Γιατί είναι δύσκολο να κρατάς τα πάντα στο μυαλό σου

Η βραχυπρόθεσμη μνήμη μας μοιάζει με τη μνήμη RAM του υπολογιστή - απαιτείται για να λειτουργεί με επείγουσες εργασίες και ο όγκος του είναι εξαιρετικά μικρός. Ταυτόχρονα, μπορούμε να επεξεργαστούμε κατά μέσο όρο και να δουλέψουμε καλά και καθόλου μόνο με 1-3. Ταυτόχρονα, ο όγκος των πληροφοριών που απαιτούν την προσοχή μας αυξάνεται συνεχώς. Ο David Allen, συγγραφέας του How To Get Things Done, επαναλαμβάνει, "Το μυαλό σας είναι να δημιουργείτε ιδέες και όχι να τις αποθηκεύετε." Και αυτός είναι ένας από τους στόχους της προσέγγισής του.

Σχετικά με τις εσωτερικές υποχρεώσεις

Σύμφωνα με τον συγγραφέα, η κύρια πηγή άγχους και αρνητικών συναισθημάτων είναι οι άλυτες ή παραβιασμένες υποχρεώσεις προς τον εαυτό του ή τους άλλους (στο αρχικό Allen τους αποκαλεί ανοιχτούς βρόχους). Οι καταθλιπτικές σκέψεις είναι ακόμη πιο δύσκολες από την επίγνωση του ποσού της δουλειάς που πρέπει να κάνουμε. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη σχέση μεταξύ γνωστικών συναρτήσεων, προγραμματισμού και εργασίας που βρίσκεται σε εξέλιξη και.

"Οποιαδήποτε δέσμευση του τύπου" πρέπει, θα μπορούσε ή πρέπει ", που είναι μόνο στο μυαλό, δημιουργεί μια παράλογη ένταση που δεν μπορεί να αφαιρεθεί, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα."

Ο Allen πιστεύει επίσης ότι, σε αντίθεση με τη χειρωνακτική εργασία, η πνευματική εργασία δεν έχει σαφή όρια. Και δεν είναι καν ότι μετά από μια κουραστική μέρα στο γραφείο, συνεχίζετε να σκέφτεστε να εργάζεστε από το σπίτι. Για την Allen, δεν υπάρχει καθόλου διάκριση μεταξύ εργασίας και αναψυχής. Σύμφωνα με τη λογική του, η εργασία είναι οτιδήποτε προσπαθούμε να φέρουμε την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων. Το κύριο πράγμα είναι να ξεκαθαρίσετε με σαφήνεια τα αποτελέσματα και να καθορίσετε τα βήματα για την επίλυσή τους πριν ορίσετε αυτές τις εργασίες σας.

Πώς να μάθετε να σκέφτεστε πιο καθαρά

Πρώτα απ 'όλα, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις εσωτερικές υποχρεώσεις. Η φιλοσοφία Getting Things Done (GTD) προϋποθέτει ότι ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης της εργασίας βασίζεται σε τρεις απλές αρχές.

Πρώτον, πρέπει να ελευθερώσετε το κεφάλι σας - συλλέξτε όλες τις ημιτελείς σκέψεις και εργασίες σε ένα εξωτερικό σύστημα που εμπιστεύεστε.

Τότε πρέπει να τους διευκρινίσετε - αποφασίστε τι να κάνετε με αυτές τις πληροφορίες.

Για να γινει αυτο.

Πέντε βήματα για την αποσαφήνιση δύσκολων εργασιών

1. Συλλογή

Συλλέξτε όλες τις ανοιχτές ερωτήσεις (τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές), ημιτελείς εργασίες (στην αρχική μια πλούσια και αόριστη λέξη, σε μετάφραση - "ημιτελής") και άλλες πληροφορίες που σας ανησυχούν. Στείλτε όλα αυτά στο τμήμα Εισερχόμενα - έναν αξιόπιστο εξωτερικό χώρο αποθήκευσης που μπορεί να είναι τόσο φυσικός (φορητοί υπολογιστές, φάκελοι) όσο και ψηφιακοί (οποιαδήποτε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών περιέχει έναν φάκελο Εισερχόμενα από προεπιλογή, για παράδειγμα ή - ο τελευταίος έχει αναπτυχθεί εξ ολοκλήρου στο με βάση το GTD). Προσθέστε σε αυτό το email και τους άμεσους αγγελιοφόρους σας - τα προεπιλεγμένα εισερχόμενά σας.

Αποθηκεύοντας ημιτελείς επιχειρηματικές πληροφορίες στα μέσα ενημέρωσης, απελευθερώνετε το κεφάλι σας. Το κύριο πράγμα δεν είναι να παράγετε πάρα πολλές λίστες και να τα ενημερώνετε και να τα επεξεργάζεστε τακτικά.

Μόλις σκεφτείτε μια εργασία "πρέπει", "πρέπει", "πρέπει", αυτή η εργασία πηγαίνει στην κατηγορία των ημιτελών

2. Επεξεργασία

Συνήθως, οι πληροφορίες έρχονται σε εμάς όλη την ημέρα, αλλά είναι πιο βολικό για κάποιον να τις επεξεργάζεται το πρωί, να τις αναθεωρεί το βράδυ και ούτω καθεξής. Ο Άλεν γενικά προτείνει τον διαχωρισμό αυτών των σταδίων με την πάροδο του χρόνου. Η ίδια η διαδικασία της επεξεργασίας πληροφοριών αποτελείται από διαδοχικές απαντήσεις σε ερωτήσεις.

"Τι είναι αυτό?" (καθορισμός του τύπου των πληροφοριών - εργασίες, σημειώσεις ή ιδέες).

"Αυτό απαιτεί δράση τώρα;" Ορισμένες από τις πληροφορίες δεν προορίζονται να λειτουργήσουν καθόλου, απλά πρέπει να απορριφθούν. Το άλλο μέρος πρέπει να τοποθετηθεί στο σύστημα για να απελευθερωθεί η συνείδηση \u200b\u200bαπό αυτό.

Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια και δεν απαιτούνται οι πληροφορίες, απλώς το απαλλάγουμε.

Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια, αλλά χρειάζονται οι πληροφορίες, τότε την αναβάλουμε για να επιστρέψουμε αργότερα. Για να γίνει αυτό, το GTD προτείνει τη δημιουργία ενός φακέλου "Someday / Maybe", στον οποίο αποστέλλονται όλα τα σχέδια για το μέλλον - από λίστες βιβλίων, ταινιών και ταξιδιωτικών προορισμών σε μια λίστα με πιθανά έργα εργασίας και οικογένειας.

Μια άλλη επιλογή: αποθηκεύουμε τις πληροφορίες ως αναφορά - για περαιτέρω ενέργειες και έργα μας. Γνωστές επιλογές όπως το Dropbox και το Google Drive, καθώς και νεότερα εργαλεία όπως το Notebook είναι καλές για αυτό.

Εάν απαιτείται δράση, το βασικό ερώτημα είναι "Ποια είναι η επόμενη ενέργεια;" Το κάνετε είτε αμέσως εάν δεν χρειάζονται περισσότερο από 2 λεπτά (5, ή ίσως 10 - αποφασίσετε), ή αναθέστε σε ένα πιο κατάλληλο άτομο και το βάλετε στη "Λίστα αναμονής".

Εάν μια ενέργεια χρειάζεται μια ακριβή ημερομηνία, στείλτε την στο Ημερολόγιο (το Ημερολόγιο Google, το Ημερολόγιο Apple, το Microsoft Outlook είναι τα πιο προφανή). Ενέργειες χωρίς ημερομηνία λήξης μεταβείτε στη λίστα "Επόμενες ενέργειες", η οποία είναι ουσιαστικά μια λίστα εργασιών στο διαχειριστή εργασιών ή στο σημειωματάριό σας.

Ποια είναι η επόμενη δράση; Αυτή είναι η κύρια ερώτηση για τυχόν πληροφορίες που συλλέγετε. Εάν το απαντήσετε σωστά, θα υπάρχουν πολλά να οργανωθούν. Η "Επόμενη Δράση" είναι η επόμενη συγκεκριμένη, φυσική ενέργεια που πρέπει να γίνει για να προχωρήσει προς την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας.

3. Οργάνωση

Ως αποτέλεσμα της επεξεργασίας, επιτυγχάνονται διάφορες κατηγορίες αποθήκευσης, οι οποίες αποτελούν το σύστημά σας.

