Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».
Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.
Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).
Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.
Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.
Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.
Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.
«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными
Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:
Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).
Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).
Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).
Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).
Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).
Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .
Разница между срочными и важными
Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.
— Дуайт Эйзенхауэр
Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».
Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.
Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:
Ликвидация до оптимизации
Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:
«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»
— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.
Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).
Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».
Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.
Это поможет мне достичь моей цели?
И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.
Эти два вопроса:
- Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
- Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?
Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.
Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.
Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box
P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.
Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.
Планировать по матрице Эйзенхауэра
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Рассмотрим каждый квадрант подробнее.
Важные и срочные
Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.
Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
- Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
- Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
- Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.
Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.
Важно, но не срочно
Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.
Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».
Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.
Срочно, но не важно
Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.
В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.
Не срочно и не важно
От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.
От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.
Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.
Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.
Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.
Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».
Пример расписания на каждый день может выглядеть так:
Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.
Распределение приоритетов
Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
- Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
- Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
- После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.
Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:
- Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
- Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).
Критерий срочности:
- Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.
Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,
- что же из намеченного уже сделано;
- какой промежуточный результат получен;
- насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.
Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.
«Проблема целеполагания»
В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.
Расставьте приоритеты
Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.
Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.
Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.
Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.
Ранжируйте текущие задачи
Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.
Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.
При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:
- Важно ли это? (да/нет)
- Срочно ли это? (да/нет)
В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:
Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.
Как работать с квадрантами
Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.
Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate
Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.
Квадрант 1: Срочное и важное
Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.
Квадрант 2: Важное, но не срочное
Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.
Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.
Квадрант 3: Не важное, но срочное
Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.
Квадрант 4: Не важное и не срочное
О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.
Правило «4D»
Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).
Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица
- Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
- С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.
Проверьте эффективность матрицы на практике
Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.
Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.
Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?
Время чтения 6 минут
В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.
Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.
С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр
Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.
- А квадрант Важные срочные дела;
- В квадрант Важные несрочные;
- С квадрант Неважные срочные;
- D квадрант Неважные несрочные.
Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.
Квадрант А
Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.
Квадрант В
Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.
Квадрант С
Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.
Квадрант D
К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.
Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.
Цели метода Эйзенхауэра
Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.
- Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
- Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
- Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.
Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.
Особенности выделения значимых задач с примерами
Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.
Квадрант А (важные срочные дела)
Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.
Квадрант В (важные несрочные дела)
Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.
Квадрант С (неважные срочные дела)
Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.
Квадрант D (неважные несрочные задачи)
Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.
Матрица Эйзенхауэра: пример
Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.
Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:
- починить табуретку, чтобы не шаталась;
- обратиться к стоматологу с болью в зубах;
- подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
- звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
- незапланированное совещание у шефа;
- провести время в социальных сетях;
- овладение навыками английского языка для повышения квалификации.
Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.
Квадрант А (важное срочное) :
- Подготовка к рабочему проекту;
- Незапланированное совещание у шефа.
Квадрант В (важное несрочное) :
- Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
- Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.
Квадрант С (неважное срочное) :
- Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.
Квадрант D (неважное несрочное) :
- Починить табуретку, чтобы не шаталась;
- Провести время в социальных сетях.
Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.
Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо
Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.
Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
- Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
- Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
- Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
- Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Например:
Красный = срочно.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
- Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
- Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
- Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
- В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
- Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
- Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
