έχει δοθεί ο ρυθμός των επιχειρήσεων και της ζωής σήμερα, το πώς να τα ισορροπήσουμε είναι ακόμα ένα ερώτημα.

Από τη μια πλευρά, χρειαζόμαστε δοκιμασμένες τεχνικές για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να εστιάσουν όλη τους την ενέργεια αντί να την αφήσουν να χαθεί σε μικρές περισπασμούς. Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ατμόσφαιρα εργασίας στην οποία οι πιο πολυάσχολοι εργαζόμενοι θα προστατεύονται αξιόπιστα από το άγχος. Χρειάζεστε ένα θετικό στυλ εργασίας, που να προσελκύει και να διατηρεί τα καλύτερα και πιο έξυπνα άτομα στην εταιρεία. Τέτοιες πληροφορίες αξίζουν το βάρος τους σε χρυσό στους οργανισμούς. Το χρειαζόμαστε επίσης στο σχολείο, όπου τα παιδιά μας δεν διδάσκονται ακόμη να εργάζονται με πληροφορίες, να εστιάζουν στα αποτελέσματα και σε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν για να το επιτύχουν. Και για τον καθένα μας ξεχωριστά - είναι επίσης πολύ χρήσιμο - θα μπορούσαμε να μάθουμε να αξιοποιούμε πλήρως τις ευκαιρίες που μας παρέχονται για να βελτιωθούμε και να είμαστε χρήσιμοι.

Η δύναμη, η απλότητα και η αποτελεσματικότητα για τις οποίες μιλάω στο βιβλίο βιώνονται καλύτερα σε πραγματικό χρόνο στον πραγματικό κόσμο. Το βιβλίο στοχεύει να δομήσει τη δυναμική τέχνη της διαχείρισης ροής εργασιών και της προσωπικής παραγωγικότητας. Έχω οργανώσει τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να σας παρέχω μια εμπνευσμένη επισκόπηση, αλλά και να σας αφήσω να νιώσετε αμέσως τα αποτελέσματα. Το βιβλίο χωρίζεται σε τρία μέρη. Το πρώτο μέρος περιγράφει ολόκληρο το παιχνίδι, περιέχει μια σύντομη επισκόπηση του συστήματος και μια εξήγηση της μοναδικότητάς του και παρουσιάζει τις κύριες μεθοδολογίες με πολύ γενικούς όρους. Το δεύτερο μέρος μιλάει για τον τρόπο χρήσης του συστήματος. Αυτή είναι η εκπαίδευσή σας: βήμα προς βήμα, σιγά σιγά, θα μάθετε να εφαρμόζετε τα μοντέλα. Το τρίτο μέρος το ανεβάζει ακόμα πιο ψηλά - περιγράφει τα ακόμη πιο σημαντικά και σημαντικά αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε εάν κάνετε αυτές τις μεθοδολογίες και τα μοντέλα αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς και της ζωής σας.

Σας συνιστώ να ενεργήσετε με βάση την αρχή "ακριβώς από το ρόπαλο" - δοκιμάστε το υλικό μόνοι σας, όχι απλώς να πιστεύετε, αλλά και να ελέγξετε ότι αυτές οι μέθοδοι όχι μόνο μπορούν, αλλά πρέπει να χρησιμοποιηθούν από εσάς προσωπικά. Και κάτι ακόμα - θέλω να καταλάβετε ότι όλα όσα προτείνω είναι πραγματικά απλά. Αυτό δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες, γιατί ξέρετε ήδη πώς να συγκεντρώνεστε, να γράφετε πράγματα, να λαμβάνετε αποφάσεις για αποτελέσματα και ενέργειες, να αναθεωρείτε θέσεις και να κάνετε επιλογές. Θα δείτε ότι πολλά από αυτά που κάνατε ενστικτωδώς και διαισθητικά είναι σωστά, και θα σας δώσω την ευκαιρία να μεταφέρετε αυτές τις δεξιότητες σε νέα επίπεδα αποτελεσματικότητας. Θέλω να σας ενθαρρύνω να τα συνδυάσετε όλα αυτά και να τα αποδεχτείτε ως ένα νέο μοντέλο συμπεριφοράς που θα γίνει φάρος για εσάς.

Στις σελίδες του βιβλίου αναφέρομαι συχνά στην εκπαίδευση και τα σεμινάρια μου. Τα τελευταία είκοσι χρόνια εργάστηκα ως σύμβουλος διαχείρισης, δουλεύοντας τόσο μόνος όσο και σε μικρές ομάδες. Η δουλειά μου ήταν να διεξάγω ιδιωτική εκπαίδευση παραγωγικότητας και εργαστήρια σχετικά με τις τεχνικές που παρουσιάζονται εδώ. Οι συνάδελφοί μου και εγώ έχουμε εκπαιδεύσει περισσότερους από χίλιους ανθρώπους ιδιωτικά, εκατοντάδες χιλιάδες επαγγελματίες και έχουμε πραγματοποιήσει αρκετές εκατοντάδες σεμινάρια - αυτή είναι η εμπειρία από την οποία θα αντλήσω παραδείγματα. Η υπόσχεση διατυπώθηκε σωστά από έναν από τους πελάτες μου. Έγραψε: «Άρχισα να χρησιμοποιώ τις μεθόδους σε αυτό το πρόγραμμα και μου έσωσε τη ζωή, αλλά όταν το έκανα συνήθεια, άλλαξε τη ζωή μου. Αυτό είναι ένα εμβόλιο ενάντια στον καθημερινό αγώνα ζωής ή θανάτου, όταν «το έργο έπρεπε να είχε ολοκληρωθεί χθες» και ένα αντίδοτο στην ανισορροπία που πολλοί άνθρωποι δημιουργούν για τον εαυτό τους».

| |

Η κατάσταση όταν ένα άτομο έχει μια τεράστια λίστα εργασιών που κρέμεται από πάνω του και ταυτόχρονα καταφέρνει να διατηρήσει ένα φρέσκο κεφάλι, μια θετική αίσθηση ηρεμίας και να εργάζεται παραγωγικά είναι αρκετά πραγματική. Αυτός είναι ένας υπέροχος τρόπος ζωής και εργασίας, επιτυγχάνοντας υψηλό επίπεδο αποτελεσματικότητας. Πρόσφατα, αυτό έχει γίνει ένα στυλ εργασίας που απαιτείται από επιτυχημένους ειδικούς υψηλής ποιότητας. Γνωρίζετε ήδη τι και πώς πρέπει να κάνετε για να φτάσετε σε αυτό το επίπεδο. Ωστόσο, εάν είστε μέρος της πλειοψηφίας, πρέπει να εφαρμόσετε αυτή τη γνώση σε συντομότερο χρονικό πλαίσιο και με σαφή, συστηματικό τρόπο, ώστε να μπορείτε να φτάσετε στην κορυφή αντί να παρασυρθείτε κάπου στο κάτω μέρος. Αν και η μέθοδος και οι τεχνικές που περιγράφονται στο βιβλίο είναι κοινή λογική και προορίζονται για πρακτική εφαρμογή, οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να υπόκεινται σε κοινές εργασιακές συνήθειες που πρέπει να αλλάξουν πριν από τη χρήση του συστήματος. Είναι απαραίτητο να κάνετε μικρές προσαρμογές στον τρόπο που ξεκαθαρίζετε και οργανώνετε τις εργασίες που σας απασχολούν.

Όλες οι μέθοδοι που παρουσιάζονται εδώ βασίζονται σε δύο βασικούς στόχους:

1. Συλλέξτε όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν τώρα, αργότερα, κάποια μέρα, μεγάλα, μικρά ή όχι τόσο σε ένα λογικό σύστημα που μπορείτε να εμπιστευτείτε, αλλά να μην το αποθηκεύσετε στο μυαλό σας.

2. Αναγκάστε τον εαυτό σας να πάρει τελικές αποφάσεις για τα πάντα. Δηλαδή, θα πρέπει να έχετε πάντα ένα σχέδιο και να γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια - και μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία ή να την αναθεωρήσετε ανά πάσα στιγμή.

Αυτό το βιβλίο παρέχει μια δοκιμασμένη μέθοδο για την επαγγελματική οργάνωση μιας εξαιρετικά παραγωγικής ροής εργασίας. Αξιόπιστα εργαλεία, κόλπα, τεχνικές και κόλπα περιγράφονται εδώ. Όπως θα δείτε αργότερα, όλες οι αρχές και οι μέθοδοι ισχύουν για οτιδήποτε κάνετε, τόσο στην καθημερινή ζωή όσο και στην εργασία *. Όπως πολλοί από τους προκατόχους σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό που περιγράφω ως ένα συνεχές δυναμικό στυλ στη δουλειά σας και στον κόσμο σας. Ή, όπως και πολλοί, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδό μας ως οδηγό για πιο προηγμένο έλεγχο, εάν πιστεύετε ότι το χρειάζεστε.

Πρόβλημα: Οι νέες απαιτήσεις δημιουργούν έλλειψη πόρων

Σχεδόν όλοι με τους οποίους έχω συνεργαστεί αισθάνονται ότι έχουν πάρα πολλές εργασίες και δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για να τις ολοκληρώσουν όλες. Μόλις πριν από μια εβδομάδα, συμβουλευόμουν έναν υπάλληλο μιας μεγάλης επενδυτικής εταιρείας, ο οποίος ήταν πεπεισμένος ότι η νέα εταιρική θέση που του είχε ανατεθεί θα γινόταν σε βάρος των οικογενειακών του υποχρεώσεων. Ένας άλλος διευθυντής μεσαίου επιπέδου προσπαθούσε να αντιμετωπίσει 150 ή περισσότερα ερωτηματικά email την ημέρα, διατηρώντας την ελπίδα να διπλασιάσει σχεδόν το προσωπικό του περιφερειακού γραφείου μέσα σε ένα χρόνο - από 1.100 σε 2.000 άτομα - όλα αυτά ώστε να μπορεί να περνά τα Σαββατοκύριακα όχι στο δουλειά.

Το παράδοξο της νέας χιλιετίας: οι άνθρωποι θέλουν να βελτιώσουν την ποιότητα της ζωής τους και, ταυτόχρονα, αυξάνουν το άγχος τους όταν αναλαμβάνουν περισσότερα από όσα μπορούν να αντέξουν. Το μάτι βλέπει, αλλά το δόντι μουδιάζει. Και ιδού το αποτέλεσμα: οι περισσότεροι άνθρωποι απογοητεύονται και μπερδεύονται ενώ αναζητούν τρόπους βελτίωσης της κατάστασης.

Η εργασία δεν έχει πλέον ξεκάθαρα όρια

Ο κύριος λόγος για το αυξανόμενο άγχος είναι ότι η ίδια η φύση της εργασίας έχει αλλάξει επανάσταση, ενώ οι δεξιότητες και οι δυνατότητές μας έχουν παραμείνει ίδιες. Μόλις στο δεύτερο μισό του εικοστού αιώνα, αυτό που σήμαινε «εργασία» μετατράπηκε από τις έννοιες των γραμμών συναρμολόγησης και όλων των ειδών κινητικών ενεργειών σε αυτό που εξέφρασε τόσο συνοπτικά ο Peter Drucker με τη φράση «η εργασία του μυαλού». Παλαιότερα, η δουλειά ήταν αυτονόητη. Τα χωράφια πρέπει να οργώνονται, τα αυτοκίνητα να επισκευάζονται, τα κουτιά να πακετάρουν, οι αγελάδες να αρμέγονται. Ήξερες ακριβώς τι δουλειά έπρεπε να γίνει - το είδες. Και ήταν πολύ εμφανές πότε έγινε η δουλειά και πότε όχι.

Σήμερα, οι περισσότεροι από εμάς δεν έχουμε πραγματικά όρια για τα έργα μας. Οι περισσότεροι άνθρωποι που γνωρίζω έχουν τουλάχιστον μισή ντουζίνα καθήκοντα που προσπαθούν να ολοκληρώσουν αυτή τη στιγμή, αλλά ακόμα κι αν περνούσαν την υπόλοιπη ζωή τους προσπαθώντας να τα ολοκληρώσουν, δεν θα μπορούσαν να επιτύχουν ένα λαμπρό αποτέλεσμα. Ίσως και εσείς να έχετε αντιμετωπίσει παρόμοιο πρόβλημα. Πόσο δυνητικά εποικοδομητικό θα μπορούσε να είναι το συνέδριο; Πόσο αποτελεσματικό θα είναι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα; Τι εμπνευσμένο αντίκτυπο θα έχει το δοκίμιο που γράφετε αυτή τη στιγμή; Πώς να παρακινήσετε μια συνάντηση προσωπικού; Πόσο λειτουργική θα είναι η αναδιοργάνωση; Μια τελευταία ερώτηση: πόσες ακριβώς σημαντικές πληροφορίες πρέπει να παρέχονται για να εκτελεστούν τα έργα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο; Η διαδικασία εύρεσης απάντησης σε τέτοιες ερωτήσεις μπορεί να είναι ατελείωτη και δυνητικά εύκολα εφικτή, όπως η αναζήτηση στο Διαδίκτυο.

Από την άλλη πλευρά, η απουσία ορίων προκαλεί περισσότεροδουλειά.