Λίστες ενεργών ενεργειών: ένα ημερολόγιο (για ενέργειες με ακριβή ημερομηνία) και μια λίστα εργασιών - στο διαχειριστή εργασιών / σημειωματάριο.

Λίστα έργων - εργασίες που απαιτούν περισσότερες από μία ενέργειες για την ολοκλήρωση (οι περισσότεροι διαχειριστές εργασιών έχουν διάφορα επίπεδα εργασιών, υπονοώντας το επίπεδο έργων, αλλά μόνο μια λίστα - ένας κατάλογος έργων - θα βοηθήσει), και υλικό αναφοράς για αυτά - σε οποιοδήποτε βολικό και προσβάσιμο αποθετήριο.

Η λίστα αναμονής αφορά εργασίες που απαιτούν την προσοχή σας και όχι τη συμμετοχή. Εκτός από τον ορισμό υπενθυμίσεων για εργασίες που θα γίνουν σχετικές κάποια στιγμή στο μέλλον - η λειτουργία υπενθύμισης είναι επίσης διαθέσιμη στις περισσότερες εφαρμογές εργασιών.

Λίστα κάποτε / Ίσως - για εργασίες που μπορεί να γίνουν σχετικές στο μέλλον: στην πραγματικότητα, μια λίστα με όλα όσα θα θέλατε να κάνετε, αλλά μην το κάνετε τώρα.

4. Επισκόπηση

Αφού συλλέξετε, επεξεργαστείτε και οργανώσετε, έχετε έτοιμους αλγόριθμους για ενέργειες στους τομείς που σας ενδιαφέρουν. Για να διατηρείται ενημερωμένο το σύστημα, πρέπει να επανεξετάζεται κατά καιρούς - κυρίως η Λίστα ημερολογίων και εργασιών, καθώς και η λίστα έργων, η λίστα αναμονής και η λίστα υποχρεώσεων. Ελέγχετε όλα τα σχέδια και τις λίστες εβδομαδιαίως, αυτό θα δώσει μια αίσθηση ολόκληρης της εικόνας και της σαφήνειας του μυαλού: ώστε να μην χάσετε τίποτα και να εστιάσετε στο κύριο πράγμα.

5. Εκτέλεση

Στη διαχείριση της ροής εργασίας, είναι σημαντικό να δοθεί προτεραιότητα στις εργασίες σωστά. Για να μάθετε τι και πότε να κάνετε, ο Άλεν συνιστά τρεις συμπεριφορές.

Εκχώρηση ορισμένων κριτηρίων σε εργασίες: περιβάλλον (για παράδειγμα, ανά τόπο: σπίτι, γραφείο, κατάστημα ή τη φύση της εργασίας: κλήσεις, συσκέψεις κ.λπ.). διαθέσιμος χρόνος; διαθέσιμη ενέργεια · τις προσωπικές σας προτεραιότητες.

Η εργασία συνήθως σημαίνει ένα από τα τρία πράγματα: κάνετε αυτό που σχεδιάζετε, ή προγραμματίζετε εργασία ή ολοκληρώνετε τις εργασίες που προκύπτουν. Εάν κολλήσετε κάποια στιγμή, προσπαθήστε να αξιολογήσετε ποιο από τα παρακάτω κάνετε και τι αξίζει να κάνετε.

Η εργασία ξεκινά από κάτω προς τα πάνω, μετακινώντας από στόχους χαμηλής τάξης σε υψηλότερους. Πρώτα, φροντίστε τις τρέχουσες υποθέσεις και, στη συνέχεια, τομείς ευθύνης και προσοχής (οικογένεια, εργασία, υγεία, φίλοι). Τώρα μπορείτε να κάνετε σχέδια για 1-3 χρόνια μπροστά, μετά από αυτό - για την προοπτική για 5 ή περισσότερα χρόνια. Το τελευταίο βήμα είναι να αξιολογήσετε την αποστολή και τις αρχές σας. Με αυτόν τον τρόπο, βήμα προς βήμα, θα είναι ευκολότερο για εσάς να διευκρινίσετε όλες τις υποθέσεις σας.

Το πρόβλημα με τις υπηρεσίες παραγωγικότητας είναι ότι όλοι θέτουν τον εαυτό τους ως ένα μέρος όπου μπορούν να λύσουν όλα τα προβλήματα, να αποθηκεύουν πληροφορίες, να επικοινωνούν. Οι περισσότερες υπηρεσίες σας ζητούν να δώσετε προτεραιότητα και να ενεργήσετε βάσει αυτών.

Αλλά λίγοι μπορούν να επικεντρωθούν στην εκτέλεση σημαντικών εργασιών και να μην δώσουν προσοχή σε κάθε είδους μικρά πράγματα: επείγοντα καθήκοντα, αιτήματα από συναδέλφους, φίλους ή γνωστούς. Όταν υπάρχουν πολλές εργασίες, είναι δύσκολο να τα αντιμετωπίσετε. Επομένως, στην πράξη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πολλές υπηρεσίες για τη διαχείριση υποθέσεων. Όταν υπάρχουν πολλά πράγματα να κάνουμε, αρχίζουμε να συγχέουμε σε αυτές τις υπηρεσίες και τις λίστες και τελικά να σταματήσουμε να τις χρησιμοποιούμε.

Το Getting Things Done (GTD) παρέχει ένα γενικό σχέδιο για τη δημιουργία ενός ενιαίου συστήματος στο οποίο μπορείτε να λύσετε οποιοδήποτε πρόβλημα. Θα είστε σε θέση να χαλαρώσετε και να μην ανησυχείτε, καθώς θα είστε σίγουροι ότι δεν θα ξεχάσετε τίποτα. Την κατάλληλη στιγμή, το σύστημα θα ζητήσει τι πρέπει να γίνει και τι πρέπει να επικεντρωθεί.

Γιατί λοιπόν δουλεύουν τόσο παραγωγικά;

Οι άνθρωποι αρχίζουν να εργάζονται μη παραγωγικά όταν υπάρχουν πολλά έργα, περιπτώσεις και εργασίες. Είναι δύσκολο για αυτούς να κρατήσουν όλα αυτά στο μυαλό τους, πόσο μάλλον να δώσουν προτεραιότητα. Επομένως, είτε τίποτα δεν γίνεται καθόλου, είτε αυτό που γίνεται είναι τα πιο εύκολα, αλλά σημαντικά πράγματα. Ένα άλλο πρόβλημα εμφανίζεται: όταν επείγοντα καθήκοντα έπρεπε να επιλυθούν χθες.

Επιπλέον, ένα άτομο αρχίζει να κουράζεται γρηγορότερα, γίνεται ευερέθιστο. Τρέχει συνεχώς σαν σκίουρος σε έναν τροχό ρουτίνας και πραγματικά σημαντικά νομισματικά και στρατηγικά έργα παραμένουν στο περιθώριο.

Το σύστημα Getting Things Done, που περιγράφεται από τον David Allen σε ένα βιβλίο που δημοσιεύθηκε το 2001 και έγινε παγκόσμιο μπεστ σέλερ, θα βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτής της κατάστασης.

Πείτε μου για τις βασικές έννοιες GTD που πρέπει να γνωρίζετε

Ρουτίνα - αυτές είναι πράξεις, σκέψεις και ανησυχίες που διαταράσσουν, αποσπά την προσοχή και σπαταλούν ενέργεια. Μέχρι να μεταφραστεί η ρουτίνα σε εργασίες, δεν μπορεί να ελεγχθεί. Η συλλογισμός των ίδιων προβλημάτων πολλές φορές είναι μια αναποτελεσματική χρήση δημιουργικής ενέργειας που οδηγεί σε απογοήτευση και άγχος.

Ο στόχος του GTD είναι να ελευθερώσετε το κεφάλι σας από τη ρουτίνα και να αφαιρέσετε το εσωτερικό άγχος.

Ανθρώπινη λειτουργική μνήμη - την περιοχή του εγκεφάλου όπου βρίσκεται η βραχυπρόθεσμη μνήμη. Εδώ βάζουμε συνήθως την τρέχουσα ημιτελή επιχείρηση, υποσχέσεις σε άλλους ανθρώπους και άλλες σκέψεις που μας ενοχλούν. Δυστυχώς, υπάρχει ένα όριο στο πόσο ρουτίνα μπορείτε να αποθηκεύσετε για να διατηρήσετε τον εγκέφαλό σας να λειτουργεί σωστά. Εάν η μνήμη RAM είναι γεμάτη, αποσπάται η προσοχή σας από μικρές εργασίες και ξεχνάτε τους στόχους σας, κάτι που οδηγεί σε άγχος.

Εργαλεία συλλογής πληροφοριών - πού πηγαίνουν οι πληροφορίες και πού καταγράφετε τι πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα:

  • διοργανωτές
  • τετράδια;
  • ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ;
  • το ημερολόγιο;
  • Φωνογράφος.

Καλάθι "Εισερχόμενα" - ένα μοναδικό αποθετήριο για τη ρουτίνα που μετατρέπετε σε εργασίες και εργασίες. Ένας από τους πιο σημαντικούς κανόνες για την εργασία με τα Εισερχόμενά σας είναι να το καθαρίζετε τακτικά.

Απλές ενέργειες- ενέργειες ενός βήματος για τις οποίες πρέπει να κάνετε. Στην πράξη, είναι πιο βολικό να αφιερώσετε πέντε λεπτά για τέτοια θέματα.

Εργο - μια εργασία που απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα για να ολοκληρωθεί. Πρέπει να αφήσετε μια υπενθύμιση για το έργο και να περιγράψετε τα πρώτα βήματα για την υλοποίησή του. Ως αποτέλεσμα, το έργο μετατρέπεται σε μια απλή ενέργεια που μπορεί να ολοκληρωθεί στα επόμενα πέντε λεπτά και να πάρει το τελικό αποτέλεσμα.

Το έργο θα πρέπει να έχει έναν σύνδεσμο προς μια κάρτα ή ένα αρχείο που περιγράφει τις λεπτομέρειες: υπεύθυνα άτομα, προθεσμίες, κατηγορία (για παράδειγμα, "Μάρκετινγκ", "Νομική", "Ανάπτυξη"), συνδέσμους προς μικρότερες κάρτες με εργασίες. Είναι βολικό να οργανώσετε μια τέτοια δομή στο.

Λίστα περιβάλλοντος - μια λίστα εργασιών που είναι βολικές για εκτέλεση σε ορισμένες συνθήκες. Για παράδειγμα, στη λίστα με βάση τα συμφραζόμενα "Αγορές" θα υπάρχει μια λίστα με πράγματα και προϊόντα που πρέπει να αγοραστούν στο κατάστημα. Η λίστα κλήσεων μπορεί να περιέχει μια λίστα με κλήσεις που πραγματοποιούνται όταν είστε ελεύθεροι.

Είναι βολικό να δημιουργείτε μεμονωμένες λίστες με βάση τα συμφραζόμενα για τα άτομα με τα οποία εργάζεστε και επικοινωνείτε. Κατά τη συνάντηση με ένα συγκεκριμένο άτομο, μπορείτε να ανοίξετε γρήγορα τη λίστα και να επιλύσετε τα απαραίτητα ζητήματα.

Πώς χρησιμοποιώ το ημερολόγιο;

Σε αυτό είναι απαραίτητο να εισαγάγετε:

  • δράσεις που πρέπει να εκτελούνται σε μια συγκεκριμένη ώρα (συναντήσεις, επαγγελματικές συναντήσεις, σεμινάρια) ·
  • ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε μια συγκεκριμένη ημέρα (ολοκλήρωση του έργου έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, συμμετοχή στο συνέδριο) ·
  • πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένες ημερομηνίες (επετείους, γενέθλια, αργίες).

Χρησιμοποιώ το Ημερολόγιο Google για να παρακολουθώ όλα αυτά τα πράγματα. Αυτή η υπηρεσία είναι βολική επειδή:

  • προσβάσιμο τόσο από το τηλέφωνο όσο και από τον υπολογιστή.
  • πολλαπλά ημερολόγια μπορούν να εμφανίζονται σε μία οθόνη.
  • υπάρχουν υπενθυμίσεις στο smartphone.

Εάν προσθέσατε κάτι στο ημερολόγιο, το κάνετε είτε το αναβάλλετε σε άλλη ημερομηνία. Δεν χρειάζεται να γεμίζετε το ημερολόγιο με μια λίστα υποχρεώσεων που μετακινείται τακτικά από μέρα σε μέρα. Υπάρχουν ξεχωριστές λύσεις για τέτοιες λίστες.

Εάν πρέπει να καλείτε τακτικά πελάτες, προμηθευτές ή εργολάβους σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα CRM για αυτό.

Τι λίστες πρέπει να δημιουργήσετε;

Λίστες ενεργειών προτεραιότητας

Σύνταξη μιας εβδομαδιαίας αναφοράς, εξέταση του ιστότοπου ενός ανταγωνιστή, εκκαθάριση των εισερχομένων στο γραμματοκιβώτιό σας, κατάρτιση τεχνικής ανάθεσης για σχεδιαστές - όλες αυτές οι ενέργειες διαρκούν περισσότερο από δύο λεπτά, αλλά δεν μπορούν να ανατεθούν σε κανέναν. Βάζουμε τέτοια πράγματα στους καταλόγους δράσεων προτεραιότητας και τα πραγματοποιούμε κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Κανόνες εργασίας με τέτοιες λίστες:

  • Δεν πρέπει να υπάρχουν πολλές λίστες, δύο ή τρεις είναι αρκετές. Για παράδειγμα, "Προσωπικά", "Εργασία", "Οικογένεια". Εάν έχετε μια εργασία από τη λίστα για μια συγκεκριμένη ημέρα, ορίστε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιο.
  • Είναι βολικό να επισημαίνετε εργασίες σε αυτήν τη λίστα με βάση τα συμφραζόμενα: "Στο δρόμο", "Στον υπολογιστή", "Ανάγνωση", "Αγορά", "Υποσχέσεις". Οι εργασίες μπορούν να έχουν μία ή περισσότερες ετικέτες. Για παράδειγμα, η εργασία "Walk the Dog" θα αναφέρεται στο έργο "Προσωπικό" και στην ετικέτα "Υποσχέσεις".
  • Πριν προσθέσετε μια εργασία στη λίστα, σκεφτείτε εάν πρέπει να την κάνετε καθόλου. Εάν η απάντηση είναι ναι, αποφασίστε εάν πρέπει να ολοκληρώσετε προσωπικά την υπόθεση. Μετά από όλα, μπορείτε να στείλετε ένα φωνητικό μήνυμα σε έναν δευτερεύοντα και να του αναθέσετε. Οι εργασίες που έχετε αναθέσει θα φέρουν την ετικέτα "Assigned". Θα περιέχει περιπτώσεις τόσο από τη λίστα εργασίας όσο και από την προσωπική λίστα.
  • Ελέγχετε τακτικά τις λίστες. Κάντε αυτό όταν έχετε ελεύθερο λεπτό. Μετακινήστε τις εργασίες που πρέπει να γίνουν πρώτα.
  • Καθαρίστε λίστες υποχρεώσεων τουλάχιστον μία φορά το μήνα.

Λίστα "Κάποια μέρα"

Αυτή η λίστα θα περιέχει εργασίες που δεν απαιτούν ενεργή δράση. Μπορεί να είναι:

  • βιβλία, αρχεία, εκπαιδευτικά βίντεο που θέλετε να αγοράσετε.
  • χρήσιμες που θέλετε να μάθετε.
  • μέρη που θέλετε να επισκεφθείτε.
  • πράγματα που θέλετε να αγοράσετε.

Πρέπει να κοιτάζετε περιοδικά σε αυτήν τη λίστα, να κρατάτε σημειώσεις και να τις μετατρέπετε σε στόχους για εργασία.

Πώς να αποθηκεύσετε πληροφορίες αναφοράς που θα είναι χρήσιμες στο μέλλον;

Αυτές οι πληροφορίες δεν απαιτούν δράση. Τα κύρια κριτήρια για την αποθήκευση αυτών των πληροφοριών:

  • Βολική αναζήτηση ανά τίτλους, ετικέτες, σύντομες περιγραφές.
  • Ευκολία τοποθέτησης πληροφοριών στον χώρο αποθήκευσης.
  • Διαισθητική δομή αποθήκευσης πληροφοριών. Όταν εισέρχονται νέα δεδομένα, πρέπει να επιλέξετε γρήγορα την κατηγορία και την υποκατηγορία που θα τα τοποθετήσετε.
  • Διαθεσιμότητα αποθήκευσης από οποιαδήποτε συσκευή.

Υπάρχουν υποχρεωτικές τελετές GTD;

Ναι, υπάρχουν πολλά από αυτά.

Συλλογή όλων των πληροφοριών στο καλάθι "Εισερχόμενα"

Υπάρχουν πολλά εργαλεία για τη συλλογή πληροφοριών. Αλλά όλα αυτά πρέπει να συγκεντρωθούν σε ένα μέρος, με το οποίο θα συνεχίσετε να εργάζεστε.