Πολλές από τις σημερινές οργανωτικές προκλήσεις απαιτούν διασταυρούμενη επικοινωνία, συνεργασία και συμμετοχή. Ο προπύργιος του ατομικιστικού γραφείου καταρρέει, και μαζί του πηγαίνει η πολυτέλεια να μην χρειάζεται να διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολλαπλών απαντήσεων από το τμήμα μάρκετινγκ και - ένας Θεός ξέρει - τι άλλα τμήματα.

Η δουλειά μας συνεχίζει να αλλάζει

Το να θολώνουμε τα όρια των έργων και της δουλειάς μας γενικότερα μπορεί να προκαλέσει από μόνο του πολλά προβλήματα. Αλλά τώρα προσθέτουμε σε αυτό τη συνεχή αλλαγή στον ίδιο τον ορισμό της δουλειάς μας. Σε σεμινάρια, ρωτάω συχνά: «Πόσοι από εσάς στη δουλειά κάνετε μόνο αυτό που σας προσέλαβαν;» Τα σηκωμένα χέρια στο κοινό είναι κάτι σπάνιο. Η εργασία μπορεί να έχει ασαφή όρια και μπορεί να αλλάζει συνεχώς, αλλά αν μπορούσατε να επιμείνετε σε ένα σαφώς καθορισμένο σύνολο ευθυνών για αρκετό καιρό, θα μπορούσατε πιθανώς να καταλάβετε τι ακριβώς έπρεπε να κάνετε - πόσο και σε ποιο επίπεδο - για να μην τρελαίνομαι.

Ωστόσο, τέτοιοι τυχεροί είναι λίγοι. Υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό:

1. Οι εταιρείες για τις οποίες εργαζόμαστε αλλάζουν συνεχώς τους στόχους, τα προϊόντα, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τις αγορές, τις τεχνολογίες και τους μετόχους τους. Και όλα αυτά φυσικά επηρεάζουν δομές, στυλ, ρόλους και ευθύνες.

2. Σήμερα, ο μέσος εργαζόμενος έχει πολύ περισσότερη ελευθερία από ποτέ. Μπορεί να αλλάζει καριέρα τόσο συχνά όσο οι γονείς του άλλαξαν δουλειά. Και ακόμη και οι εργαζόμενοι στα σαράντα και τα πενήντα τους προσπαθούν να διατηρήσουν πρότυπα σταθερής ανάπτυξης. Οι στόχοι τους είναι πολύ περισσότερο σύμφωνοι με την επικρατούσα τάση «επαγγελματική, διευθυντική και ανάπτυξη απόδοσης» - που σημαίνει απλώς ότι δεν σκοπεύουν να παραμείνουν στη θέση τους για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Λοιπόν, όλα αυτά είναι πολύ ασαφή - ποια είναι η δουλειά μας και ποιες συναισθηματικές, ψυχικές και σωματικές προσπάθειες πρέπει να καταβληθούν για να το εκτελέσουμε με επιτυχία; Λαμβάνουμε τεράστιο όγκο πληροφοριών, κάνουμε πολλές επαφές και παράγουμε περίπου τον ίδιο γιγαντιαίο σωρό ιδεών και κάθε είδους συμφωνίες με τον εαυτό μας και τους άλλους. Αλλά δεν είμαστε τόσο καλά προετοιμασμένοι να αντιμετωπίσουμε όλες αυτές τις εσωτερικές και εξωτερικές υποχρεώσεις.

Οι παλιές μέθοδοι και οι δεξιότητες δεν αρκούν

Ούτε η κλασική μας εκπαίδευση, ούτε η παραδοσιακή διαχείριση χρόνου, ούτε η πληθώρα εργαλείων αυτοοργάνωσης, όπως ο διοργανωτής Microsoft Outlook ή ο ψηφιακός προσωπικός βοηθός Palm, ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των καιρών. Εάν έχετε δοκιμάσει κάποιο από τα παραπάνω, τότε μάλλον έχετε συνειδητοποιήσει ότι είναι εντελώς ακατάλληλο για την τρέχουσα ταχύτητα, την πολυπλοκότητα και τις συνεχείς προτεραιότητες αλλαγής ταχυτήτων αυτού που κάνετε. Στο συγκρότημα μας, αλλά ενδιαφέρουσα ώρα, η ικανότητα να είναι κανείς επιτυχημένος, ήρεμος και να έχει τον έλεγχο απαιτεί νέους τρόπους σκέψης και εργασίας - δεν υπάρχουν αρκετές νέες μέθοδοι, τεχνολογίες και δεξιότητες εργασίας που θα μας βοηθήσουν να παραμείνουμε στη ζωή στον σύγχρονο κόσμο.

Ίσως έχετε συνειδητοποιήσει ότι ένας προγραμματιστής, αν και πραγματικά σημαντικός, σας βοηθά να οργανώσετε μόνο ένα μικρό μέρος των δραστηριοτήτων σας. Ναι, και οι καθημερινές λίστες υποχρεώσεων που υποδεικνύουν προτεραιότητες δεν μπόρεσαν να αντεπεξέλθουν σε όλο τον όγκο των ετερογενών εργασιών που κάθε επαγγελματίας έχει να αντιμετωπίσει. Η εργάσιμη ημέρα πολλών ανθρώπων αποτελείται από δεκάδες, ακόμη και εκατοντάδες επιστολές, και δεν υπάρχει τρόπος να αγνοήσετε ένα μόνο αίτημα, ένα παράπονο ή μια μόνο παραγγελία. Πολύ λίγοι άνθρωποι μπορούσαν (ή ακόμη και θα έπρεπε) να οργανώσουν τις εργασίες τους σε τρεις προτεραιότητες «Α», «Β» και «Γ» ή να φτιάξουν μια λίστα υποχρεώσεων, χωρίς να φοβούνται ότι το πρώτο τηλεφώνημα ή η πρώτη εντολή του αφεντικού δεν θα δυσφημώόλο αυτό το σχέδιο.

Κοντινές λήψειςενάντια στις καθημερινές ανησυχίες

Από την άλλη πλευρά, πολλά βιβλία διαχείρισης, τεχνικές, σεμινάρια και γκουρού προωθούν τη «μακροπρόθεσμη σκέψη» ως λύση σε προβλήματα στον περίπλοκο κόσμο μας. Όταν ξεκαθαρίσετε τους στόχους και τις αξίες σας, η ίδια η συνείδησή σας θα αρχίσει να εκδίδει εντολές, κατευθύνοντας τη δουλειά σας προς τη σωστή κατεύθυνση. Ωστόσο, στην πράξη, η εξέταση αξίας συχνά δεν παράγει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Έχω δει πολλές προσπάθειες όπως αυτή να αποτυγχάνουν για τους εξής λόγους:

1. Υπάρχουν πάρα πολλοί περισπασμοί στην καθημερινή ρουτίνα που δεν σας επιτρέπουν να συγκεντρωθείτε σε πιο σημαντικές θέσεις.

2. Τα αναποτελεσματικά συστήματα αυτοοργάνωσης δημιουργούν μια τεράστια υποσυνείδητη αποστροφή για την έναρξη νέων, ακόμη μεγαλύτερης κλίμακας έργων, τα οποία, πιθανότατα, θα οργανωθούν επίσης στην κόλαση και θα οδηγήσουν σε ακόμη περισσότερα μεγαλύτεροςπερισπασμούς και άγχος.

3. Όταν καθορίζονται οι υψηλότερες προτεραιότητες και αξίες, μια ολόκληρη σειρά από πρόσθετες θέσεις εμφανίζονται από το πουθενά μπροστά μας, οι οποίες, σύμφωνα με τα πρότυπά μας, απαιτούν επίσης αλλαγές. Ήδη σε αυτό το στάδιο, αρχίζουμε να εκνευριζόμαστε από τον υπερβολικό αριθμό πραγμάτων που πρέπει να γίνουν. Τι προσθέσαμε στην ήδη μεγάλη λίστα εργασιών μας; Οι αξίες μας!

Η συγκέντρωση στις βασικές προτεραιότητες και αξίες είναι πραγματικά απαραίτητη, δεν έχω καμία αμφιβολία. Αυτό όμως δεν σημαίνει καθόλου ότι θα υπάρξουν λιγότερα κρούσματα. Το αντίθετο - αυξάνει τα στοιχήματα στο παιχνίδι, το οποίο θα πρέπει να παίζεται μέρα με τη μέρα. Για παράδειγμα, η απόφαση του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού να υποστηρίξει υψηλή ποιότητασυνθήκες εργασίας για την προσέλκυση και διατήρηση ταλέντων, Δενκάνει τη ζωή του πιο εύκολη.

Υπάρχει ένα σημαντικό κενό στη νέα μας κουλτούρα πνευματικής εργασίας - δεν υπάρχει σύστημα με λογική αλυσίδα μοντέλων συμπεριφοράς και εργαλείων που να λειτουργεί αποτελεσματικά στο επίπεδο όπου πραγματοποιείται πραγματικά η εργασία. Ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να συνδυάζει τόσο τα αποτελέσματα μιας προοπτικής άποψης όσο και τις πιο μικρές λεπτομέρειες. Πρέπει να λαμβάνει υπόψη πολλαπλά επίπεδα προτεραιοτήτων· πρέπει να ελέγχει εκατοντάδες ροές νέων πληροφοριών που φτάνουν καθημερινά. θα εξοικονομήσει σημαντικά περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από ό,τι δαπανάται για την υποστήριξή του· θα πρέπει, τελικά, να απλοποιήσει τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών.

Προοπτική: «Κατάσταση Ετοιμότητας» Δάσκαλου Πολεμικών Τεχνών

Φανταστείτε για λίγο τι θα μπορούσε να είχε συμβεί εάν το σύστημα αυτοοργάνωσής σας σας επέτρεπε πραγματικά να κρατάτε τα πάντα υπό έλεγχο σε όλα τα επίπεδα. Τι θα γινόταν αν μπορούσατε πραγματικά να δώσετε το 100% της προσοχής σας σε ό,τι κάνετε αυτή τη στιγμή, χωρίς περισπασμούς;

Και αυτό Μπορεί. Υπάρχει τρόπος να πάρεις τον έλεγχο των πάντων, παραμένοντας ήρεμος και να πετυχαίνεις πράγματα με νόημα με ελάχιστη προσπάθεια - όλα αυτά Πραγματικά. Εσείς μπορείςβιώστε μια κατάσταση που οι δάσκαλοι των πολεμικών τεχνών αποκαλούν «μια συνείδηση τόσο καθαρή όσο το νερό» και οι πρωταθλητές αθλητές την αποκαλούν «ζώνη» μέσα στον περίπλοκο κόσμο μας. Στην πραγματικότητα, πιθανότατα έχετε ήδη βιώσει αυτή την κατάσταση κατά καιρούς.

Είναι μια κατάσταση λειτουργίας, εκπλήρωσης και ύπαρξης όταν η συνείδηση είναι ξεκάθαρη και συμβαίνουν μόνο εποικοδομητικά πράγματα. Αυτή η κατάσταση μπορεί να επιτευχθεί από οποιονδήποτε χρειάζεται να εργαστεί αποτελεσματικά στις δύσκολες συνθήκες της ζωής του εικοστού πρώτου αιώνα. Αυτή η κατάσταση γίνεται όλο και περισσότερο προϋπόθεση για τους επαγγελματίες που θέλουν να διατηρήσουν την ισορροπία και να επιτύχουν σταθερά θετικά αποτελέσματα εργασίας.

Περιέγραψε ο κωπηλάτης παγκόσμιας κλάσης Craig Lambert αίσθηση κρυστάλλινης συνείδησης:

Οι κωπηλάτες έχουν το δικό τους όνομα για την κατάσταση της απουσίας οποιασδήποτε αντίστασης: κούνια... Θυμηθείτε την παιδική απόλαυση της αιώρησης σε μια κούνια στην αυλή: την ευκολία κίνησης, την παρόρμηση που προέρχεται από την ίδια την κούνια. Η ταλάντευση μας μεταφέρει: δεν καταβάλλουμε καμία προσπάθεια. Αντλούμε τα πόδια μας για να πετάξουμε ψηλότερα, αλλά η βαρύτητα κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εμάς. Δεν καταβάλλουμε μεγάλη προσπάθεια· η περισσότερη δουλειά γίνεται από μόνη της. Το σκάφος σε μεταφέρει - σαν να θέλει να κινηθεί πιο γρήγορα. Το καθήκον μας είναι να συνεργαστούμε με το σκάφος - να σταματήσουμε επιτέλους να το σταματήσουμε, προσπαθώντας να επιταχύνουμε μόνοι μας. Η υπερβολική προσπάθεια θα επιβραδύνει το σκάφος. Η προσπάθεια γίνεται αγώνας και ο αγώνας δυσφημεί τον εαυτό του. Κάποιοι προσπαθούν να γίνουν αριστοκράτες, αλλά η ίδια η προσπάθειά τους αποδεικνύει το αντίθετο. Οι αριστοκράτες δεν προσπαθούν - το έχουν ήδη πετύχει. Επίσης, μια αιώρηση είναι μια κατάσταση επίτευξης στόχου.