Αδειάζοντας τα Εισερχόμενα

Μία ή δύο φορές την εβδομάδα, θα πρέπει να ελέγξετε τη λίστα Εισερχόμενα και να ταξινομήσετε τους συσσωρευμένους κατά φακέλους ή συντομεύσεις. Αυτό το τελετουργικό πρέπει να γίνει συνήθεια, η οποία διαμορφώνεται από έναν κατανοητό αλγόριθμο ενεργειών και τη συστηματική επανάληψή τους.

Θα πρέπει να έχετε ένα απλό, βήμα προς βήμα σχέδιο για τον καθαρισμό του συστήματος υποχρεώσεων κάθε εβδομάδα. Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα επισημάνετε τις ημέρες κατά τις οποίες εξετάστηκαν οι περιπτώσεις. Εκχωρήστε ένα βραβείο στον εαυτό σας εάν, για παράδειγμα, σε 30 ημέρες τουλάχιστον 20 θα αδειάσετε τα Εισερχόμενά σας και θα διαγράψετε τις ημέρες στο ημερολόγιό σας.

Αναθεώρηση της λίστας δράσεων προτεραιότητας και της λίστας "Κάποια μέρα", καθορισμός προτεραιοτήτων

Κατά την αναθεώρηση των λιστών, είναι σημαντικό να υπολογίσετε σωστά και ρεαλιστικά τις δυνάμεις σας. Αυτό είναι απαραίτητο για να μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με συντριπτικά καθήκοντα και να μην υποφέρετε από τη συνειδητοποίηση της αναποτελεσματικότητάς σας.

Καταστρέφοντας περιττά καλάθια

Συχνά κατά τη διάρκεια επικοινωνίας με συναδέλφους και συνεργάτες, εμφανίζονται νέα γραμματοκιβώτια, έγγραφα, λίστες.

Ο στόχος σας είναι να αυτοματοποιήσετε τα πάντα όσο το δυνατόν περισσότερο, ώστε τα δεδομένα να ρέουν στο φάκελο Εισερχόμενα.

Μπορεί να είναι είτε γραμματοκιβώτιο είτε ηλεκτρονικός σχεδιαστής. Οι υπηρεσίες και το Zapier είναι κατάλληλα για αυτοματοποίηση και ανακατεύθυνση πληροφοριών. Θα πρέπει να υπάρχουν λιγότερα καλάθια για τη συλλογή πληροφοριών.

Πώς να εργαστείτε με το καλάθι "Εισερχόμενα" και να ταξινομήσετε τις συσσωρευμένες θήκες;

Αρχικά, εξαγάγετε την εργασία, την υπόθεση ή τις πληροφορίες από τα εισερχόμενά σας και απαντήστε στην ερώτηση, "Τι είναι αυτό; Πρέπει πραγματικά να κάνετε κάτι; "

Εάν δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα, έχετε δύο επιλογές. Εάν τα σκουπίδια δεν είναι πλέον χρήσιμα, τα πετάτε. Εάν είναι χρήσιμες πληροφορίες, τοποθετήστε το στο αρχείο. Θα πρέπει να δομηθεί ανά κατηγορία και ετικέτα, οπότε είναι εύκολο να βρείτε αυτό που ψάχνετε.

Εάν πρέπει να κάνετε κάτι με τις πληροφορίες, υπάρχουν τρεις επιλογές:

1. Συμπληρώστε το απαιτούμενο. Εάν η δράση είναι σημαντική και δεν θα διαρκέσει περισσότερο από 2-5 λεπτά.

2. Αναθέστε σε κάποιον. Εάν η ενέργεια διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά, σκεφτείτε εάν μπορείτε να την αναθέσετε σε κάποιον.

Κατά την ανάθεση σε κάποιον, πρέπει να γράφονται τα εξής:

  • τελικό αποτέλεσμα;
  • σχέδιο εργασίας (πορεία προς τον στόχο) ·
  • ημερομηνία ολοκλήρωσης εργασιών ·
  • την ημερομηνία ελέγχου και το αποτέλεσμα που πρέπει να είναι έτοιμο για αυτό (ενδιάμεσο ή τελικό).

3. Αναβολή για το μέλλον. Αναφέρετε:

  • επιθυμητό αποτέλεσμα;
  • την πλησιέστερη επόμενη ενέργεια που πρέπει να αναληφθεί. Θυμηθείτε: είναι αδύνατο να ολοκληρωθεί το έργο στο σύνολό του, μπορείτε να κάνετε συγκεκριμένα απλά βήματα που θα σας φέρουν πιο κοντά στο τελικό αποτέλεσμα.
  • προθεσμία. Εάν δεν υπάρχει ακριβές χρονοδιάγραμμα, τοποθετήστε τη δράση στη λίστα "Κάποια μέρα".

Μπορείτε να στείλετε μηνύματα στον εαυτό σας για να τα λάβετε την καθορισμένη ημέρα. Για αυτό, τόσο το "Ημερολόγιο Google" με υπενθύμιση τη σωστή ημέρα, όσο και μια αίτηση για αλληλογραφία, η οποία θα σας στείλει μια επιστολή σε μια συγκεκριμένη ώρα, είναι κατάλληλη.

Πώς να σχεδιάσετε την εργασία σας;

Όλες οι εργασίες μπορούν να χωριστούν σε τρία βήματα:

  1. Εκτέλεση του προγραμματισμένου εκ των προτέρων. Μπορεί να είναι και στρατηγικά σημαντικά πράγματα που θα σας φέρουν πιο κοντά στον στόχο σας, ή μια ρουτίνα που πρέπει απλώς να γίνει.
  2. Εκτέλεση εργασίας όπως εμφανίζεται απροσδόκητα. Αυτό συμβαίνει όταν οι εργασίες από συναδέλφους, διευθυντές, επιστολές από πελάτες φτάνουν κατά τη διάρκεια της ημέρας.
  3. Σχεδίαση περισσότερη δουλεια: κατάρτιση και αναθεώρηση καταλόγων, προτεραιότητα. Αυτό το σημείο δεν πρέπει να πάρει πολύ χρόνο για να κάνετε προγραμματισμό για χάρη του προγραμματισμού.

Η πρακτική του σχεδιασμού περιπτώσεων και εργασιών (βιβλίο μνήμης) περιγράφεται στο βιβλίο του David Allen.

Ντέιβιντ Άλεν

Σύμβουλος προσωπικής απόδοσης και διαχείρισης χρόνου, συγγραφέας της μεθοδολογίας παραγωγικότητας GTD

Για ένα αναμνηστικό βιβλίο χρειάζεστε 43 φακέλους: 31 επισημασμένοι με αριθμούς από 1 έως 31, άλλοι 12 με το όνομα των μηνών. Οι ημερήσιοι φάκελοι βγαίνουν μπροστά από αύριο. Πίσω από το φάκελο με τον αριθμό 31 βρίσκεται ο φάκελος για τον επόμενο μήνα και πίσω από αυτόν είναι οι φάκελοι με τους υπόλοιπους μήνες.

Τα περιεχόμενα του φακέλου για την επόμενη μέρα μεταφέρονται καθημερινά στον κάδο απορριμμάτων και, στη συνέχεια, ο φάκελος τοποθετείται πίσω από τον τελευταίο των ημερήσιων φακέλων (όπως ήταν, μεταφέρθηκε στον επόμενο μήνα). Όταν ελευθερώνετε το φάκελο 31 για τον τρέχοντα μήνα, θα υπάρχει ένας φάκελος με το όνομα του νέου μήνα πίσω από αυτόν, ακολουθούμενος από φακέλους με τις ημέρες του νέου μήνα. Ομοίως, ο φάκελος με τον τρέχοντα μήνα μεταφέρεται στον επόμενο χρόνο όταν πέρασε.

Σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, πρέπει να αποθηκεύσετε έγγραφα που απαιτούν συγκεκριμένες ενέργειες (μια φόρμα που πρέπει να συμπληρωθεί, μια επιστολή για αποστολή).
Για να λειτουργήσει το σύστημα, πρέπει να ενημερώνεται καθημερινά. Εάν ξεχάσετε να ενημερώσετε τον φάκελο του αύριο, δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε το σύστημα. Θα χαθούν σημαντικές πληροφορίες, οι οποίες θα πρέπει να αντιμετωπιστούν με άλλους τρόπους.

Εάν φύγετε για λίγες μέρες, τότε πριν φύγετε πρέπει να ελέγξετε τους φακέλους για τις ημέρες κατά τις οποίες θα απουσιάζετε.

Πώς να το οργανώσετε στην πράξη, λαμβάνοντας υπόψη τα σύγχρονα συστήματα σχεδιασμού:

  1. Αντί για ένα αξέχαστο βιβλίο, χρησιμοποιήστε έναν οργανωτή με λίστες υποχρεώσεων για κάθε μέρα και εισαγάγετε εργασίες για την τρέχουσα ημέρα σε αυτό. Τα χρονικά καθορισμένα ραντεβού και οι υποθέσεις πρέπει να καταγράφονται πρώτα και να υπενθυμίζονται υπενθυμίσεις έτσι ώστε το σύστημα να τους ειδοποιεί εκ των προτέρων.
  2. Δημιουργήστε ένα αρχείο με λίστα υποχρεώσεων για ένα μήνα. Αυτή είναι μια λίστα με αυτά που θέλετε να κάνετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Μπορείτε να προσθέσετε θήκες σε αυτό όλο το μήνα. Η αναθεώρηση των εργασιών πρέπει να πραγματοποιείται μία φορά την εβδομάδα. Όταν σχεδιάζετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας, διασκορπίστε την εβδομάδα με την εβδομάδα, ώστε να κατανοήσετε τις προτεραιότητές σας. Θα τα εκτελέσετε πρώτα, αλλιώς όλη την ώρα θα πάει σε μικρά και επείγοντα θέματα.
  3. Δημιουργήστε ένα αρχείο με σχέδια για το έτος. Θα πρέπει να επανεξετάζεται μία φορά το μήνα. Οι περιπτώσεις από αυτό το αρχείο μεταφέρονται σε μηνιαία προγράμματα.
  4. Κάντε σχέδια για το έτος με βάση μακροπρόθεσμους στόχους για 3-5 χρόνια. Είναι καλύτερα να συνταγογραφήσετε αυτά τα καθήκοντα είτε στο τέλος του έτους, είτε κατά τη διάρκεια των διακοπών, όταν το κεφάλι δεν είναι φορτωμένο με καθημερινές εργασίες.

Αυτά τα τέσσερα σημεία είναι αυτό που ο David Allen αποκαλεί φυσικό σύστημα σχεδιασμού. Αυτό το σύστημα σας επιτρέπει να κινηθείτε προς σημαντικούς στόχους για εσάς και να μην χάνετε χρόνο στη ρουτίνα.

Υπάρχει ένα καθολικό σχέδιο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το σχεδιασμό οποιουδήποτε έργου;

Α, καλά. Ο Ντέιβιντ Άλεν το αποκαλεί το μοντέλο φυσικού σχεδιασμού. Αποτελείται από πολλά βήματα.

Βήμα 1. Στόχος και εικόνα του ιδανικού αποτελέσματος

Προσδιορίστε ή το ιδανικό τελικό αποτέλεσμα, φανταστείτε ότι το έχετε επιτύχει.

Περιγράψτε το με όλα τα κριτήρια επιτυχίας (χρήματα, άνθρωποι, αναγνώριση). Όσο περισσότερες λεπτομέρειες περιγράφετε το τελικό αποτέλεσμα, τόσο ισχυρότερο θα είναι το κίνητρο, ειδικά τις στιγμές που πρέπει να κάνετε συγκεκριμένες ενέργειες, αλλά δεν υπάρχει χρόνος για αυτό.

Βήμα 2. Αρχές

Περιγράψτε τις αρχές που θα ακολουθήσετε καθώς επιτυγχάνετε τον στόχο σας. Για παράδειγμα: "Θα δώσω στους ανθρώπους πλήρη ελευθερία δράσης εάν ... (μείνετε εντός του προϋπολογισμού, ολοκληρώστε το έργο πριν από μια συγκεκριμένη προθεσμία)." Αναρωτηθείτε: «Ποιες ενέργειες μπορούν να επηρεάσουν τις δραστηριότητές μου; Πώς μπορώ να τα αποτρέψω; "

Οι αρχές είναι σαφείς και παρέχουν μια αξιόπιστη κατευθυντήρια γραμμή για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων.

Βήμα 3. Καταιγισμός ιδεών

Έχετε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών, κατά την οποία καταγράφετε κάθε είδους ιδέες που έρχονται στο μυαλό.

Βασικές αρχές του καταιγισμού ιδεών:

  • μην κρίνεις;
  • μην αμφισβητείτε?
  • μην αξιολογείτε?
  • μην επικρίνετε?
  • Σκεφτείτε την ποσότητα και όχι την ποιότητα.
  • πλευρική ανάλυση και οργάνωση.

Βήμα 4. Σχέδιο έργου ως λίστα

Οργανώστε τα αποτελέσματα του καταιγισμού ιδεών σας σε μια λίστα υποχρεώσεων. Ξεκινήστε να σχεδιάζετε στο τέλος και δουλέψτε πίσω. Αυτό θα διευκολύνει τον προγραμματισμό και τον προσδιορισμό του πρώτου βήματος προς τον στόχο σας. Ένα παράδειγμα σχεδιασμού από το τέλος:

Σκοπός (ιδανικό αποτέλεσμα): Μπορώ να μιλήσω Ισπανικά και να καταλάβω ανθρώπους.

Γιατί είναι αυτό: Θέλω να επικοινωνήσω χωρίς τη συμμετοχή μεταφραστών κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων με ισπανούς συνεργάτες και να επικοινωνήσω ελεύθερα με άλλους ενώ βρίσκεστε σε διακοπές στην Ισπανία

Βήματα προς τον στόχο:

  • Ένα βήμα πριν φτάσω στο στόχο: Βρήκα έναν γηγενή Ισπανόφωνο ομιλητή και μιλούσα μαζί του δύο φορές την εβδομάδα.
  • Ένα βήμα πριν: Πέρασα την εξέταση γλωσσικής γνώσης Β1.
  • Ένα βήμα πριν: Πέρασα το τεστ επάρκειας Α1.
  • Ένα βήμα πριν από αυτό: Πήρα τα Ισπανικά οκτώ φορές σε ένα μήνα και ολοκλήρωσα όλη την εργασία μου.
  • Ένα βήμα πριν από αυτό: Έχω εγγραφεί σε μαθήματα Ισπανικών και πλήρωσα για ένα μήνα σπουδών.
  • Ένα βήμα πριν από αυτό: Συλλέξαμε πληροφορίες για μαθήματα ισπανικών και έκανα έναν πίνακα σύγκρισης.
  • Πρώτο βήμα: Έχω προγραμματίσει μια ώρα στο ημερολόγιο όταν συλλέγω πληροφορίες σχετικά με τα μαθήματα ισπανικών.

Όταν μια ομάδα εργάζεται σε μια εργασία και πρέπει να οργανώσει ολόκληρο το σχέδιο σε ένα μέρος, είναι βολικό στη χρήση. Η πρώτη στήλη είναι τα στάδια στο δρόμο προς τον στόχο, η δεύτερη στήλη είναι οι υπεύθυνες. Περαιτέρω θα υπάρχουν στήλες με χρονική περίοδο. Τα κελιά θα περιέχουν την κατάσταση ενός συγκεκριμένου σταδίου, για παράδειγμα, "Προγραμματισμένο", "Σε εξέλιξη", "Ολοκληρώθηκε", "Αναβολή".

Το GTD και το φυσικό σύστημα σχεδιασμού μπορεί να φαίνονται δύσκολα. Αλλά όταν το προσαρμόζετε για τον εαυτό σας και αρχίζετε να το χρησιμοποιείτε τακτικά, θα νιώσετε ότι όλα είναι πολύ πιο εύκολα από ό, τι φαίνονταν με την πρώτη ματιά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, στη μέθοδο GTD, η συλλογή και λήψη σημειώσεων πληροφοριών είναι στην πρώτη θέση. Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να κρατάτε το μαγικό σημειωματάριό σας με τις πνευματικές σας δυνατότητες μαζί σας, παντού και πάντα.

2. Ευθυγράμμιση των ειδικών περιπτώσεων

Σχετικά με την εργασία, κάνουμε ερωτήσεις:

  1. Πόσο σημαντικό είναι αυτό το έργο;
  2. Πόσο θα διαρκέσει αυτή η εργασία;
  3. Πρέπει να το ολοκληρώσετε εγκαίρως ή μπορείτε να το κάνετε ανά πάσα στιγμή;

Επιπλέον, η μέθοδος GTD παρέχει στον όρο # 2 τον ορισμό των σαφών βημάτων για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης περίπτωσης. Για παράδειγμα, στη λίστα σας, μια σημείωση: δημιουργήστε ένα επιχειρηματικό σχέδιο για ένα νέο έργο. Στη συνέχεια, για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, πρέπει να την αναλύσετε σε μικρότερες, σχετικές δευτερεύουσες εργασίες.