Σύγκριση με κρυστάλλινη συνείδηση

Στο καράτε υπάρχει ένα μοτίβο που ονομάζεται «κρυστάλλινη συνείδηση», που ορίζει μια θέση πλήρους ετοιμότητας. Φανταστείτε να πετάτε ένα βότσαλο σε μια ήσυχη λίμνη. Τι συμβαίνει με το νερό; Η απάντηση είναι: η αντίδραση του νερού εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τη δύναμη της ρίψης και το μέγεθος του βότσαλου, και μετά γίνεται ξανά ήρεμο. Δεν θα υπάρχει σιντριβάνι, αλλά μην περιμένετε ούτε κύκλους στο νερό.

Στο καράτε τον πιο σημαντικό ρόλο παίζει η ταχύτητα του χτυπήματος και όχι η δύναμή του. Γι' αυτό και καθόλου δυνατοί άνθρωποιμπορούν να μάθουν να σπάνε σανίδες και να χωρίζουν τούβλα με τα χέρια τους: αυτό δεν απαιτεί ωμή δύναμη, αλλά μόνο τη δυνατότητα σωστής ρύθμισης της ταχύτητας της πρόσκρουσης. Αλλά τα τεταμένα χέρια δεν μπορούν να κάνουν γρήγορες κινήσεις. Έτσι το τελευταίο στάδιο της εκπαίδευσης στις πολεμικές τέχνες απαιτεί όσο τίποτα άλλο ισορροπία και χαλάρωση. Η κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης και η ευελιξία είναι το πιο σημαντικό πράγμα.

Οτιδήποτε σας κάνει να αντιδράτε ακατάλληλα (πολύ βίαια ή πολύ αργά) μπορεί να σας ελέγξει, και συχνά το κάνει. Η λάθος αντίδραση σε email, σε συναδέλφους, σε έργα σας, σε περιοδικά που δεν έχετε διαβάσει, σε σκέψεις για απαραίτητα πράγματα που πρέπει να κάνετε, στα παιδιά ή στο αφεντικό σας - οδηγεί σε λιγότερο αποτελεσματικά αποτελέσματα από ό,τι θα θέλατε. Οι περισσότεροι άνθρωποι δίνουν στα πράγματα είτε περισσότερη ή λιγότερη προσοχή από ό,τι τους αξίζει, απλά επειδή δεν έχουν κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης.

Μπορείτε να μπείτε στην «παραγωγική σας κατάσταση» όταν χρειάζεται;

Σκεφτείτε την τελευταία φορά που ήσασταν παραγωγικοί. Πιθανότατα, ένιωθες ότι είχες τον έλεγχο της κατάστασης, δεν δεχόσουν πίεση, ήσουν συγκεντρωμένος σε αυτό που έκανες, ο χρόνος φαινόταν να περνάει (τι; Είναι ήδη ώρα για μεσημεριανό;!), και ένιωθες σαν σημαντικά πιο κοντά στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Θα θέλατε να το ζήσετε ξανά;

Και αν η κατάστασή σας απέχει πολύ από αυτήν που περιγράφεται παραπάνω - αισθάνεστε ότι έχετε χάσει τον έλεγχο της κατάστασης, είστε αναστατωμένοι, η προσοχή σας είναι διάσπαρτη, βαριέστε - μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτήν την κατάσταση; Τότε είναι που Μεθοδολογία GTDθα έχει τεράστιο αντίκτυπο στη ζωή σας, θα σας βοηθήσει να επιστρέψετε σε μια κατάσταση «κρυστάλλινης συνείδησης» και να εργαστείτε χρησιμοποιώντας όλους τους πόρους και τις ικανότητές σας στο μέγιστο επίπεδο.

Αρχή: Αποτελεσματική αλληλεπίδραση με εσωτερικές δεσμεύσεις

Πάνω από είκοσι χρόνια διδασκαλίας και εκπαίδευσης, έχω καταλήξει στην πιο κοινότοπη αλήθεια - η κύρια αιτία του άγχους είναι ότι οι άνθρωποι χειρίζονται λάθος τις υποχρεώσεις που αναλαμβάνουν ή αναγκάζονται να αναλάβουν. Ακόμη και εκείνοι που δεν βιώνουν συνεχές άγχος θα νιώσουν μεγάλη ανακούφιση, θα είναι σε θέση να συγκεντρωθούν καλύτερα και θα εργαστούν με περισσότερη ενέργεια μόλις μάθουν να ελέγχουν πιο αποτελεσματικά τις «ανοιχτές ερωτήσεις» στη ζωή τους.

Σίγουρα, έχετε κάνει πολλές περισσότερες συμφωνίες με τον εαυτό σας από όσες αντιλαμβάνεστε και κάθε μία από αυτές -μικρή ή μεγάλη- έχει εντοπιστεί από το υποσυνείδητό σας. Αυτές είναι οι πολύ «ανοιχτές ερωτήσεις» και η ελλιπής, που ορίζω ως κάτι που αποσπά την προσοχή σας σε πράγματα που δεν σχετίζονται με το τρέχον θέμα. Οι ανοιχτές ερωτήσεις μπορεί να είναι οτιδήποτε, από μεγάλα στοιχεία της λίστας υποχρεώσεων, όπως "Τερματισμός της παγκόσμιας πείνας" έως μικρότερα στοιχεία όπως "Να προσλάβετε έναν νέο βοηθό" και "Αντικαταστήστε την ηλεκτρική ξύστρα". Είναι πολύ πιθανό και εσείς να κρατάτε στο πίσω μέρος του μυαλού σας περισσότερες εσωτερικές υποχρεώσεις από όσες γνωρίζετε. Σκεφτείτε μόνο πόσες λεπτομέρειες πρέπει να σκεφτείτε αν έχετε έστω και μια μικρή ευθύνη. Για παράδειγμα, έχετε την υποχρέωση να αντιμετωπίζετε όλα τα νέα email και φωνητικά μηνύματα.

Και φυσικά, υπάρχουν πολλά έργα που πιστεύεις ότι πρέπει να δημιουργηθούν επειδή είναι στον τομέα ευθύνης σου, το ίδιο με ασαφείς στόχους και κατευθύνσεις, μια καριέρα που απαιτεί προσοχή και γενικά η ζωή στην οποία είναι απαραίτητο για τη διατήρηση της ισορροπίας όλων αυτών.

Έχετε δημιουργήσει ένα ορισμένο επίπεδο εσωτερικής ευθύνης για τα πάντα στη ζωή και τη δουλειά σας, και αυτό είναι ακριβώς ένα ανοιχτό ζήτημα.

Για να αναλάβετε αποτελεσματικά το έργο, πρέπει πρώτα να εντοπίσετε και να συγκεντρώσετε με κάποιο τρόπο όλα τα πράγματα που σας χτυπούν συνεχώς και στη συνέχεια να σχεδιάσετε έναν τρόπο να τα αντιμετωπίσετε. Παρά την φαινομενική απλότητά του, στην πράξη οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έχουν ιδέα πώς μπορεί να γίνει αυτό με τον καλύτερο τρόπο.

Βασικές απαιτήσεις για οργανωτικές υποχρεώσεις

Η οργάνωση δεσμεύσεων απαιτεί ορισμένες βασικές ενέργειες και συγκεκριμένες συμπεριφορές:

Πρώτον, αν κρατάς υποχρεώσεις στο κεφάλι σου, τότε η συνείδησή σου δεν είναι πλέον κρυστάλλινη. Όλα όσα θεωρείτε ημιτελή αυτή τη στιγμή πρέπει να συλλέγονται και να οργανώνονται όχι στο μυαλό σας, αλλά σε ένα σύστημα που μπορείτε να εμπιστευτείτε και όπου θα κοιτάζετε περιοδικά.

Δεύτερον, πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με τη δέσμευσή σας και τι ακριβώς πρέπει να κάνετε για να σημειώσετε πρόοδο στην εκπλήρωσή της.

Τρίτον, αφού έχετε καταγράψει όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν, πρέπει να δημιουργήσετε υπενθυμίσεις για αυτά, οργανωμένες σε ένα σύστημα που θα αναθεωρείτε τακτικά.

Σημαντική άσκηση: δοκιμή αυτού του μοντέλου

Σας προτείνω να γράψετε σε χαρτί το έργο ή την κατάστασή σας που σας έρχεται πρώτα στο μυαλό. Ποιες θέσεις σας απασχολούν περισσότερο; Τι σας αποσπά, τι σας ενδιαφέρει ή με άλλο τρόπο καταλαμβάνει σημαντικό μέρος της προσοχής σας; Αυτό μπορεί να είναι ένα έργο ή ένα πρόβλημα που απαιτεί από εσάς να επιλύσετε αυτήν τη στιγμή ή απλώς μια κατάσταση που πρέπει να επιλύσετε όσο πιο γρήγορα, τόσο το καλύτερο.

Ίσως σας πλησιάζουν ταξιδιωτικές διακοπές και πρέπει να πάρετε κάποιες τελικές αποφάσεις σχετικά με αυτό. Ή έχετε κληρονομήσει 6 εκατομμύρια δολάρια και δεν ξέρετε τι να κάνετε με τα μετρητά. Δεν έχει σημασία.

Είναι σαφές? Εξαιρετική! Τώρα, με μια φράση, περιγράψτε το επιτυχημένο αποτέλεσμα για το οποίο προσπαθείτε. Με άλλα λόγια, πώς πρέπει να φαίνονται όλα ώστε να μπορείτε να πείτε με ασφάλεια «η δουλειά τελείωσε». Μπορείτε να γράψετε κάτι απλό, για παράδειγμα, «Πηγαίνετε για διακοπές στη Χαβάη», «Επιλύστε την κατάσταση με τον πελάτη XXX», «Επιλύστε την κατάσταση στο σχολείο της Σούζαν», «Διευκρίνιση της νέας κατανεμημένης δομής διαχείρισης». Ολα ΕΝΤΑΞΕΙ? Εξαιρετική!

Τώρα καταγράψτε τη συγκεκριμένη φυσική σας ενέργεια που πρόκειται να κάνετε για να προχωρήσετε με αυτήν τη δραστηριότητα. Εάν δεν έχετε τίποτα άλλο να κάνετε στη ζωή σας, τότε ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά: πού θα πηγαίνατε αυτή τη στιγμή και ποια ορατή δράση θα κάνατε; Ίσως σηκώσεις το τηλέφωνο και τηλεφωνήσεις; Θα πας στον υπολογιστή σου και θα γράψεις email; Θα καθίσετε με ένα στυλό και χαρτί και θα κάνετε καταιγισμό ιδεών για αυτό; Θα μιλούσατε προσωπικά με τη σύζυγό σας, τη γραμματέα σας, τον δικηγόρο σας, το αφεντικό σας; Θα πας στο κατάστημα οικοδομικών υλικών και θα αγοράσεις καρφιά; Τι?

Έχετε απαντήσει σε αυτή την ερώτηση; Πρόστιμο.

Επωφεληθήκατε από αυτά τα δύο λεπτά προβληματισμού; Εάν εσείς, όπως οι περισσότεροι μαθητές στα σεμινάριά μου, ολοκληρώσετε αυτήν την άσκηση, τότε αυτό θα σας βοηθήσει τουλάχιστον να χαλαρώσετε και να συγκεντρωθείτε λίγο και να δημιουργήσετε λίγο περισσότερο έλεγχο. Θα έχετε επίσης κίνητρο να κάνετε κάτι για ένα θέμα που μόλις και μετά βίας έχετε σκεφτεί πριν. Φανταστείτε μια χιλιοπλάσια αύξηση στα κίνητρα ως τρόπο ζωής και εργασίας.

Εάν μάθατε κάτι χρήσιμο από αυτή την άσκηση, σκεφτείτε το: τι έχει αλλάξει; Τι συνέβη που βελτίωσε τις συνθήκες εργασίας σας; Η ίδια η κατάσταση δεν έχει αλλάξει, τουλάχιστον στον φυσικό κόσμο. Και, φυσικά, δεν έχει τελειώσει ακόμα. Αυτό που στην πραγματικότητα συνέβη είναι ότι απλά λάβατε έναν σαφή ορισμό του επιθυμητού αποτελέσματος και της επόμενης συγκεκριμένης δράσης που απαιτείται για να το επιτύχετε.

Τι προκάλεσε όμως αυτό; Απάντηση: προβληματισμός. Όχι πολλά, αλλά αρκετά για να καθορίσετε τη δέσμευσή σας και τους πόρους που απαιτούνται για να την εκπληρώσετε.

Το πραγματικό έργο της πνευματικής εργασίας

Καλώς ήρθατε στον πραγματικό κόσμο της πνευματικής εργασίας, όπου ισχύει η βασική αρχή: «Θα πρέπει να σκεφτείς τη δουλειά σου πιο προσεκτικά από όσο νομίζεις απαραίτητο, αλλά όχι τόσο προσεκτικά όσο φαντάζεσαι με τρόμο».. Ο Peter Drucker γράφει: "Στην πνευματική εργασία δεν υπάρχουν καθήκοντα. Πρέπει να καθοριστούν. "Ποια είναι τα αναμενόμενα αποτελέσματα της εργασίας;" - αυτό είναι το κύριο ερώτημα από το οποίο καθορίζεται η παραγωγικότητα της πνευματικής εργασίας. Και απαντώντας σε αυτήν την ερώτηση, παίρνετε ένα ρίσκο σε κάθε περίπτωση. Συνήθως, δεν υπάρχει σωστή απάντηση, δεν υπάρχει, αλλά υπάρχουν πολλά για να διαλέξετε. Και για να επιτευχθεί η παραγωγικότητα, τα αποτελέσματα πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένα."

Οι περισσότεροι άνθρωποι παλεύουν να καταλάβουν το πραγματικό νόημα των πραγμάτων στη ζωή τους, ώστε στη συνέχεια να αποφασίσουν τι θα κάνουν με αυτά. Ποτέ δεν μας διδάχτηκαν πραγματικά ότι πρέπει να το σκεφτούμε πριν ξεκινήσουμε τη δουλειά: οι περισσότερες από τις δραστηριότητες της ημέρας έχουν ήδη καθοριστεί για εμάς από το βουνό των ημιτελών πραγμάτων που μας ατενίζουν όταν φτάνουμε στη δουλειά ή από την ανάγκη της οικογένειάς μας φαγητό και πλύσιμο ή παιδιά που πρέπει να ντυθούν και να φορέσουν παπούτσια. Πολύ λίγοι άνθρωποι θεωρούν απαραίτητο να αφιερώσουν χρόνο για να επικεντρωθούν στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Ωστόσο, η σκέψη για το αποτέλεσμα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε τα όνειρα πραγματικότητα.

Γιατί γυρίζουν τα πράγματα στο κεφάλι μου;

Τις περισσότερες φορές, ο λόγος που κάτι είναι στο μυαλό σας είναι επειδή θέλετε να το αλλάξετε, ωστόσο:

Δεν έχετε ακόμη ορίσει με σαφήνεια το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Δεν έχετε αποφασίσει ακόμα ποιο θα είναι το επόμενο βήμα που πρόκειται να κάνετε.

Δεν έχετε ρυθμίσει υπενθυμίσεις για το αποτέλεσμα και την απαιτούμενη ενέργεια που είναι αποθηκευμένες σε ένα σύστημα που μπορείτε να εμπιστευτείτε.

Γι' αυτό συνεχίζει να τρέχει από το κεφάλι σου. Μέχρι να οργανωθούν οι σκέψεις και να ληφθούν αποφάσεις και να αποθηκευτούν στο σύστημα που εσείς απολύτωςΕάν έχετε πάντα τον έλεγχο, ο εγκέφαλός σας δεν θα σταματήσει να επιστρέφει ακούσια στο πρόβλημα. Μπορείτε να εξαπατήσετε οποιονδήποτε, αλλά όχι τη συνείδησή σας. Σίγουρα γνωρίζει αν καταλήξατε στις σωστές αποφάσεις ή όχι, εάν σημειώσατε τα επιθυμητά αποτελέσματα και ορίσετε υπενθυμίσεις σε ένα σύστημα που μπορείτε να εμπιστευτείτε, ώστε να μην χρειάζεται να το σκέφτεστε πια. Μέχρι να το κάνετε αυτό, η συνείδησή σας δεν θα σταματήσει να επιστρέφει σε αυτό ξανά και ξανά. Ακόμα κι αν έχετε αποφασίσει για το επόμενο βήμα, η συνείδησή σας δεν θα σας αφήσει να φύγετε μέχρι να ορίσετε μια υπενθύμιση, τόσο που να είστε απολύτως σίγουροι ότι θα λειτουργήσει. Η ανάγκη να το κάνετε αυτό θα σας πιέσει, και ειδικά όταν δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα, και αυτό θα αυξήσει το άγχος.

Η συνείδησή σας δεν έχει τη δική της συνείδηση

Τουλάχιστον μέρος της συνείδησής σας είναι εντελώς ηλίθιο - αλλά ηλίθιο με μοναδικό τρόπο. Εάν η συνείδηση είχε μια έμφυτη νοημοσύνη, θα σας υπενθύμιζε πράγματα που πρέπει να κάνετε μόνο όταν εσείς μπορούσε να κάνει κάτι.

Έχετε φακό του οποίου οι μπαταρίες έχουν τελειώσει; Πότε πιστεύετε ότι η συνείδησή σας θα σας υπενθυμίσει ότι ήρθε η ώρα να τα αντικαταστήσετε; Όταν παρατηρήσεις ότι αυτά έχουν ήδη καθίσει! Όχι πολύ έξυπνο. Εάν η συνείδησή σας είχε μια έμφυτη ευφυΐα, θα σας θύμιζε νεκρές μπαταρίες όταν περνάτε μια βιτρίνα με μπαταρίες σε ένα κατάστημα. Και θα σας υπενθυμίσει επίσης το μέγεθος των μπαταριών.

Πόσες φορές έχετε σκεφτεί το ίδιο πράγμα που πρέπει να κάνετε από τη στιγμή που ξυπνήσατε σήμερα το πρωί μέχρι τώρα; Πάνω από μία φορά; Για τι? Σε τελική ανάλυση, είναι απλώς χάσιμο χρόνου και ενέργειας να σκεφτείς τι δεν μπορείς ακόμα να σημειώσεις πρόοδο αυτή τη στιγμή. Και είναι απλώς περιττή ανησυχία για το τι πρέπει να κάνετε και τι δεν κάνετε.

Οι περισσότεροι άνθρωποι φαίνεται να αφήνουν το μυαλό τους να είναι πολύ απασχολημένο, ειδικά όταν εμφανίζεται το σύνδρομο «too much to do».

Ίσως να δώσατε επίσης ιδιαίτερη προσοχή σε κατηγορίες όπως «διάφορα», «ανοιχτές ερωτήσεις», αλλά αυτό δεν μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τα θέματα και αυτό που μπορεί να γίνει είναι η συνείδησή σας.

Μεταμόρφωση του "Διάφορα"

Ο ορισμός μου για το "διάφορα" είναι αυτός. «Διάφορα» είναι κάτι που επιτρέπεις συνεχώς να παρεμβαίνει στα ψυχολογικά σου ή φυσικό κόσμο, όπου κι αν βρίσκεστε, και για το οποίο δεν έχετε ακόμη καθορίσει το επιθυμητό αποτέλεσμα και την επόμενη συγκεκριμένη ενέργεια για να το πετύχετε. Ο λόγος που τα περισσότερα οργανωτικά συστήματα δεν έχουν λειτουργήσει για τους περισσότερους ανθρώπους είναι επειδή αυτοί οι άνθρωποι δεν μεταμόρφωσαν όλα τα «πράγματα» που προσπαθούσαν να οργανώσουν. Εφόσον τα κρούσματα χαρακτηρίζονται ως «διάφορα», είναι αδύνατο να ελεγχθούν.

Οι περισσότερες από τις λίστες υποχρεώσεων που έχω δει όλα αυτά τα χρόνια (αν υπήρχαν καθόλου) αποτελούνταν κυρίως από "πράγματα" - και καμία παραγωγική πραγματική δουλειά που έπρεπε να γίνει. Αυτά ήταν υπενθυμίσεις των πολλών ανεπίλυτων προβλημάτων που δεν είχαν ακόμη παρουσιαστεί με τη μορφή επιθυμητών αποτελεσμάτων και ενεργειών - ήταν περιγράμματα ενός σχεδίου για το τι έπρεπε να «κάνει» ο συντάκτης της λίστας.

Το "διάφορα" δεν είναι και τόσο κακό. Αυτό που τραβά την προσοχή μας είναι, από τη φύση του, ακριβώς αυτό - «διαφορετικό». Αλλά από τη στιγμή που αυτό το «διάφορο» μπει στη ζωή μας, πρέπει απλώς να ξεκαθαρίσουμε και να ταξινομήσουμε αυτό το «διάφορο» για εμάς. Αυτή είναι η ευθύνη μας ως εργαζόμενοι στη γνώση. Εάν τα «διάφορα» είναι ήδη μετασχηματισμένα και προφανή, τότε πιθανότατα δεν θα απαιτείται πλέον η εκτίμησή μας, αλλά θα χρειαστεί μόνο σωματική εργασία.

Στο τέλος ενός από τα σεμινάριά μου, ένας ανώτερος διευθυντής σε μια μεγάλη εταιρεία βιοτεχνολογίας κοίταξε τη λίστα υποχρεώσεων που είχε φέρει μαζί της και αναφώνησε: "Θεέ μου! Αυτό είναι ένα ακατάλληλο, αδύνατο χάος!" Αυτή είναι ίσως η καλύτερη περιγραφή των περισσότερων λιστών υποχρεώσεων. προσωπικά συστήματαοργάνωση που έχω ακούσει ποτέ. Ένας τεράστιος αριθμός ανθρώπων προσπάθησαν να οργανώσουν την εργασία τους αναδιατάσσοντας ημιτελή προβλήματα που ακόμη και οι ίδιοι δεν κατανοούσαν πλήρως. δεν είχαν ιδέα τι και πόσο έπρεπε να οργανώσουν για να πετύχουν ένα αξιόλογο αποτέλεσμα. Θα πρέπει να λάβουν ό,τι απαιτεί σκέψη και να το σκεφτούν, έτσι ώστε η προσπάθεια που δαπανάται για την οργάνωση να αξίζει τον κόπο.

Διαδικασία Διαχείρισης Δράσεων

Μπορείς να προπονηθείς, σχεδόν σαν αθλητής, για να είσαι πιο γρήγορος, πιο υπεύθυνος, πιο ενεργητικός, πιο ψυχικά συγκεντρωμένος. Μπορείτε να σκέφτεστε πιο αποτελεσματικά και να ελέγχετε τα αποτελέσματά σας πιο εύκολα. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την απώλεια χρόνου σε όλους τους τομείς της ζωής σας - επαγγελματικούς και προσωπικούς - και να καταφέρετε να κάνετε πολύ περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα για τη μετατροπή όλων των «υλικών» σας για να λειτουργήσουν στον 21ο αιώνα.

Αλλά πριν πετύχετε κάτι από τα παραπάνω, θα πρέπει να αναπτύξετε τη συνήθεια να διατηρείτε ένα καθαρό μυαλό. Και ο τρόπος για να επιτευχθεί αυτό, όπως έχουμε ήδη δει, δεν είναι καθόλου η διαχείριση χρόνου, πληροφοριών ή προτεραιοτήτων. Στο τέλος:

Δεν οργανώνεις 5 λεπτά, αποσύρεσαι στο έκτο.

Δεν οργανώνετε περιττές πληροφορίες - διαφορετικά ένα ταξίδι στη βιβλιοθήκη θα κατέληγε με θάνατο ή η πρώτη πρόσβαση στο Διαδίκτυο ή ακόμα και το άνοιγμα ενός τηλεφωνικού καταλόγου θα σας έκανε απλά να εκραγείτε.

Δεν οργανώνεις τις προτεραιότητές σου – απλώς τις έχεις Υπάρχει.

Αντίθετα, το κλειδί για την οργάνωση των «πράξεων» είναι η οργάνωση σας Ενέργειες.

Η οργάνωση δράσης είναι το κύριο καθήκον

Τι κάνετε με το χρόνο σας, τι κάνετε με τις πληροφορίες σας και τι κάνετε με τις προτεραιότητές σας σύμφωνα με τις οποίες πρέπει να διαθέσετε τους περιορισμένους πόρους σας; Αυτό είναι το πραγματικό πρόβλημα - επιλέγοντας τη σωστή δράση για οποιαδήποτε στιγμή στο χρόνο, αυτό είναι το πραγματικό ερώτημα - πώς να το διαχειριστείτε Ενέργειες.

Μπορεί να ακούγεται κλισέ, αλλά μπορεί να εκπλαγείτε από τον τεράστιο αριθμό έργων και δεσμεύσεων που οι περισσότεροι άνθρωποι αφήνουν χωρίς συγκεκριμένη επόμενη δράση. Και είναι πραγματικά δύσκολο να διαχειριστείς ενέργειες που δεν έχουν καν εντοπιστεί και μελετηθεί ακόμα. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν δεκάδες πράγματα να κάνουν για να προχωρήσουν σε πολλά μέτωπα, αλλά δεν ξέρουν καν ποια είναι αυτά τα πράγματα ακόμα. Επομένως, το τυπικό παράπονο «Δεν έχω χρόνο για...» (συμπληρώστε ανάλογα) είναι αρκετά κατανοητό, επειδή πολλά έργα φαίνονται συντριπτικά και είναι πραγματικά συντριπτικά, επειδή δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε ολόκληρο το έργο ταυτόχρονα ! Μπορείτε να εκτελέσετε μόνο μια ενέργεια που σχετίζεται με αυτό το έργο. Στις κατάλληλες συνθήκες, πολλές ενέργειες χρειάζονται μόνο ένα ή δύο λεπτά, αλλά το έργο προχωρά!

Έχοντας διδάξει και καθοδηγήσει αρκετές χιλιάδες επαγγελματίες, συνειδητοποίησα ότι η έλλειψη χρόνου δεν είναι το κύριο πρόβλημά τους (αν και μπορεί εύκολα να το σκεφτούν). Το πραγματικό πρόβλημα είναι η έλλειψη σαφήνειας και βεβαιότητας σχετικά με το έργο στο σύνολό του και σχετικά με τις συγκεκριμένες δραστηριότητες που συνδέονται με αυτό που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωσή του. Η αποσαφήνιση των πραγμάτων από την αρχή, όταν προκύπτουν για πρώτη φορά, παρά όταν το πρόβλημα έχει ήδη μεγαλώσει, επιτρέπει στους ανθρώπους να καρπωθούν τα οφέλη της διαχείρισης δράσης.