Εάν η αποστολή είναι να δημιουργήσετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο, τότε αυτή η επιχείρηση είναι συχνά πολλή δουλειά. Και κάθε φορά που βλέπετε αυτό το σημάδι στη λίστα σας, θέλετε να το αναβάλλετε ξανά και ξανά. Το πρόβλημα είναι ότι ο εγκέφαλός σας αντιλαμβάνεται αυτό το έργο χωρίς λεπτομέρειες. Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να διαιρέσετε αυτήν την εργασία σε πολλές, μικρότερες:

  1. Βρείτε παραδείγματα επιχειρηματικού σχεδίου στο διαδίκτυο.
  2. Κοιτάξτε το περιεχόμενο, εξοικειωθείτε και κατανοήστε την ουσία.
  3. Δημιουργήστε ένα παρόμοιο δείγμα για το έργο σας.
  4. Δημιουργήστε σκίτσα.
  5. Αλλαγή, βελτίωση κ.λπ.

Γιατί είναι πιο εύκολο με αυτόν τον τρόπο;Επειδή ο εγκέφαλός μας λατρεύει να σχεδιάζει και να διαιρεί μεγάλες εργασίες σε μικρότερες. Επιπλέον, αυτό συμβαίνει συνεχώς. Ας πούμε ότι θέλετε να πάτε σε ένα εστιατόριο. Ο εγκέφαλός σας αρχίζει να σκέφτεται (σχεδιάζει) σταδιακά:

  • Τι είδους κουζίνα θέλετε;
  • Τι γνωστοί πρέπει να καλέσετε;
  • Τι ώρα είναι καλύτερο να πάτε;
  • Ποιος θα είναι ο καιρός και τι καλύτερα να φοράς ...

Έτσι, ο εγκέφαλος χωρίζει αυτήν την εργασία σε δευτερεύουσες εργασίες και, χωρίς πολλή δουλειά, λύνει όλα σταδιακά. Και σε πιο δύσκολα και λιγότερο ευχάριστα πράγματα, ο εγκέφαλός σας χρειάζεται τη βοήθειά σας.

3. Οργάνωση περιπτώσεων

Το τρίτο σημείο της μεθόδου GTD είναι η οργάνωση περιπτώσεων:

  • Με σημασία?
  • Επείγον;
  • Και από τον αριθμό των μέτρων που έχουν ληφθεί.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε πολλές κατηγορίες και υποκατηγορίες, μετά από τις οποίες, διανέμετε περιπτώσεις ανάλογα με αυτές.

Παράδειγμα 1. Σε ένα μήνα, έχετε μια συνάντηση με έναν πρώην φίλο εργασίας. Θέλετε να συναντηθείτε μαζί του, αλλά δεν γνωρίζετε τι μπορεί να συμβεί κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου, πού θα βρίσκεστε κ.λπ. Αυτή η εργασία μπορεί να προστεθεί με ασφάλεια στην υποκατηγορία №1. Ορίστε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιο Google για μια εβδομάδα και, στη συνέχεια, επιλύστε αυτό το ζήτημα.

Παράδειγμα 2.Έχετε μια επιθυμία - να μάθετε Στην ουσία, αυτό είναι και μπορεί να γίνει όταν υπάρχει χρόνος. Αυτή η εργασία μπορεί να προστεθεί στην υποκατηγορία # 2, δηλαδή, είναι επιθυμητό να γίνει.

- Η δεύτερη κατηγορία είναι σημαντικά θέματα. Εκτιμούμε τον κατά προσέγγιση χρόνο που θα αφιερωθεί σε αυτό το θέμα. Εάν χρειάζονται λιγότερο από 3 λεπτά (διαβάστε ένα σύντομο άρθρο, απαντήστε σε ένα email ...), τότε θα πρέπει να γίνει αμέσως, προτού αρχίσετε να το γράφετε κάπου.

Μετά από αυτό, διαιρέστε την κατηγορία 2 σε υποκατηγορίες. Για παράδειγμα, το 1 είναι έργο, το 2 είναι προσωπικό. 3 - επιχείρηση ... Χωρίστε τις επιχειρήσεις σας σε κατηγορίες και εάν υπάρχουν ερωτήσεις που πρέπει να επιλυθούν σε μια συγκεκριμένη στιγμή, τότε υποδείξτε αυτήν την ώρα δίπλα της.

4. Προβολή και ενημέρωση

Στο σύστημα GTD, το στοιχείο # 4 είναι επίσης πολύ σημαντικό. Περιηγηθείτε στη λίστα σας 1-2 φορές την εβδομάδα. Αυτό γίνεται για να προσθέσετε ένα νέο, να διαγράψετε αυτό που έγινε ή να διαγράψετε περιπτώσεις που έχουν χάσει τη σημασία τους.

Πολλοί άνθρωποι που χρησιμοποιούν το σύστημα GTD αγνοούν αυτό το σημείο. Και αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά στάδια. Επειδή η βάση της παραγωγικότητας είναι η ακρίβεια και η ευαισθητοποίηση. Εάν η λίστα σας είναι απαίσια, δεν θα έχετε καμία επιθυμία να επιστρέψετε σε αυτήν και θα εγκαταλείψετε την προσπάθειά σας.

5. Κάντε

Κάντε την επιχείρησή σας σύμφωνα με τον επείγοντα χαρακτήρα, τη σημασία, τη διάθεσή σας και τα κίνητρά σας. Χρειάζεται πρακτική και πειθαρχία για την εφαρμογή του GTD στη ζωή σας.

Θα αξίζει τον κόπο, επειδή χρησιμοποιώντας το κιτ εργαλείων GTD, θα συνεχίσετε, θα αναπτύξετε και θα αισθανθείτε ότι πληρούνται!

Ψάχνετε τρόπους για να εργαστείτε λιγότερο και να κάνετε περισσότερα; Έχετε αναλάβει δύο δωδεκάδες έργα, χάσατε τον έλεγχο της κατάστασης; Ίσως η κόπωση να έχει συσσωρευτεί: δουλειά, σπίτι, γυμναστήριο, υγιεινό τρόπο ζωής, φίλοι, γονείς, οικογένεια, παιδιά;

Σε αυτήν την περίπτωση, ο David Allen και η μέθοδος GTD του μπορούν να σας βοηθήσουν. Αυτό είναι ένα αντι-στρες εμβόλιο που θα σας διδάξει πώς να διαχειριστείτε το χρόνο και το μυαλό.

Η ουσία της μεθόδου GTD

Ο David Allen έχει αναπτύξει και δοκιμάσει επιτόπου μια στρατηγική προσωπικής αποτελεσματικότητας για να μεγιστοποιήσει την αξία με το μικρότερο ποσό προσπάθειας. Περιέγραψε έναν τρόπο αποτελεσματικής κατανομής χρόνου μεταξύ σημαντικών και απαραίτητων εργασιών. Το όνομα της μεθόδου του - Getting Things Done (GTD) - μεταφράζεται ως "ολοκλήρωση των πραγμάτων", αν και η έννοια είναι πιο κατάλληλη "πώς να τακτοποιήσετε τα πράγματα." Οι αρχές είναι απλές:

1. Όλες οι ημιτελείς εργασίες μεταφέρονται από το κεφάλι σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου. Οι πληροφορίες συλλέγονται και καταγράφονται στη λίστα. Όλα εισέρχονται: ακόμη και το μικρότερο πράγμα. Ο κατάλογος πρέπει να είναι διαθέσιμος ανά πάσα στιγμή, πρέπει να εξετάζεται συνεχώς.

2. Οι εξηγήσεις καταγράφονται για να μην χάνουμε χρόνο να σκεφτόμαστε το πρόβλημα στο μέλλον.

3. Δημιουργείται ένα σύστημα υπενθυμίσεων για λίστες. Πρέπει να ενημερώνονται τακτικά (καθημερινά, εβδομαδιαία): διαγράφουν τις ολοκληρωμένες εργασίες, εισαγάγετε νέες. Ο έλεγχος πραγματοποιείται: οριζόντιος - σε ολόκληρη τη λίστα υποχρεώσεων. κάθετη - για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση (τι έχει γίνει και ποιες είναι οι προοπτικές).