Η αξία μιας προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω

Με τα χρόνια που εργάζομαι για τη βελτίωση της προσωπικής παραγωγικότητας, έχω καταλήξει να εκτιμώ τα οφέλη μιας προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω, όπου ξεκινάμε από τα πιο πεζά επίπεδα τρεχουσών δραστηριοτήτων και δεσμεύσεων. Κατά τη γνώμη μου, ο πιο σωστός τρόπος εργασίας πρέπει να είναι «από πάνω προς τα κάτω», δηλ. πρώτα ορίζοντας προσωπικές και εταιρικές αποστολές, αποσαφήνιση στόχων και, στη συνέχεια, επικέντρωση στις λεπτομέρειες της υλοποίησης. Ωστόσο, το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναι τόσο βυθισμένοι στη ρουτίνα των καθημερινών υποχρεώσεων που τους είναι αρκετά δύσκολο να συγκεντρωθούν σε κάτι μεγαλύτερο και πολλά υποσχόμενο. Επομένως, μια προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω είναι συνήθως πιο αποτελεσματική.

Η διατήρηση της ροής σας υπό έλεγχο - η συμβολή σας και η συνείδησή σας - θα σας βοηθήσει να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να επεκτείνετε καλύτερα τις δυνατότητές σας. Θα ανοίξει μια ροή δημιουργικής ενέργειας, η οποία θα ανεβάσει το επίπεδο συγκέντρωσης σας σε νέα ύψη και θα αυξηθεί η εμπιστοσύνη σας στην ικανότητά σας να υλοποιήσετε δημιουργικές ιδέες. Ένα αίσθημα ελευθερίας και έμπνευσης έρχεται σε εκείνους τους ανθρώπους που σηκώνουν τα μανίκια τους και τηρούν αυτόν τον κανόνα.

Θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι να φτάσετε σε ένα υψηλότερο επίπεδο εστιασμένης σκέψης εάν τα εργαλεία οργάνωσης της εργασίας σας γίνουν μέρος του στυλ σας. Υπάρχουν πολύ πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε από τις εισερχόμενες πληροφορίες σας, ωστόσο, εάν η αυτοοργάνωσή σας δεν είναι ακόμη αρκετά αποτελεσματική ακόμη και σε αυτό το επίπεδο, τότε η ενασχόληση με υποψήφιους πελάτες είναι σαν να προσπαθείτε να κολυμπήσετε με φαρδιά ρούχα.

Πολλά από τα στελέχη με τα οποία δούλεψα όλη μέρα καθαρίζοντας τα γραφεία τους από κάθε είδους «πράγματα» εμπνεύστηκαν πραγματικά όλη τη βραδιά που ακολούθησε, δημιουργώντας μια πλημμύρα ιδεών και οραμάτων για το μέλλον τους και το μέλλον των εταιρειών τους. Αυτό συμβαίνει αυτόματα ως αποτέλεσμα της ενεργοποίησης κολλημένων έργων.

Διαχείριση «κάθετης» και «οριζόντιας» δράσης

Είναι απαραίτητο να ελέγχονται οι υποχρεώσεις, τα έργα και οι ενέργειες με δύο τρόπους - «οριζόντιο» και «κάθετο». Ο "οριζόντιος" έλεγχος διατηρεί συνδεδεμένες όλες τις διαδικασίες στις οποίες εμπλέκεστε. Φανταστείτε ότι η συνείδησή σας σαρώνει συνεχώς ο κόσμοςσαν ραντάρ της αστυνομίας? κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να καθυστερήσει σε ένα από τα χίλια διαφορετικά σημεία που προσελκύουν ή απαιτούν την προσοχή σας: το φαρμακείο, η οικονόμος, η θεία Μάρθα, ο στρατηγικός σχεδιασμός, το μεσημεριανό γεύμα, ένα φυτό εσωτερικού χώρου που μαραίνεται, ένας δυσαρεστημένος πελάτης, τα ακάθαρτα παπούτσια. Πρέπει να αγοράσετε γραμματόσημα, να κλείσετε δωμάτιο ξενοδοχείου, να ακυρώσετε μια συνάντηση, να παρακολουθήσετε μια ταινία το βράδυ. Μπορεί να εκπλαγείτε από τον αριθμό των πραγμάτων που πρέπει να σκεφτείτε και να κάνετε σε μια μέρα. Χρειάζεσαι καλό σύστημα, που μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε όσο το δυνατόν περισσότερα από αυτά τα πράγματα, δίνοντάς σας τις πληροφορίες που χρειάζεστε για οποιοδήποτε αντικείμενο μόλις το χρειαστείτε και επιτρέποντάς σας να μεταβείτε από το ένα πράγμα στο άλλο γρήγορα και εύκολα.

Ο «κάθετος» έλεγχος, αντίθετα, ελέγχει τη σκέψη από πάνω προς τα κάτω για μεμονωμένες εργασίες και έργα. Για παράδειγμα, το εσωτερικό σας «ραντάρ της αστυνομίας» σταματά στις επόμενες διακοπές σας, τις οποίες συζητήσατε εσείς και ο σύζυγός σας στο δείπνο: πού και πότε θα πάτε, τι θα κάνετε εκεί, πώς να προετοιμαστείτε για το ταξίδι κ.λπ. ή εσείς και το αφεντικό σας πρόκειται να κάνετε κάποια αναδιοργάνωση του τμήματος. ή θέλετε να συγκεντρώσετε τις σκέψεις σας πριν από ένα επερχόμενο τηλεφώνημα με έναν πελάτη. Αυτό είναι "σχεδιασμός έργου" σε με ευρεία έννοια, πρόκειται για συγκέντρωση σε έναν και μόνο στόχο, κατάσταση, άτομο και την προδιαγραφή όλων όσων συνδέονται με αυτόν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, είτε πρόκειται για ιδέες, προτεραιότητες, λεπτομέρειες ή αλληλουχία γεγονότων - με μια λέξη, όλα όσα μπορεί να χρειαστεί να λύσετε το πρόβλημα, τουλάχιστον αυτή τη στιγμή.

Ο σκοπός της οριζόντιας και κάθετης διαχείρισης είναι ο ίδιος: να καθαρίσει το μυαλό και να ολοκληρώσει τις εργασίες. Η καλή διαχείριση δραστηριοτήτων σάς επιτρέπει να παραμένετε άνετοι στη δίνη της δουλειάς και της ζωής, ενώ η σωστή εστίαση σε μεμονωμένα έργα σας βοηθά να αποκτήσετε σαφήνεια και να παρακολουθείτε όλα όσα χρειάζεστε.

Η κύρια αλλαγή: να βγάλεις τα πάντα από το μυαλό σου

Είναι αδύνατο να πετύχεις το αίσθημα ηρεμίας και ελέγχου της κατάστασης που υποσχέθηκα αν κρατήσεις τα πάντα στο κεφάλι σου. Στη συνέχεια, θα ανακαλύψετε ότι οι μεμονωμένες συμπεριφορές που περιγράφονται σε αυτό το βιβλίο είναι αυτό που ήδη κάνετε. Η διαφορά μεταξύ αυτού που κάνω εγώ και αυτού που κάνουν οι άλλοι είναι ότι οργανώνω το εκατό τοις εκατό των «πράξεων» χρησιμοποιώντας τα εργαλεία οργάνωσης που έχω στο χέρι, όχι στο κεφάλι σου. Και αυτός ο κανόνας ισχύει για όλα τα θέματα - μικρά ή μεγάλα, προσωπικά ή επαγγελματικά, επείγοντα ή μη. Για όλα.

Είμαι σίγουρος ότι αργά ή γρήγορα, στο έργο ή στη ζωή σου, θα έρθει μια κατάσταση όταν εσύ πρέπεικάτσε για κάνοντας μια λίστα. Αν είναι αυτό που συνέβη, τότε εδώ είναι το σημείο εκκίνησης για το οποίο μιλάω. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι κάθονται να κάνουν μια λίστα μόνο όταν υπάρχει αφόρητη ποσότητα πραγμάτων να κάνουν και αναγκάζονται, στο τέλος, να κάνουν τουλάχιστον κάτι γι' αυτό. Συνήθως κάνουν μια λίστα που καλύπτει μόνο τη συγκεκριμένη περιοχή που τους ανησυχεί περισσότερο. Αν όμως έχετε συντάξει μια λίστα που καλύπτει ολόκληρη την εικόνα της ζωής (και όχι μόνο τα πιο επείγοντα θέματα), τότε αυτό το επίπεδο διαχείρισης αντιστοιχεί σε μια «μαύρη ζώνη» στο καράτε.

Προσπαθώ να παίρνω διαισθητικές αποφάσεις με βάση τα διαθέσιμα επιχειρήματα, αντί να σκέφτομαι τα ίδια τα επιχειρήματα. Πρέπει να σκεφτώ τα πάντα μια φορά και να αποθηκεύσω τα αποτελέσματα σε ασφαλές μέρος. Δεν μου αρέσει να χάνω χρόνο σκεπτόμενοι πράγματα περισσότερες από μία φορές. Αυτό είναι απλώς μια αναποτελεσματική χρήση δημιουργικής ενέργειας, πηγή κούρασης και άγχους.

Και δεν θα μπορείτε να παραποιήσετε αυτή τη διαδικασία σκέψης. Το μυαλό σας θα συνεχίσει να εργάζεται σε πράγματα που βρίσκονται σε κενό. Αλλά υπάρχουν επίσης όρια στον αριθμό των ανεπίλυτων προβλημάτων που μπορεί να περιστρέφονται στο κεφάλι σας μέχρι να εκραγεί.

Το μέρος του μυαλού σας που ονομάζεται βραχυπρόθεσμη μνήμη - αυτό είναι το μέρος που καταφέρνει να κρατήσει σε όλη την ημιτελή δουλειά: μη ληφθείσες αποφάσεις και μη οργανωμένα "πράγματα" - λειτουργεί σαν τη μνήμη τυχαίας πρόσβασης του υπολογιστή σας (RAM: Μνήμη τυχαίας πρόσβασης, τυχαία πρόσβαση μνήμη). Η συνείδησή σας, όπως μια οθόνη υπολογιστή, είναι απλώς ένα εργαλείο συγκέντρωσης, όχι μια εγκατάσταση αποθήκευσης δεδομένων. Μπορείτε να σκεφτείτε μόνο δύο ή τρία πράγματα τη φορά. Αλλά οι ημιτελείς εργασίες θα αποθηκευτούν σε χώρο βραχυπρόθεσμης μνήμης. Ακριβώς όπως η μνήμη RAM, αυτός ο χώρος έχει περιορισμένη χωρητικότητα και αν αποθηκεύσετε πάρα πολλά εκεί, μέρος του εγκεφάλου σας θα λειτουργεί με υψηλή ταχύτητα. Πολλοί άνθρωποι διατηρούν τη "RAM" σε εκρηκτική κατάσταση. Είναι εντελώς αναστατωμένοι, η ικανότητά τους να συγκεντρώνονται είναι μειωμένη λόγω της δικής τους ψυχικής υπερφόρτωσης.

Για παράδειγμα, τα τελευταία λεπτά, ο εγκέφαλός σας έχει αλλάξει κάτι που δεν έχει καμία σχέση με αυτό που διαβάζετε εδώ; Μπορεί. Για τι ακριβώς; Πιθανότατα σε κάποιους ανοιχτή ερώτηση, για κάποια ημιτελή δουλειά. Και αυτή η πολύ ημιτελής δουλειά βγήκε από τα βάθη της μνήμης RAM της συνείδησής σας και σας φώναξε, θυμίζοντάς σας τον εαυτό της - αυτό είναι όλο. Τι μπορείτε να κάνετε για αυτό; Αν δεν το καταγράψετε σε ένα αξιόπιστο σύστημα που θα το ελέγχετε οπωσδήποτε περιοδικά, πιθανότατα θα είναι δικό σας. ενόχληση. Είναι αλήθεια ότι αυτή δεν είναι η πιο αποτελεσματική γραμμή συμπεριφοράς: καμία πρόοδος, η ένταση έχει αυξηθεί.

Το πραγματικά σοβαρό πρόβλημα είναι ότι το μυαλό σας συνεχίζει να σας υπενθυμίζει πράγματα που πρέπει να κάνετε όταν ούτως ή άλλως δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα για αυτά. Η συνείδηση δεν κάνει καμία διαφορά ανάμεσα στο παρελθόν ή το μέλλον. Μόλις ορίσετε μια εργασία και τη βάλετε στη μνήμη RAM, κάποιο μέρος σας θα το κάνει συνεχώςΣκέψου το. Ό,τι αποφασίσετε να κάνετε θα θεωρηθεί απαραίτητη ενέργεια από τη συνείδησή σας. τώρα αμέσως. Ειλικρινά, από τη στιγμή που έχετε στο μυαλό σας 2 εργασίες που πρέπει να κάνετε, γίνεται προσωπική σας αποτυχία - δεν μπορείτε να κάνετε και τις δύο ταυτόχρονα. Αυτό δημιουργεί έναν παράγοντα διάχυτου στρες, η πηγή του οποίου δεν μπορεί να εξαλειφθεί.

Πολλοί άνθρωποι βρίσκονται σε αυτή την κατάσταση για τόσο καιρό που έχει γίνει ο κανόνας για αυτούς και δεν γίνεται αντιληπτός. Είναι σταθερό, όπως η βαρύτητα - όσοι υπόκεινται σε τέτοιο άγχος δεν το υποπτεύονται καν. Ο μόνος τρόπος για να μάθουμε πόση πίεση δέχονταν ήταν να το ξεφορτωθούν και να νιώσουν εντελώς διαφορετικά. Μπορείτε να απαλλαγείτε από τέτοιο άγχος; Ποντάρουμε; Το υπόλοιπο βιβλίο θα σας πει πώς.

Εισαγωγή

Καλώς ήρθατε σε ένα χρυσωρυχείο στρατηγικών για να μάθετε πώς να έχετε περισσότερη ενέργεια, να μάθετε πώς να χαλαρώνετε και να κάνετε περισσότερα πράγματα με λιγότερη προσπάθεια. Εάν, όπως εγώ, αγαπάτε να κάνετε τα πράγματα και να τα κάνετε καλά, αλλά θέλετε επίσης να μην χάσετε το γούστο σας για τη ζωή, κάτι που φαίνεται εντελώς απίθανο και ακόμη και εντελώς αδύνατο με τέτοιους όγκους δουλειάς. Δεν υπάρχει λόγος να δοθεί τελεσίγραφο «ή-ή». Είναι πραγματικά δυνατό να κάνετε μια εξαιρετική δουλειά και να ζήσετε ευτυχισμένα στον συνηθισμένο, καθημερινό σας κόσμο.
Υποθέτω ότι η αποτελεσματικότητα είναι καλό πράγμα. Ίσως αυτό που κάνετε είναι σημαντικό, ενδιαφέρον ή χρήσιμο, ή ίσως απλά πρέπει να γίνει με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Στην πρώτη περίπτωση, θέλετε να έχετε τη μέγιστη δυνατή απόδοση του χρόνου και της προσπάθειάς σας. Στο δεύτερο, θέλετε να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα το συντομότερο δυνατό, χωρίς να αφήσετε ενοχλητικές ουρές.
Και ό,τι κι αν κάνετε, πιθανότατα θα ήσασταν πιο άνετα σε μια χαλαρή κατάσταση, σίγουροι ότι ό,τι κι αν κάνετε αυτή τη στιγμή είναι ακριβώς αυτό που αξίζει να κάνετε. Είτε πίνετε μια μπύρα με τους συναδέλφους σας μετά τη δουλειά, είτε σηκώνεστε στη μέση της νύχτας για να παρακολουθήσετε το μωρό σας που κοιμάται, απαντάτε σε ένα email ή πείτε λίγα λόγια για τη ζωή με έναν πιθανό πελάτη μετά από μια επαγγελματική συνάντηση, αυτό ακριβώς είναι θα έπρεπε να κάνεις.
Ο κύριος σκοπός της συγγραφής αυτού του βιβλίου είναι να σας μάθει να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί και χαλαροί, είτε το θέλετε είτε το χρειάζεστε.
Εδώ και πολύ καιρό, όπως ίσως και εσείς, έψαχνα για απαντήσεις στις ερωτήσεις του τι να κάνω, πότε να το κάνω και πώς να το κάνω. Και μετά από περισσότερα από είκοσι χρόνια έρευνας και εφαρμογής νέων και νέων μεθόδων προσωπικής και οργανωτικής αποτελεσματικότητας, μετά από χρόνια έρευνας και εμπειρίας στον εαυτό μου, μπορώ να πω ότι δεν υπάρχει ούτε μια καθολική λύση στο πρόβλημα. Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα όπως ένα λογισμικό, ένας σούπερ προσωπικός προγραμματιστής ή ένας προσωπικός ρυθμιστής εργασιών και στόχων που θα οργανώσει την ημέρα, την εβδομάδα και ολόκληρη τη ζωή σας. Επιπλέον, μόλις ανεβάσετε την αποτελεσματικότητά σας σε υψηλότερο επίπεδο, θα ανοίξει για εσάς ένας νέος ορίζοντας δημιουργικών στόχων, για τους οποίους δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε μια απλή φόρμουλα για να τον πετύχετε.
Εάν δεν υπάρχουν σαφείς συνταγές για τη βελτίωση της προσωπικής οργάνωσης και της αποτελεσματικότητας, τότε υπάρχουν συνταγές που θα συμβάλουν σε αυτή τη βελτίωση. Χρόνο με το χρόνο, καθώς δούλευα με τον εαυτό μου, έβρισκα όλο και πιο σημαντικά πράγματα στα οποία έπρεπε να επικεντρωθώ, πράγματα να φοβάμαι και πράγματα να κάνω. Ανακάλυψα επίσης απλές διαδικασίες που θα μπορούσε ο καθένας από εμάς να μάθει να χρησιμοποιεί, οι οποίες θα βελτίωναν πολύ την ικανότητά μας να χρησιμοποιούμε ενεργά και εποικοδομητικά τις πραγματικότητες του σήμερα.
Το αποτέλεσμα είναι μια συλλογή ανακαλύψεων για περισσότερες από δύο δεκαετίες σχετικά με την προσωπική παραγωγικότητα - ένας οδηγός για τη μεγιστοποίηση των εργασιακών αποτελεσμάτων και την ελαχιστοποίηση της προσπάθειας, όλα σε έναν κόσμο όπου ο όγκος της εργασίας αυξάνεται σταθερά και οι εργασίες είναι όλο και πιο νεφελώδεις. Πέρασα πολλές ώρες με ανθρώπους στο χώρο εργασίας τους, βοηθώντας τους να οργανώσουν τη ροή εργασίας τους. Οι μέθοδοι που ανακάλυψα έχουν αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματικές σε όλους τους τύπους εταιρειών, σε όλα τα επίπεδα εργασίας, σε όλες τις κουλτούρες, και ήταν ακόμη και χρήσιμες στο σπίτι και στο σχολείο. Μετά από είκοσι χρόνια εκπαίδευσης με μερικούς παγκοσμίου φήμης επαγγελματίες, έχω μάθει με βεβαιότητα ότι ο κόσμος πραγματικά δεν έχει αρκετές από αυτές τις μεθόδους.
Οι διευθυντές θα ήθελαν να ενσταλάξουν στους εαυτούς τους και στους υφισταμένους τους τη φόρμουλα «παρέχω, ανεξάρτητα από το τι» ως βασικό πρότυπο. Γνωρίζουν, όπως και εγώ, ότι πίσω από κλειστές πόρτες, μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας, υπάρχουν αναπάντητες κλήσεις, αδιάθετες εργασίες, ανεπεξέργαστες πληροφορίες από επαγγελματικές συναντήσεις και διαπραγματεύσεις, ανεκπλήρωτες προσωπικές ευθύνες και καμιά δεκαριά επιστολές που δεν αναλήφθηκαν καν. Οι περισσότεροι από αυτούς τους επιχειρηματίες είναι αρκετά επιτυχημένοι γιατί οι κρίσεις που πρέπει να ξεπεράσουν και οι ευκαιρίες που τους ανοίγονται είναι πολύ μεγαλύτερες από τα προβλήματα που αφήνουν στην τύχη ή δημιουργούν οι ίδιοι στα γραφεία και στα χαρτοφυλάκια τους. Αλλά: μας έχει δοθεί ο ρυθμός των επιχειρήσεων και της ζωής σήμερα, το πώς να τα ισορροπήσουμε είναι ακόμα ένα ερώτημα.
Από τη μια πλευρά, χρειαζόμαστε δοκιμασμένες τεχνικές για να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να εστιάσουν όλη τους την ενέργεια αντί να την αφήσουν να χαθεί σε μικρές περισπασμούς. Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ατμόσφαιρα εργασίας στην οποία οι πιο πολυάσχολοι εργαζόμενοι θα προστατεύονται αξιόπιστα από το άγχος. Χρειάζεστε ένα θετικό στυλ εργασίας, που να προσελκύει και να διατηρεί τα καλύτερα και πιο έξυπνα άτομα στην εταιρεία. Τέτοιες πληροφορίες αξίζουν το βάρος τους σε χρυσό στους οργανισμούς. Το χρειαζόμαστε επίσης στο σχολείο, όπου τα παιδιά μας δεν διδάσκονται ακόμη να εργάζονται με πληροφορίες, να εστιάζουν στα αποτελέσματα και σε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν για να το επιτύχουν. Και για τον καθένα μας ξεχωριστά - είναι επίσης πολύ χρήσιμο - θα μπορούσαμε να μάθουμε να αξιοποιούμε πλήρως τις ευκαιρίες που μας παρέχονται για να βελτιωθούμε και να είμαστε χρήσιμοι.
Η δύναμη, η απλότητα και η αποτελεσματικότητα για τις οποίες μιλάω στο βιβλίο βιώνονται καλύτερα σε πραγματικό χρόνο και στον πραγματικό κόσμο. Το βιβλίο στοχεύει να δομήσει τη δυναμική τέχνη της διαχείρισης ροής εργασιών και της προσωπικής παραγωγικότητας. Έχω οργανώσει τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε να σας παρέχω μια εμπνευσμένη επισκόπηση, αλλά και να σας αφήσω να νιώσετε αμέσως τα αποτελέσματα. Το βιβλίο χωρίζεται σε τρία μέρη. Το πρώτο μέρος περιγράφει ολόκληρο το παιχνίδι, περιέχει μια σύντομη επισκόπηση του συστήματος και μια εξήγηση της μοναδικότητάς του και παρουσιάζει τις κύριες μεθοδολογίες με πολύ γενικούς όρους. Το δεύτερο μέρος μιλάει για τον τρόπο χρήσης του συστήματος. Αυτή είναι η εκπαίδευσή σας: βήμα προς βήμα, σιγά σιγά, θα μάθετε να εφαρμόζετε τα μοντέλα. Το τρίτο μέρος το ανεβάζει ακόμα πιο ψηλά - περιγράφει τα πιο σημαντικά και σημαντικά αποτελέσματα που μπορείτε να επιτύχετε εάν κάνετε αυτές τις μεθοδολογίες και μοντέλα αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς και της ζωής σας.
Σας συνιστώ να ενεργήσετε με βάση την αρχή "ακριβώς από το ρόπαλο" - δοκιμάστε το υλικό μόνοι σας, όχι απλώς να πιστεύετε, αλλά και να ελέγξετε ότι αυτές οι μέθοδοι όχι μόνο μπορούν, αλλά πρέπει να χρησιμοποιηθούν από εσάς προσωπικά. Και κάτι ακόμα - θέλω να καταλάβετε ότι όλα όσα προτείνω είναι πραγματικά απλά. Αυτό δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες, γιατί ξέρετε ήδη πώς να συγκεντρώνεστε, να γράφετε πράγματα, να λαμβάνετε αποφάσεις για αποτελέσματα και ενέργειες, να αναθεωρείτε θέσεις και να κάνετε επιλογές. Θα δείτε ότι πολλά από αυτά που κάνατε ενστικτωδώς και διαισθητικά είναι σωστά, και θα σας δώσω την ευκαιρία να μεταφέρετε αυτές τις δεξιότητες σε νέα επίπεδα αποτελεσματικότητας. Θέλω να σας ενθαρρύνω να τα συνδυάσετε όλα αυτά και να τα αποδεχτείτε ως ένα νέο μοντέλο συμπεριφοράς που θα γίνει φάρος για εσάς.
Στις σελίδες του βιβλίου αναφέρομαι συχνά στην εκπαίδευση και τα σεμινάρια μου. Τα τελευταία είκοσι χρόνια εργάστηκα ως σύμβουλος διαχείρισης, δουλεύοντας τόσο μόνος όσο και σε μικρές ομάδες. Η δουλειά μου ήταν να διεξάγω ιδιωτική εκπαίδευση παραγωγικότητας και εργαστήρια σχετικά με τις τεχνικές που παρουσιάζονται εδώ. Οι συνάδελφοί μου και εγώ έχουμε εκπαιδεύσει περισσότερους από χίλιους ανθρώπους ιδιωτικά, εκατοντάδες χιλιάδες επαγγελματίες και έχουμε πραγματοποιήσει αρκετές εκατοντάδες σεμινάρια - αυτή είναι η εμπειρία από την οποία θα αντλήσω παραδείγματα. Η υπόσχεση διατυπώθηκε σωστά από έναν από τους πελάτες μου. Έγραψε: «Άρχισα να χρησιμοποιώ τις μεθόδους σε αυτό το πρόγραμμα και μου έσωσε τη ζωή, αλλά όταν το έκανα συνήθεια, άλλαξε τη ζωή μου. Αυτό είναι ένα εμβόλιο ενάντια στον καθημερινό αγώνα ζωής και θανάτου, όταν «το έργο έπρεπε να είχε ολοκληρωθεί χθες» και ένα αντίδοτο στην ανισορροπία που πολλοί άνθρωποι δημιουργούν για τον εαυτό τους».