Για να βελτιστοποιήσετε την εργασία σας, προγραμματίστε μια συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία για την εργασία. Χρησιμοποιήστε έναν προγραμματιστή ή ένα ημερολόγιο. Ακούστε τις συμβουλές του David Allen. Εκτελέστε όλες τις ενέργειες διαδοχικά.

Ας εξασκηθούμε?


1. Μεταφορά. Επισημάνετε τις σκέψεις σας και γράψτε σε χαρτί σε μία πρόταση την πρώτη κατάσταση / έργο / έργο που εμφανίζεται στο κεφάλι σας. Δεν έχει σημασία αν η φιλοδοξία αφορά επαγγελματική δραστηριότητα, οικογένεια ή προσωπικότητα. Θα πρέπει να μοιάζει με ένα επιτυχημένο προϊόν. Για παράδειγμα:

· Πηγαίνετε διακοπές στις Μαλδίβες μαζί / με όλη την οικογένεια.

· Ξεκινήστε ένα εργοστάσιο / αλυσίδα καταστημάτων στο Τσελιάμπινσκ.

· Ψήστε ένα κέικ / τηγανίτες σύμφωνα με τη συνταγή της γιαγιάς.

2. Επεξηγήσεις. Σημειώστε τη συγκεκριμένη φυσική ενέργεια που πρέπει να αναλάβετε για να προχωρήσετε σε αυτό το έργο. Τι μπορείτε να κάνετε τώρα; Πού να πάτε? Σε ποιον πρέπει να καλέσω; Τι να γράψω; Με ποιον να μιλήσουμε;

· Καλέστε το ταξιδιωτικό γραφείο για να επιλέξετε τις επιλογές διαδρομής.

· Αποστολή έτοιμου αιτήματος μέσω e-mail.

· Αγοράστε αλεύρι, βούτυρο, αυγά στο κατάστημα ABV.

3. Σκεφτείτε πώς προτείνει να κάνετε
Ντέιβιντ Άλεν. Τι άλλαξε μετά από μια στιγμή προβληματισμού; Κατά κανόνα, η επισήμανση μιας συγκεκριμένης εργασίας όχι μόνο βελτιώνει τον έλεγχο σε αυτήν, αλλά σας επιτρέπει επίσης να χαλαρώσετε. Επειδή έχει διαμορφωθεί μια συγκεκριμένη εικόνα του επιθυμητού αποτελέσματος, έχουν περιγραφεί τα πρώτα βήματα για την επίτευξή του, έχουν εντοπιστεί οι απαραίτητοι πόροι.

Σκεφτείτε όχι για το πρόβλημα, αλλά για τρόπους επίλυσής του

Ο προβληματισμός και ο καθορισμός των καθηκόντων είναι το πνευματικό σας έργο. Η παραγωγικότητα της πνευματικής εργασίας καθορίζεται από την απάντηση στην ερώτηση: "Ποια είναι τα αναμενόμενα αποτελέσματα της εργασίας;" Όσο πιο σαφώς ορίζεται το αποτέλεσμα, τόσο υψηλότερη είναι η διανοητική σας παραγωγικότητα.

Το πρόβλημα μετατρέπεται σε μια συγκεκριμένη εργασία που πρέπει να επιλυθεί. Η διαδικασία κατανέμεται σε απλά βήματα, τα πλησιέστερα από τα οποία εκτελούνται αμέσως. Ένα άτομο δεν περνάει καθήκοντα το ένα μετά το άλλο: Θέλω να μάθω να τραγουδάω κάποια μέρα, πρέπει επειγόντως να κάνω ένα έργο, να πάρει το παιδί από νηπιαγωγείο... Παίρνει μια λίστα και ακολουθεί την πορεία εκτέλεσης συγκεκριμένων ενεργειών:

· Για να μάθετε πώς να τραγουδάτε, πρέπει να καλέσετε τον καθηγητή - θα χρειαστούν 2 λεπτά. Καλώ τώρα

· Για το έργο, πρέπει να πάτε στο κατάστημα για να αγοράσετε υλικά σύμφωνα με τη λίστα για να φτιάξετε ένα μοντέλο αύριο, και στο δρόμο θα παραλάβω το παιδί.

Χάρη στο σύστημα GTD, το κεφάλι δεν είναι γεμάτο από πυρετώδεις σκέψεις για ανεκπλήρωτα έργα. Η λίστα είναι ήδη μπροστά σας. Μπορείτε να χαλαρώσετε και να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Είναι σαν σε ένα σούπερ μάρκετ

Μπορείτε να περπατήσετε και να έχετε κατά νου όλη την ώρα που χρειάζεστε για να αγοράσετε. Αυτό παίρνει όλη τη δύναμη, αλλά ακόμα κάτι, αλλά θα ξεχαστεί, ή θα μαζέψετε ένα σωρό περιττά πράγματα.

Ή μπορείτε να έρθετε στο κατάστημα με μια λίστα γραμμένη σε χαρτί (smartphone): σε αυτήν την περίπτωση, οι πόροι του εγκεφάλου δαπανώνται μόνο για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας. Κοιτάζοντας τη λίστα και βλέποντας το γάλα εκεί, πηγαίνετε και το αγοράζετε, δίνοντας προσοχή στην ποικιλία, τον κατασκευαστή, την ημερομηνία κατασκευής, την τιμή. Αυτό φέρνει περισσότερα οφέλη για την υγεία και την οικογένεια.

Όταν το αποτέλεσμα προσδιοριστεί, το άτομο κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση, θέτοντας συνεχώς στον εαυτό του την ερώτηση: "Ποιο είναι το επόμενο βήμα που πρέπει να κάνει για να πλησιάσει ο στόχος;"

Μεταμορφώστε τις μη υλικές σκέψεις σε φυσικές ενέργειες

Ο David Allen προσφέρει ένα σύνολο υποστηρικτικών εργαλείων για την απελευθέρωση του εγκεφάλου από τη ρουτίνα έως την εργασία σε παγκόσμια έργα. Η λίστα εργασιών μπορεί να αποθηκευτεί χρησιμοποιώντας για παράδειγμα:

  • ημερολόγιο;
  • δίσκοι για φύλλα χαρτιού.
  • φακέλους με αυτοκόλλητα.
  • ηλεκτρονικοί διοργανωτές ή ανεμόπτερα ·
  • διαχειριστές εργασιών (δείτε τους δικούς μας).

Πολλά τεράστια έργα αποτελούνται από μια συλλογή μικρών δράσεων, κάθε μία από τις οποίες διαρκεί 1-2 λεπτά. Σε αυτήν την περίπτωση, απλά πρέπει να κάνετε και να ξεχάσετε. Αυτή είναι η αρχή των δύο λεπτών - ένα από τα βασικά στο GTD. Κάντε τη συνήθεια με ένα απλό tracker (γράψαμε για αυτά).


Ηλεκτρονική έκδοση Μπορείτε να κατεβάσετε βιβλία από τον David Allen "Πώς να τακτοποιήσετε τα πράγματα" από τους συνδέσμους: bookscafe.net, BookPoisk, FB2LIT.

Ταυτόχρονα, εάν οι περισσότερες ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες προσφέρουν ένα εισαγωγικό τμήμα με έναν σύνδεσμο στο τέλος, όπου μπορείτε να κατεβάσετε ολόκληρο το βιβλίο μετά την πληρωμή (τιμή από 170 έως 400 ρούβλια), τότε το bookscafe.net προσφέρει δύο από τα 7 βιβλία του David Allen δωρεάν.

Μπορείτε να μελετήσετε τις σύγχρονες παραβιάσεις της ζωής στη διαχείριση του χρόνου στο δικό μας.

Μια εξαιρετική επιλογή δωρεάν εργαλείων αυτο-βελτίωσης: σχεδιαστές, διοργανωτές, ημερολόγια, λίστες ελέγχου - κάντε κλικ στον σύνδεσμο "40+ λίστες που θα σας βοηθήσουν να τακτοποιήσετε τα πράγματα".

Μπορείτε να αγοράσετε μια έντυπη έκδοση του βιβλίου "Πώς να τακτοποιήσετε τα πράγματα" στα ηλεκτρονικά καταστήματα: Ozone, Labyrinth, book24.

συμπέρασμα

Για πολλά χρόνια, έχετε ονειρευτεί να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τη ζωή σας; Ήρθε η ώρα. Κάντε μια σημαντική ανακάλυψη: αυξήστε τη δική σας αποτελεσματικότητα, διευκολύνετε τον εαυτό σας να κάνει οποιαδήποτε δουλειά. Απελευθερώστε το μυαλό σας από τη ρουτίνα, γίνετε δημιουργικός άνθρωπος.

Ξεκινήστε σήμερα. Μην διαβάζετε μόνο ένα βιβλίο, μην χρησιμοποιείτε τεχνικές GTD. Η προσωπική πρακτική εμπειρία είναι πιο χρήσιμη από δεκάδες βιβλία που έχω διαβάσει. Προκαλέστε τον εαυτό σας να χρησιμοποιήσετε το GTD για 40 ημέρες. Γιατί 40; Επειδή κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ένα άτομο καταφέρνει να κυριαρχήσει, να εμπλακεί και να αξιολογήσει νέες δραστηριότητες. Η μέθοδος GTD βελτιστοποιεί την πνευματική εργασία σε επαγγελματικούς και προσωπικούς τομείς. Θα υπάρχει τάξη στις υποθέσεις, θα υπάρχει τάξη στο κεφάλι και στη ζωή.

Ετσι. Ποιο είναι το επόμενο βήμα σας;

Εάν είστε διαχειριστής έργου και πνιγείτε στη ροή εργασιών, προσπαθήστε να οργανώσετε την εργασία σας στο σύστημα Getting Things Done.

GTD: τι είναι

Το GTD (Getting Things Done) είναι μια μεθοδολογία για την οργάνωση και τον έλεγχο εργασιών. Εφευρέθηκε από τον David Allen, έναν επιχειρησιακό προπονητή και έναν σύμβουλο διαχείρισης. Απαιτείται, όχι μόνο για τον προγραμματισμό, αλλά και για την ολοκλήρωση των προγραμματισμένων υποθέσεων.

Το GTD αναφέρεται συχνά ως διαχείριση χρόνου: εάν εφαρμοστεί σωστά, το σύστημα σας βοηθά να κάνετε περισσότερα και να καταπολεμήσετε την πολλαπλή εργασία.

Αρχές GTD, χωρίς τις οποίες τίποτα δεν λειτουργεί

Μην κρατάς τίποτα στο μυαλό σου

Η βασική αρχή πάνω στην οποία βασίζεται ολόκληρη η μεθοδολογία. Όλα πρέπει να καταγραφούν. Ακόμα και μικρά καθήκοντα και αυτό που φαίνεται ασήμαντο.

Το απλούστερο είναι καλύτερο

Πρέπει να καταγράψετε και να οργανώσετε πληροφορίες με τρόπο βολικό για εσάς. Αν σας αρέσουν τα σημειωματάρια, το να κάνετε πράγματα σε εφαρμογές και διαχειριστές εργασιών δεν θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη, αλλά το αντίθετο.

Σκεφτείτε τη λύση

Συχνά συμβαίνει ότι τα πράγματα είναι ακίνητα, επειδή τα αντιλαμβανόμαστε ως ένα άλλο πρόβλημα και δεν αναζητούμε λύση.

Ένα καθήκον κάθε φορά

Το multitasking αποτελεί εμπόδιο στο GTD. Το μόνο που χρειάζεται είναι να σκεφτείτε την εργασία που κάνετε τώρα. Δηλαδή, μην σκεφτείτε την αναφορά για το συνέδριο, ενώ ελέγχετε τη διάταξη.

Δημιουργήστε μια λίστα ενεργειών

Οι εργασίες που σκιαγραφούνται στον διαχειριστή εργασιών ή στο ημερολόγιο δεν θα λύσουν όλα τα προβλήματα. Πρέπει να λάβετε καθένα από αυτά ως λίστα συγκεκριμένων ενεργειών, τότε θα είναι ευκολότερο να συνεργαστείτε μαζί τους.

Πώς λειτουργεί η μεθοδολογία GTD

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι εκεί έξω για να περιγράψετε τον τρόπο εφαρμογής του GTD. Αρχικά, αρκεί να θυμόμαστε τέσσερα διαδοχικά βήματα.

Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες

Επιλέξτε ένα μέρος όπου θα αποθηκεύσετε όλες τις εισερχόμενες πληροφορίες. Προκειμένου να μην παραβιάζεται η αρχή της ευκολίας της GTD, πρέπει να είναι ένα πράγμα: είτε μια εφαρμογή είτε ένα σημειωματάριο. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε ή να αλλάξετε κάτι ανά πάσα στιγμή και δεν χρειάζεται να θυμάστε πού το αποθηκεύσατε ή το γράψατε.

Επεξεργασία όλων των πληροφοριών

Εάν απλώς βάζετε όλες τις εργασίες μαζί, γρήγορα μπερδεύεστε και χάνετε κάτι σημαντικό. Χρειάζεστε ένα σύστημα με το οποίο θα διαιρείτε τις εργασίες.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε ένα δέντρο αποφάσεων ή, όπως το καλεί ο Allen, ένα διάγραμμα ροής εργασίας.

Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις για να σας βοηθήσει να διαιρέσετε τις εργασίες σωστά.

  1. Ποια είναι αυτή η εργασία;
  2. Ποιο θα πρέπει να είναι το αποτέλεσμα;
  3. Χρειάζεστε κάποια ενέργεια;
  4. Εάν ναι, ποια είναι η επόμενη ενέργεια;
  5. Πόση ώρα θα πάρει?

Οργανώστε το αποτέλεσμα

Η απάντηση σε ερωτήσεις σάς βοηθά να οργανώσετε εργασίες στα σωστά μπλοκ. Εάν η υπόθεση διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, για παράδειγμα, πρέπει απλώς να απαντήσετε σε ένα email, κάντε το αμέσως.

Όταν μια εργασία χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί, είναι καλύτερο να το χωρίσετε σε ένα μακροπρόθεσμο έργο με πολλά στάδια. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, σας αφήνουν δύο επιλογές.

Αναβάλλω

Εάν κανείς δεν μπορεί να χειριστεί την εργασία καλύτερα από εσάς, αλλά χρειάζεται πολύς χρόνος, μπορείτε να αναβάλλετε την ολοκλήρωσή της. Το ημερολόγιο ή στο μπλοκ Οι ακόλουθες ενέργειες.

ΣΤΟ Το ημερολόγιο εισαγάγετε μόνο εργασίες που συνδέονται με συγκεκριμένες ημερομηνίες ή ώρες. Δηλαδή, είναι σημαντικό να τα ολοκληρώσετε σε μια δεδομένη ημέρα.

ΣΤΟ Λίστα αναμονής εργασίες που αναμένετε από έναν από τους υφισταμένους θα πάνε.

Μέσα στο μπλοκ Οι ακόλουθες ενέργειες - όλα τα πράγματα για τα οποία δεν υπάρχει χρόνος τώρα, αλλά πρέπει σίγουρα να επιστρέψετε σε αυτά μόλις εμφανιστεί ο χρόνος. Για να μην ξεχάσετε τέτοιες εργασίες, δημιουργήστε μια λίστα υπενθυμίσεων.

Τι να κάνετε με εργασίες που δεν απαιτούν καμία ενέργεια:

  • κατάργηση από τη λίστα.
  • αν θέλετε να επιστρέψετε σε αυτά αργότερα, αποθηκεύστε τα στην ενότητα υπενθυμίσεων.
  • Αν είναι σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να διατηρηθούν, μεταβείτε στην ενότητα αναφοράς.

Επιλέξτε μια ενέργεια για κάθε εργασία και ολοκληρώστε

Καθορίστε τι θα κάνετε με κάθε εισερχόμενη εργασία. Είναι σημαντικό να μην αρχίσετε να δίνετε προτεραιότητα έως ότου ξέρετε τι να κάνετε.

Ο σκοπός της κύριας μεθόδου GTD είναι η διαχείριση δεσμεύσεων και ενεργειών. Δηλαδή, προσδιορίστε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, να έχετε ένα σχέδιο και να είστε έτοιμοι να λάβετε αποφάσεις για να το αλλάξετε. Ένα τέτοιο σύστημα βοηθά να γνωρίζουμε πάντα τι θα είναι κάθε επόμενο βήμα.

Ποιες υπηρεσίες είναι κατάλληλες για εργασία στο GTD

Το Smthngs είναι διαχειριστής GTD για το πρόγραμμα περιήγησης. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο διαδίκτυο και εκτός σύνδεσης ως εφαρμογή.

Διαδικτυακή υπηρεσία. Μπορείτε να διαχειριστείτε εργασίες και να παρακολουθείτε την πρόοδο. Υπάρχει μια δωρεάν και επί πληρωμή σύνθετη έκδοση.