Μέρος πρώτο. Η τέχνη της ολοκλήρωσης των εργασιών

Κεφάλαιο 1. Νέες μέθοδοι για μια νέα ζωή

Η κατάσταση όταν ένα άτομο έχει μια τεράστια λίστα εργασιών που κρέμεται από πάνω του και ταυτόχρονα καταφέρνει να διατηρήσει ένα φρέσκο κεφάλι, μια θετική αίσθηση ηρεμίας και να εργάζεται παραγωγικά είναι αρκετά πραγματική. Αυτός είναι ένας υπέροχος τρόπος ζωής και εργασίας, επιτυγχάνοντας υψηλό επίπεδο αποτελεσματικότητας. Πρόσφατα, αυτό έχει γίνει ένα στυλ εργασίας που απαιτείται από επιτυχημένους ειδικούς υψηλής ποιότητας. Γνωρίζετε ήδη τι και πώς πρέπει να κάνετε για να πετύχετε αυτό το επίπεδο. Ωστόσο, εάν είστε μέρος της πλειοψηφίας, πρέπει να εφαρμόσετε αυτή τη γνώση σε συντομότερο χρονικό πλαίσιο και με σαφή, συστηματικό τρόπο, ώστε να μπορείτε να φτάσετε στην κορυφή αντί να παρασυρθείτε κάπου στο κάτω μέρος. Αν και η μέθοδος και η τεχνολογία που περιγράφονται στο βιβλίο είναι κοινή λογική και προορίζονται για πρακτική εφαρμογή, οι περισσότεροι άνθρωποι εξακολουθούν να υπόκεινται σε κοινές εργασιακές συνήθειες που πρέπει να αλλάξουν πριν από τη χρήση του συστήματος. Είναι απαραίτητο να κάνετε μικρές προσαρμογές στον τρόπο που ξεκαθαρίζετε και οργανώνετε τις εργασίες που σας απασχολούν.

Το άγχος προκαλείται από έλλειψη οργάνωσης, προετοιμασίας και δράσης.

Όλες οι μέθοδοι που παρουσιάζονται εδώ βασίζονται σε δύο βασικούς στόχους:

1. Συλλέξτε όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν τώρα, αργότερα, κάποια μέρα, μεγάλα, μικρά ή σχετικά σε ένα λογικό σύστημα, αλλά όχι στο μυαλό σας.

Αυτό το βιβλίο περιέχει μια δοκιμασμένη μέθοδο για επαγγελματική οργάνωση ροής εργασιών. Αποδεδειγμένα εργαλεία, κόλπα, τεχνικές και αμυχές καλύπτονται εδώ. Όπως θα δείτε αργότερα, όλες οι αρχές και οι μέθοδοι ισχύουν για οτιδήποτε κάνετε, τόσο στην καθημερινή ζωή όσο και στην εργασία. Όπως πολλοί από τους προκατόχους σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό που περιγράφω ως ένα διαρκές δυναμικό στυλ στη δουλειά σας και στον κόσμο σας. Ή, και πάλι όπως πολλοί, μπορείτε απλά να το χρησιμοποιήσετε για να επιστρέψετε σε πιο αυστηρή λειτουργία ελέγχου όταν αισθάνεστε ότι το χρειάζεστε.

Πρόβλημα: Οι νέες απαιτήσεις δημιουργούν έλλειψη πόρων.

Η εργασία πλέον δεν έχει ξεκάθαρα όρια.
Ο κύριος λόγος για το αυξανόμενο άγχος είναι ότι η ίδια η φύση της εργασίας έχει αλλάξει επανάσταση, ενώ οι δεξιότητες και οι δυνατότητές μας έχουν παραμείνει ίδιες. Μόλις στο δεύτερο μισό του εικοστού αιώνα, αυτό που σήμαινε «εργασία» μετατράπηκε από τις έννοιες των γραμμών συναρμολόγησης και όλων των ειδών κινητικών ενεργειών σε αυτό που εξέφρασε τόσο συνοπτικά ο Peter Drucker με τη φράση «η εργασία του μυαλού». Τα χωράφια πρέπει να οργώνονται, τα αυτοκίνητα να επισκευάζονται, τα κουτιά να πακετάρουν, οι αγελάδες να αρμέγονται. Ήξερες ακριβώς τι δουλειά έπρεπε να γίνει - μπορούσες να δεις το αποτέλεσμα. Και ήταν αρκετά εμφανές πότε το έργο ήταν στο ενδιάμεσο στάδιο και πότε είχε ήδη ολοκληρωθεί.

Ο χρόνος είναι ένας μηχανισμός που εμποδίζει όλα τα γεγονότα να συμβαίνουν ταυτόχρονα.
Ωστόσο, πρόσφατα αυτός ο μηχανισμός φαίνεται να έχει χαλάσει...

Σήμερα, οι περισσότεροι από εμάς δεν έχουμε ιδέα για τα πραγματικά όρια των έργων μας. Οι περισσότεροι άνθρωποι που γνωρίζω έχουν τουλάχιστον μισή ντουζίνα εργασίες σε αναμονή ανά πάσα στιγμή, που σημαίνει ότι έχουν έως και μισή ντουζίνα εργασίες για να ολοκληρώσουν «αυτή τη στιγμή». Αλλά ακόμα κι αν προσπαθούσαν να τους εκπληρώσουν για το υπόλοιπο της ζωής τους, δεν θα κατάφερναν να πετύχουν ένα λαμπρό αποτέλεσμα. Ίσως και εσείς να έχετε αντιμετωπίσει παρόμοιο πρόβλημα. Πόσο εποικοδομητικό θα μπορούσε να είναι το συνέδριο; Πόσο αποτελεσματικό θα είναι το εκπαιδευτικό πρόγραμμα; Τι εμπνευσμένο αντίκτυπο θα έχει το δοκίμιο που γράφετε τώρα; Πώς να παρακινήσετε μια συνάντηση προσωπικού; Πόσο λειτουργική θα είναι η αναδιοργάνωση; Μια τελευταία ερώτηση: πόσες ακριβώς σχετικές πληροφορίες πρέπει να παρέχονται για να ολοκληρωθεί το έργο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο; Απαντήσεις: ένας μεγάλος αριθμός? εύκολα προσβάσιμο ή τουλάχιστον δυνητικά κατάλληλο· μέσω του Διαδικτύου.

Σχεδόν κάθε έργο μπορεί να γίνει καλύτερα και η διαθεσιμότητα πληροφοριών συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό σε αυτό.

Από την άλλη πλευρά, η απουσία ορίων προκαλεί περισσότεροδουλειά.
Πολλές από τις σημερινές οργανωτικές προκλήσεις απαιτούν διασταυρούμενη επικοινωνία, συνεργασία και συμμετοχή. Οι τάξεις των εργαζομένων στο γραφείο λιγοστεύουν, και μαζί τους η πολυτέλεια να μην χρειάζεται να δεχόμαστε ή να διαβάζουμε γράμματα από το τμήμα μάρκετινγκ και - ένας Θεός ξέρει - τι άλλα τμήματα φεύγει.

Η δουλειά μας συνεχίζει να αλλάζει.
Τα αυξανόμενα όρια των έργων και της εργασίας γενικότερα προκαλούν τον εργαζόμενο. Τώρα όμως πρέπει να λάβουμε υπόψη και το διευρυμένο φάσμα των αρμοδιοτήτων μας. Σε σεμινάρια, ρωτάω συχνά: «Πόσοι από εσάς στη δουλειά κάνετε μόνο αυτό που σας προσέλαβαν;» Τα σηκωμένα χέρια στο κοινό είναι κάτι σπάνιο. Τα όρια της εργασίας μπορεί να είναι πολύ ασαφή, αλλά αν αντιμετωπίσατε μια σαφώς καθορισμένη εργασία, θα πρέπει να γράψετε: τι ακριβώς πρέπει να κάνετε - πόσο και σε ποιο επίπεδο - φυσικά.
Ωστόσο, τέτοιοι τυχεροί είναι λίγοι. Υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό:

1. Φαίνεται ότι οι εταιρείες για τις οποίες εργαζόμαστε αλλάζουν καθημερινά τους στόχους, τα προϊόντα, τους συνεργάτες, τους πελάτες, τις αγορές τεχνολογίας και τους μετόχους τους. Και όλα αυτά φυσικά επηρεάζουν δομές, μορφές, ρόλους και ευθύνες.

2. Σήμερα, ο μέσος εργαζόμενος έχει πολύ περισσότερη ελευθερία από ποτέ. Μπορεί να αλλάζει καριέρα τόσο συχνά όσο οι γονείς του άλλαξαν δουλειά. Και ακόμη και οι εργαζόμενοι στα σαράντα και στα πενήντα τους προσπαθούν να τηρήσουν τις τελευταίες τάσεις. Τώρα οι στόχοι τους είναι πολύ περισσότερο σύμφωνοι με την πραγματικότητα - καλύπτονται από θέσεις όπως κάθε είδους «διεύθυνση» ή «εκτελεστική επέκταση» - αυτό σημαίνει απλώς ότι δεν πρόκειται να παραμείνουν σε αυτή τη θέση για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Δεν μπορούμε ποτέ να προετοιμαστούμε για κάτι νέο.
Πρέπει να προσαρμοστούμε, και κάθε προσαρμογή είναι μια δοκιμασία... περνάμε μια δοκιμασία, πρέπει να αποδείξουμε κάτι στον εαυτό μας.
Πρέπει να έχει κανείς ελεγχόμενη αυτοπεποίθηση για να δεχτεί τις αλλαγές χωρίς δισταγμό.

Έτσι, όλα είναι αρκετά ασαφή - ποια ακριβώς είναι η δουλειά μας ή τι είδους συναισθηματική, διανοητική και σωματική επένδυση μπορεί να αξίζει τον κόπο; Μας λείπει ένας τεράστιος όγκος πληροφοριών, κάνουμε αμέτρητες επαφές και παράγουμε περίπου τον ίδιο τεράστιο σωρό ιδεών και κάθε είδους συμφωνίες με τον εαυτό μας και τους άλλους. Αλλά δεν είμαστε τόσο έξυπνοι ώστε να ασχολούμαστε με όλες αυτές τις εσωτερικές και εξωτερικές τριβές.

Εάν είστε ελεύθεροι να αποφασίσετε ποιο βήμα θα κάνετε, τότε έχετε επίσης την ευθύνη να διασφαλίσετε ότι αυτό το βήμα είναι το σωστό.

Οι παλιές μέθοδοι και οι δεξιότητες δεν αρκούν.
Ούτε η κλασική μας εκπαίδευση, ούτε η παραδοσιακή διαχείριση χρόνου, ούτε η πληθώρα εργαλείων αυτο-οργάνωσης, όπως ένας organizer, το Microsoft Outlook ή η υπενθύμιση Palm, ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της εποχής. Εάν έχετε προσπαθήσει να χρησιμοποιήσετε κάποιο από τα παραπάνω, τότε πρέπει να έχετε πειστεί ότι όλα αυτά είναι εντελώς ακατάλληλα για την τρέχουσα ταχύτητα, την πολυπλοκότητα και τις μόνιμες αλλαγές στις προτεραιότητες σε αυτό που κάνετε. Σήμερα, όταν η ζωή είναι σε πλήρη εξέλιξη, και κυρίως πάνω από το κεφάλι, η ικανότητα να είσαι επιτυχημένος απαιτεί νέους τρόπους σκέψης - δεν υπάρχουν αρκετές νέες μέθοδοι, τεχνολογίες και δεξιότητες εργασίας για να μας βοηθήσουν να κατακτήσουμε τον κόσμο.

Οι άνεμοι και τα νερά πάντα βοηθούν τους ικανούς καπετάνιους.
Έντουαρντ Γκίμπον

Η παραδοσιακή προσέγγιση της διαχείρισης του χρόνου και της αυτοοργάνωσης ήταν σχετική στα παλιά χρόνια. Πραγματικά έδωσε πρακτικές συστάσεις σχετικά με την οργάνωση της εργασίας ακόμη και όταν μεταμορφωνόταν από τη γραμμή συντήρησης των γραμμών συναρμολόγησης σε ένα νέο είδος εργασίας όπου ήταν απαραίτητο να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με το τι να κάνει και πότε. Όταν ο ίδιος ο χρόνος έγινε μέσο παραγωγής, τα προσωπικά ημερολόγια έγιναν το κύριο εργαλείο εργασίας. (Πίσω στα τέλη της δεκαετίας του '80, πολλοί ειδικοί θεωρούσαν το ημερολόγιο τσέπης ως την κορυφή της αυτοοργάνωσης, αλλά ακόμα και σήμερα πολλοί άνθρωποι το θεωρούν το κύριο εργαλείο αυτοελέγχου). Μαζί με τη δειγματοληψία ( διακριτική) χρόνο, προέκυψε η ανάγκη να ληφθούν οι σωστές αποφάσεις για το τι πρέπει να κάνουμε. Οι λίστες προτεραιοτήτων ABC και οι λίστες υποχρεώσεων έγιναν βασικές τεχνικές που χρησιμοποιούσαν οι άνθρωποι για να τους βοηθήσουν να καταλάβουν τα πράγματα και να λάβουν ουσιαστικές, λογικές αποφάσεις.
Ίσως έχετε συνειδητοποιήσει ότι ένας προγραμματιστής, αν και πραγματικά σημαντικός, σας βοηθά να οργανώσετε μόνο ένα μικρό μέρος των δραστηριοτήτων σας. Και οι καθημερινές λίστες «to-do» και τα φύλλα προτεραιοτήτων αποδείχθηκαν ότι δεν ήταν σε θέση να αντεπεξέλθουν σε όλο τον όγκο των ετερογενών εργασιών που κάθε επαγγελματίας έχει να αντιμετωπίσει. Η εργάσιμη ημέρα πολλών ανθρώπων αποτελείται από δεκάδες, ακόμη και εκατοντάδες επιστολές, και δεν υπάρχει τρόπος να αγνοήσετε ένα μόνο αίτημα, ένα παράπονο ή μια μόνο παραγγελία. Πολύ λίγοι άνθρωποι μπορούσαν (ή έπρεπε) να οργανώσουν τις ευθύνες τους σε τρεις στήλες προτεραιότητας. A, B και C ή φτιάξτε μια λίστα με τις υποχρεώσεις, χωρίς να φοβάστε ότι το πρώτο τηλεφώνημα ή η εντολή του αφεντικού δεν θα δυσφημώόλο αυτό το σχέδιο.

Ναπολεόντεια σχέδια ενάντια στην καθημερινή μουντάδα.
Από την άλλη πλευρά, πολλά βιβλία διαχείρισης, τεχνικές, σεμινάρια και γκουρού προωθούν τη «μακροπρόθεσμη θέαση» ως λύση σε προβλήματα σε αυτόν τον τρελό κόσμο. Όταν ξεκαθαρίσετε τους στόχους και τις αξίες σας, η ίδια η συνείδησή σας θα αρχίσει να εκδίδει εντολές, κατευθύνοντας τη δουλειά σας προς τη σωστή κατεύθυνση. Στην πράξη, η άσκηση της σκέψης για τον στόχο δεν φέρνει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Έχω δει τέτοιες αποτυχημένες προσπάθειες περισσότερες από μία φορές. Και αυτό συνέβη για έναν από τους τρεις λόγους που αναφέρονται παρακάτω:

2. Τα αναποτελεσματικά συστήματα αυτοοργάνωσης δημιουργούν μια τεράστια υποσυνείδητη αποστροφή για την έναρξη νέων, ακόμη μεγαλύτερης κλίμακας έργων, τα οποία, πιθανότατα, θα οργανωθούν επίσης στην κόλαση και θα οδηγήσουν σε ακόμη μεγαλύτερη αναταραχή και άγχος.

3. Όταν οι μακροπρόθεσμες προτεραιότητες είναι ήδη ξεκάθαρες, μια ολόκληρη σειρά από δευτερεύουσες θέσεις εμφανίζονται από το πουθενά, υπενθυμίζοντας μας ότι πολύ περισσότερα πράγματα απαιτούν αλλαγή. Ήδη σε αυτό το στάδιο, αρχίζουμε να εκνευριζόμαστε από τον υπερβολικό αριθμό πραγμάτων που πρέπει να αναλάβουμε. Και η ουσία της δουλειάς, η ουσία, περιγράφεται στις πρώτες θέσεις της λίστας των προτεραιοτήτων. Οι προτεραιότητές μας! Το να εστιάσετε στις προτεραιότητες δεν θα σας βοηθήσει. Ναι, δίνουν σημασία και κατεύθυνση, αλλά δημιουργούν και επιπλέον δυσκολίες.

Η συγκέντρωση στις βασικές προτεραιότητες και αξίες είναι πραγματικά απαραίτητη, δεν έχω καμία αμφιβολία. Αυτό όμως δεν σημαίνει καθόλου ότι δεν χρειάζεται να γίνει τίποτα περισσότερο. Το αντίθετο - αυξάνει το ποντάρισμα σε ένα παιχνίδι που θα πρέπει να παίζεται κάθε μέρα. Για έναν διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, για παράδειγμα, η απόφαση να εργαστεί με θέματα ποιότητας της επαγγελματικής ζωής προκειμένου να προσελκύσει και να διατηρήσει έναν ταλαντούχο υπάλληλο δεν απλοποιεί το έργο.
Υπάρχει ένα σημαντικό κενό στη νέα κουλτούρα εργασίας της γνώσης μας - ένα σύστημα με μια λογική αλυσίδα μοντέλων συμπεριφοράς και εργαλείων που λειτουργούν αποτελεσματικά μόνο στο επίπεδο όπου η εργασία γίνεται στην πραγματικότητα. Αλλά στην πραγματικότητα, αυτό το σύστημα θα πρέπει να συνδυάζει τα αποτελέσματα μιας ματιάς σε προοπτική και λεπτομέρειες, τα πάντα, ακόμα και τα πιο μικρά. πρέπει να λαμβάνει υπόψη πολλαπλά επίπεδα προτεραιοτήτων· πρέπει να ελέγχει εκατοντάδες ροές νέων πληροφοριών που φτάνουν καθημερινά - πρέπει, τελικά, να απλοποιήσει τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών.

Υπόσχεση: «Έτοιμη κατάσταση» ενός πολεμικού καλλιτέχνη.

Φανταστείτε για λίγο τι θα συνέβαινε αν η αυτοοργάνωσή σας ήταν πραγματικά υπό συνεχή έλεγχο. Τι θα γινόταν αν μπορούσατε πραγματικά να δώσετε 100% προσοχή σε ό,τι κάνετε αυτή τη στιγμή, χωρίς περισπασμούς;
Και αυτό Μπορεί. Το να έχετε τον έλεγχο, να παραμένετε ήρεμοι και χαλαροί και να επιτύχετε πράγματα με νόημα με ελάχιστη προσπάθεια είναι όλα αυτά Πραγματικά. Η ικανότητά σας να κρατάτε μια κατάσταση υπό έλεγχο είναι ευθέως ανάλογη με την ικανότητά σας να χαλαρώνετε.
Εσείς μπορείςνα βιώσετε μόνοι σας αυτό που οι πολεμικοί καλλιτέχνες αποκαλούν «μια συνείδηση τόσο καθαρή όσο το νερό» και οι πρωταθλητές αθλητές αποκαλούν «η ζώνη», μέσα στον περίπλοκο κόσμο στον οποίο συμμετέχουμε όλοι. Στην πραγματικότητα, όλοι σας έχετε βιώσει αυτή την κατάσταση κατά καιρούς.

Στη ζωή, καταφέρνεις να δίνεις ελάχιστη σημασία σε όλα: είτε πλένεις παράθυρα είτε γράφεις ένα αριστούργημα...
Νάντια Μπουλανζέρ

Είναι μια διαδικασία εργασίας, πράξης και ύπαρξης όταν η συνείδηση είναι ξεκάθαρη και συμβαίνουν μόνο εποικοδομητικά πράγματα. Αυτή η κατάσταση μπορεί να επιτευχθεί από οποιονδήποτε, όποιος χρειάζεται να εργαστεί αποτελεσματικά στις δύσκολες συνθήκες της ζωής στον εικοστό αιώνα. Αυτή η κατάσταση θα γίνει σύντομα μια κοινή απαίτηση για τους επαγγελματίες που θέλουν να διατηρήσουν την ισορροπία και να επιτύχουν σημαντικά θετικά αποτελέσματα εργασίας.
Περιέγραψε ο κωπηλάτης παγκόσμιας κλάσης, ο Craig Lambert αίσθηση κρυστάλλινης συνείδησης:

Οι κωπηλάτες έχουν το δικό τους όνομα για την πολιτεία ελλείψει οποιασδήποτε αντίστασης: φυσικό εγκεφαλικό... Θυμηθείτε την παιδική απόλαυση της αιώρησης σε μια κούνια στην αυλή: την ευκολία κίνησης, την παρόρμηση που προέρχεται από την ίδια την κούνια. Η ταλάντευση μας μεταφέρει: δεν καταβάλλουμε καμία προσπάθεια. Αντλούμε τα πόδια μας για να πετάξουμε ψηλότερα, αλλά η βαρύτητα κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εμάς. Δεν καταβάλλουμε μεγάλη προσπάθεια· η περισσότερη δουλειά γίνεται από μόνη της. Το σκάφος σε μεταφέρει - σαν να θέλει να κινηθεί πιο γρήγορα. Το καθήκον μας είναι να συνεργαστούμε με το σκάφος - να σταματήσουμε επιτέλους να το σταματήσουμε, προσπαθώντας να επιταχύνουμε μόνοι μας. Η υπερβολική προσπάθεια θα επιβραδύνει το σκάφος. Η προσπάθεια γίνεται προσπάθεια και η προσπάθεια δυσφημεί τον εαυτό της. Οι καριεριστές (Social Climbers) προσπαθούν να γίνουν αριστοκράτες. Αλλά οι αριστοκράτες δεν προσπαθούν πλέον να κάνουν τίποτα - είναι ήδη αριστοκράτες. Είναι επίσης μια φυσική εξέλιξη - όλα γίνονται από μόνα τους.

Σύγκριση με κρυστάλλινη συνείδηση.
Υπάρχει ένα σύμβολο στο καράτε που υποδηλώνει μια θέση πλήρους ετοιμότητας: «κρυστάλλινη συνείδηση». Φανταστείτε να πετάτε βότσαλα σε νερό. Τι συμβαίνει με το νερό; Η απάντηση είναι: η κίνηση του νερού εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τη δύναμη της ρίψης και το μέγεθος του βότσαλου, και μετά γίνεται ξανά ήρεμο. Δεν θα υπάρχει σιντριβάνι, αλλά μην περιμένετε ούτε κύκλους στο νερό.
Στο καράτε τον πιο σημαντικό ρόλο παίζει η ταχύτητα του χτυπήματος και όχι η δύναμή του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι δεν μπορούν να μάθουν να σπάνε σανίδες και να χωρίζουν τούβλα με τα χέρια τους: αυτό δεν απαιτεί ωμή βία, αλλά μόνο τη δυνατότητα σωστής ρύθμισης της ταχύτητας. Αλλά τα τεταμένα χέρια δεν μπορούν να κάνουν γρήγορες κινήσεις. Έτσι, το τελευταίο στάδιο της εκπαίδευσης στις πολεμικές τέχνες απαιτεί όσο τίποτα άλλο ισορροπία και χαλάρωση. Η κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης και η ευελιξία είναι το πιο σημαντικό πράγμα.
Οτιδήποτε σας κάνει να αντιδράτε έντονα ή να αντιδράτε αδύναμα μπορεί να έχει επίδραση πάνω σας. Και το κάνει. Μια ανεπαρκής απάντηση σε ένα γράμμα, μια τεταμένη συζήτηση με το αφεντικό σας, με τους υφισταμένους σας, περιοδικά που δεν έχετε διαβάσει, σκέψεις για ημιτελή δουλειά που περιστρέφονται συνεχώς στο κεφάλι σας, παιδιά που μένουν χωρίς επίβλεψη - όλα αυτά θα οδηγήσουν σε χειρότερα αποτελέσματα από ό,τι περιμένατε. Οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να δίνουν περισσότερη ή λιγότερη προσοχή από όσο θα έπρεπε σε πράγματα που το αξίζουν, μόνο και μόνο επειδή δεν έχουν κρυστάλλινη διαύγεια σκέψης.

Εάν η συνείδησή σας είναι άδεια, είναι έτοιμη να δεχτεί τα πάντα ανά πάσα στιγμή, είναι ανοιχτή σε όλα.
Sbanry Suzuki

Μπορείτε να μπείτε στην «παραγωγική σας κατάσταση» όταν χρειάζεται;
Σκεφτείτε την τελευταία φορά που δουλέψατε παραγωγικά. Πιθανότατα, ένιωθες ότι ελέγχεις την κατάσταση, δεν ήσουν υπό πίεση, ήσουν συγκεντρωμένος σε αυτό που έκανες, ο χρόνος φαινόταν να πετούσε αμέσως (μήπως ήταν ώρα για φαγητό;) και ένιωθες ότι ήταν ουσιαστικό πιο κοντά στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Θα θέλατε να το επαναλάβετε; Και αν αισθάνεστε εντελώς, καλά, εντελώς λάθος - αισθάνεστε ότι έχετε χάσει τον έλεγχο της κατάστασης, είστε αναστατωμένοι, η προσοχή σας είναι διάσπαρτη, βαριέστε - μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτή την κατάσταση; Είναι τώρα που όλα όσα σε κάνουν να αντιδράς βίαια ή να αντιδράς νωχελικά μπορεί να σε κυριεύσει. Και αυτό το κάνει συχνά.

Εισαγωγή. Εισαγωγή Σύγκριση με κρυστάλλινη συνείδηση

Μέρος πρώτο. Η τέχνη της ολοκλήρωσης των εργασιών

Κεφάλαιο 1. Νέες μέθοδοι για μια νέα ζωή

Πρόβλημα: Οι νέες απαιτήσεις δημιουργούν έλλειψη πόρων.

Υπόσχεση: «Έτοιμη κατάσταση» ενός πολεμικού καλλιτέχνη.